Planificarea capacității: Faceți mai mult cu mai puțin

Pentru toate companiile, satisfacția clienților este fundamentală pentru succes. Depășiți așteptările clienților și veți culege roadele unor venituri recurente prin creșterea loialității și îmbunătățirea imaginii mărcii. Și mai bine, puteți atrage noi clienți prin intermediul comentariilor… Din aceste motive, un nivel ridicat de servicii – capacitatea de a livra produsul solicitat de client la timp și în cantitatea convenită – este o prioritate pentru orice întreprindere.

Pentru distribuitori și comercianți cu amănuntul, aceasta înseamnă că este necesar să dispună de o capacitate suficientă: stocuri pentru a satisface cererea, o forță de muncă suficientă, precum și echipamentele și infrastructura necesare pentru a realiza acest lucru. În cazul întreprinderilor de producție, există, de asemenea, complexitatea suplimentară de a trebui să efectueze un proces care transformă materiile prime și/sau produsele semifabricate în articolul final sau produsul finit.

În încercarea de a atinge aceste obiective, întreprinderile au o capacitate pe care nu o pot depăși din cauza diferitelor constrângeri. Cu cât această capacitate este mai mare, cu atât organizația va fi mai pregătită să răspundă la vârfurile cererii fără teama de a pierde vânzări. Dar, în același timp, aceasta va trebui să facă față unor costuri fixe mai mari. Pentru a găsi punctul de echilibru, există planificarea capacității, despre care vom vorbi în acest articol.

Ce este planificarea capacității?

Echilibrul este întotdeauna o virtute, iar planificarea capacității nu face excepție. Planificarea la maxim va duce la o supracapacitate care va costa scump compania dumneavoastră. În același timp, planificarea prea “slabă” poate însemna că nu veți fi în măsură să satisfaceți cererea. Ceea ce puteți fi sigur, însă, este că ambele situații sunt în detrimentul companiei dumneavoastră.

Planificarea capacității încearcă să găsească un echilibru. Prin urmare, putem defini planificarea capacității ca fiind procesul de determinare a cantității de resurse necesare pentru a satisface cererea viitoare de produse sau servicii. Această abordare urmărește să echilibreze disponibilitatea resurselor cu cererea, asigurându-se că o întreprindere poate funcționa eficient fără a înregistra excese sau lipsuri.

Ce factori ar trebui luați în considerare în planificarea capacității?

Factorii care trebuie luați în considerare atunci când se realizează planificarea capacității sunt diverși:

Cererea pieței

Acesta este probabil cel mai elementar aspect al planificării capacității, deoarece dacă nu aveți nicio idee despre cererea pe care o veți avea, este practic imposibil să planificați corect capacitatea de care aveți nevoie. Pentru a prognoza cererea cât mai exact posibil, ar trebui să luați în considerare datele istorice, informațiile de pe piață, fluctuațiile sezoniere și alți parametri importanți.

Resurse umane

Capacitatea dvs. ca întreprindere va fi, de asemenea, strâns legată de mâinile disponibile și de faptul dacă forța dvs. de muncă are formarea și competențele necesare pentru a vă atinge obiectivele.

Tehnologie și echipamente

În contextul planificării capacității, tehnologia și echipamentele joacă un rol crucial. În cazul întreprinderilor de producție, capacitatea de producție este direct legată de calitatea și starea utilajelor și uneltelor. Dacă echipamentele dvs. sunt învechite sau nu sunt într-o stare bună de întreținere, capacitatea dvs. va fi compromisă. În cazul comercianților cu amănuntul și al distribuitorilor, o tehnologie și un echipament mai bune se traduc, de asemenea, prin mai multă eficiență și, prin urmare, o capacitate mai mare.

