Wat is het voorraadniveau en wat is de beste formule om een optimaal voorraadniveau te bereiken?

Bedrijven staan bij het beheer van hun voorraad voor verschillende uitdagingen, maar er is één universele behoefte die ze allemaal delen: het voortdurende streven naar een optimaal voorraadniveau. In de volgende regels gaan we dieper in op dit essentiële concept in voorraadbeheer, analyseren we in detail hoe een optimaal voorraadniveau kan worden bereikt en gehandhaafd, bekijken we hoe dit wordt berekend en bekijken we praktische voorbeelden, waarbij we zowel de gemeenschappelijke aspecten als de bijzonderheden van deze sectoren onderzoeken.

Eerst is het belangrijk om enkele fundamentele begrippen te definiëren, zoals voorraadniveau en voorraadoptimalisatie. Inzicht in deze termen vormt de basis voor het onderzoeken hoe het ideale voorraadniveau kan worden gehandhaafd.

Wat zijn voorraadniveaus?

Het voorraadniveau verwijst naar de hoeveelheid voorraad die een bedrijf op een bepaald moment heeft. Het is een cruciale maatstaf voor bedrijven om bij te houden, omdat het hen helpt te voldoen aan de vraag van klanten zonder overvoorraden aan te houden.

Wat is een optimale voorraad?

De optimale voorraad in een magazijn verwijst naar het voorraadniveau dat als ideaal wordt beschouwd om efficiënt aan de productvraag te voldoen en de kosten voor opslag en voorraadbeheer tot een minimum te beperken. Dit voorraadniveau wordt bepaald door verschillende factoren tegen elkaar af te wegen, waaronder de verwachte productvraag, de levertijden van leveranciers, de opslagkosten, de bestelkosten en de noodzaak om voorraadtekorten te voorkomen. Het doel van een optimale voorraad is ervoor te zorgen dat een bedrijf voldoende producten in zijn magazijn heeft om aan de vraag van klanten te voldoen zonder onnodige kosten te maken in verband met overtollige voorraad. Het handhaven van een optimale voorraad helpt de operationele efficiëntie te maximaliseren en zorgt ervoor dat producten beschikbaar zijn wanneer klanten ze nodig hebben, waardoor de klanttevredenheid en winstgevendheid worden verbeterd.

Wat is het verband tussen een optimale voorraad en voorraadoptimalisatie?

Optimale voorraad en voorraadoptimalisatie zijn nauw met elkaar verbonden, aangezien beide concepten erop gericht zijn ervoor te zorgen dat een bedrijf de juiste hoeveelheid producten in zijn magazijn heeft om efficiënt en winstgevend aan de vraag te kunnen voldoen. Voorraadoptimalisatie is een proces dat tot doel heeft een maximale beschikbaarheid van onze voorraad te bereiken met een minimale investering in voorraad. Met andere woorden, het gaat erom dat we precies de juiste voorraad hebben om te allen tijde het gewenste serviceniveau te kunnen bieden voor al onze referenties. Hier volgt een uitleg over hoe ze met elkaar verband houden:

Gemeenschappelijk doel

Zowel optimale voorraad als voorraadoptimalisatie hebben als hoofddoel de totale voorraadkosten te minimaliseren en tegelijkertijd ervoor te zorgen dat producten beschikbaar zijn wanneer klanten ze nodig hebben. Voorraadoptimalisatie streeft naar het vinden van de juiste balans tussen investeringen in voorraad en klanttevredenheid, en optimale voorraad maakt deel uit van dat proces.

Voorraadniveaus bepalen

Voorraadoptimalisatie houdt in dat voor elk product het optimale voorraadniveau wordt bepaald op basis van factoren zoals historische vraag, doorlooptijden, opslagkosten en bestelkosten. Dit optimale voorraadniveau staat bekend als de “optimale voorraad”. Voorraadoptimalisatie is dus het proces waarbij de optimale voorraad wordt berekend en nagestreefd.

Voortdurende monitoring en aanpassing

Zowel de optimale voorraad als voorraadoptimalisatie vereisen voortdurende monitoring en aanpassingen waar nodig. De vraag en andere factoren kunnen in de loop van de tijd veranderen, dus het is belangrijk om het voorraadniveau aan te passen om het in lijn te houden met de doelstellingen van voorraadoptimalisatie.

Verbeterde efficiëntie

Voorraadoptimalisatie, waaronder het bepalen en handhaven van optimale voorraadniveaus, heeft tot doel de operationele efficiëntie van een bedrijf te verbeteren. Dit houdt in dat onnodige opslagkosten worden verminderd, bestelkosten worden geminimaliseerd en voorraadtekorten of -overschotten worden voorkomen.

