Minska uppbundet rörelsekapital – framgångsfaktorer, möjligheter och fördelar

Varulager handlar om att balansera kundernas efterfrågan å ena sidan, mot leverantörernas leveransmöjligheter å andra sidan. Grunden för att kunna minska sina lagernivåer är: smartare planering och bättre samarbete inom hela sin försörjningskedja. Självklart måste du först ha ordning och reda i ditt eget företag. Även om det låter enkelt, kanske du inte vet hur du ska uppnå detta.

Den här artikeln ger vägledning för smart lagerreduktion. Detta är helt nödvändigt! Det är inte en slump att lagerhantering är prioritet nummer ett för förbättrad hantering av supply chain i år (vilket var resultatet av en undersökning från Aberdeen Group).

Betala leverantörer senare, få kunder att betala tidigare och minskat lager. Risken att betala leverantörer senare leder sannolikt till högre avgifter. Kunden kan förstå trycket att betala i tid, eller till och med tidigare, men kunden kan säkerligen stå inför samma rörelsekapitaldilemma som du.

Beror det då endast på en minskning av lager för att lyckas frigöra rörelsekapital? Att minska lager kan leda till högre drifts- och logistikkostnader (på grund av fler inkommande beställningar, halvfulla lastbilar eller höga cross-dockingkostnader. Eller än värre: en lägre servicenivå för kunder. Processen för minskat lager måste vara genomtänkt.

En bra lagerhantering inom organisationen är den första framgångsfaktorn:

• Analyserar du ditt lager regelbundet?
• Hur många produkter ligger på lager i mer än 3 månader?
• Vilka artiklar och leverantörer står för 80% av ditt lager?
• Stämmer uppgifterna om dina lagerkvantiteter?
• Analyserar du ditt lager tillräckligt ofta? Har du ont om tid att titta på alla artiklar dagligen? Prioritera då!
• Har du ordning på din data? Frekvens, leveranstider, orderkvantiteter, minsta lagernivåer och servicenivåer.
• Tar det tid innan inköpsförslag har bearbetats till inköpsorder?
• Är det ordning på in- och utfasningen av produkter?
• Har lageransvarig aktuell information om restorder, brister som kan förväntas och leverantörernas leveranskvalitet?
• Har du insikt i saldon för alla dina lagerställen? Ofta finns det “tillräckligt” lager, dock inte på rätt plats.

Kontrollera, agera och (om)planera saker händer ofta för sent, alldeles för sent. Som ett resultat blir inte planeringen avslutad. Du måste kunna justera när en leverantör levererar sent, när det finns ett produktionsproblem, när kundernas efterfrågan överstiger förväntningarna eller när en ny produkt säljer snabbare än förväntat. Tyvärr tycker många logistiker att den dagliga “strulet” är irriterande. Detta bör inte förbättras genom att fatta snabba, dåligt grundade beslut, utan genom att komma med smarta lösningar, genom att verkligen gå in i detaljerna, genom att delegera och motivera på ett rätt sätt, och särskilt genom att mäta och kontrollera kontinuerligt. Om du inte gör det hamnar lagret ur kurs och andelen lager som verkligen ökar servicenivån minskar. I slutändan kan dålig förvaltning av rörelsekapital ofta innebära att företag felaktigt investerar alldeles för mycket pengar i fel aktie.

Varulager är det “elastiska bandet” mellan dynamiken i kundernas efterfrågan och (o)möjligheterna hos leverantörerna eller din egen produktionsprocess. Detta kräver exakt planering, hantering och insyn i den kedjan. hur fördelas lagren, hur ser efterfrågan ut nu och vad kommer efterfrågan att vara under de kommande dagarna? Lagerhantering är egentligen en dålig benämning. I huvudsak handlar det om exakt planering och hantering av kundernas efterfrågan å ena sidan och leverantörerna å andra sidan. Lager är själva resultatet.

Perfekt förberedelse förhindrar dåligt resultat. Att göra planer är användbart och nödvändigt, och dessa skapar hela tiden. Ändå fungerar dessa planer sällan. Den elaka sanningen är att stora delar är oförutsägbara. Ska vi sluta planera då? Nonsens: du måste veta dina dina behov av produkter och material samt kapacitet i tid. Men när du tar en kritisk titt kommer några saker att slå dig om din inställning till hanteringen av ditt rörelsekapital…

Först och främst, planerare försöker ofta ska planer för allt in i minsta detalj…och anstränger sig för att ha en klar och låst detaljerad planering för 1 eller 2 veckor framåt. Varje artikel, varje vecka, för varje produktionslinje. Med det tar de bort all flexibilitet inom produktions- och distributionsprocessen. Det är bättre att göra en grov plan först, taktisk, på alla nivåer i produktfamiljen, en eller några veckor framåt, och ta hänsyn till alla produktions- och distributionsplatser och (o)möjligheter för alla parter i kedjan. Och sedan, på mycket kort sikt, från timme till timme, detaljerad planering baserad på de senaste uppgifterna om den verkliga efterfrågan. Men många tillverkningschefer tycker att det här är lite läskigt…

För det andra så gör planerare bara en enda plan. Att kunna vara förutseende är kärnan i hanteringen. Men då måste du bestämma hur du ska styra på förhand. Vilka är de alternativa leverantörerna, på vilka platser kommer du att producera, och hur kommer du att få produkterna till kunden effektivt? Det är därför du inte gör en enda taktisk plan, utan du gör flera beredskapsplaner. Vad händer om efterfrågan bara är 50% av vad som förväntades, eller vad händer om det är 200%? Kort sagt, vad är din plan B? Effektiv förvaltning av rörelsekapital handlar om att förstå den finansiella risken kring ditt tillvägagångssätt för behovsplanering.

För det tredje så kommer vi till huvudfrågan: varför håller du lager? Finns det inga möjligheter hos dina leverantörer, eller en bättre anpassning till kunderna, så att lager inte längre krävs? Supply chain management erbjuder koncept som stöder lagerreduktion. Till exempel: leverantörshanterade lager (dina leverantörer håller och säkrar tillgänglighet i ditt lager), automatisk påfyllning baserad på information om försäljning, direktleveranser från leverantörer och samarbetsplanering/CPFR (planering tillsammans med kunder och/eller leverantörer). Ofta ligger här ett oupptäckt område som, vid sidan av besparingar inom lager, också tar bort kostnader från kedjan och i slutändan leder till ökad kundnöjdhet. Medan hantering av rörelsekapital ofta fokuserar på pengar som investeras i lager, är det viktigt att företag tänker över de arbetskostnader som är kopplade till deras lager.

Supply chain management driver behovet av bättre möjligheter att bearbeta ständigt ökande informationsflöden från kedjan och efterfrågan på information i realtid. Affärssytemen lovar ofta en sömlös integration av informationsflöden. Affärssystemen erbjuder dock inte alla funktioner. När planering och hantering blir mer komplexa och tidskritiska kräver de separat stöd av hög kvalitet. Dessutom erbjuder affärssystem inte hantering av försörjningskedjan över gränserna utanför sin egen organisation. Ett affärssystem är kärnan för registrering, men kompletteras med planerings- och hanteringsverktyg för hantering av försörjningskedjor; prognoser, behovsstyrning, spårning, påfyllning, planering på flera platser och samarbetsplanering.