Distributieplanning (DRP): Wat is het en hoe werkt het?

Hoe meer schakels er in een distributieketen zitten, hoe moeilijker het wordt om ervoor te zorgen dat de juiste voorraad op het juiste moment op de juiste plek is. Bedrijven met distributiecentra (DC’s), vestigingen, winkels of regionale magazijnen moeten beslissen hoeveel voorraad ze moeten aanhouden, maar niet alleen dat: ook waar ze die moeten plaatsen en wanneer ze die moeten verplaatsen. En aangezien deze beslissingen moeilijker worden naarmate het netwerk complexer wordt, kan dit leiden tot overtollige voorraad in het ene deel van het netwerk en tekorten in het andere. Daar komt distributieplanning om de hoek kijken: een gestructureerde aanpak om te bepalen wat, hoeveel, waar en wanneer je moet bijvullen.

Wat is distributiebehoefteplanning (DRP)?

Distribution Requirements Planning, beter bekend onder de afkorting DRP, is het proces waarbij de distributiebehoeften worden gepland. Het is een periodieke planningsmethode die de voorraadaanvullingsbehoeften op verschillende punten in de distributieketen berekent op basis van de verwachte vraag en de huidige voorraad. Het plan combineert informatie zoals de verwachte vraag, de beschikbare voorraad, openstaande bestellingen, doorlooptijden, veiligheidsvoorraad en aanvulbeleid.

Hoe werkt DRP in de praktijk?

DRP fungeert als de regisseur van het distributienetwerk. In omgevingen met meerdere magazijnen, winkels of bevoorradingspunten begint het met de vraag op elke locatie en houdt het rekening met de beschikbare voorraad, geplande ontvangsten en vastgestelde beleidsregels om toekomstige behoeften te voorspellen. Vervolgens bepaalt DRP wanneer de verwachte voorraad onder het vereiste niveau zal komen en berekent het, rekening houdend met factoren zoals doorlooptijd, wanneer en hoeveel er moet worden aangevuld. Deze behoeften worden ook meegenomen in de planning op hogere niveaus van het netwerk.

Hoe berekent DRP de voorraad- en aanvulbehoeften?

DRP houdt bij de ontwikkeling rekening met een aantal belangrijke vragen:

1) Wat moet er worden aangevuld?

Je moet beoordelen voor welke SKU’s er in de toekomst behoefte zal zijn, rekening houdend met de vraag en de huidige voorraadniveaus.

2) Waar zal het nodig zijn?

In welk distributiecentrum, filiaal, magazijn of winkel zal deze behoefte ontstaan?

3) Wanneer is het nodig?

In welke periode zal de voorraad onder het gewenste niveau komen, en – rekening houdend met de doorlooptijd – wanneer moet er worden bijgevuld?

4) Hoeveel moet er worden aangevuld?

Wat is de hoeveelheid die nodig is om aan de aanvulbehoefte te voldoen, rekening houdend met beleid, economische bestelhoeveelheden, veiligheidsvoorraad, beperkingen, enzovoort?

Praktijkvoorbeeld van DRP in een distributienetwerk

Stel je, in vereenvoudigde termen, een bedrijf voor autolagers voor met een centraal distributiecentrum in São Paulo dat verantwoordelijk is voor de bevoorrading van drie regionale centra: Recife, Curitiba en Goiânia. Voor dit voorbeeld kijken we alleen naar de voorspelde vraag, de beschikbare voorraad en de veiligheidsvoorraad op elke locatie om de aanvulbehoefte te berekenen.

Dit is gewoon een simpel voorbeeld voor educatieve doeleinden. Bij het bepalen van het herbestelpunt moet ook rekening worden gehouden met wanneer deze vraag zich zal voordoen, rekening houdend met reeds geplande ontvangsten, doorlooptijden, batches, enz. Voor het centrale distributiecentrum vormen de behoeften van de drie regionale distributiecentra een vraag signaal dat moet worden meegenomen in de eigen inkoop- of zelfs productieplanning.

Welke gegevens zijn nodig voor de DRP?

Zoals eerder gezegd, moet de DRP kunnen bepalen wat er moet worden aangevuld, waar, wanneer en in welke hoeveelheid. Het is essentieel dat deze gegevens de realiteit van de bedrijfsvoering nauwkeurig weergeven. Als een doorlooptijd bijvoorbeeld verouderd is of een voorraadniveau niet klopt, kan dat leiden tot aanvuladviezen die in het systeem goed lijken, maar in de praktijk niet werken.

Vraaggegevens

De vraag is het uitgangspunt voor de planning. Het DRP moet weten hoeveel van elke SKU er naar verwachting binnen een bepaalde periode op elke locatie wordt verbruikt of verkocht. Het is belangrijk om een onderscheid te maken: de vraagprognose is een input voor het DRP en niet het DRP zelf.

Voorraadgegevens

Hier moet je rekening houden met gegevens over wat er al beschikbaar is of al onderweg is. Dit omvat de huidige voorraad op elke locatie, producten die onderweg zijn en geplande overboekingen of ontvangsten, zodat het DRP niet alleen werkt met een momentopname van de huidige voorraad, maar met een betrouwbaar overzicht.

Gegevens over het bevoorradings- en distributienetwerk

Het is ook belangrijk om te weten hoe en hoe snel de voorraad elk punt in het netwerk kan bereiken. De levertijden van leveranciers en de doorlooptijden voor transport tussen distributiecentra, leveringsschema’s, minimale bestelhoeveelheden (MOQ’s), aankoop- of verzendmultiples en andere operationele beperkingen hebben direct invloed op het plan. De netwerkstructuur zelf is cruciale informatie; het is essentieel om te weten welke knooppunten welke locaties bevoorraden. Zo kun je de behoeften die op het ene niveau van het netwerk zijn vastgesteld, meenemen in de planning op eerdere niveaus.