Klanttevredenheid

Door ervoor te zorgen dat producten beschikbaar zijn wanneer klanten ze nodig hebben, dragen zowel optimale voorraadniveaus als voorraadoptimalisatie bij aan een verbeterde klanttevredenheid. Klanten zijn meer tevreden wanneer ze de gewenste producten tijdig kunnen verkrijgen, zonder vertragingen of voorraadtekorten.

Wie moet zijn voorraad optimaliseren?

Elk bedrijf dat werkt met voorraadreferenties en onafhankelijke vraag, d.w.z. dat niet weet welke referentie of hoeveelheid op een bepaald moment zal worden aangevraagd, moet zijn voorraad optimaliseren. Anders leidt een suboptimale voorraad tot ernstige operationele en financiële problemen. Tekorten leiden tot omzetverlies en zelfs tot het verlies van klanten, terwijl voorraad ons kapitaal vastzet. Bovendien leidt overtollige voorraad tot veroudering, wat de winstgevendheid van het bedrijf ondermijnt. Als we de huidige economische situatie aan deze factoren toevoegen, wordt optimalisatie meer dan belangrijk, het wordt essentieel.

Bedrijven beheren hun voorraden echter meestal op basis van de vraagprognoses die worden gegenereerd door hun ERP-systemen en/of hun verkoopteams. Helaas beschikt deze werkwijze niet over de juiste prognose- en veiligheidsvoorraadberekeningsmodellen waarmee ze het gedrag van elk van hun referenties kunnen beheren. Het resultaat: talloze uren werk die uiteindelijk slechte resultaten opleveren.

Hoe bereken je de optimale voorraad?

Bij het berekenen van de optimale voorraad, ook wel het herbestelpunt genoemd, moet rekening worden gehouden met verschillende belangrijke factoren om te bepalen hoeveel voorraad er in het magazijn moet worden aangehouden.

Hier is een basisformule voor het berekenen van de optimale voorraad:

Laten we eens kijken wat elk van deze componenten betekent:

Gemiddelde dagelijkse vraag
block
Deze waarde vertegenwoordigt het gemiddelde aantal verkochte of gebruikte eenheden per dag. Om dit te berekenen, kun je de totale vraag over een bepaalde periode (bijvoorbeeld een maand) nemen en deze delen door het aantal dagen in die periode. Dit geeft je een schatting van hoeveel er op een normale dag nodig is.

Doorlooptijd in dagen

Dit is de tijd die verstrijkt vanaf het moment dat een bestelling wordt geplaatst totdat de goederen in het magazijn worden ontvangen. Deze kan variëren afhankelijk van de leverancier en de logistiek. Je moet rekening houden met de tijd die nodig is om nieuwe producten te verkrijgen nadat een bestelling is geplaatst.

Veiligheidsvoorraad

Veiligheidsvoorraad is een extra hoeveelheid voorraad die wordt aangehouden om variaties in de vraag en levertijden op te vangen. Het is een voorzorgsmaatregel om voorraadtekorten te voorkomen. Het niveau van de veiligheidsvoorraad kan worden bepaald op basis van historische variaties in de vraag en variaties in levertijden. Hoe groter de onzekerheid, hoe groter de veiligheidsvoorraad moet zijn.

Nadat je deze drie componenten hebt berekend, tel je gewoon de gemiddelde dagelijkse vraag vermenigvuldigd met de doorlooptijd in dagen en de veiligheidsvoorraad bij elkaar op. Het resultaat geeft jou de hoeveelheid voorraad die jij op voorraad moet hebben om ervoor te zorgen dat je niet zonder producten komt te zitten voordat een nieuwe bestelling arriveert en om mogelijke schommelingen in de vraag of levertijden op te vangen.

Het is belangrijk om te onthouden dat deze berekening een vereenvoudiging is en dat voorraadbeheer in de praktijk complexer kan zijn vanwege andere factoren, zoals kosten voor opslag, aanvulstrategieën en seizoensgebonden vraag. Bovendien is het essentieel om de optimale voorraadberekening regelmatig te herzien en aan te passen aan veranderende bedrijfsomstandigheden en vraagtrends.

Optimale voorraad per sector: detailhandel, farmacie en automobielindustrie

Wat hebben een winkelketen, een farmaceutische distributeur en een groothandel in auto-onderdelen met elkaar gemeen? Op het eerste gezicht niet veel, maar het is duidelijk dat ze allemaal één behoefte delen: werken met een optimale voorraad.

