Lagerhantering: Vad det är och Hur man hanterar det

En av de nyckelfaktorer som direkt påverkar företags konkurrenskraft är implementeringen av effektiva och kostnadsoptimerade processer. Inom denna ram spelar särskilt lagerhantering en avgörande roll, eftersom den direkt påverkar hur kunderna uppfattar ditt företag.

Tänk på besvikelsen hos en köpare som måste vänta veckor eftersom produkten de beställde online är slut i lager. Eller föreställ dig en kund som går in i en butik med bestämda avsikter att köpa, men lämnar tomhänt och frustrerad eftersom varan inte fanns tillgänglig.

Dessa scenarier uppstår ofta på grund av dålig lagerhantering, vilket inte bara skadar kundens uppfattning om företaget utan också leder till negativa ekonomiska konsekvenser. Av dessa skäl utgör lagerhantering en väsentlig del av företagets framgång.

Vad är Lagerhantering?

Låt oss börja med det grundläggande: Vad är egentligen lagerhantering? Även känd som lagerstyrning, är processen att hantera, övervaka och verifiera lagret som ditt företag har. Det primära målet med lagerhantering är att säkerställa företagets förmåga att alltid kunna möta kundernas efterfrågan genom att leverera produkter i tid och leva upp till förväntningarna.

Att uppnå en effektiv balans mellan utgående lager (försäljning) och inkommande lager (leverantörsbeställningar) är däremot ingen enkel uppgift. Försäljningen är till stor del oförutsägbar och direkt påverkad av konsumentbeteende. Samtidigt kräver hanteringen av leverantörsbeställningar en noggrann reglering av beställningsfrekvens och volym för att undvika både brist på lager och överlager.

Varför är Lagerhantering viktigt?

Effektiv lagerhantering är avgörande för att uppnå både finansiell och operationell effektivitet för alla företag. Effektiv lagerhantering handlar inte bara om att veta hur många produkter som finns i lagret, utan också om att förstå hur lagerbehovet kommer att utvecklas i framtiden och hur det påverkar olika delar av företaget.

Här är de viktigaste anledningarna till varför du bör implementera strikt lagerhantering:

• Optimering av lager: Noggrann lagerhantering hjälper till att identifiera vilka produkter som säljer snabbt och vilka som rör sig långsamt, vilket gör att du kan justera lagernivåerna för att undvika både överlager och lagerbrist.
• Minska förluster och kostnader: Förhindrar förlorad försäljning på grund av brist på lager och minskar kostnader relaterade till att lagra överskottsprodukter.
• Förbättra planering och prognostisering: Exakt efterfrågedata gör det möjligt att göra bättre projektioner, förbättra prognosnoggrannhet och informera om planering av kampanjer samtidigt som säsongsvariationer beaktas, vilket bidrar till smartare företagsledning.
• Förbättra operationell effektivitet: Effektiv lagerhantering säkerställer bättre resursförvaltning och optimal användning av lagerytan. Operationell effektivitet leder till tids- och arbetsbesparingar.
• Förbättra kundupplevelsen: Att bibehålla konsekvent produkttillgänglighet förbättrar kundnöjdheten och undviker frustrerande situationer, exempelvis slut på varor.

Hantera Lagerförluster

Effektiv lagerhantering kräver strategier och processer som minimerar fel, optimerar resurser och säkerställer produktens tillgänglighet. Nedan beskriver vi viktiga aspekter av effektiv lagerhantering för att förhindra förluster.

Vad är Lagerförluster?

Lagerförluster representerar avvikelsen mellan det teoretiska lagret som registrerats och det faktiska lagret som finns tillgängligt. Dessa avvikelser kan orsakas av stöld, administrativa fel, skador, utgångsdatum eller logistiska problem. Att förstå de bakomliggande orsakerna är avgörande för att implementera korrigerande åtgärder.

Var kan Lager gå förlorat?

Lager kan gå förlorat på olika stadier som:

• Lagring: På grund av stöld, nedbrytning eller felplacering.
• Transport: Förluster under distributionen på grund av skador, felruttning eller stöld.
• Försäljningspunkter: Genom snatteri eller fel i faktureringssystemet.

Att identifiera dessa kritiska områden hjälper till att förhindra återkommande förluster.

Var och hur söker man efter ett förlorat Lager?

För att hitta förlorat lager, är det bra att överväga följande steg:

1. Granska register: Analysera avvikelser mellan systemdata och fysiska granskningar.
2. Granska platser: Inspektera lager, hyllor och mottagningsområden.
3. Övervaka logistiska processer: Verifiera transportvägar och relaterad dokumentation.
4. Använd teknologi: Verktyg som RFID eller streckkoder kan spåra produkter i realtid.

Vad är Periodiska Inventeringar och hur bör de genomföras?

Periodiska inventeringar, även kända som cykelräkningar, innebär att regelbundet granska fysiskt lager för att jämföra det med registrerade siffror.

Här är de viktigaste stegen:

• Definiera frekvenser: Schemalägg granskningar baserat på produktomsättning (dagligen, veckovis, månadsvis).
• Välj områden: Planera vilka zoner eller kategorier som ska kontrolleras.
• Automatisera processer: Använd teknik, som skannar, för att noggrant registrera resultat.
• Analysera resultat: Identifiera inkonsekvenser och rätta sedan systemfelet.

