S&OP: obiective, beneficii și modul de implementare a unui sistem de Planificare a Vânzărilor și Operațiunilor

Faptul că trăim într-o lume în continuă schimbare nu este o noutate, ceea ce este probabil nou este viteza de schimbare. În general, ființelor umane nu le place foarte mult schimbarea, suntem economi cu energia, iar schimbarea ne obligă să facem un efort, să ieșim din zona noastră de confort, din zona noastră cunoscută, o zonă în care ne simțim, de asemenea, în formă, capabili și încrezători. Dar într-o lume hiperconectată, pur și simplu nu putem decide să nu ne schimbăm. Trebuie să învățăm să navigăm.

Schimbarea este sinonimă cu complexitatea, incertitudinea și imprevizibilitatea, iar întreprinderile care aspiră la excelență operațională fac față acestor factori fiind mai agile, mai rapide, mai flexibile și mai reziliente.

Acum, mai mult ca oricând, trebuie să excelezi în aceste calități dacă vrei să rămâi competitiv.

Dar ce legătură au toate acestea cu S&OP? Practic, S&OP ne permite să ne pregătim, la nivel organizațional, pentru a face față cunoscutului și necunoscutului.

Ce este S&OP (Planificarea vânzărilor și operațiunilor)?

S&OP (Sales and Operations Planning) este un proces de planificare care aliniază planificarea strategică cu activitățile zilnice la nivel operațional.

Printr-un proces de lucru structurat, care se repetă ciclic în fiecare lună, echipele comunică și colaborează între ele pentru a genera și menține un plan unic al cererii pentru întreaga companie. Acest lucru asigură faptul că echipele sunt întotdeauna organizate și pregătite pentru schimbare și că deciziile pot fi luate rapid și flexibil.

S&OP permite identificarea schimbărilor neașteptate, fie din cauza unor noi oportunități de afaceri, fie pentru că ceea ce credeai că nu se va întâmpla niciodată chiar se întâmplă.

Cine se aștepta să apară criza COVID sau să fie câștigat un proiect major în valoare de câteva mii de euro?

Dar …. Chiar avem nevoie de S&OP?

Companiile există în mod fundamental pentru că au clienți, precum și produse, servicii și oameni. Fiecare client este unic și îi câștigăm și/sau îi păstrăm atunci când suntem capabili să le oferim valoare, valoarea lor. Pragmatic, valoarea pentru client este ceea ce clientul este dispus să plătească, inclusiv experiența de cumpărare și calitatea relației noastre cu acesta.

Companiile își stabilesc strategia de valoare, adică decid strategic cum vor să își abordeze clienții și ce propunere de valoare le vor oferi. Vă mai amintiți celebrul meniu Michelin?

Dar cum facem ca această propunere să fie eficientă? Nu sunt operațiunile noastre de zi cu zi cele care oferă această valoare?

S&OP este un instrument care ne permite să facem acest lucru prin îmbunătățirea modului în care ne implicăm în relația cu clienții noștri.

Obiectivele S&OP

Nu există călătorie fără un scop și fiecare inițiativă de afaceri are un scop.

Companiile care aleg să adopte un proces de planificare S&OP se angajează într-o călătorie de transformare cu scopul de a stimula creșterea și de a rămâne competitive, cel puțin.

Mai precis, unele dintre obiectivele-cheie ale planificării S&OP ar putea fi:

1. Integrarea planificării pe termen lung în procesele de afaceri.
2. Alinierea cererii și ofertei
3. Echilibrarea cererii prognozate cu capacitatea companiei de a reacționa.
4. Îmbunătățirea acurateței previziunilor noastre de vânzări (forecast accuracy) și a modului în care le îmbunătățim (valoarea adăugată a previziunilor).
5. Îmbunătățirea comunicării și colaborării în cadrul și în afara organizației.

În esență, S&OP permite echipelor să:

1. Minimizarea riscurilor
2. Maximizarea oportunităților de afaceri
3. Să ia decizii agile bazate mai degrabă pe profitabilitate decât pe volum.

