Control de stock: qué es, cómo realizarlo e importancia en la empresa

Uno de los factores de diferenciación en el ámbito empresarial es ofrecer servicios eficientes, de primera calidad, confiables y con costes mínimos. En este contexto, la gestión del inventario desempeña un papel crítico para alcanzar estos objetivos. Consideremos la decepción que experimenta un cliente al descubrir que el producto que eligió en nuestra tienda ya no está disponible, o al realizar una compra en línea y tener que esperar semanas debido a que el producto está agotado.

Estos desafíos surgen de una administración ineficiente de almacenes e inventarios, lo que no solo afecta la percepción del cliente hacia nuestra empresa, sino que también tiene implicaciones financieras negativas. Por estas razones, el control de stock emerge como un componente esencial en la gestión empresarial, ya sea en una tienda física o en un entorno digital.

¿Qué es el control de stock e inventario?

Empecemos por lo básico: ¿en qué consiste el control de stock? También conocido como control de inventario, el control de stock constituye una parte esencial de la gestión logística de una empresa. Se trata de un proceso que implica la organización, planificación y supervisión del conjunto de mercancías almacenadas. El propósito fundamental del control de stock es asegurar que, en todo momento, la empresa pueda satisfacer las solicitudes de los clientes proporcionando los productos de manera oportuna y según las expectativas.

No obstante, lograr un equilibrio efectivo entre las salidas (ventas) y las entradas (pedidos a proveedores) no es una tarea sencilla. Las ventas son imprevisibles y están directamente influenciadas por los consumidores, mientras que la gestión de pedidos a proveedores, aunque está bajo nuestro control, implica la regulación cuidadosa de la frecuencia y el tamaño de los pedidos para evitar quedarnos cortos o excedernos.

Principios para el control de stock

Surtido

El surtido, es probablemente, uno de los principios para el control de inventario más crucial: qué elementos se clasificarán y a través de qué canales.
¿Venden todos los artículos a través de todos los canales, o hay una diferenciación entre canales e incluso dentro de cada canal? A menudo vemos que el surtido en línea es más extenso que el surtido en la tienda porque tener productos centralmente almacenados conduce a una mayor flexibilidad y un menor riesgo.

Un análisis ABC / XYZ ayuda a comprender qué productos contribuyen más a las ventas en función de diferentes criterios, como la facturación y las líneas de pedido. Dicho informe proporciona una base sólida para decidir qué estrategia de surtido será la mejor para el negocio.

Precio

Todos sabemos que el precio es un instrumento de marketing, pero esta debería ser una decisión que se adecúe al alineamiento estrategico de la empresa.

¿Se diferencia por canal de ventas, todos los productos en el mismo rango tienen el mismo precio o los artículos del rango externo obtienen precios diferentes (por ejemplo, colores / tamaños diferentes), y qué pasa con la cantidad relacionada con el número de sus principales competidores? Esto busca guiar a los clientes a tomar decisiones de compra que se alineen con la estrategia de surtido, por ejemplo, tener precios exclusivos en línea para apoyar el comercio electrónico como el canal principal. Un análisis de margen incremental proporciona información sobre la rentabilidad de su surtido.

Promociones

Un punto importante en los principios para el control de inventario, son las promociones. Especialmente durante la época navideña, estas pueden dar un fuerte impulso a las ventas.

Los consumidores están listos para gastar su dinero, pero durante esta época del año, las compras deben ser experimentales: los ganadores son aquellos que se unen a las festividades. La promoción no necesariamente se traduce en una reducción de precios, pero podría, por ejemplo, incluir también un regalo gratis.

La promoción tiene como objetivo atraer clientes y aumentar las ventas, y el desarrollo puede considerarse exitoso siempre que esto haya tenido éxito. Crear un plan de promoción por adelantado tranquilizará a la organización en lugar de realizar algunas actividades de promoción ad hoc. Desde una perspectiva de gestión de inventario, un plan de promoción permitirá a los planificadores contabilizar las promociones en sus pronósticos y pedidos. Esto, hará a las empresas ser proactivas y evitar problemas con exceso o escasez de existencias.

Disponibilidad

Como retail, puede preparar todos los pasos anteriores, pero si no hay stock, no puede vender. Como siempre, la disponibilidad del producto es clave para impulsar las ventas. Dado que la demanda alcanza su punto máximo al final del año, pronosticar las ventas para este período requiere atención adicional. Deben tenerse en cuenta los patrones estacionales, y lo mejor es hacerlo con datos precisos, observando los patrones de ventas del mismo período en los últimos años. Teniendo esto en cuenta, le permite calcular un pronóstico para el período de ventas de fin de año.

5 Razones para llevar un exhaustivo control de stock:

La eficiente administración de inventarios es esencial para el éxito operativo y financiero de cualquier empresa. Un control minucioso de stock no solo implica saber cuántos productos están en el almacén, sino también entender cómo estos niveles impactan directamente en diversos aspectos del negocio. A continuación, exploraremos cinco razones clave por las cuales llevar a cabo un control detallado del inventario es crucial para garantizar la salud y el rendimiento óptimo de la empresa.

