Zelfs kleine keuzes over het bestellen van voorraad kunnen in een drukke werkomgeving subtiel de winstmarges verminderen. Dit artikel gaat erop in op hoe je de best mogelijke beslissingen kunt nemen, bijvoorbeeld wanneer en hoeveel je moet bestellen en waarom die factoren belangrijker zijn dan de meeste mensen beseffen.
Waarom bestelhoeveelheden belangrijk zijn
Het punt is: bestelhoeveelheden zijn niet alleen belangrijk om de schappen vol te houden. Ze kunnen ook invloed hebben op je efficiëntie, magazijnruimte en cashflow. Eigenlijk op vrijwel elk onderdeel van je bedrijfsvoering.
Een belangrijk onderdeel hiervan zijn minimale bestelhoeveelheden (MOQ’s). Als je hoge MOQ’s hebt, bestel je minder vaak. Dit kan leiden tot minder situaties waarin je producten niet op voorraad hebt en tot lagere verzend- en administratiekosten. Klinkt geweldig, toch? Het nadeel is dat je ook meer voorraad hebt. Dat legt beslag op je geld, maakt je magazijn rommelig en vergroot de kans dat je blijft zitten met spullen die je niet kunt verkopen.
Lage MOQ’s geven je meer flexibiliteit. Je kunt sneller reageren op veranderingen in de vraag, je producten vers houden en werkkapitaal vrijmaken. Je krijgt echter ook te maken met meer bestellingen, meer administratief werk, hogere verzendkosten en meer kans op fouten.
Wat is dan de oplossing? Evenwicht. Te veel of te weinig voorraad brengt beide verborgen kosten met zich mee. Het vinden van het juiste midden, ook wel de ‘economische bestelhoeveelheid’ genoemd, is je doel.
De kosten achter voorraad en hoe EOQ je helpt deze te beheren
Voordat je kunt bepalen hoeveel je moet bestellen, moet je eerst begrijpen wat het eigenlijk kost om voorraad aan te houden. Het gaat niet alleen om de prijs van de producten, maar om alles wat daarmee samenhangt.
Er zijn twee grote kostencategorieën die hier een rol spelen:
- Opslagkosten: opslagruimte, verzekering, afschrijving en zelfs het risico dat je producten verouderd of onverkoopbaar worden. En vergeet de kapitaalkosten niet. Als je geld vastzit in voorraad, kun je het niet voor andere dingen gebruiken. Alleen al die opportuniteitskosten kunnen een echte rem zijn op je cashflow.
- Bestelkosten: elke keer dat je een bestelling plaatst, komt er administratief werk, verzendcoördinatie, ontvangst en afhandeling bij kijken.
Dit is waar EOQ (Economic Order Quantity) om de hoek komt kijken. Het is een simpele, maar krachtige formule die is ontworpen om een evenwicht te vinden tussen die twee kosten. Als je te vaak bestelt, schieten je bestelkosten omhoog. Bestel je te veel, dan stijgen je opslagkosten. EOQ helpt je die ideale balans te vinden, de ordergrootte die de totale voorraadkosten minimaliseert. En het mooiste is: het hoeft niet perfect te zijn om nuttig te zijn. Zelfs als je invoer niet helemaal klopt, ligt het EOQ-resultaat meestal dicht bij de optimale totale kosten. Dat maakt het een betrouwbare basis voor planning, vooral wanneer je te maken hebt met onzekerheid of onvolledige gegevens.
EOQ in de praktijk
Hoewel EOQ een goed beginpunt is, weet iedereen die in de toeleveringsketen werkt dat de echte wereld niet altijd volgens het boekje gaat. In theorie draait het allemaal om het minimaliseren van kosten. In de praktijk moet je constant jongleren met beperkingen die je in verschillende richtingen trekken.
Om te beginnen hanteren leveranciers vaak minimale bestelhoeveelheden of volumekortingen, waardoor je meer moet kopen dan je eigenlijk nodig hebt. Daarnaast zijn er seizoensinvloeden, houdbaarheidslimieten en producten die gloednieuw zijn of binnenkort uit het assortiment worden gehaald. Dit alles maakt lange termijn voorraadplanning ingewikkelder. Voeg daar nog cashflowbeperkingen en beperkte magazijnruimte aan toe en ineens is dat nette EOQ-getal niet meer zo eenvoudig te hanteren. Het omgaan met die beperkingen is dus net zo belangrijk als het toepassen van de formule.
Hoe pas je dit allemaal toe zonder te verdrinken in uitzonderingen? Hier is een praktische, stapsgewijze aanpak die je daadwerkelijk kunt gebruiken:
Begin met je MOQ’s
Kijk goed of ze overeenkomen met je werkelijke vraagpatronen. Verkeerd afgestemde minimumhoeveelheden leggen vaak geld vast of zorgen voor traag lopende voorraad.
Bereken je EOQ
Zelfs een schatting is beter dan niets. Zorg er wel voor dat je deze regelmatig herbekijkt, aangezien kosten en vraag veranderen.
Pas beperkingen vroeg toe
Laat je niet verrassen door houdbaarheidstermijnen, leveranciersregels of opslaglimieten. Neem ze vanaf het begin mee in je planning.
Herbereken dynamisch
Dingen veranderen, dus je bestelstrategie moet dat ook doen. Gebruik actuele gegevens om je aanpak aan te passen in plaats van te vertrouwen op vaste regels.
Gebruik eerst interne overdrachten
Controleer voordat je een nieuwe bestelling plaatst of een andere locatie overtollige voorraad heeft. Dat is vaak sneller en goedkoper.
Consolideer waar mogelijk
Gebruik orderverwerkingslogica om zendingen te combineren, logistieke overhead te verminderen en halflege vrachtwagens te voorkomen.
Laatste tip
Onthoud als laatste tip: het optimaliseren van de orderhoeveelheid gaat niet zozeer om perfecte wiskunde, maar meer om het maken van afwegingen. De EOQ biedt je een stabiele basis, maar flexibiliteit, context en goede gegevens maken er een concurrentievoordeel van. Het kan je helpen slimmere, snellere voorraadbeslissingen te nemen die echt werken in de chaotische, onvoorspelbare wereld waarin we allemaal opereren.
