Controllo dello stock: Cos’è e come gestirlo

Uno dei fattori chiave che influenzano direttamente la competitività aziendale è l’implementazione di processi efficienti e ottimizzati in termini di costi. In questo contesto, la gestione dell’inventario—e in particolare il controllo dello stock—gioca un ruolo cruciale per raggiungere questi obiettivi, incidendo direttamente sulla percezione che i clienti hanno della tua attività.

Immagina, ad esempio, la delusione di un acquirente che deve attendere settimane perché il prodotto ordinato online non è disponibile. Oppure, pensa a un cliente che entra in un negozio determinato a fare un acquisto, ma esce a mani vuote e frustrato perché l’articolo desiderato non era disponibile.

Questi scenari spesso derivano da un controllo dello stock inefficace, che non solo compromette l’immagine aziendale agli occhi dei clienti, ma comporta anche conseguenze finanziarie negative. Per queste ragioni, il controllo dello stock si distingue come un elemento essenziale nella gestione aziendale.

Cos’è il controllo dello stock?

Partiamo dalle basi: cos’è esattamente il controllo dello stock? Conosciuto anche come gestione dell’inventario, è il processo di monitoraggio, verifica e gestione delle scorte presenti in azienda. L’obiettivo principale del controllo dello stock è garantire che l’azienda sia sempre in grado di soddisfare la domanda dei clienti, fornendo i prodotti in tempi rapidi e rispettando le aspettative.

Tuttavia, raggiungere un equilibrio efficace tra stock in uscita (vendite) e stock in entrata (ordini ai fornitori) non è un compito semplice. Le vendite sono in gran parte imprevedibili e fortemente influenzate dal comportamento dei consumatori. Allo stesso tempo, la gestione degli ordini ai fornitori—seppur sotto il tuo controllo—richiede una regolazione attenta della frequenza e del volume degli ordini per evitare sia carenze che eccessi di scorte.

Perché è importante il controllo dello stock?

Una gestione efficiente dell’inventario è essenziale per ottimizzare sia l’efficienza operativa che quella finanziaria di un’azienda. Un controllo accurato dello stock non significa solo sapere quanti prodotti ci sono in magazzino, ma anche capire come si evolveranno questi livelli nel futuro e come influenzeranno i diversi aspetti del business.

Ecco i principali motivi per cui implementare un rigoroso controllo dello stock:

• Ottimizzazione delle scorte: Una gestione dettagliata dello stock aiuta a identificare quali prodotti hanno un rapido turnover e quali si muovono più lentamente, consentendo di adeguare i livelli di inventario per evitare sia eccessi che carenze.
• Riduzione delle perdite e dei costi: Previene la perdita di vendite a causa della mancanza di scorte e riduce i costi associati allo stoccaggio di prodotti in eccesso.
• Miglioramento della pianificazione e delle previsioni: Dati di domanda accurati consentono previsioni migliori, pianificazioni più efficaci delle promozioni e un’anticipazione dei cambiamenti stagionali—contribuendo a una gestione aziendale più intelligente.
• Incremento dell’efficienza operativa: Un controllo efficiente dello stock garantisce una migliore gestione delle risorse e un uso ottimale degli spazi di magazzino. L’efficienza operativa si traduce in risparmio di tempo e manodopera.
• Miglioramento dell’esperienza cliente: Mantenere una disponibilità costante dei prodotti migliora la soddisfazione dei clienti e evita situazioni frustranti come articoli non disponibili.

Gestire le perdite di inventario

Un controllo efficiente dello stock richiede strategie e processi che minimizzino gli errori, ottimizzino le risorse e garantiscano la disponibilità dei prodotti. Di seguito sono descritti gli aspetti chiave della gestione dell’inventario per prevenire le perdite.

Cosa sono le perdite di inventario?

Le perdite di inventario rappresentano la discrepanza tra lo stock teorico registrato e lo stock effettivamente disponibile. Queste discrepanze possono essere causate da furti, errori amministrativi, danneggiamenti, scadenze o problemi logistici. Comprendere le cause principali è essenziale per implementare misure correttive.

Dove si possono verificare perdite di stock?

Lo stock può essere perso in diverse fasi:

• Magazzino: A causa di furti, deterioramenti o errata collocazione.
• Trasporto: Perdite durante la distribuzione dovute a danneggiamenti, errori di percorso o furti.
• Punti vendita: A causa di taccheggio o errori nei sistemi di fatturazione.

Identificare queste aree critiche aiuta a prevenire perdite ricorrenti.

Dove e come cercare lo stock perso?

Per localizzare l’inventario mancante, considera i seguenti passaggi:

• Revisione dei registri: Analizza le discrepanze tra i dati di sistema e i conteggi fisici.
• Verifica delle postazioni: Ispeziona magazzini, scaffali e aree di ricezione.
• Monitoraggio dei processi logistici: Verifica le rotte di trasporto e la documentazione associata.
• Utilizzo della tecnologia: Strumenti come RFID o codici a barre possono tracciare i prodotti in tempo reale.

