Få ro på ”bagsmækken” med Sales & Operations Planning

Begrebet silokultur har man haft fokus på i virksomheder selv før supply chain management disciplinen var i sin vorden først i 1980’erne. Man taler om silokultur, hvis en virksomheds performance er hæmmet af manglende tværgående procesfokus og samarbejde på tværs af funktionsområder som salg, logistik, produktion, produktudvikling og indkøb. De enkelte funktionsområder søger mod suboptimeringer fremfor at se på helheden. En lavpraktisk årsag til, at silokulturen holdes i hævd, er, at funktionsområderne performancemåles særskilt på en række områder, som ikke er alignet i forhold til helheden. På trods af mange tiltag for at reducere silokultur, eksisterer den i bedste velgående i et ikke ubetydeligt antal virksomheder i dag.

Virkningerne af en silokultur trækker performance i den forkerte retning på mange områder. Det kan eksempelvis være, at:

• salg lover kunder en leveringstid, som ikke er realistisk.
• de forkerte produkter prioriteres til produktion, så der opstår mangel på andre varer, som er kritiske for nogle kunder. Dette sker, mens andre varer hober sig op på overfyldte lagre, hvilket sætter arbejdskapitalen under pres.
• time-to-market for nye produkter er ikke konkurrencedygtig i forhold til konkurrenterne grundet manglende koordinering mellem produktudvikling, indkøb, produktion og salg.

Sales & Operations Planning (S&OP)

Men hvordan kan man så komme de negative konsekvenser af en silokultur til livs? En oplagt tilgang til dette er via implementering af en Sales & Operations Planning (S&OP) proces, som med fordel kan ske med data fra Slimstock. S&OP er en tværorganisatorisk taktisk planlægningsproces med horisonter på 3 til 24 måneder. En S&OP proces kan operere med en månedlig cycklus, hvor fem delprocesser sker: 1) dataindsamling, 2) demand planning, 3) supply planning, 4) afstemningsmøde og 5) S&OP beslutningsmøde. Cyklussen kan være både kortere eller længere end én måned, men den typiske praksis er en måned.

Implementering af S&OP

En succesfuld implementering af S&OP kan give en række fordele. For det første kan det styrke salget i form af forbedret forecast præcision, leveringsevne, service, bedre lancering af nye produkter og færre restordrer og reklamationer. Dette styrker virksomhedens omdømme. For det andet bidrager S&OP processen til omkostningsreduktioner i form af reduktion af materiale- og fragtomkostninger, mere stabile produktionsforløb, bedre ressourceallokering og forbedret produktivitet. For det tredje bidrager S&OP til reduceret arbejdskapital i form af lavere kapital bundet i lager, hurtigere kundebetalinger og længere leverandørkreditter. Endelig bidrager S&OP til bedre intern integration og nedbrydelse af siloer gennem samarbejde, forbedret gennemsigtighed og forbedret adfærd. Med andre ord, en S&OP proces forbedrer eller skaber et tværorganisatorisk samarbejde, der så at sige kan give ro på bagsmækken. Med dette skal forstås, at der er etableret en proces for at aligne ubalancer mellem udbud og efterspørgsel af varer og serviceydelser, fremfor kortsigtede og ofte panikagtige beslutninger, der ikke er afstemt til gavn for helheden. Det at have en S&OP proces implementeret betyder ikke, at der ikke kan opstå ubalancer mellem udbud og efterspørgsel. Men en velimplementeret proces skaber organisatorisk robusthed, fordi der arbejdes i en fælles proces med et fælles sprog omkring, hvordan der skal reageres på ubalancer og i hvilken rækkefølge.

Adfærd & samarbejde

En stor del af en S&OP proces handler om adfærd og samarbejde blandt virksomhedens personale. Man kan sige, det handler om 90% mennesker og 10% teknik. Men for at indfri det fulde potentiale af de 90% mennesker, skal de 10% teknik være plads. Disse 10% kan leveres af lagerstyringssystemer som Slimstock med realtidsdata om f.eks. lagerniveauer, kundeordrer, salgsforecasts, lageromsætningshastigheder og indkøbsmængder. En implementering af S&OP skal således stå på et solidt datafundament, hvor der er enighed på datakvaliteten og opgørelsesmåder på tværs af virksomhedens funktionsområder.