Wat is operationele efficiëntie?

Operationele efficiëntie is het vermogen van een bedrijf om meer te doen met minder: het optimaliseren van middelen, processen en tijd om de productiviteit te maximaliseren en kosten te verlagen, zonder concessies te doen aan de kwaliteit van producten of diensten. Dit houdt in dat alles wat geen waarde toevoegt, wordt geëlimineerd, verspilling wordt verminderd en technologie wordt ingezet om alles flexibeler en effectiever te maken.

Dit concept kan variëren, afhankelijk van het gebied binnen het bedrijf. In de detailhandel ligt de focus bijvoorbeeld op dynamisch voorraadbeheer en het bieden van een betere klantervaring. In distributie gaat het om logistieke nauwkeurigheid en route-optimalisatie. In de productie ligt de prioriteit bij het verhogen van de productiviteit, terwijl er strikte kwaliteitscontrole wordt gehandhaafd.

Het bereiken van grotere operationele efficiëntie verbetert niet alleen de financiële resultaten, maar stelt bedrijven ook in staat zich aan te passen aan veranderende klantbehoeften en zichzelf te positioneren als leiders in hun branche.

In dit artikel verkennen we de uitdagingen waarmee bedrijven te maken krijgen en belichten we belangrijke strategieën om operationele efficiëntie door de gehele supply chain te realiseren.

De evolutie van de supply chain en toenemende complexiteit

Allereerst is het belangrijk te erkennen dat het behalen van operationele efficiëntie steeds uitdagender wordt naarmate een bedrijf groeit en zich ontwikkelt. In de vroege stadia werkt het merendeel van de bedrijven met een eenvoudig, lineair model, waarbij vaak voorraad vanuit één centraal magazijn wordt beheerd. Na verloop van tijd, wanneer het bedrijf uitbreidt, wordt de supply chain complexer, met meerdere opslagpunten, distributiecentra en regionale kantoren. Het behalen van operationele efficiëntie in deze omgeving vereist zorgvuldige planning en nauwkeurig beheer van voorraadstromen en logistieke netwerken.

Om aan de vraag binnen een complexe supply chain te voldoen, moeten bedrijven goed gedefinieerde voorraadbeheersingsstrategieën implementeren die zijn afgestemd op elk niveau. Operationele uitmuntendheid in deze context betekent het behouden van een uitgebreid overzicht van de voorraad en logistiek, waarbij wordt gezorgd dat elk onderdeel van het netwerk in lijn is met de klantbehoeften en de commerciële doelen van het bedrijf.

KPI’s voor het meten van operationele efficiëntie

Kritieke prestatie-indicatoren (KPI’s) zijn essentieel voor het meten van de prestaties van de supply chain en voorraadbeheer. Het behalen van operationele efficiëntie vereist het definiëren en continu monitoren van deze indicatoren om processen te evalueren en weloverwogen beslissingen te nemen voor voortdurende verbetering. Hieronder staan enkele van de meest relevante KPI’s in deze context:

1. Beschikbaarheid van voorraad

Deze KPI meet hoe effectief een bedrijf voldoet aan de vraag van de klant – in wezen het percentage van de keren dat een product beschikbaar is wanneer het nodig is. Een hoge beschikbaarheid weerspiegelt een goede planning en voorraadbeheer, wat het vertrouwen van de klant vergroot en de winkelervaring verbetert.

2. Omloopsnelheid van voorraad

De omloopsnelheid van voorraad geeft aan hoe snel producten worden verkocht en weer aangevuld. Een hoge omloopsnelheid duidt op sterke vraag en efficiënt beheer, terwijl het tegelijkertijd het risico van veroudering vermindert. Balans is echter belangrijk: een te hoge omloopsnelheid kan wijzen op onvoldoende voorraad, terwijl een lage omloopsnelheid kan betekenen dat er te veel voorraad is en er onnodige kosten ontstaan.

3. Voorraadkosten

Deze KPI omvat alle kosten die gepaard gaan met het aanhouden en beheren van voorraad, zoals opslag, verzekering en afschrijving. Het efficiënt beheren van deze kosten helpt het bedrijf winstgevender en meer resource-efficiënt te worden.