Förutom periodiska inventeringar är nollpunktinventeringar en enkel men effektiv metod. Detta innebär att räkna lagret när systemet visar noll enheter i lager. Vid denna punkt kan en snabb genomgång enkelt avslöja eventuella avvikelser.

Vad är en Lagernoggrannhetsindex?

Lagernoggrannhetsindex mäter överensstämmelsen mellan det registrerade och det faktiska lagret, vilket återspeglar effektiviteten i lagerhantering. En enkel formel är:

Lagernoggrannhet = (Faktiskt lager / Registrerat lager) × 100

Ett högt noggrannhetsindex indikerar effektiv lagerhantering, medan låga värden belyser fel som kräver omedelbar uppmärksamhet.

Teknologi för Lagerhantering

Verktyg för lagerhantering har traditionellt fokuserat på att förbättra synligheten av produkter i lager. Det är däremot viktigare att implementera programvarulösningar som möjliggör snabb och pålitlig efterfrågeprognostisering.

Några av de mest använda teknologierna för lagerhantering inkluderar:

Hanterings- och Planeringssystem

Enterprise Resource Planning (ERP)

Ett standard ERP (Enterprise Resource Planning) system centraliserar och automatiserar lagerhantering genom att integrera med andra viktiga delar av företaget, såsom försäljning, inköp och logistik.

ERPs bidrag till lagerhantering:

• Realtids synlighet: Möjliggör att övervaka lagerstatus och rörelser från kontoret eller hemifrån.
• Begränsad automatiserad planering: Underlättar påfyllning genom beställningspunkter men möjliggör inte efterfrågeprognostisering.
• Processintegration: Koordinerar alla inköps- och lagringstransaktioner för att undvika överskott eller brist.
• Felmarginal: Eliminerar manuella register, vilket förbättrar noggrannheten.

Kalkylblad (Excel)

Även om det är en mycket grundläggande metod används kalkylblad fortfarande i stor utsträckning.

• Grundläggande spårning och registrering: Möjliggör manuell eller semi-automatiserad lagerhantering med listor över in- och utflöden samt aktuell lagerstatus.
• Enkla formler och automation: Använder funktioner som SUM, VLOOKUP och pivot-tabeller för att analysera data och beräkna behov av påfyllning.
• Tillgänglighet: Kostnadseffektivt och allmänt känt, idealiskt för små företag med begränsade lager.
• Anpassning: Användare kan skapa egna format och rapporter för att passa specifika behov.

Medan dessa lösningar arbetar med specifika aspekter av lagerhantering, krävs en helhetslösning för hela leveranskedjan, som Slim4.

Lagerhanteringssystem: Identifiering och Spårning

Säkerställning av att allt i ditt lager eller butik är i perfekt överensstämmelse (Att ditt fysiska lager stämmer överens med registren i dina system.) kan göras enklare med hjälp av olika teknologier:

Lagerhanteringssystem (WMS)

Ett Lagerhanteringssystem (WMS) effektiviserar lagerhantering genom att automatisera och förbättra operativa processer inom lagret. Bidrag till Lagerhantering:

• Exakt realtidshantering: Spårar lagerin- och utleveranser samt rörelser med precision.
• Utrymmesoptimering: Rekommenderar strategiska lagringsplatser baserat på omsättning och produktkaraktär.
• Processautomation: Påskyndar arbetsuppgifter som plockning, packning och påfyllning.
• Felmarginal: Förbättrar noggrannheten genom användning av RFID, skannrar eller mobila enheter.
• Omfattande spårbarhet: Spårar produkter från mottagning till leverans.

Vanligtvis integreras WMS med ERP-systemet för att stämma av numeriska avvikelser mellan de två systemen, vilket säkerställer lageröverensstämmelse vid dagens slut.

Radiofrekvensidentifiering (RFID)

RFID-teknologi använder elektroniska taggar som avger radiosignaler för att automatiskt identifiera och spåra produkter inom ett lager. Dessa taggar kan skannas i bulk, vilket påskyndar lagerrevisioner och minimerar manuella fel.

Nyckelapplikationer inkluderar:

• Snabba lagerrevisioner eller inventeringar.
• Realtids spårning av varor.
• Minskning av förluster på grund av fel och/eller stöld.

Streckkoder och Skannrar

Även om det är en mer traditionell teknologi, förblir streckkoder ett grundläggande verktyg för de flesta företag. De används för att identifiera produkter och registrera rörelser inom systemet. Jämfört med RFID erbjuder streckkoder fördelar som att vara mer kostnadseffektiva och lättare att implementera.

Slutsats

Lagerhantering handlar inte bara om att upprätthålla ett balanserat lager, utan också om att säkerställa noggrannhet och spårbarhet för att förhindra förluster. Genom att identifiera orsaker till avvikelser genom teknologier som RFID eller WMS, samt genom regelbundna lagergranskningar, optimeras lagerhanteringen.

Dessutom kan mätvärden som noggrannhetsindex hjälpa till att mäta och förbättra systemets effektivitet. Genom att ta ett proaktivt och noggrant tillvägagångssätt säkerställer du inte bara produktens tillgänglighet utan också lönsamma operationer som är i linje med kundernas förväntningar. Detta positionerar lagret som en strategisk tillgång för affärsframgång.