Departamento de compras: cómo optimizar tu cadena de suministro a través del aprovisionamiento

“Una cadena es tan fuerte como el más débil de sus eslabones”.

Esta es una afirmación que se escucha habitualmente en el sector de la supply chain y que, no por estar algo trillada, deja de ser menos cierta. Si lo pensamos de forma extremadamente simplificada como una cadena formada por tres elementos, estos eslabones serían nuestro proveedor, nuestra propia empresa y el cliente.

La realidad, no obstante, es infinitamente más compleja. Nuestros proveedores pueden contarse por decenas o incluso centenares, que a su vez también dependen de sus propios proveedores, por no hablar de que muy habitualmente también hay que contar con empresas de servicios logísticos que ejercen de intermediarias.

Pues bien, todas las gestiones que se llevan a cabo antes de que el producto llegue a nuestra empresa (lo que se conoce como gestión aguas arribas) serán responsabilidad del departamento de compras, que a su vez definirá una estrategia de compras.

La Importancia del departamento de compras

Las compras juegan un papel muy importante en la actividad de una empresa, sobre todo si tenemos en cuenta su peso en las cuentas de la mayoría de las organizaciones.

Impacto financiero de las compras

De promedio -aunque teniendo en cuenta que cada caso es un mundo-, se considera que compras representan un 60% del volumen total de ventas en las compañías. Por lo tanto, esto significa que cualquier mejora en la eficiencia de compras tiene un impacto directo en el margen y, por ende, en la rentabilidad.

El departamento de compras es responsable de gestionar grandes volúmenes de gastos e inversiones, lo que directamente afecta a los costes operativos. Reducir los costes de adquisición no solo mejora los márgenes, sino que también puede liberar capital que puede ser reinvertido en otras áreas estratégicas como la investigación y desarrollo, expansión de mercado, o mejoras en los equipos y en la tecnología.

El rol estratégico de compras

Pero más allá de tratar de reducir costes, el rol del departamento de compras ha evolucionado desde una función puramente administrativa a una función con un componente mucho más estratégico. Hoy en día, los profesionales de compras no solo se enfocan en conseguir mejores precios y condiciones de adquisición, sino que también juegan un papel clave en la innovación, la sostenibilidad y la gestión de riesgos.

Esta evolución ha sido posible gracias a un enfoque más analítico y a la adopción de tecnologías avanzadas que permiten una mejor toma de decisiones.

Alineación de las compras con la estrategia corporativa

Para que las compras contribuyan de manera efectiva al éxito empresarial, deben estar alineadas con la estrategia corporativa. Esto implica que las decisiones de compra deben estar vinculadas con los objetivos generales de la empresa, como la entrada en nuevos mercados, la mejora de la calidad del producto, el nivel de servicio establecido o las metas de sostenibilidad.

Creación de valor a través de las compras

La creación de valor en el área de compras va más allá de la simple reducción de costes. Implica la innovación, la gestión de la calidad, el desarrollo de proveedores y la optimización de la cadena de suministro para generar un impacto positivo en el negocio a largo plazo.

Innovación en compras

La innovación es clave para crear valor. El departamento de compras puede impulsar la innovación colaborando estrechamente con proveedores para desarrollar nuevos productos, mejorar los existentes o implementar procesos más eficientes. Esta colaboración puede dar como resultado artículos con mejores márgenes, procesos más eficientes y una mayor satisfacción del cliente.

Gestión de la calidad

Mantener altos estándares de calidad es esencial para el éxito de cualquier empresa. La gestión de la calidad en compras implica la selección de proveedores que cumplan con los estándares establecidos, la implementación de controles de calidad en el proceso de adquisición, y la monitorización continua del desempeño del proveedor y sus productos.

Desarrollo de proveedores

El desarrollo de proveedores es una estrategia que se centra en mejorar la capacidad y la eficiencia de los proveedores actuales. Esto puede implicar capacitación, inversión en tecnología, o incluso alianzas estratégicas que fortalezcan la relación y mejoren la competitividad de ambos socios.