Infrastructură

Infrastructura, care include atât dimensiunea, cât și proiectarea instalațiilor, este un alt factor determinant în planificarea capacității. Limitările fizice ale fabricii, ale centrului de distribuție sau ale magazinelor (printre altele) vă pot restricționa capacitatea de a crește capacitatea, chiar dacă sunt disponibile alte resurse. Proiectarea eficientă poate îmbunătăți fluxul de lucru. Evaluarea și planificarea extinderilor viitoare ale infrastructurii sunt, de asemenea, esențiale pentru a vă asigura că puteți extinde operațiunile atunci când este necesar.

Materii prime

Pentru producători, disponibilitatea și calitatea materiilor prime sunt, de asemenea, esențiale pentru menținerea capacității maxime de producție. Întreruperile în aprovizionarea cu materiale pot cauza opriri ale producției, afectând negativ capacitatea de a satisface cererea.

Finanțe

Aspectul financiar nu poate fi ignorat în planificarea capacității. Este necesar să se asigure că resursele financiare sunt aliniate la planurile de capacitate. Aceasta include existența unui buget adecvat pentru achiziționarea de utilaje, angajarea de personal și întreținerea infrastructurii. Prin urmare, sănătatea financiară a întreprinderii influențează capacitatea acesteia.

Strategia companiei

Planificarea capacității trebuie să fie în concordanță cu strategia generală a întreprinderii. Dacă strategia vizează o creștere agresivă, capacitatea trebuie planificată pentru a o susține. Acest lucru presupune nu numai să se dispună de resursele necesare, ci și de flexibilitatea de a ajusta capacitatea în funcție de oportunitățile pieței. Obiectivele pe termen lung ale societății ar trebui să ghideze deciziile privind capacitatea, pentru a se asigura că totul se concentrează asupra acelorași obiective.

Gestionarea inventarului

Gestionarea stocurilor este, de asemenea, relevantă pentru planificarea capacității. Menținerea unor niveluri adecvate ale stocurilor garantează că cererea poate fi satisfăcută fără costuri excesive sau riscuri de obsolescență.

În ce faze constă planificarea capacității?

Procesul de planificare a capacității poate fi împărțit în mai multe etape.

Analiza situației actuale

Determinați capacitatea actuală de producție, inclusiv resursele umane, utilajele, instalațiile și tehnologia. În mod similar, ar trebui identificate și constrângerile și blocajele întreprinderii.

Prognoza cererii

După cum s-a menționat mai sus, previzionarea cererii este o fază critică în planificarea capacității. Fără o estimare precisă a cererii viitoare, orice plan de capacitate va fi ineficient.

Strategii de dezvoltare a capacităților

Elaborarea strategiilor de capacitate presupune luarea unei decizii privind modul în care vor fi îndeplinite cerințele de capacitate identificate. Aici, veți explora diferite abordări, cum ar fi creșterea eficienței operaționale, investirea în utilaje noi, angajarea de personal suplimentar sau externalizarea unei părți a producției sau a altor procese.

Punerea în aplicare a planului de capacitate

Odată cu strategia în mână, este timpul să puneți planul în aplicare. Punerea în aplicare a planului de capacitate poate implica achiziționarea de noi echipamente, reorganizarea liniilor de producție, formarea de personal suplimentar sau extinderea instalațiilor. Această etapă necesită o coordonare atentă pentru a minimiza perturbarea operațiunilor existente. Pentru a realiza acest lucru, este recomandabil să aveți un calendar detaliat și să atribuiți responsabilități clare pentru a vă asigura că toate aspectele planului sunt executate eficient.

Monitorizare și control

Odată ce planul de capacitate este pus în aplicare, monitorizarea și controlul continuu sunt esențiale pentru a asigura eficacitatea acestuia. Aceasta implică urmărirea nivelurilor de producție, a utilizării resurselor și a indicatorilor-cheie de performanță (KPI) pentru a detecta orice abateri de la plan.

Revizuire și ajustare

Planificarea capacității nu este un proces static; aceasta necesită o revizuire și o ajustare constante. După o perioadă de implementare, este necesar să se evalueze performanța planului și să se colecteze feedback de la diferitele departamente implicate. Analizați dacă obiectivele de producție au fost atinse și dacă resursele au fost utilizate eficient. Atunci când trageți concluziile, efectuați ajustările necesare la planul de capacitate.