Voorraadbeleid en parameters

Het DRP moet rekening houden met de voorraadniveaus die het bedrijf moet aanhouden en de regels die moeten worden gevolgd. Dit omvat belangrijke parameters zoals veiligheidsvoorraad, gewenste serviceniveaus, aanvulcycli en specifiek beleid per product of locatie.

Wat zijn de voordelen van DRP voor voorraadbeheer?

Bij voorraadbeheer helpt DRP vooral om:

• Te anticiperen op de behoefte: door een mogelijk tekort te signaleren voordat er een voorraadtekort ontstaat;
• De voorraadverdeling te optimaliseren: een betere balans te bereiken, zodat er minder situaties ontstaan waarin de ene regio te veel voorraad heeft en de andere te weinig;
• Inzicht in het netwerk: de behoeften van elke locatie op een gecoördineerde manier in beeld brengen;
• Voorraad consistenter aan te vullen: door sommige reactieve beslissingen te vervangen door gestructureerde planning;
• Kapitaal beter te benutten: minder kapitaal vastzetten in onnodige voorraad.
• Zorg voor meer operationele stabiliteit: door te anticiperen op behoeften op het gebied van transport, inkoop of productie.

DRP versus MRP: wat is het verschil?

DRP en MRP gebruiken een vergelijkbare logica voor het plannen van behoeften in de loop van de tijd, maar in verschillende contexten. Terwijl MRP de behoeften van een product opsplitst in componenten en grondstoffen, verdeelt DRP de voorraadbehoeften over de verschillende niveaus van een distributienetwerk.

DRP, vraagplanning en bevoorrading: wat is het verschil?

Het is belangrijk om te begrijpen dat vraagprognoses een van de inputs zijn voor DRP, niet de output. Terwijl vraagplanning erop gericht is te achterhalen hoeveel vraag er naar verwachting van de klant zal zijn, beantwoordt DRP een andere vraag: waar, wanneer en hoeveel voorraad is er nodig, gezien deze vraag? Van daaruit kun je de aanvullingen plannen die nodig zijn om aan de vraag te voldoen.

Wat zijn de grootste uitdagingen van DRP?

Een DRP kan wiskundig kloppen en toch een slecht plan opleveren. Dit komt omdat, zoals eerder opgemerkt, de kwaliteit van de gebruikte informatie bepalend is voor de kwaliteit van de DRP. De complexiteit neemt toe wanneer seizoensinvloeden, promoties, transportbeperkingen, minimale partijgroottes en meerlagige distributienetwerken in de berekening worden meegenomen. Daarom is een goed DRP afhankelijk van betrouwbare gegevens, een goede segmentatie van artikelen, actuele parameters en beheer op basis van uitzonderingen.

The complexity increases when seasonality, promotions, transportation constraints, minimum lot sizes, and multi-tier distribution networks are factored into the equation. Therefore, a good DRP depends on reliable data, proper item segmentation, up-to-date parameters, and management by exception.

Wanneer moet een bedrijf DRP gebruiken?

Hoe complexer het distributienetwerk wordt, hoe groter de waarde van DRP doorgaans is. Het is vooral relevant bij activiteiten met meerdere distributiecentra, magazijnen, winkels of regio’s die van elkaar afhankelijk zijn, vooral wanneer sommige locaties te veel voorraad hebben terwijl andere te kampen hebben met voorraadtekorten. Hoe groter de onderlinge afhankelijkheid tussen de locaties in het netwerk, hoe minder effectief het is om elke locatie als een onafhankelijke eenheid te plannen.

Hoe kan technologie DRP efficiënter maken?

Hoe meer SKU’s, locaties en variabelen er in aanmerking moeten worden genomen, hoe complexer de distributieplanning wordt. Technologie helpt deze informatie te ordenen, berekeningen te automatiseren en risico’s op over- of tekorten aan voorraad te signaleren. Zo hoeft de planner niet elk artikel afzonderlijk te analyseren, maar kan hij op basis van uitzonderingen werken en zijn tijd besteden aan situaties die echt aandacht nodig hebben.

Excel en ERP-systemen kunnen dit proces ondersteunen, maar ze hebben verschillende functies. Terwijl spreadsheets flexibiliteit bieden en ERP-systemen operationele transacties registreren en uitvoeren, zorgt gespecialiseerde software voor de planningslaag. Dit is het geval bij Slim4, dat vraag-, voorraad- en leveringsgegevens met elkaar koppelt om beslissingen over het aanvullen van voorraden in complexere distributienetwerken te ondersteunen.

Hoe integreer je DRP in de planning van de supply chain?

DRP werkt het beste als het deel uitmaakt van een geïntegreerd planningsproces. Vraagprognoses helpen je te begrijpen wat er zou kunnen gebeuren, voorraadbeleid bepaalt hoeveel je op voorraad moet houden, en DRP vertaalt deze informatie naar bevoorradingsbehoeften in het hele netwerk. Als het gekoppeld is aan voorraadplanning, S&OP en IBP, en leveringsplanning, helpt het ook om scenario’s te evalueren en een balans te vinden tussen beschikbaarheid, voorraad en kapitaal. Geïntegreerde oplossingen, zoals Slim4, ondersteunen precies deze koppeling tussen vraag, voorraad en aanvulling, waardoor wordt voorkomen dat beslissingen los van elkaar worden genomen.