KAISER + KRAFT

Em janeiro de 2020, a KAISER + KRAFT decidiu implementar o Slim4, um software moderno de otimização de estoque. No entanto, logo após o início do projeto, um lockdown nacional foi decretado. Como resultado, a líder de mercado em equipamentos para escritório trabalhou em estreita colaboração com a equipe da Slimstock para implantar o Slim4 remotamente — com grande sucesso. 

Em apenas nove meses, os objetivos da empresa — gestão eficiente de estoques em múltiplos locais, redução do capital imobilizado e aumento da rotatividade — foram alcançados.

Como parte do grupo TAKKT AG, a KAISER + KRAFT é líder de mercado na Europa no comércio eletrônico B2B de equipamentos para armazéns e escritórios. O portfólio inclui cerca de 115 mil itens, distribuídos por uma rede de seis centros logísticos na Europa. Anualmente, entre 10 e 20 mil novos itens são adicionados.

Para gerir essa enorme quantidade de itens, a empresa já utilizava um software de otimização de estoque antes do Slim4. Apesar disso, para Alexander Hezinger, Gerente de Logística do Grupo, gerenciar todos esses itens de forma eficiente em múltiplos armazéns era um desafio crescente.

“Uma limitação do software antigo era a dificuldade de acessar rapidamente os dados necessários para decisões baseadas em dados. Dependíamos da equipe de TI para extrair as informações e gerar relatórios especiais, o que causava atrasos de alguns dias e impactava a eficiência da equipe”, explica Alexander.

Ele continua: “Antes do Slim4, nossos processos de gestão de estoque se baseavam em planilhas com dados desatualizados ou pura intuição.”

Além disso, o software antigo carecia de funcionalidades importantes, como a identificação de sazonalidade. Como essa detecção não era automática, era preciso calcular manualmente — o que impedia o alinhamento do estoque com a demanda em períodos específicos. Com isso, mantinham meses de estoque para se preparar para os picos de vendas. A visualização gráfica do software também era ultrapassada, com uma interface unidimensional e sem cores atrativas.

Requisitos para o novo software

A empresa planejava reorganizar seus armazéns e, para atingir maior rotatividade e menor nível de estoque, criou um hub regional para itens de alto giro na República Tcheca. Era necessário, portanto, um sistema que permitisse gerenciar transferências entre locais e visualizar claramente a alocação dos itens — uma necessidade que impulsionou a busca por uma nova solução.

Em 2019, a KAISER + KRAFT decidiu conectar um novo software ao seu ERP (Microsoft Dynamics AX), com funções adicionais e análises avançadas.

Com o Slim4, a empresa passou a visualizar relatórios e entender como alterações em critérios logísticos impactam os processos. Isso permitiu a Alexander e sua equipe tomar decisões embasadas em dados.

“Antes, mantínhamos altos estoques para garantir o nível de serviço. Agora, a política da empresa é buscar a maior rotatividade possível, considerando o nível de serviço”, afirma Hezinger.

A empresa criou um catálogo de requisitos e uma matriz de avaliação para selecionar o novo software. “A interface moderna, flexível e intuitiva baseada em navegador do Slim4 nos convenceu rapidamente”, diz Alexander. “Cada usuário pode personalizar sua interface em minutos, sem conhecimento técnico. Além disso, conseguimos acessar de qualquer dispositivo.”

Implementação rápida

“A KAISER + KRAFT já havia nos informado, desde o início, que o Slim4 deveria estar em operação em 1º de julho de 2020, em três armazéns existentes e um novo na República Tcheca”, explica Constantin Klingel, Gerente de Vendas da Slimstock.

Apesar da pandemia, o projeto foi realizado 100% remotamente com um cronograma rigoroso. A Slimstock apoiou a empresa com um plano detalhado e envolvimento direto na gestão do projeto, que foi dividido em cinco fases com dois consultores dedicados.

“O suporte da Slimstock foi essencial. Eles nos ajudaram a estruturar processos internos e respeitar os prazos. Mesmo quando atrasamos uma entrega, recuperamos em outras fases e entregamos o projeto no prazo.”

A KAISER + KRAFT forneceu a interface com o ERP e garantiu que os dados mestres estivessem prontos. As reuniões ocorreram regularmente via Microsoft Teams, sem grandes dificuldades.

“Sempre tive confiança na equipe da Slimstock. Eles resolvem os problemas rapidamente — às vezes no mesmo dia,” afirma Alexander.

Chega de “apagar incêndio”

Embora o foco inicial fosse na gestão de transferências, hoje a equipe valoriza diversas funcionalidades do Slim4, como a tela “ToDo”, que mostra tudo que precisa ser pedido no dia. Isso ajudou a reduzir drasticamente rupturas.

“No Slim4 você tem opções incríveis de visualização e consegue extrair todos os dados que precisa ou até criar regras personalizadas. O valor nos relatórios vai além da gestão de estoque,” reforça Alexander.

Controle com análise ABC

A ferramenta de análise ABC do Slim4 ajuda Alexander a priorizar produtos com maior variabilidade na demanda. A análise pode ser por grupo de produto, artigo ou armazém, e combinada com níveis de serviço para automatizar a distribuição do estoque.

“É muito útil ver como os estoques de segurança mudam conforme ajustamos o nível de serviço. O Slim4 mostra isso com gráficos bem intuitivos.”

A matriz ABC / XYZ também ajuda a distinguir o que deve ou não ser estocado, sugerindo, por exemplo, itens sob demanda ou de terceiros, com base em critérios logísticos como dimensões, peso e tempo de aquisição.

Simulações facilitam decisões

A funcionalidade de simulação do Slim4 permite analisar rapidamente o impacto de variáveis, o que foi crucial durante a pandemia. Com ela, a empresa avaliou atrasos de entrega, falta de matéria-prima e aumentos de preços com precisão.

“Conseguimos ver o impacto de um atraso de 12 para 20 semanas na entrega e agir preventivamente, inclusive no aspecto financeiro.”

Desde o início, a empresa usava as ferramentas padrão do Slim4. Mas com o tempo, novos módulos foram adicionados, permitindo decisões mais estratégicas sobre sortimento e cálculo de EOQ diretamente na plataforma.

Alta eficiência

No início, três usuários cuidavam de 10 mil itens. Em nove meses, o número de itens aumentou 60% — mas ainda com apenas três usuários.

“Esse controle eficiente só é possível com o Slim4. Os colegas gostam de usar a ferramenta e veem o valor no dia a dia,” afirma Hezinger. Por isso, envolveu a equipe desde o início e todos contribuem com ideias nas reuniões semanais.

Diante da experiência positiva, o Slim4 está sendo implementado nas empresas-irmãs e em todas as unidades da KAISER + KRAFT. Já são 6 armazéns usando a ferramenta, e a próxima etapa será o uso na unidade fabril da empresa, para calcular precisamente quando os insumos devem estar disponíveis para garantir a entrega ao cliente final.

Após nove meses, Alexander conclui:
“Agora planejamos com base em dados reais. A gestão de estoque não é mais feita com planilhas Excel.”

Hoje ele dedica 2 a 3 horas semanais para ajustar relatórios e apoiar novos colegas na Europa a se familiarizar com o Slim4. Ele valoriza o fato da Slimstock ter presença internacional e estar nos mesmos países onde a KAISER + KRAFT atua.