El desarrollo de proveedores no solo ayuda a asegurar la calidad y el suministro, sino que también puede abrir oportunidades para la innovación conjunta y el acceso a nuevos mercados.

Optimización de la cadena de suministro

La optimización de la cadena de suministro es otro área donde las compras pueden crear valor significativo. Esto incluye la gestión eficiente de inventarios, la reducción de plazos de entrega, y la mejora de la coordinación entre los diferentes actores de la cadena. Una cadena de suministro optimizada puede reducir costes, mejorar la satisfacción del cliente, y aumentar la resiliencia de la cadena de suministro.

Departamento de compras: un roadmap

La evolución del roadmap de un departamento de compras refleja un proceso de maduración y sofisticación que va desde una postura pasiva y reactiva hasta convertirse en un elemento estratégico y proactivo dentro de la organización.

Este camino se desarrolla en cinco fases principales, cada una caracterizada por un cambio significativo en la forma en que se gestionan las compras y las relaciones con los proveedores.

Fase 1: Pasivo (Todos compran)

El departamento de compras es poco más que una actividad descentralizada y poco organizada.

Estrategia

En esta etapa inicial, la estrategia de compras es prácticamente inexistente. Las necesidades internas de la empresa no están claras y el mercado de proveedores es completamente desconocido. No hay un enfoque estratégico para gestionar las compras.

Personas

No existe un departamento de compras formal. En su lugar, todos los empleados se encargan de sus propias adquisiciones sin ningún tipo de formación específica. Cada uno compra lo que necesita sin coordinación ni apoyo centralizado.

Procesos

No hay agrupación de volúmenes de compra ni procesos estandarizados. La empresa no cuenta con indicadores ni un sistema de medición del rendimiento en compras, lo que lleva a falta de control y muy baja optimización.

Proveedores

En cuanto a los proveedores, son ellos quienes dirigen la relación. No existen contratos formales, solo se intercambian pedidos y facturas. No hay gestión del panel de proveedores, y la empresa simplemente paga por los productos sin mayor consideración.

Comunicación

La comunicación es inexistente en esta fase. No hay coordinación interna ni externa, lo que refleja la falta de integración y gestión en el área de compras.

Fase 2: Purchasing

Aquí es donde el departamento de compras empieza a tomar forma y se establecen los primeros procesos formales.

Estrategia

La estrategia comienza a basarse en la acción diaria del departamento, aunque sigue siendo informal. Las necesidades internas empiezan a conocerse mejor, pero el conocimiento del mercado de proveedores sigue siendo limitado.

Personas

Se define un departamento de compras, aunque está en un nivel básico. Las habilidades se enfocan principalmente en la gestión de transacciones, como pedidos y facturas. La gestión es colectiva y no hay un enfoque en el desarrollo individual.

Procesos

Los procesos empiezan a tomar forma. Se gestionan pedidos, facturas y reclamaciones, y se implementan políticas y procesos básicos. Los sistemas y herramientas de procurement comienzan a utilizarse, marcando un avance significativo.

Proveedores

Las relaciones con los proveedores son más formales, con un panel de proveedores definido. Compras inicia las relaciones y comienza a evaluar a los proveedores clave, aunque la relación sigue siendo básica.

Comunicación

La comunicación mejora dentro del departamento, enfocándose en la medición de transacciones. Sin embargo, sigue siendo interna y no se extiende a otros stakeholders.

Fase 3: Sourcing

El departamento de compras da un paso adelante, adoptando un enfoque más estratégico y orientado al mercado.

Estrategia

La estrategia se formaliza y se centraliza en el departamento de compras. Las necesidades internas son bien conocidas y el mercado de proveedores se entiende mejor, lo que permite una gestión más proactiva.

Personas

El departamento se organiza en torno a categorías y proveedores específicos. Las negociaciones y contratos marco se vuelven más comunes, y tanto la gestión colectiva como individual se fortalecen.