Voor hen alle is een tekort een tekort, een overtollige voorraad een overtollige voorraad en een verouderde voorraad een verouderde voorraad. Elk van hen heeft echter bijzonderheden waarmee rekening moet worden gehouden om een voorraadoptimalisatie te bereiken die aansluit bij hun bedrijf.

Zowel het aantal referenties dat we beheren als het aantal voorraadpunten waarmee we werken, maken het moeilijk om de voorraad correct te beheren naarmate deze toeneemt. Elke referentie heeft een specifiek gedrag op elke locatie en daarom moeten de prognose en de optimale voorraad worden berekend op basis van de branche.

De bedrijven die de meeste moeilijkheden ondervinden, zijn die welke duizenden en zelfs miljoenen SKU’s (combinaties van locatie en artikel) beheren. In dit geval beheren zowel detailhandelaren als distributeurs van farmaceutische producten en auto-onderdelen een groot aantal SKU’s en meerdere verkooppunten, wat in sommige gevallen miljoenen SKU’s kan betekenen.

Hoe meer SKU’s, hoe groter de complexiteit; hoe groter de complexiteit, hoe groter de behoefte aan informatie; en hoe groter de behoefte aan informatie, hoe meer tijd we moeten investeren in het beheer van SKU’s.

Voorbeelden van optimale voorraad

De berekening van de optimale voorraad kan variëren afhankelijk van de branche, het type product en de specifieke omstandigheden van elk bedrijf. Hier volgen enkele voorbeelden van hoe het concept van optimale voorraad in verschillende contexten kan worden toegepast:

Optimale voorraadberekening detailhandel

Stel dat een winkel elektronische producten verkoopt, zoals mobiele telefoons. De gemiddelde dagelijkse vraag naar een bepaald telefoonmodel is 20 stuks. De levertijd van de leverancier is 5 werkdagen. Op basis van historische verkoopanalyses en schommelingen in de vraag heeft het bedrijf bepaald dat het een veiligheidsvoorraad van 10 stuks moet aanhouden.

De optimale voorraadberekening zou zijn:

Het bedrijf moet dus altijd minimaal 110 stuks van dat telefoonmodel op voorraad hebben om aan de vraag te kunnen voldoen en onzekerheid te beperken.

Optimale voorraadberekening farmaceutische distributie

Een farmaceutisch distributiebedrijf levert geneesmiddelen aan verschillende apotheken. De gemiddelde dagelijkse vraag naar een geneesmiddel is 30 eenheden. De levertijd van de fabrikant is 2 dagen. Vanwege het cruciale belang van sommige geneesmiddelen houdt het bedrijf een hoge veiligheidsvoorraad van 50 eenheden aan.

De optimale voorraadberekening zou zijn:

Het bedrijf moet te allen tijde ten minste 110 eenheden van dat geneesmiddel op voorraad hebben.

Optimale voorraadberekening groothandel in auto-onderdelen

Een groothandel in auto-onderdelen verkoopt reserveonderdelen aan autoreparatiewerkplaatsen. De gemiddelde dagelijkse vraag naar een oliefilter is 15 eenheden. De levertijd van de leverancier is 3 dagen. Het bedrijf heeft berekend dat het een veiligheidsvoorraad van 20 eenheden nodig heeft vanwege seizoensgebonden schommelingen in de vraag.

De optimale voorraadberekening zou zijn:

Daarom moet de groothandel te allen tijde minimaal 65 stuks oliefilters op voorraad hebben.

Dit zijn slechts vereenvoudigde voorbeelden. In de praktijk komen bij voorraadbeheer nog andere factoren kijken, zoals voorraadomzet, opslagkosten en bestelkosten. Bovendien kunnen de optimale voorraadniveaus variëren voor verschillende producten en situaties binnen hetzelfde bedrijf. Het is van cruciaal belang om de berekening van de optimale voorraad af te stemmen op de specifieke behoeften en omstandigheden van elk bedrijf.

Hoe beïnvloeden de vraag en de levenscyclus van een product de optimale voorraad?

Iedereen wil alleen werken met artikelen met een hoge omloopsnelheid en hoge marge, maar de aard van het bedrijf en de levenscyclus van de producten dwingen bedrijven om verschillende samenstellingen van artikelen met een hoge, gemiddelde en lage omloopsnelheid aan te houden.