4. OTIF (On Time In Full)

Deze KPI beoordeelt of klantbestellingen op tijd en zonder fouten worden geleverd. Het op tijd leveren zoals beloofd, bouwt vertrouwen op en versterkt de kwaliteitsperceptie. Fouten op dit gebied wijzen op procesgebreken die aangepakt moeten worden om obstakels te verwijderen en de algehele efficiëntie te verbeteren.

Bekijk het volledige artikel over On Time in Full (OTIF) om dieper op deze KPI in te gaan.

Samenvattend, de sleutel tot efficiënte operaties ligt in het meten, begrijpen en handelen op basis van deze KPI’s. Het draait om het benutten van informatie om slimme beslissingen te nemen, continue verbetering te stimuleren en klanten tevreden te houden.

Het model voor operationele uitmuntendheid in voorraadbeheer

Het kiezen tussen een “push” of “pull” voorraadbeheermodel is cruciaal voor het succes van de supply chain en operationele efficiëntie.

  • In een push-model wordt voorraad proactief verdeeld naar vestigingen in afwachting van de vraag.
  • In een pull-model wordt de voorraadbeweging geactiveerd door daadwerkelijke bestellingen of echte vraagindicatoren, waardoor de behoefte aan overmatige voorraad vermindert.

Een model voor operationele uitmuntendheid in voorraadbeheer is vaak een op maat gemaakte combinatie van beide benaderingen, waarbij de voorraad dynamisch wordt aangepast aan de specifieke behoeften van elk punt in de supply chain. Door deze combinatie af te stemmen op de werkelijke vereisten van elke locatie, kunnen bedrijven superieure efficiëntie bereiken en hun middelen optimaliseren.

Vier stappen naar operationele efficiëntie

Om de supply chain te optimaliseren en voorraad effectief te beheren, is het essentieel om een gestructureerd proces te volgen dat voortdurende verbetering mogelijk maakt. Hier is hoe je kunt beginnen:

1. Assortimentbeheer

Identificeer de meest waardevolle producten en richt de inspanningen op deze sleutelitems, waardoor complexiteit en onderhoudskosten worden verminderd.

2. Efficiënte voorraadbeheersregels implementeren

Voorraadbeheersregels op basis van vraag, winstgevendheid en verkoopfrequentie zorgen ervoor dat alleen de belangrijkste producten in de voorraad blijven. Deze aanpak voorkomt onnodige opslagproblemen en maakt een meer wendbare reactie op de marktvraag mogelijk.

In dit kader moeten bedrijven vermijden om één uniforme aanpak toe te passen op alle producten in voorraad. Het differentiëren van serviceniveaus maakt het mogelijk om elk product te beheren op basis van strategisch belang en de impact op het bedrijf:

  • Producten met hoge omloopsnelheid en hoge winst: Deze moeten een hoog serviceniveau behouden om continue beschikbaarheid te waarborgen en uitputting van de voorraad te voorkomen.
  • Producten met lage omloopsnelheid of seizoensgebonden producten: Deze kunnen een lager serviceniveau hebben, waardoor kosten worden verlaagd en ze beter aansluiten bij hun vraagcyclus.

3. Beheren van verschillende stadia van de productlevenscyclus

Elk product volgt zijn eigen unieke levenscyclus, van marktintroductie tot achteruitgang en uiteindelijk discontinuering. Elke fase vereist specifieke voorraadbeheerstrategieën:

  • Introductiefase: Bedrijven nemen risico’s en richten zich op marktpositionering.
  • Volwassenheidsfase: De focus verschuift naar kostenoptimalisatie.
  • Achteruitgangsfase: De prioriteit ligt bij het opruimen van voorraad en het minimaliseren van verliezen.