Procesos

Las prácticas empresariales se sofistican. Se gestionan grandes RFX’s, y el panel de proveedores se optimiza. El departamento lidera acciones de productividad y comienza a gestionar la calidad de manera más activa.

Proveedores

Las relaciones con los proveedores se vuelven más cooperativas. Se formalizan contratos y se optimizan los paneles, permitiendo una relación más equilibrada y colaborativa entre la empresa y sus proveedores.

Comunicación

La comunicación se extiende a los proveedores y se mide el rendimiento de estos, lo que facilita una mejor toma de decisiones y una mayor transparencia en las relaciones.

Fase 4: Gestión de recursos externos

En esta fase, el departamento de compras se integra profundamente en la estrategia de la empresa.

Estrategia

Compras participa activamente en la definición de la estrategia de la empresa, asegurando que las familias estratégicas de productos estén alineadas con los objetivos corporativos. La estrategia se elabora junto al top management, lo que subraya la importancia del departamento.

Personas

El departamento de compras forma parte del comité de dirección, interviniendo en decisiones clave. La gestión se realiza en conjunto con la alta dirección, y el enfoque está en la creación de valor a través de la gestión de proveedores y la captura de innovaciones.

Procesos

Las prácticas empresariales se orientan hacia la protección y optimización de toda la cadena de suministro. Se implican contratos que protegen la empresa y se alinean estrategias con los proveedores, fomentando la mejora continua.

Proveedores

El top management participa en la selección de proveedores estratégicos. La relación con los proveedores se basa en la co-gestión y la colaboración para el desarrollo mutuo y la innovación.

Comunicación

La comunicación se amplía para incluir al top management, accionistas y otros stakeholders. La estrategia de comunicación de la empresa integra ahora la de compras, reflejando su importancia estratégica.

Fase 5: Integración de las cadenas de valor

La fase final del roadmap es donde el departamento de compras alcanza su máximo nivel de integración y madurez.

Estrategia

En este punto, compras no solo apoya, sino que impulsa la estrategia empresarial. Las cadenas de valor se solapan y se integran, permitiendo una cooperación total dentro y fuera de la empresa.

People

The purchasing department is fully integrated into the company’s management and plays an important role in defining and executing corporate strategy. Control is shared with top management, which facilitates agile and effective decision-making.

Personas

El departamento de compras está completamente integrado en la dirección de la empresa y juega un papel importante en la definición y ejecución de la estrategia corporativa. La gestión es compartida con el top management, lo que facilita una toma de decisiones ágil y efectiva.

Procesos

Los procesos alcanzan su máximo nivel de desarrollo. Se gestiona toda la cadena de valor con un enfoque en la mejora continua y la co-gestión con proveedores clave, asegurando que toda la empresa esté alineada en la creación de valor.

Proveedores

Las relaciones con los proveedores se basan en la colaboración estratégica, buscando beneficios a largo plazo. La integración con los proveedores es total, lo que permite a la empresa adaptarse rápidamente a las demandas del mercado y fomentar la innovación.

Comunicación

La comunicación se extiende a todos los niveles, incluyendo a todos los stakeholders relevantes. La transparencia y la colaboración son claves en esta etapa, lo que asegura que todas las partes estén alineadas con los objetivos de la empresa.

Evolución de la coordinación con proveedores y el departamento de compras

Como hemos visto en el punto anterior, la gestión y colaboración con proveedores es una de las principales tareas de los equipos de compras. La relación entre una empresa y sus socios en la cadena de suministro avanza a través de varios niveles de integración, cada uno con su propio enfoque y métodos para mejorar la eficiencia y generar valor.

Nivel 0: No coordinado

En este nivel, no hay coordinación significativa con los proveedores. Las compras se centran en la ejecución básica de transacciones, y los compradores operan de manera táctica y local. La prioridad es adquirir productos al menor coste sin considerar optimizaciones o colaboraciones a largo plazo.