Scopul final este de a crea un plan unic al cererii care să capteze obiectivele strategice ale companiei și să îl transforme într-un plan operațional care să ne permită să ne gestionăm operațiunile zilnice într-un mod durabil.

Cum să implementați un proces de planificare S&OP

Un proces de planificare S&OP constă în reuniuni ciclice, structurate, formate din echipe multidisciplinare din diferite funcții de afaceri – vânzări, marketing, operațiuni și finanțe.

Fiecare reuniune urmează o agendă predefinită și are un obiectiv aliniat cu rezultatele așteptate ale procesului S&OP. Pentru a obține aceste rezultate, avem pârghii sau factori determinanți și folosim indicatori-cheie de performanță pentru a măsura și evalua progresul către obiective.

De exemplu, la o întâlnire cu managerii de produs, obiectivul nostru ar fi reducerea riscului de obsolescență la lansarea de noi produse anul viitor. Pârghiile noastre pentru atingerea acestui obiectiv ar fi îmbunătățirea cunoștințelor noastre despre segmentul de clienți pe care îl abordăm și îmbunătățirea gestionării introducerilor pe canale. Indicatorii noștri cheie de performanță preferați ar putea fi procentul de intrări reușite pe canale sau procentul de suprastocuri de produse noi. Cu ajutorul măsurării și monitorizării lunare, putem verifica rezultatele acțiunilor noastre și putem aplica măsuri corective dacă este necesar.

Reuniunile S&OP urmează două fluxuri paralele.

Unul este utilizat pentru colectarea și pregătirea informațiilor necesare, iar celălalt pentru validarea acestora, cu scopul de a revizui informațiile colectate anterior, de a optimiza planul de cerere, de a rezolva eventualele conflicte apărute și de a decide ce decizii trebuie să fie escaladate.

Pentru ca un proces S&OP să funcționeze, este nevoie de multă perseverență și angajament la reuniunile de planificare. O modalitate de a asigura acest lucru este de a stabili câteva reguli de aur. De exemplu, ajungeți pregătiți, participați și împărtășiți informații. O atitudine pozitivă, deschiderea de spirit și colaborarea contribuie mult la eficientizarea întâlnirilor, la ajungerea la acorduri și la obținerea de rezultate la finalul sesiunii.

Procesul S&OP este lunar și bine structurat. Acest lucru are două avantaje majore: echipele au un proces de lucru clar și structurat și fiecare ciclu lunar permite rafinarea și îmbunătățirea procesului. Practica face perfecțiunea!

Cele 6 etape în implementarea unui proces S&OP.

Acestea sunt etapele procesului care sunt realizate lunar:

1. Colectarea datelor

Colectarea și consolidarea datelor relevante, inclusiv datele istorice privind vânzările, tendințele pieței și capacitatea de producție.

2. Revizuirea managementului produselor

Evaluarea și alinierea catalogului de produse, a noilor lansări și a ciclurilor de viață cu previziunile privind cererea și capacitățile de producție/sourcing.

3. Revizuirea cererii

Analizarea modelelor de comportament ale clienților, a tendințelor pieței și a previziunilor de vânzări la nivel global pentru a optimiza resursele și nivelurile stocurilor.

4. Analiza stocurilor și a aprovizionării

Examinarea nivelului stocurilor, a performanței și a capacității furnizorilor pentru a asigura eficiența lanțului de aprovizionare. Analiza financiară: evaluarea performanței financiare, cum ar fi vânzările, costurile și marja, pentru a se asigura că obiectivele financiare sunt aliniate la planul S&OP.

5. Reuniunea pre-S&OP

Reuniune anterioară reuniunii executive pentru a revizui și alinia datele, ipotezele anterioare și a evalua scenariile posibile pentru următorul ciclu S&OP.

6. Reuniunea executivă

Reuniune la cel mai înalt nivel pentru a revizui planul general, a aborda aspecte strategice și a lua decizii pentru alinierea obiectivelor operaționale la obiectivele strategice.

Concepte-cheie S&OP

Dacă ați ajuns până aici și credeți că S&OP este o abordare de afaceri bună, este esențial să luați în considerare următoarele concepte. Odată stăpânite, acestea vă vor permite să exploatați întregul potențial al S&OP.

