Bestandsplanung: Grundlagen, Methoden und Lösungen

Ein Gleichgewicht zwischen Angebot und Nachfrage zu finden, gilt als das übergeordnete Ziel der Supply-Chain-Optimierung. Wenn beides zusammenpasst, arbeitet man scheinbar effizient, kostengünstig, kundenorientiert und profitabel – oder?

Nicht ganz. Zwischen Angebot und Nachfrage liegt eine zentrale Funktion, die von diesen Kennzahlen geprägt wird, sie zugleich beeinflusst und eigenständig optimiert werden muss, damit diese Vorteile tatsächlich realisiert werden können.

Diese Funktion ist die Bestandsplanung.

Was ist Bestandsplanung?

Bestandsplanung ist die Disziplin, die dafür sorgt, dass ein Unternehmen genau die richtige Menge an Bestand hält, um Nachfrage zu bedienen, ohne unnötige Kosten zu verursachen. Im Kern geht es um das Gleichgewicht zwischen Verfügbarkeit, Effizienz und Rentabilität. Statt Bestellmengen zu schätzen oder nur auf Engpässe zu reagieren, nutzt eine optimierte Bestandsplanung Daten, präzise Prognosen, Lieferanteninformationen und strategische Analysen, um festzulegen, welche Mengen jedes Artikels an welcher Stelle der Lieferkette, an welchem Standort und für welchen Zeitraum vorgehalten werden sollen.

Für Groß- und Einzelhändler, Hersteller und E-Commerce-Betreiber sorgt eine optimale Bestandsplanung gleichermaßen dafür, dass die Regale voll, Lager schlank, die Mitarbeitenden und Kunden zufrieden sind. Dies ist sowohl eine strategische Aufgabe (Budgetgestaltung, Margen und Sortimentsentscheidungen) als auch eine operative Aufgabe, die sich auf Nachschubzyklen, Lagerproduktivität und tägliche Kaufentscheidungen auswirkt.

Unterschiede zwischen Bestands-, Bedarfs- und Sortimentsplanung

Diese drei Bereiche werden häufig zusammen genannt, erfüllen jedoch unterschiedliche Aufgaben innerhalb der übergeordneten Supply-Chain-Strategie.

• Bedarfsplanung beantwortet die Frage: Wie viel werden wir voraussichtlich verkaufen?
• Sortimentsplanung beantwortet die Frage: Was sollen wir verkaufen und wo?
• Bestandsplanung beantwortet die Frage: Wie viel Lagerbestand müssen wir halten, um die Nachfrage möglichst effizient und profitabel zu bedienen?

Im Kern liefert Bedarfsplanung die Prognose, die Sortimentsplanung definiert das Angebot und die Bestandsplanung stellt sicher, dass dieses Sortiment ohne Störungen oder Verschwendung verfügbar ist. Sind diese Prozesse aufeinander abgestimmt, fließen Bestände gleichmäßiger, die finanzielle Performance verbessert sich und Kunden erleben eine verlässliche Versorgung.

Wichtige Vorteile einer optimierten Bestandsplanung

Wenn ein Unternehmen über ein zuverlässiges Planungsframework verfügt, sind die Ergebnisse im gesamten Unternehmen spürbar. Eine solide Bestandsplanung reduziert Risiken, stärkt die finanzielle Performance und unterstützt das langfristige Wachstum.

Der unmittelbarste Vorteil einer optimierten Bestandsplanung ist eine verbesserte Produktverfügbarkeit. Kunden erwarten Beständigkeit – unabhängig von Saison oder Vertriebskanal. Wenn diese beschriebenen Erwartungen erfüllt werden, stärkt dies Kundenbindung und sichert Umsatz. Wenn Bestandskapazitäten, Warenumschlag und Bestandsausgleich im gesamten Netzwerk aufeinander abgestimmt sind, lässt sich die Nachfrage bedienen, ohne Überbestände aufzubauen oder ohne das Risiko, dass Waren veralten. Optimiertes Bestandsmanagement bedeutet nicht, Verfügbarkeit um jeden Preis sicherzustellen, sondern sie zu den richtigen Kosten zu garantieren – basierend auf einer präzisen Absatzprognose.