Nivel 1: Supply management

Aquí, el enfoque se vuelve más interno, con un énfasis en la integración de procesos. Las actividades incluyen la negociación de precios, la consolidación de volúmenes, y la racionalización de proveedores. Los compradores estratégicos comienzan a liderar procesos, mejorando la eficiencia interna y reduciendo costos.

Nivel 2: Process management

En este nivel, la empresa se enfoca en la productividad mediante la gestión de procesos, optimización de calidad y análisis del costo total de propiedad (TCO). También se introduce la gestión de la demanda, buscando optimizar cantidades y reducir desperdicios, lo que permite una mejor gestión de recursos.

Nivel 3: Demand management

El enfoque se amplía y se inicia la colaboración con proveedores en la re-especificación de productos y la innovación, buscando no solo comprar mejor, sino también mejorar la productividad y las ventas.

Nivel 4: Enfoque en la creación de valor

En el nivel más avanzado, la integración con los proveedores se centra en la creación de valor mediante la co-innovación y el diseño colaborativo. La empresa y sus proveedores trabajan juntos para generar productos y servicios que ofrecen un valor superior, impulsando la competitividad y la innovación en el mercado.

Evaluación de proveedores

El departamento de compras trabaja, como no puede ser de otro modo, en estrecha colaboración con los proveedores. Por lo tanto, del desempeño de estos ‘socios’ en la supply chain dependerá en gran medida el éxito de la propia estrategia de compras. Por este motivo es importante monitorear el desempeño de nuestros socios.

Entonces, ¿cómo podemos medir el valor de un proveedor? Nuestra propuesta es que te plantees las siguientes preguntas:

¿Qué porcentaje del gasto total de la categoría representa este proveedor?

Es importante entender qué tan significativo es el gasto con un proveedor en comparación con el total de la categoría. Un alto porcentaje podría indicar una relación clave, que merece una gestión más estratégica.

¿Cuál es el potencial de ahorro y productividad con este proveedor?

Evalúa si el proveedor ofrece oportunidades para reducir costes o mejorar la productividad. Esto puede incluir mejores precios, términos de pago más flexibles o innovaciones que optimicen el proceso productivo.

¿Perciben los clientes el valor de este proveedor?

Considera si el proveedor contribuye de manera significativa a la diferenciación del producto final que llega al cliente. Un proveedor que mejora la percepción de valor por parte del cliente es un activo estratégico.

¿Este proveedor permite acceso a tecnología punta o innovaciones?

Los proveedores que introducen nuevas tecnologías o innovaciones pueden ofrecer una ventaja competitiva significativa, manteniendo a la empresa a la vanguardia del mercado.

¿Cómo afectaría un fallo o corte de suministro de este proveedor a la satisfacción del cliente?

Analiza el impacto potencial de un fallo en el suministro. Si un corte puede afectar gravemente la satisfacción del cliente, este proveedor debe ser gestionado con especial atención.

¿Cuál es el impacto total de este proveedor en la categoría?

Finalmente, considera el impacto global del proveedor en la categoría. Un proveedor que tiene un impacto alto en varias áreas clave es fundamental para el éxito de la empresa y debe ser tratado como tal.

Conclusión: La función de compras, una palanca de eficiencia e innovación para las organizaciones

Como hemos visto a lo largo del artículo, el departamento de compras ha evolucionado desde una función meramente operativa a convertirse en un área estratégica dentro de las organizaciones. El gran peso que tienen las adquisiciones en los presupuestos de las empresas convierte al departamento de compras en una pieza fundamental en lo que ajuste de costes se refiere e incluso juega un papel determinante en la innovación en las empresas a través de la colaboración con proveedores y clientes.

Al mismo tiempo, la eficacia de la supply chain también reside en buena parte en un proceso de compras bien engrasado y en conseguir una cooperación estrecha con el resto de los eslabones de la cadena de suministro. Por lo tanto, del buen funcionamiento del departamento de compras depende, en buena medida, la eficiencia de la cadena de suministro de las organizaciones y su capacidad para generar valor añadido.