4. Gebruik van EOQ om bestellingen te optimaliseren en kosten te verlagen

De Economic Order Quantity (EOQ) is een belangrijk hulpmiddel om bestelhoeveelheden te optimaliseren en voorraadkosten te minimaliseren. Door bestel- en houdkosten tegen elkaar af te wegen, kunnen bedrijven de uitgaven verlagen en tegelijkertijd de beschikbaarheid van producten garanderen.

Voor meer details raden we aan dit artikel over EOQ te bekijken en de video hieronder te bekijken:

5. Levertijden beheren

Het verkorten van de doorlooptijden draagt bij aan een grotere efficiëntie van de supply chain en een betere respons op de vraag van de klant. Operationele uitmuntendheid op dit gebied vereist het analyseren van interne processen om vertragingen die de beschikbaarheid van voorraad kunnen beïnvloeden, te minimaliseren.

Hoe Desigual zijn operationele efficiëntie verbeterde dankzij Slimstock: -27% voorraad met +4% beschikbaarheid

Desigual Banner

Desigual heeft zijn operationele efficiëntie aanzienlijk verbeterd met behulp van Slimstock. Door het supply chain platform Slim4 te implementeren, heeft het merk zijn voorraad met 27% verminderd, terwijl de productbeschikbaarheid met 4% werd verhoogd. Deze tool is van cruciaal belang geweest voor het optimaliseren van het voorraadbeheer en speelt in op de specifieke behoeften van de mode-industrie, zoals korte productlevenscycli en seizoensgebonden verkoop.

Bovendien heeft het een strategischere en flexibelere zakelijke kijk geboden, waardoor teams zich kunnen concentreren op taken die meer waarde toevoegen, wat op zijn beurt de concurrentiepositie in de wereldwijde markt versterkt.

Lees het volledige succesverhaal van Desigual met Slimstock.

De relatie tussen operationele efficiëntie en voorraadbeheer

Om grotere operationele efficiëntie te bereiken, is het essentieel om een systematische aanpak van voorraadbeheer te hanteren. Dit houdt in dat er goed gedefinieerde processen worden geïmplementeerd die verspilling elimineren, werkstromen optimaliseren en uiteindelijk betere besluitvorming mogelijk maken.

Een van de grootste uitdagingen voor bedrijven, vooral voor de operationele afdelingen, is de constante behoefte om operationele problemen op te lossen – een praktijk die vaak ‘brandjes blussen’ wordt genoemd. Deze reactieve manier van management is niet alleen inefficiënt, maar kan ook uitputtend zijn voor de operationele teams. Een meer proactieve benadering daarentegen biedt een preventief en strategisch kader, waarmee de operationele afdeling problemen kan aanpakken voordat ze zich voordoen, de controle over de voorraadstromen behoudt en de ervaring voor zowel het team als de klanten verbetert.

Waar te beginnen?

Om de besproken concepten in de praktijk te brengen binnen een bedrijf, is het raadzaam om te beginnen met een kleine groep van producten die van groot belang zijn, om de voordelen te testen en vervolgens de aanpak geleidelijk uit te breiden naar het volledige assortiment. Deze methode stelt bedrijven in staat om zich te concentreren op die producten die het meeste bijdragen aan hun winstmarges, terwijl de processen op een gecontroleerde en geleidelijke manier worden geoptimaliseerd.

Hier enkele ideeën om mee te beginnen:

  • Verbeter de datakwaliteit: Zorg ervoor dat je systemen de werkelijke voorraadniveaus nauwkeurig weerspiegelen. Als de gegevens niet kloppen, is het onmogelijk om efficiëntie te verbeteren.
  • Stel duidelijke voorraadregels: Creëer datagestuurde beleid om reactief beslissingen nemen te voorkomen en de beschikbaarheid van belangrijke producten te optimaliseren.
  • Progressieve optimalisatie: Begin met de producten die het meeste bijdragen aan de marge om de voordelen van operationele efficiëntie te laten zien en interne steun voor grootschalige implementatie op te bouwen.

Operationele efficiëntie in verschillende schakels van de supply chain

Tot nu toe hebben we de algemene aspecten van operationele efficiëntie besproken. De operatie van elk bedrijf kan echter aanzienlijk variëren, afhankelijk van factoren zoals de industrie en de rol in de supply chain. Dit betekent dat er belangrijke verschillen zijn, afhankelijk van of een bedrijf een fabrikant, distributeur of retailer is. Laten we deze verschillen nader bekijken.

