Mediq apotheken bieden betere zorg door centrale voorraadplanning

Mediq, leverancier van medische hulpmiddelen zorgoplossingen, heeft voor de aansturing van zijn activiteiten in veertien landen een uniform proces voor Sales & Operations Planning (S&OP) geïmplementeerd. “De positieve resultaten beginnen nu zichtbaar te worden. De rapportages en KPI’s uit Slim4, dat op alle vestigingen van Mediq wordt gebruikt, waren een perfecte katalysator voor het nieuwe planningsproces”, vertelt Group Manager Suppy Chain René Vollebregt.

“Het aantal slow mover is afgenomen en de service levels stijgen”

René Vollebregt, Group Manager Supply Chain bij Mediq

Slim4 de perfecte basis voor S&OP-proces Mediq

Door autonome groei en acquisities is Mediq inmiddels actief in veertien landen. Het bedrijf levert zowel aan zorginstellingen (b2b) als rechtstreeks aan patiënten (b2c). Ieder land heeft zijn eigen warehouse(s), inkooporganisatie en IT-infrastructuur. Om maximaal synergievoordeel te halen en de supply chain-prestatie te verbeteren, is twee jaar geleden onder leiding van René Vollebregt een integratieproces in gang gezet. “Het doel is om tot uniforme supply chainprocessen te komen. Als onderdeel hiervan zijn we het Sales & Operations Planning-project gestart. We willen meer grip krijgen op werkkapitaal door de voorraadkosten te verlagen en daarnaast de servicegraad te verhogen.”

Drie soorten meetings

Het S&OP-proces bij Mediq bestaat uit drie soorten meetings. In de portfoliomeetings worden wijzigingen in het assortiment doorgesproken. In de demand/supply-meetings staan de verkoopprognoses centraal. Zijn er nieuwe ontwikkelingen in de markt, zitten er grote tenders aan te komen? In de S&OP-managementmeetings worden de andere twee meetings geëvalueerd, de resultaten besproken en beslissingen over integrale demand- en voorraad-issues genomen.

Naast bovenstaande drie meetings vindt er maandelijks op groepsniveau een overleg met de lokale S&OP-leads plaats. Vollebregt: “Hierin kijken we hoe het loopt en hoe we de lokale meetings zo effectief mogelijk kunnen maken. S&OP is een proces van de lange adem maar we zien nu dat het begint te werken, ook qua resultaten. Het aantal slow movers neemt gestaag af en we zien de service levels stijgen.”

Slim4 de bleek perfecte basis

Een cruciaal onderdeel van S&OP zijn cijfers en rapportages over verkoopprognoses en voorraadstanden. “We werken op alle landenvestigingen met Slim4 dus dit was de perfecte basis. Een belangrijke kpi die we uit Slim4 halen is bijvoorbeeld de forecastbetrouwbaarheid. We hebben een pilot gedaan waarin verkoopmanagers hier in hun bonusstructuur op worden afgerekend. Een andere kpi is de stock health waarmee we per land kunnen vergelijken hoe de voorraad is opgebouwd en hoe zich dat ontwikkelt.”

Straks ook financiële planning

Het uiteindelijke doel is om ook de financiële planning te integreren in het S&OP-proces. De budgettering (in euro’s) en de demand planning (in stuks) zijn nu nog niet aan elkaar gekoppeld, maar dat moet wel gaan gebeuren. “Je moet vanuit de budgettering direct de vertaalslag naar artikel- en klantgroepen kunnen maken. Stel dat we tien procent omzetgroei voor komend jaar budgetteren. Dat is prima, maar laten we dan ook gelijk top down inzichtelijk maken waar die groei vandaan moet komen. Als we hierin slagen, maken we de stap van S&OP naar Integrated Business Planning. Dat is onze stip aan de horizon.”