Ce KPI-uri putem utiliza pentru a măsura eficiența planificării capacității?

Eficiența poate fi evaluată prin diferiți indicatori cheie de performanță care ajută la obținerea unei idei despre cât de optimă este planificarea capacității unei organizații:

Utilizarea capacității

Un parametru care măsoară gradul în care o societate își utilizează capacitatea de producție instalată. Indică ce procent din capacitatea totală disponibilă este utilizat efectiv pentru producția de bunuri sau servicii.

Un nivel ridicat de utilizare a capacității indică, în general, o funcționare eficientă, în timp ce un nivel scăzut poate sugera o subutilizare a resurselor sau un potențial de creștere a producției fără investiții suplimentare ​​investiții suplimentare.

Utilizarea forței de muncă

Măsoară procentul de utilizare a resurselor disponibile, cum ar fi angajații, echipamentele și ​​spațiu.

Utilizarea spațiului de depozitare

Măsoară procentul din spațiul total de depozitare care este utilizat efectiv pentru a depozita produse sau ​​mărfuri.

Cum coexistă și cum se integrează planificarea capacității cu alte procese de afaceri?

Planificarea capacității este un proces care nu poate fi înțeles în mod izolat. La urma urmei, este un singur angrenaj care trebuie integrat cu alte procese de afaceri din mașinăria de afaceri mai largă pentru a asigura gestionarea eficientă a resurselor și alinierea la obiective. Așadar, cum se integrează acesta cu celelalte procese din cadrul unei companii și care este impactul său?

Planificare strategică

• Integrare: Planificarea capacității este armonizată cu obiectivele strategice ale organizației pentru a se asigura că capacitatea de producție este în conformitate cu obiectivele pe termen lung.
• Impact: Capacitatea de producție ar trebui să poată sprijini strategiile de creștere, de extindere a pieței sau de diversificare a produselor ale întreprinderii.

Planificarea cererii

• Integrare: Previziunea cererii este fundamentală pentru planificarea capacității, deoarece reprezintă baza pentru a ști de câtă capacitate va fi nevoie pentru a satisface nevoile pieței.
• Impact: Permite ajustarea proactivă a capacității de producție în funcție de variațiile cererii, optimizând astfel utilizarea resurselor și minimizând costurile de exploatare.

Planificarea lanțului de aprovizionare

• Integrare: Planificarea capacității trebuie să anticipeze resursele care vor fi necesare pentru a satisface cererea, ceea ce implică o colaborare strânsă cu furnizorii și gestionarea lanțului de aprovizionare.
• Impact: Garantează alinierea capacității la fluxurile de materiale, componente și produse finite din lanțul de aprovizionare, evitând întreruperile producției.

Managementul resurselor umane

• Integrare: Planificarea capacității include gestionarea forței de muncă necesare pentru executarea proceselor organizației.
• Impact: Facilitează planificarea recrutării, formării și dezvoltării personalului pe baza nevoilor de capacitate, asigurând disponibilitatea în orice moment a unui număr suficient de angajați calificați.

Planificare financiară

• Integrare: Planificarea capacității are implicații financiare semnificative în ceea ce privește costurile de producție, investițiile în active și bugetul de exploatare.
• Impact: Permite alocarea eficientă a resurselor financiare, optimizând rentabilitatea și randamentul investițiilor în capacități.

Eficiența în planificarea capacității este o chestiune de echilibru

În acest blog, am discutat în mod repetat despre importanța menținerii unor niveluri echilibrate ale stocurilor pentru a permite companiei să facă față cererii și să furnizeze nivelul de servicii pe care își propune să îl ofere, fără a suporta costuri de suprastocare sau riscuri excesive de obsolescență.

Ei bine, în cazul capacității, este exact la fel. O lipsă de capacitate va duce la pierderi de vânzări, iar un exces la o structură supradimensionată care nu este eficientă. Și prin planificarea capacității, organizațiile își pot regla capacitatea pentru a găsi un echilibru.