1. Planificarea este globală și în funcție de volum, nu atât de mult în funcție de Planning Mix sau SKU.
2. Este un efort de colaborare multi-disciplinar și multi-funcțional.
3. Unități de măsură UOM diferite, pentru a permite includerea diferitelor realități și perspective ale diferitelor funcții ale companiei.
4. Acesta este un ciclu lunar sau cvadrimestrial în timpul căruia planurile sunt revizuite și adaptate la schimbările detectate și/sau anticipate.
5. Acesta este un proces decizional structurat.

Provocări la punerea în aplicare a S&OP

Implementarea planificării S&OP nu este lipsită de provocări. Deși majoritatea dintre acestea pot fi depășite, ele necesită totuși tenacitate și cunoștințe. Succesul S&OP înseamnă o bună comunicare, iar cheia unei bune comunicări este repetarea mesajelor noastre, prin diferite canale și în momente diferite.

• Principala provocare este implicarea, educarea și instruirea echipelor nu numai în proces, ci și în noua direcție.
• Aliniați echipele interne și externe pentru a realiza un plan unic al cererii. Insistați asupra unei comunicări clare și eficiente.
• Va trebui să convingeți și să entuziasmați.
• Concentrați-vă pe ceea ce este important. Selectați „problemele” care au un randament clar și care reprezintă un „câștig rapid”. Acest lucru vă va permite să începeți și să mergeți mai departe.
• Asigurați-vă că dispuneți de resursele adecvate, atât umane, cât și tehnologice.
• Începeți cu puțin și construiți o fundație solidă.

Beneficiile planificării S&OP

Provocările pe care le veți întâlni într-un proces S&OP sunt depășite de beneficiile considerabile. Iată câteva exemple clare:

1. S&OP concentrează atenția și stabilește un scop comun, astfel încât echipele să poată avansa către un obiectiv comun.
2. Acesta integrează și aliniază obiectivele pe termen lung ale companiei cu obiectivele pe termen scurt ale acesteia.
3. Reduce nivelul stocurilor, reducând în același timp riscul de obsolescență prin îmbunătățirea utilizării capitalului de lucru.
4. Îmbunătățește nivelurile de servicii și termenele de livrare către clienți.
5. Crește vizibilitatea pe întregul lanț de aprovizionare.
6. Îmbunătățește colaborarea și comunicarea și, prin urmare, mediul de lucru și motivația.

Concluzii

Este vital să dispunem de informațiile corecte la momentul potrivit, în condițiile în care mediul nostru se schimbă atât de rapid.

Planurile noastre pot fi foarte bune și perfect executate, dar ele nu sunt izolate de realitate, iar realitatea se schimbă foarte repede.

Lucrul la două niveluri, unul foarte granular la nivelul SKU și celălalt la nivel global, ne permite să ne adaptăm planurile la schimbările pe care le detectăm rapid și cu agilitate.

Acest lucru necesită o nouă abordare a activității noastre: în timp ce lucrul la nivel de SKU necesită calcule detaliate și ajustarea diverselor elemente ale previziunilor pentru mai multe SKU, lucrul la nivel agregat sau S&OP ne permite să ne concentrăm pe ipoteze, oportunități, evaluarea scenariilor și riscuri. Acest ultim nivel de S&OP este, fără îndoială, mai agil, deși necesită o mai mare aliniere între factorii de decizie ai companiei și utilizarea tehnologiei adecvate.

Călătoria S&OP poate fi dificilă. Căutați ajutor atunci când aveți nevoie de el. Cereți experților externi sau interni să aducă diferite perspective ale posibilelor soluții la problemă, permițându-vă să găsiți soluții creative, pragmatice, ușoare sau pur și simplu neavute în vedere.

Optimizați procesul S&OP cu Slim4!

Crearea consensului și a unei singure surse de adevăr nu a fost niciodată mai ușoară. Dacă procesul dvs. S&OP nu reușește să producă rezultate, vă putem ajuta să îl readuceți pe calea cea bună!