Operationele efficiëntie in productiebedrijven

Operationele efficiëntie in de productiesector richt zich op het maximaliseren van de productiviteit, het optimaliseren van het gebruik van middelen en het verlagen van kosten door de gehele productieketen. Voor een productiebedrijf betekent operationele efficiëntie het bereiken van de optimale balans tussen kwaliteit, productiesnelheid en het beheer van grondstoffen- en eindproductvoorraden.

Optimalisatie van het productieproces

Operationele efficiëntie in de productie begint met het optimaliseren van de productieprocessen. Dit omvat de implementatie van methodologieën zoals Lean Manufacturing en Six Sigma, die helpen om verspilling te verminderen, fouten te minimaliseren en de efficiëntie in elke fase van de productie te maximaliseren. Deze methodologieën stellen bedrijven in staat activiteiten die geen waarde toevoegen te identificeren en te elimineren, waardoor de algehele productiviteit van de fabriek wordt verbeterd.

Beheer van grondstoffen- en componentenvoorraden

In de productie is een efficiënt beheer van grondstoffen- en componentenvoorraden cruciaal om productiestoringen te voorkomen. Productiebedrijven implementeren soms Just-In-Time (JIT) voorraadsystemen, die ervoor zorgen dat grondstoffen precies op het moment dat ze nodig zijn worden geleverd, waardoor opslag- en bijbehorende kosten worden verlaagd. Effectief voorraadbeheer zorgt ervoor dat de benodigde materialen altijd beschikbaar zijn om de productie op gang te houden, zonder dat de lijnen worden stilgelegd of er overmatige voorraden worden opgebouwd.

Automatisering in de productielijn

Om de efficiëntie te verbeteren, implementeren productiebedrijven vaak geavanceerde technologieën en automatiseringssystemen in hun productielijnen. Deze tools versnellen niet alleen processen, maar zorgen ook voor grotere nauwkeurigheid en consistentie in de productie.

De moderne industrie heeft tools geïntroduceerd zoals collaboratieve robots, realtime monitoringsystemen en IoT-technologie, die fabrikanten in staat stellen elke fase van de productie nauwkeuriger te beheren en snel in te spelen op veranderingen in vraag of productontwerp.

Kwaliteitscontrole en defectbeheer

Kwaliteitsbeheer is essentieel in de productie om ervoor te zorgen dat producten voldoen aan de klantnormen en -verwachtingen. Fabrikanten voeren strenge kwaliteitscontroles uit bij elke productiestap om defecten te identificeren en te corrigeren voordat het product bij de eindklant komt. Deze praktijk vermindert niet alleen verspilling en herbewerkingskosten, maar zorgt ook voor een reputatie op het gebied van kwaliteit en betrouwbaarheid.

Productieplanning en -rooster

Om operationele efficiëntie te bereiken, moeten productiebedrijven de productie plannen en inplannen op basis van de vraag, het gebruik van middelen en de capaciteit van de fabriek. Dit omvat het plannen van ploegendiensten, productieplanning op basis van verkoopvoorspellingen en het beheren van stilstand voor preventief onderhoud. Goede planning helpt om verstoringen te voorkomen, het gebruik van machines te optimaliseren en zorgt voor een soepele, continue productie.

Operationele efficiëntie in de detailhandel

Operationele efficiëntie in de detailhandel wordt gekarakteriseerd door een sterke focus op de eindklant, wat dynamisch, consumentgericht beheer vereist. Voorraadbeheer is essentieel voor het soepel laten verlopen van de bedrijfsvoering, het verlagen van kosten en het verbeteren van de klanttevredenheid.

