Overzicht
In dit artikel worden 10 cruciale KPI’s voor leveranciers belicht, variërend van meetbare indicatoren zoals On-Time In-Full (OTIF), afwijkingen in doorlooptijd en defectpercentages tot meer immateriële factoren zoals duurzaamheid, innovatie en de kwaliteit van de samenwerking. Leveranciers kunnen uw succes maken of breken, dus het is essentieel om een hoge mate van vertrouwen met hen op te bouwen
In een ideale wereld is er wederzijds respect, opgebouwd door jarenlange samenwerking. Uiteindelijk hebben de beloften van een leverancier en hun vermogen om die na te komen direct invloed op jouw vermogen om je eigen beloften na te komen. En als je niet presteert, zijn het jouw klanten die opnieuw moeten onderhandelen, soms door hun zaken elders te doen.
Leveranciers hebben die aan de vraag voldoen is één ding, maar je hebt ook leveranciers nodig die je helpen met je groei, duurzaamheid en innovatie. Leveranciers die nu al waardevol zijn en die je op de lange termijn wilt houden. Leveranciers die met je mee kunnen groeien. Leveranciers die je helpen je doelen te bereiken, in plaats van ze in de weg te staan.
Maar vaak is dat niet het geval. Als een levering niet aankomt, is het duidelijk dat er iets mis is. Soms is het lastiger om te zien wat er precies aan de hand is. En soms merk je pas dat er een probleem is als het al te laat is. Niet echt de beste manier om een stabiele supply chain te hebben, toch?
De noodzaak van KPI’s voor leveranciers
Om te beoordelen of je leveranciers aan de verwachtingen voldoen, heb je KPI’s nodig. Deze indicatoren geven inzicht in de kwaliteit van je leveranciersrelaties en meten de waarde die elke leverancier levert.
KPI’s moeten je ook helpen om mogelijke problemen te zien voordat ze erger worden of, in het ergste geval, voordat het te laat is.
Zodra KPI’s zijn ingevoerd, wordt effectieve samenwerking veel gemakkelijker en kan strategische besluitvorming volgens een duidelijk, gestructureerd proces verlopen.
Welke KPI’s moet je bijhouden?
Er is bijna een eindeloze hoeveelheid gegevens beschikbaar over je leveranciers. Sommige statistieken zijn natuurlijk belangrijker dan andere en moeten meer gewicht krijgen.
Als je de prestaties van leveranciers zwart op wit kunt kwantificeren, moet je dat zeker doen. Datagestuurde statistieken zijn makkelijk te visualiseren, eenvoudig te rapporteren en maken weloverwogen beslissingen mogelijk. Niet elke KPI kan echter zo netjes worden gekwantificeerd. Relaties met leveranciers zijn veel genuanceerder dan een grafiek kan weergeven. Het monitoren van prestaties moet verder gaan dan cijfers om kwesties aan het licht te brengen die met ruwe data alleen niet kunnen worden vastgelegd. Besteed aandacht aan minder tastbare aspecten van prestaties, en je supply chain en je bedrijf zullen samen sterker worden.
10 KPI’s voor leveranciersprestaties die je nu moet implementeren
Laten we beginnen met de tastbare statistieken, die zijn het makkelijkst bij te houden.
1. OTIF (On-Time In-Full) van leveranciers
OTIF meet hoe betrouwbaar een leverancier is. Zijn ze op tijd? Is de bestelling compleet?
Dit is meestal de meest voor de hand liggende maatstaf om aan te geven wanneer leveringen mislukken. Zozeer zelfs dat leveranciers je doorgaans van tevoren informeren als er een vertraging wordt verwacht. Maar OTIF vertelt niet het hele verhaal.
2. Afwijking in doorlooptijd
De doorlooptijd is superbelangrijk voor het plannen van je voorraad. Als een leverancier zegt dat hij binnen 12 weken levert, maar er 24 weken over doet, dan krijg je problemen in je hele bedrijf. Aan de andere kant, als je spullen te vroeg komen, kan dat zorgen voor lastige opslagproblemen, en dat is niet goedkoop.
Doorlooptijden bepalen wanneer je bestellingen moet plaatsen, hoeveel veiligheidsvoorraad je nodig hebt en hoe vaak je opnieuw moet bestellen. Er zijn veel redenen waarom doorlooptijden kunnen variëren, en dat is niet altijd de schuld van de leverancier. Maar als de doorlooptijden niet kloppen, moet je daar zo snel mogelijk iets aan doen.
3.Defectpercentage
Defecten zijn, net als OTIF of variaties in levertijden, duidelijke belemmeringen. Zelfs perfecte OTIF-scores zijn zinloos als de helft van de zending beschadigd of ondermaats is. Klanten accepteren geen defecte producten, en dat zou jij ook niet moeten doen.