In het geval van detailhandelaren betekent de dynamiek van hun bedrijf dat ze de neiging hebben om artikelen met een hoge omloopsnelheid aan te houden, wat ze normaal gesproken bereiken in hun distributiecentra, hoewel we op hun verkooppunten opnieuw grillig en onregelmatig gedrag zien. Om nog maar te zwijgen van displayartikelen zoals brillen, parfums, enz.

In de farmaceutische distributie vinden we een combinatie van artikelen met een hoge, gemiddelde en lage omloopsnelheid. Hoewel er in theorie duidelijk potentieel is om de samenstelling van het assortiment te verbeteren, zijn marktbeperkingen meestal doorslaggevend.

Het meest gecompliceerde scenario is dat van groothandels in reserveonderdelen. De aard van reserveonderdelen betekent dat distributeurs in deze sector werken met veel traaglopende of onregelmatige artikelen, met als bijkomende complicatie zeer lange productlevenscycli, wat het bekende Long Tail-effect in de hand werkt. In dit geval is het belangrijk om de (negatieve) trend van deze artikelen nauwlettend in de gaten te houden en ze tijdig uit het assortiment te halen om te voorkomen dat ze verouderd raken.

Hoe zit het met de introductie van nieuwe producten en promoties?

De introductie van producten en promoties is een indicator voor optimale voorraadniveaus. Als we de drie sectoren vergelijken, zien we dat een detailhandelaar meerdere catalogi per jaar lanceert en talrijke promoties aanbiedt, terwijl een distributeur van reserveonderdelen, althans vanuit zakelijk oogpunt, verplicht is om een referentie vele jaren op voorraad te houden, terwijl de distributie van farmaceutische producten ergens in het midden van dit spectrum zou vallen.

Dit betekent dat voor een detailhandelaar de introductie van nieuwe producten en het beheer van promoties aspecten van het grootste belang zijn, indicatoren voor optimale voorraadniveaus. Door de vernieuwing van een groot deel van hun assortiment om de paar maanden en de voortdurende lancering van promoties is het noodzakelijk dat het voorraadoptimalisatiesysteem het mogelijk maakt om nieuwe artikelen en promoties gemakkelijk te introduceren, rekening houdend met eerdere promoties en vervangende of aanverwante producten. Bij farmaceutische distributie en groothandels in reserveonderdelen is de introductie van nieuwe artikelen en promoties minder hectisch, maar nog steeds erg belangrijk.

Op basis van dit alles moeten we nagaan of we een manier hebben om de introductie van nieuwe producten te beheren. Een goede manier om dit te doen is door onszelf de volgende vragen te stellen:

• Kunnen we de historische vraag naar vervangende of voorgaande artikelen kopiëren?
• Kunnen we de historische vraag naar vervangende of voorgaande artikelen kopiëren?
• Hoe zit het met het beheer van promoties en andere commerciële acties?
• Hoe kunnen we de extra vraag van een toekomstige promotie toevoegen aan de bestaande prognose?
• Houden we rekening met het kannibaliseringseffect dat het promotieartikel kan hebben op andere artikelen?
• Houden we rekening met het gedrag na de promotie?

Kunnen we de promotionele vraag scheiden van de normale historische vraag, zodat promoties geen invloed hebben op de berekening van de vraagprognoses voor toekomstige cycli?

Hoge beschikbaarheid garanderen als indicator voor een optimale voorraad

Hoewel het waarborgen van een hoge beschikbaarheid deel uitmaakt van de indicatoren voor een optimale voorraad voor elke sector, is het voor een detailhandelaar essentieel, omdat een tekort een gemiste verkoop betekent. Dit is de afgelopen jaren nog verergerd door de opkomst van online winkelen. Detailhandelaren die niet online verkopen, concurreren met websites die een breed assortiment aan producten aanbieden die direct beschikbaar zijn. En als ze wel een online winkel hebben, moeten ze precies dat bereiken: een breed assortiment aan producten kunnen aanbieden die direct beschikbaar zijn. In het geval van farmaceutische distributeurs en groothandels in reserveonderdelen leiden tekorten ook vaak tot omzetverlies.

Hoe kan ik voorraadtekorten voorkomen? Weten we wanneer een artikel bijna uitverkocht is? Op het moment van het voorraadtekort of eerder, zodat we preventief kunnen reageren om het voorraadtekort te voorkomen? Kunnen we artikelen met overtollige voorraad opsporen? Of artikelen die het risico lopen verouderd te raken? Wat is het verband tussen de beschikbaarheid van een artikel en de voorraad die nodig is om deze beschikbaarheid te garanderen? Bestaat er zoiets als een optimale voorraad?