Consumentgericht voorraadbeheer

In tegenstelling tot fabrikanten en distributeurs moeten detailhandelaren voorraden aanhouden die nauw aansluiten bij de vraag van de eindconsument. In de detailhandel is vraagvariabiliteit constant, wat bedrijven dwingt om trends continu te monitoren en de voorraadniveaus bij elk verkooppunt aan te passen op basis van de behoeften van de klant. Dit betekent snel en accuraat reageren op veranderingen in de vraag, wat kan inhouden dat producten vaak opnieuw moeten worden aangevuld of herverdeeld naar specifieke winkels op basis van lokale koopgewoonten.

Aanvullen en wendbaarheid in distributie

De nabijheid van de eindklant vereist een veel wendbaarder en preciezer aanvulproces dan in andere delen van de supply chain. In tegenstelling tot de productie, waar de focus doorgaans ligt op het produceren van grote hoeveelheden tegen de laagst mogelijke kosten, vereist de detailhandel flexibiliteit en snelheid om in real-time op de vraag te reageren. Detailhandelaren, vooral die met meerdere vestigingen, moeten hun voorraad tussen winkels, distributiecentra en magazijnen continu coördineren om zowel overschotten als tekorten op elk locatie te voorkomen.

Beheer van bederfelijke producten

In de detailhandel, vooral in sectoren zoals de voedingsindustrie, is het beheer van houdbaarheidsdata en het minimaliseren van verspilling een belangrijk operationeel verschil ten opzichte van de productie en distributie. Producten moeten op het juiste moment beschikbaar zijn om hun versheid en houdbaarheid voor de consument te maximaliseren. Dit vereist efficiënt beheer van vervaldata en lokale voorraadcontrole, evenals het optimaliseren van de productrotatie om verliezen door veroudering te minimaliseren.

Technologie voor omnichannel detailhandel

Digitalisering en de opkomst van omnichannel retail zijn twee belangrijke factoren die niet over het hoofd gezien mogen worden bij het bespreken van operationele efficiëntie in de detailhandel. Moderne detailhandel integreert meerdere verkoopkanalen en klantcontactpunten, zoals onlineverkoop, click-and-collect of levering in de winkel. Dit vereist sterk gesynchroniseerde operaties over deze kanalen om een naadloze winkelervaring te bieden. In dit verband maakt technologie de zichtbaarheid van voorraden mogelijk en optimaliseert het de productstromen op basis van het favoriete winkelkanaal van de klant.

Operationele efficiëntie in distributiebedrijven

Operationele efficiëntie in de distributiesector heeft unieke kenmerken die het onderscheiden van de detailhandel en de productie. Voor een distributiebedrijf ligt de focus op het optimaliseren van de productstroom tussen fabrikanten en detailhandelaren, waarbij ervoor gezorgd wordt dat de voorraad snel en accuraat wordt beheerd om aan de vraag van beide zijden van de toeleveringsketen te voldoen.

Voorraadbeheer in grote volumes

In tegenstelling tot de detailhandel, waar de nadruk ligt op het presenteren van producten aan de eindklant, beheren distributiebedrijven grote voorraden die bestemd zijn voor meerdere klanten op verschillende locaties. Operationele efficiëntie in distributie vereist robuuste systemen voor het beheren van grootschalige voorraden, waarbij nauwkeurigheid in de beheersing van hoeveelheden, locaties en verzendschema’s cruciaal is.

Optimalisatie van routes en transportlogistiek

Logistieke efficiëntie is van groot belang voor distributiebedrijven, aangezien hun operaties afhankelijk zijn van snelle en effectieve leveringen aan detailhandelaren, secundaire distributeurs of eindklanten in geografisch verspreide gebieden. In tegenstelling tot detailhandelsbedrijven, die zich richten op de winkelervaring van de klant, moeten distributeurs leveringsroutes en schema’s optimaliseren om transportkosten te verlagen en punctualiteit te maximaliseren.

Automatisering van magazijnen en efficiënt orderpicken

Aangezien distributiebedrijven doorgaans veel grotere voorraden beheren dan detailhandelaren, is magazijnautomatisering een belangrijke strategie voor het verbeteren van operationele efficiëntie. Het implementeren van geautomatiseerde picksysteem en slimme opslag-technologieën stelt distributeurs in staat om bestellingen snel en met minimale menselijke tussenkomst te verwerken, wat fouten en voorbereidingstijd vermindert.