Of de schade nu tijdens het transport is ontstaan of dat de materialen niet aan de specificaties voldoen, het is belangrijk om de oorzaak grondig te onderzoeken.
4. Volumeverschillen
Te weinig of te veel spullen krijgen kan net zo vervelend zijn als problemen met de levertijd, vooral als het invloed heeft op de omzet of extra kosten met zich meebrengt. De hoeveelheden moeten altijd precies kloppen. Verkeerde bestelhoeveelheden zorgen voor een heleboel problemen, zoals verkeerde verpakkingen, verkeerde palletafmetingen en hogere operationele kosten.
5. ROI van leveranciers
Welke waarde voegt deze leverancier toe? Hoe verhouden de kosten van samenwerking met hen zich tot die van concurrenten? Krijg je waar voor je geld of betaal je te veel?
Leveranciers beloven waarde, het is aan jou om te checken of ze die ook waarmaken. Zonder meetbare ROI is het onwaarschijnlijk dat je een betekenisvol rendement ziet.
De minder tastbare KPI’s van leveranciers
Alleen focussen op voor de hand liggende, datagestuurde statistieken is kortzichtig. Hier zijn enkele van de meer genuanceerde aspecten van leveranciersprestaties om bij te houden:
6. Duurzaamheid
Duurzaamheid moet meer zijn dan alleen een marketingterm. Mensen geven om duurzaamheid, het is niet langer iets wat je kunt negeren. Kan je bedrijf echt zeggen dat het duurzaam is als de partners in je toeleveringsketen niet om het milieu geven? Sommige sectoren, zoals de voedingsmiddelen- en papiersector, hebben duidelijke duurzaamheidsnormen. Deze als uitgangspunt nemen is een goed begin, maar er kunnen leveranciersspecifieke KPI’s nodig zijn om de verantwoordelijkheid voor het milieu volledig te kunnen monitoren.
7. Innovatie
Als je veel investeert in onderzoek en ontwikkeling, moeten je leveranciers je innovatieambities kunnen bijhouden.Hoe investeren zij in R&D? Ontwikkelen zij hun aanbod? Kunnen zij voldoen aan de marktvraag en hun producten diversifiëren? Zijn zij in staat om snel nieuwe wereldwijde markten te ondersteunen?
Deze vragen zorgen ervoor dat leveranciers echt innovatief zijn, en niet alleen beweren dat ze dat zijn.
8. Flexibiliteit
Is je leverancier flexibel of juist star en inflexibel? Er doen zich vaak onverwachte uitdagingen voor, daarom heb je een leverancier nodig die effectief kan reageren en je niet in de steek laat.
9. Risicobeperking
Proactief risicobeheer is superbelangrijk. Flexibiliteit is waardevol, maar kan leveranciers die operationele risico’s actief beperken niet vervangen.
Je hebt misschien wat inside info nodig over hoe ze met risico’s omgaan. Als Covid ons iets heeft geleerd, is het wel dat je altijd op het onverwachte moet rekenen. Vraag leveranciers welke maatregelen ze hebben om bestellingen ook in extreme situaties te kunnen leveren. Sommigen zullen hierin uitblinken, anderen vertrouwen misschien alleen op flexibiliteit.
10. Gemakkelijke samenwerking
Een vaak over het hoofd geziene, maar cruciale KPI.
Natuurlijk wil je leveranciers die op tijd, volledig en volgens specificatie leveren. Maar je hebt ook partners nodig die samenwerking belangrijk vinden, je bedrijf respecteren en een goede werkrelatie ondersteunen.
Sommige leveranciers helpen je echt om alles soepel te laten lopen. Andere doen alleen maar bestellingen en laten je in de steek als er iets misgaat. Delen ze hun kennis over de toeleveringsketen? Kijken ze kritisch naar je processen? Helpen ze je om dingen te verbeteren?
Afsluitende gedachten
Leveranciers zijn meer dan alleen maar orderverwerkers, het zijn strategische partners. De juiste KPI’s geven je inzicht om relaties te onderhouden die groei, innovatie en veerkracht stimuleren. Door zowel tastbare statistieken zoals OTIF, defectpercentages en volumevariatie bij te houden als zachtere indicatoren zoals duurzaamheid, flexibiliteit en samenwerking, kun je ervoor zorgen dat je leveranciers niet alleen aan de huidige eisen voldoen, maar ook je langetermijndoelen ondersteunen.
Tijd investeren in het definiëren, monitoren en activeren van deze KPI’s is niet alleen een goede praktijk, het is essentieel voor het opbouwen van een supply chain die werkt voor jou, je klanten en je bedrijf.
Onthoud: sterke leveranciers zorgen voor sterke bedrijven. Meet verstandig, werk nauw samen en zie hoe je supply chain floreert.
