De verborgen kosten van stockouts: waarom detailhandelaars zich geen lege schappen kunnen veroorloven

In supply chain management worden stockouts vaak gezien als een onvermijdelijke realiteit, een natuurlijk bijproduct van een volatiele vraag en verstoringen in de supply chain. Veel professionals in de sector accepteren ze als onderdeel van het zakendoen. Maar begrijpen we echt de volledige impact die ze hebben?

Grote retailers zoals Walmart zijn ook bekend met stockouts en merken de opmerkelijke impact die deze stockouts hebben. In 2014 verloor het bedrijf bijna 3 miljard dollar aan potentiële omzet door uitverkochte voorraden. In plaats van dit verlies gewoon te accepteren, ondernam Walmart actie. Door zijn planningsprocessen te verbeteren, slaagde het bedrijf erin om het aantal stockouts met 16% te verminderen. Dat betekende dat er het volgende jaar minder omzet verloren ging.

Maar hoeveel planners nemen een stap terug om de kosten van stockouts en de factoren die ze veroorzaken echt te evalueren? Door stockouts niet als onvermijdelijke bedrijfskosten, maar als een oplosbare uitdaging te zien, kan de manier waarop retailers voorraadbeheer benaderen veranderen.

Verschillende klantreacties op stockouts

Een studie van Corsten en Gruen (Corsten, D., & Gruen, T. W. (2004). Stockouts veroorzaken walkouts. Harvard Business Review, 82(5), 26-27) toont aan dat klanten op vier verschillende manieren reageren wanneer ze geconfronteerd worden met een magazijnuitval. Sommigen kunnen het artikel vervangen door een soortgelijk product of wachten tot het weer op voorraad is, reacties die een beperkte impact op het bedrijf kunnen hebben. De andere twee reacties kunnen echter ernstige gevolgen hebben: een deel van jouw potentiële klanten zal helemaal afzien van hun aankoop. En een aanzienlijk deel zal direct naar een concurrent gaan om het product in hun winkel te kopen.

Deze resultaten laten zien dat een klant veel minder loyaal kan zijn dan een winkelier denkt. Deze reactie resulteert in 100% margeverlies op deze potentiële aankopen en schaadt het vertrouwen van de klant aanzienlijk.

De eerste en duidelijkste kosten van een stockout zijn de gemiste omzetkansen. Onderzoek toont aan dat stockouts leiden tot gemiddeld 4% omzetverlies (Corsten & Gruen, 2004). In 2021 verloren CPG (Customer Packaged Goods) retailers zelfs 7,4% van hun omzet door stockouts ( NielsenIQ. 2022, 9 februari. Detailhandelaren in CGP hebben in 2021 7,4% van hun omzet verloren door stockouts. Levensmiddelenindustrie ).

Naast de impact op de omzet, brengen stockouts ook operationele kosten met zich mee. Versnelde verzending, last-minute bestellingen en het gedrang om de beschikbaarheid te herstellen kunnen snel oplopen en de marges aantasten. Hoewel deze kosten meetbaar zijn, kan de immateriële schade aan jouw merk en het vertrouwen van jouw klanten nog groter zijn.

Gezien deze risico’s zijn de kosten van het voorkomen van stockouts, door betere voorraadpraktijken en proactieve investeringen, misschien wel veel meer waard dan veel retailers denken.

Valkuilen in voorraadplanning en hoe deze te omzeilen

Stockouts lijken vaak veroorzaakt te worden door externe elementen zoals pieken in de vraag, verstoringen in de supply chain of wereldwijde gebeurtenissen. Bij nadere beschouwing blijkt echter dat 72% van de stockouts zijn oorsprong vindt in beheersbare planningsproblemen (Corsten & Gruen, 2004).

Bij het bekijken van de hoofdoorzaken van de planningsproblemen waarmee bedrijven te maken hebben, zijn de volgende zaken vaak de onderliggende redenen voor stockouts:

• Verouderde systemen: Veel bedrijven vertrouwen nog steeds op verouderde legacysystemen die ontworpen zijn voor statische planningsprocessen. Deze systemen hebben moeite om zich aan te passen aan de moderne voorraaduitdagingen, waardoor het moeilijk is om de voorraadniveaus effectief te optimaliseren.
• Menselijke vooringenomenheid bij het bestellen: Wanneer bestelbeslissingen worden beïnvloed door persoonlijk oordeel in plaats van door gegevens, leidt dit vaak tot onevenwichtigheden, ofwel te grote voorraden, waardoor kapitaal vast komt te liggen, of voorraadtekorten, die resulteren in omzetverlies en ontevreden klanten.
• Gedecentraliseerd bestelproces: Als winkelmanagers bestellingen zelfstandig afhandelen, gaat er kostbare tijd verloren die besteed zou kunnen worden aan het helpen van klanten. Bovendien krijgen bedrijven zonder gestandaardiseerde processen en gecentraliseerd gegevensbeheer te maken met inconsistenties in de voorraadadministratie, wat leidt tot inefficiëntie in het hele bedrijf.

Zelfs in gecentraliseerde systemen kunnen tekortkomingen in de inkooporderplanning, zoals een statisch orderbeleid of een slechte gegevenskwaliteit, ervoor zorgen dat retailers niet effectief kunnen reageren op verschuivingen in de vraag.

Ondertussen is de resterende 28% van de voorraaduitval te wijten aan problemen met de planning van de supply chain. Hierbij kan het gaan om verkeerd beheerde schapruimte, slecht op elkaar afgestemde productintroducties of externe verstoringen, factoren die kunnen worden beperkt met proactieve en gegevensgestuurde planning.

Een nieuwe benadering voor moderne planning

Om voorraden tot een minimum te beperken, kunnen bedrijven zich richten op een aantal belangrijke gebieden die een onmiddellijke impact hebben:

• Vraagplanning verfijnen: Verwijder uitschieters uit de vraaggeschiedenis, classificeer items om de juiste prognosemethoden toe te passen en verrijk prognoses waar nodig met externe input.
• Verbeter forecasting met AI: Moderne AI-algoritmen kunnen de nauwkeurigheid verbeteren en conventionele prognosetechnieken overtreffen.
• Ga bij het bestellen uit van gegevens: Het beperken van menselijke vooringenomenheid zorgt voor evenwichtigere voorraadniveaus en vermindert zowel overbevoorrading als stockouts.
• Focus op voorraadbeheer op basis van serviceniveaus: In plaats van te vertrouwen op vaste dekkingsdagen, helpen dynamische veiligheidsvoorraden om het juiste evenwicht te bewaren tussen beschikbaarheid en efficiëntie.
• Centraliseer bevoorrading: Gestandaardiseerde processen verbeteren de efficiëntie, verminderen fouten en maken winkelmanagers vrij om zich op klanten te concentreren.

Voorraden zijn misschien een bekende uitdaging voor retailers, maar ze zijn verre van een onvermijdelijke realiteit. Door de werkelijke kosten van stockouts te begrijpen, niet alleen in termen van omzetverlies maar ook in termen van langetermijnschade aan het vertrouwen van de klant en de concurrentiepositie, kunnen retailers ze gaan zien als een oplosbaar probleem in plaats van een onvermijdelijk gevolg van zakendoen.

Door een gesegmenteerde, gegevensgestuurde aanpak te omarmen, kunnen retailers het delicate evenwicht bereiken tussen het minimaliseren van stockouts en het vermijden van te grote voorraden. Het resultaat? Sterkere klantrelaties, betere financiële prestaties en een concurrentievoordeel op de markt.

Lege schappen hoeven niet de norm te zijn. Met de juiste strategie kunnen ze tot het verleden behoren.