In der Praxis führen reibungslosere Lagerbestandsprozesse zu einer besseren Zusammenarbeit zwischen Einkauf, Sales, Operations und Finanzen. Außerdem werden Lager einfacher zu verwalten, die Beziehungen zu Lieferanten verbessern sich und das Unternehmen ist besser auf unerwartete Ereignisse wie Lieferunterbrechungen oder Nachfragespitzen vorbereitet. Des Weiteren verbessert eine optimierte Planung auch die strategische Entscheidungsfindung, da sie Unternehmen dazu ermutigt, Daten zu analysieren, anstatt sich auf Intuition zu verlassen.

Schritte, um die Bestandsplanung zu verbessern

Die Verbesserung der Bestandsplanung ist kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Prozess aus Prognose, Überwachung und Anpassung. Im Folgenden wird schrittweise dargestellt, wie eine nachhaltige Weiterentwicklung der Bestandsplanung aussehen kann.

1. Schaffen Sie ein klares Bild über die erwartete Nachfrage

Die Grundlage jeder Planungsstrategie ist eine möglichst präzise Einschätzung der Nachfrage. Unternehmen sollten historische Absatzmuster, Markttreiber, Saisonalitäten und Promotion-Aktivitäten analysieren. Qualitative Inputs von Vertriebsteams, Category Managern oder Marktbeobachtungen helfen ebenfalls dabei, die Zahlen in einen Kontext zu setzen.

2. Prognostizieren Sie den zukünftigen Absatz mit geeigneten Modellen

Je nach Komplexität können Unternehmen einfache gleitende Durchschnitte, statistische Modelle oder fortschrittliche Prognosetools verwenden. Ziel ist dabei nicht perfekte Genauigkeit, sondern eine belastbare, probabilistische Prognose, die Entscheidungen entsprechend den Anforderungen und Möglichkeiten in Echtzeit ermöglicht.

3. Sortiment segmentieren

Nicht alle Produkte sind gleich: Sie unterscheiden sich in Nachfrage, Haltbarkeit, Umschlagshäufigkeit sowie in ihrer Distributions- und Handhabungslogik. Durch die Gruppierung von Artikeln nach Absatzgeschwindigkeit, Margenbeitrag, Produkteigenschaften oder strategischer Bedeutung können Teams ihre Ressourcen gezielt dort einsetzen, wo sie den größten Effekt haben. Eine optimale Priorisierung stellt sicher, dass margenstarke oder schnelllebige Artikel entsprechend behandelt werden, wodurch Umsatzpotenziale und Gewinnmargen maximiert werden.

4. Die richtigen Bestandsparameter festlegen

Hier legt das Unternehmen Sicherheitsbestände, Meldebestände und erwartete Lieferzeiten fest. Diese Berechnungen tragen dazu bei, die Verfügbarkeit sicherzustellen und gleichzeitig Verschwendung zu minimieren. Je stabiler und vorhersehbarer Angebot und Nachfrage sind, desto schlanker können diese Parameter sein.

5. Enge Abstimmung mit Lieferanten

Eine zuverlässige Planung hängt stark von verlässlichen Lieferanten ab. Eine klare Kommunikation zu Lieferzeiten, Bestellmengen, Sendungsverfolgung und Kapazitäten trägt dazu bei, Überraschungen zu vermeiden. Zur Festigung der Zusammenarbeit geben viele Firmen ihren Zulieferern auch ihre Nachfrageschätzung bekannt.

6. Kontinuierliche Überprüfung, Überwachung und Anpassung

Leistungsindikatoren wie Lagerumschlag, Liefertreue, Prognosegenauigkeit oder Lageralterung liefern wertvolles Feedback. Regelmäßige Überprüfungen stellen sicher, dass die Planung weiterhin mit den Geschäftszielen und der Marktdynamik übereinstimmt.

7. Technologie gezielt einsetzen

Manuelle Planung führt häufig zu Fehlern und Ineffizienzen. Moderne Planungstools optimieren die Disposition, bündeln Daten, automatisieren Berechnungen und liefern frühzeitige Warnhinweise – etwa bei verzögerten Bestellungen oder unerwarteten Nachfragespitzen.