Minimalisering van cyclustijden

Distributiebedrijven moeten hun cyclustijden zorgvuldig beheren, aangezien elke vertraging niet alleen hun relatie met detailhandelaren kan beïnvloeden, maar ook met fabrikanten. De cyclustijd in distributie verwijst naar de totale tijd die het kost vanaf het ontvangen van producten in het magazijn tot de uiteindelijke levering. Een efficiënte distributiecyclus omvat het minimaliseren van handelingen, opslag- en transporttijden.

Beheer van leveranciers- en klantrelaties (B2B)

In tegenstelling tot detailhandelaren, die opereren in een B2C-omgeving, beheren distributiebedrijven voornamelijk B2B-relaties, waarbij ze nauw samenwerken met zowel fabrikanten als detailhandelaren. Effectief beheer van deze relaties is essentieel om een continue productstroom te waarborgen en een passend serviceniveau te handhaven. Distributeurs moeten efficiënt coördineren met leveranciers op het gebied van vraagvoorspelling, productieschema’s en levertijden, terwijl ze ervoor zorgen dat detailhandelaren producten ontvangen die passen bij hun behoeften.

Operationele Efficiëntie: Sleutel tot Concurrentievermogen

In de huidige zeer competitieve omgeving is operationele efficiëntie essentieel voor elk bedrijf dat de leiding in zijn sector wil nemen. Ongeacht de industrie of positie binnen de toeleveringsketen, is het behalen van uitmuntendheid in de operaties de enige manier om kosten te beheersen en tegelijkertijd de best mogelijke service aan klanten te leveren.

Veelgestelde vragen over operationele efficiëntie

Operationele efficiëntie verwijst naar het vermogen van een bedrijf om middelen te optimaliseren, kosten te verlagen en de productiviteit van zijn processen te maximaliseren. Door verspilling te minimaliseren en de workflow te verbeteren, kunnen bedrijven producten of diensten van hoge kwaliteit leveren op een snelle en kosteneffectieve manier, wat resulteert in een meer concurrerende operatie die gericht is op het voldoen aan de behoeften van de klant.

Operationele efficiëntie wordt bereikt door procesoptimalisatie, afvalvermindering en slim gebruik van middelen. Dit omvat het implementeren van geavanceerde technologie, het automatiseren van repetitieve taken en het toepassen van methodologieën zoals Lean of Six Sigma om de kwaliteit te verbeteren en fouten te verminderen. Daarnaast zijn effectieve planning, continue prestatiebewaking en aanpassing aan de eisen van de markt essentieel voor een wendbare en concurrerende bedrijfsvoering.

Technologie is de sleutel tot operationele efficiëntie omdat het procesautomatisering mogelijk maakt, de nauwkeurigheid verbetert en de uitvoeringstijd verkort. Tools zoals data analytics, kunstmatige intelligentie en het Internet of Things (IoT) maken real-time monitoring en datagestuurde besluitvorming mogelijk. Dit optimaliseert het gebruik van middelen, vermindert fouten en maakt een snelle reactie op veranderingen in de vraag mogelijk, waardoor uiteindelijk de productiviteit verbetert en de kosten dalen.

Bedrijven worden geconfronteerd met verschillende uitdagingen bij het bereiken van operationele efficiëntie, waaronder weerstand tegen organisatorische veranderingen, een gebrek aan training in nieuwe technologieën en processen en de noodzaak om te investeren in infrastructuur en technologische hulpmiddelen. Daarnaast kan de complexiteit van coördinatie tussen afdelingen, het beheren van real-time gegevens en het aanpassen aan constante veranderingen in de vraag ook het vermogen om een echt geoptimaliseerde en concurrerende operatie te realiseren belemmeren.

AssortimentsplanningS&OP + IBPSupply Chain TactiekSupply PlanningToewijzing en VoorraadaanvullingVoorraadoptimalisatieVraagplanning en prognoses