• Optimización de inventarios: Un control detallado permite identificar qué productos se mueven con mayor rapidez y cuáles tienen una rotación más lenta, lo que facilita ajustar los niveles de stock para evitar excesos o insuficiencias.
• Reducción de pérdidas y costos: Evita la pérdida de ventas debido a falta de inventario o, por el contrario, reduce los costos asociados al almacenamiento excesivo de productos. Un control eficiente ayuda a equilibrar la oferta y la demanda de manera precisa.
• Mejora en la planificación y proyecciones: Con datos precisos sobre la demanda, es posible realizar proyecciones más acertadas, planificar promociones y anticiparse a cambios estacionales, lo que contribuye a una gestión más estratégica del negocio.
• Eficiencia operativa: Permite una gestión más eficiente de los recursos y una asignación óptima del espacio en el almacén. La eficiencia en la operación se traduce en ahorros de tiempo y mano de obra.
• Mejora la experiencia del cliente: Al garantizar una disponibilidad constante de productos, se mejora la satisfacción del cliente al tiempo que se evitan situaciones frustrantes, como la falta de stock de un artículo solicitado.

Ejemplo de control de stock:

Supongamos que gestionamos una tienda de electrónicos. Para llevar un control exhaustivo de stock, podríamos implementar un sistema de inventario automatizado. Cada vez que se vende un producto, el sistema actualiza automáticamente el nivel de stock disponible. Además, al realizar compras a proveedores, se registra la entrada de nuevos productos.

El sistema podría generar informes periódicos que analizan la rotación de productos, identifican los más y menos vendidos, y alertan sobre productos cercanos al agotamiento. Esto permitiría ajustar los niveles de inventario según la demanda, realizar pedidos anticipados para productos populares y eliminar artículos de bajo rendimiento. Un control de stock efectivo en este escenario contribuiría a maximizar las ventas, reducir los costos asociados al almacenamiento y mejorar la satisfacción del cliente al asegurar la disponibilidad constante de productos solicitados.

Herramientas para control de existencias de inventario

Las herramientas para el control de existencias de inventario han estado focalizadas tradicionalmente en mejorar la visibilidad dentro de la cadena de suministro. Es así, como uno de sus principales objetivos es la reducción de costos operacionales. Sin embargo, cada vez es más necesario introducir soluciones de software que permitan disponer de una previsión de la demanda de manera ágil y fiable.

De esta manera, pasamos a la creación de un forecast, abarcando la predicción de la demanda con el objetivo de mejorar el flujo de información de la cadena de suministro de las empresas. También preparar a la organización para soportar operaciones futuras: estimación de compras, producción, necesidades de almacenaje, transportes, personal, etc. Si tienes alguna duda sobre el forecasting, te invitamos a revisar uno de nuestros artículos anteriores sobre como tener un forecast preciso y sin errores.

Previsión de la demanda para el control de existencias de inventario

Las previsiones a nivel SKU no son solo factibles, sino indispensables. Conocer el comportamiento de cada artículo con detalle permite identificar patrones estacionales y tendencias que ocurren en un punto específico de la cadena de suministro. Esto facilita de forma muy notable las operaciones y sobre todo el control de existencias de inventario.

Con respecto a esos enfoques, no son tan recientes como algunos podrían imaginar. Se aplican ya desde hace varias décadas. Se podría decir que la verdadera explosión a gran escala de este tipo de análisis a nivel SKU fue dentro de Walmart. El gigante del comercio mundial inició proyectos internos durante la década de 1980. Estos se enfocaron en realizar las primeras estimaciones masivas dentro de su red de supermercados en proceso de expansión.

Nadie puede negar la importancia que genera el enfoque de gestión a nivel SKU en la gestión de las previsiones y, en consecuencia, en el control de existencias de inventario. Sin lugar a duda, esto ha abierto la puerta a la diversificación y ampliación de líneas de artículos de una forma exponencial. Es así, como en un entorno donde cada vez hay más productos con ciclos de vida más cortos, se ha convertido en un punto clave para ser competitivos hoy en el mercado.

Herramientas para el control de existencias de inventario

Con este panorama, no hay mejor defensa que una acción a tiempo. Tener las herramientas de software adecuadas, personas bien formadas para su uso y un procedimiento de trabajo correcto, son el mejor camino para afrontar los tiempos actuales y estar preparados para el futuro.

Tener una herramienta de software adecuada, como Slim4, permitirá mantener el control de existencias de inventario. Además, reducir inventarios, disminuir los riesgos de obsolescencia de los productos, mejorar la coordinación entre los distintos procesos del negocio al tener un punto de partida común, reaccionar antes las crisis con mayor antelación y mejorar la atención al cliente. Esto facilitará la detección de problemas con anterioridad, por lo que podremos buscar soluciones que atajen los obstáculos antes de que estos causen un impacto mayor.

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