Methoden und Techniken der Bestandsplanung

Eine optimierte Bestandsplanung braucht eine effektive Balance, Prioritäten, Szenario-Planung und Management sowie Flexibilität. Diese Anforderungen können Sie mit Ihrer Supply-Chain-Plattform erfüllen, also suchen Sie sich eine Lösung aus, die bestimmte wichtige Module hat.

Ein solches Modul ist die ABC/XYZ-Analyse, die Produkte nach Wert oder Wichtigkeit kategorisiert. Diese Technik zeigt, welche Artikel strengere Kontrollen erfordern und welche flexibler verwaltet werden können, während gleichzeitig das Umsatzpotenzial von hochwertigen Artikeln maximiert wird.

Ebenso wichtig ist es, Entscheidungen an den eigenen Fähigkeiten und Zielen auszurichten. Ein Order-Economic-Order-Quantity-Modell (EOQ) hilft dabei, die jeweils kosteneffizienteste Bestellmenge zu bestimmen, indem es das Spannungsfeld zwischen Bestell- und Lagerhaltungskosten ausbalanciert. Lean-orientierte Unternehmen setzen hingegen aufm Bedarfust-In-Time (JIT), um Bestände insgesamt zu minimieren und Waren nur bei tatsächlichem Bedarf anzunehmen.

Schließlich bieten Absatzprognosemodelle, egal ob einfache Zeitreihenmethoden oder KI-gesteuerte Algorithmen, eine prognostische Grundlage, welche sicherstellt, dass die Planung proaktiv statt reaktiv erfolgt.

Der Star des Bestandsmanagements

Die Bestandsplanung steht im Mittelpunkt des Bestandsmanagements. Das Bestandsmanagement umfasst alle Aktivitäten rund um die Steuerung, Lagerung und Bewegung von Waren: darunter Lagerhaltung, Lagerumschlag, Audits, Einkauf und Auftragsabwicklung. Bestandsplanung kann als das strategische Zentrum dieses genannten Ökosystems angesehen werden. Sie blickt voraus und prognostiziert, welche Bestände wo und in welchem Umfang benötigt werden.

Ein gut funktionierender Bestandsmanagementprozess basiert auf einer soliden und gründlichen Planung. Selbst das beste Lagersystem wird ohne präzise Prognosen und sorgfältig berechnete Lagerparameter Schwierigkeiten haben. Eine hervorragende Planung ist umgekehrt von geringer Hilfe, wenn die operative Umsetzung unzureichend ist. Die beiden Funktionen stehen in wechselseitiger Abhängigkeit.

Planung spielt zudem eine zentrale Rolle im Finanzmanagement. Sie unterstützt die Budgetierung, verhindert, dass Kapital unnötig in Überbeständen gebunden wird und schafft Transparenz über zukünftige Einkaufsbedarfe, was insgesamt zu einer höheren finanziellen Geschäftsstabilität beiträgt.

Bessere Entscheidungen, zufriedenere Kunden, höhere Gewinne

Die Bestandsplanung ist eine wichtige Kompetenz für jedes Unternehmen, das effizient arbeiten, gesunde Margen erzielen und einen hervorragenden Service bieten möchte. Sie kombiniert Datenanalyse, Prognosen, Zusammenarbeit mit Lieferanten und strategisches Denken, um sicherzustellen, dass die Lagerbestände stets mit den Geschäftszielen und der Echtzeitnachfrage übereinstimmen.

Durch strukturierte Planungsschritte, bewährte Techniken und die Integration moderner Technologien können Unternehmen widerstandsfähige, agile und finanziell solide Lieferketten aufbauen. Ob im schnelllebigen Einzelhandel oder in der komplexen Fertigung – eine gut durchdachte Bestandsplanung führt zu besseren Entscheidungen, zufriedeneren Kunden und deutlich höheren Gewinnen.

Sorgen Sie dafür, dass Ihr Unternehmen von einer optimierten Bestandsplanung profitiert.