Cosa sono i conteggi periodici e come devono essere effettuati?

I conteggi periodici, noti anche come “conteggi a rotazione”, prevedono una revisione regolare dello stock fisico per confrontarlo con i dati registrati.

Ecco i passaggi chiave:

1. Definire le frequenze: Pianifica i conteggi in base al turnover dei prodotti (giornaliero, settimanale, mensile).
2. Selezionare le aree: Decidi quali zone o categorie controllare.
3. Automatizzare i processi: Usa la tecnologia, come scanner, per registrare i risultati con precisione.
4. Analizzare i risultati: Identifica le incongruenze e correggi eventuali errori nei sistemi.

Oltre ai conteggi periodici, i conteggi a zero sono un metodo semplice ma efficace. Questo sistema prevede di contare lo stock quando il sistema indica zero unità in magazzino. A questo punto, una rapida revisione evidenzia eventuali discrepanze con facilità.

Cosa sono gli indici di precisione dell’inventario?

L’indice di precisione misura la corrispondenza tra lo stock registrato e quello effettivo, riflettendo l’efficacia della gestione delle scorte. Una formula base è:

Precisione dell’inventario = (Stock Effettivo / Stock Registrato) × 100

Un alto indice di precisione indica un controllo dello stock efficace, mentre valori bassi evidenziano errori che richiedono interventi immediati.

Tecnologie per il controllo dello stock

Gli strumenti di controllo dello stock si sono tradizionalmente concentrati sul miglioramento della visibilità dei prodotti in magazzino. Tuttavia, è sempre più necessario adottare soluzioni software che consentano previsioni rapide e affidabili della domanda.

Ecco alcune delle tecnologie più utilizzate per il controllo dello stock:

Sistemi di gestione e pianificazione

Enterprise Resource Planning (ERP)

Un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) centralizza e automatizza la gestione delle scorte integrandosi con altre aree chiave dell’azienda, come vendite, acquisti e logistica. Contributi al controllo dello stock:

• Visibilità in tempo reale: Monitora i livelli di stock e i movimenti da qualsiasi luogo.
• Pianificazione automatizzata limitata: Facilita il riapprovvigionamento attraverso punti di riordino, ma non consente previsioni di domanda.
• Integrazione dei processi: Coordina tutte le transazioni di acquisto e stoccaggio per evitare surplus o carenze.
• Riduzione degli errori: Elimina i registri manuali, migliorando la precisione.

Fogli di calcolo (Excel)

Un metodo molto basilare, ma ancora ampiamente utilizzato.

• Tracciamento e registrazione di base: Consente la gestione manuale o semi-automatica dell’inventario con liste di entrate, uscite e livelli di stock attuali.
• Formule e automazione semplici: Usa funzioni come SOMMA, CERCA.VERT e tabelle pivot per analizzare i dati e calcolare le necessità di riordino.
• Accessibilità: Economico e ampiamente conosciuto, ideale per piccole imprese con inventari limitati.
• Personalizzazione: Gli utenti possono progettare i propri formati e report per soddisfare esigenze specifiche.

Da notare che, sebbene queste soluzioni affrontino aspetti specifici della gestione dell’inventario, per una pianificazione completa della supply chain è necessario utilizzare una tecnologia end-to-end come Slim4.

Sistemi di controllo dello stock: Identificazione e tracciamento

Garantire che tutto nel tuo magazzino o negozio sia perfettamente allineato—ossia che lo stock fisico corrisponda ai registri nei sistemi—può essere reso più semplice grazie a varie tecnologie:

Sistemi di Gestione del Magazzino (WMS)

Un Sistema di Gestione del Magazzino (WMS) ottimizza il controllo dello stock automatizzando e migliorando i processi operativi all’interno del magazzino. Contributi al controllo dello stock:

• Gestione accurata in tempo reale: Traccia con precisione le entrate, le uscite e i movimenti dello stock.
• Ottimizzazione dello spazio: Raccomanda posizioni strategiche per lo stoccaggio basandosi sul turnover e sulle caratteristiche dei prodotti.
• Automazione dei processi: Velocizza attività come picking, packing e riapprovvigionamento.
• Riduzione degli errori: Migliora la precisione grazie all’uso di RFID, scanner o dispositivi mobili.
• Tracciabilità completa: Tiene traccia dei prodotti dalla ricezione alla spedizione.

Di norma, il WMS si integra quotidianamente con il sistema ERP per riconciliare eventuali discrepanze numeriche tra i due sistemi, garantendo l’allineamento dello stock entro la fine di ogni giornata.

Identificazione a Radio Frequenza (RFID)

La tecnologia RFID utilizza tag elettronici che emettono segnali radio per identificare e tracciare automaticamente i prodotti in magazzino. Questi tag possono essere scansionati in blocco, accelerando i controlli di inventario e minimizzando gli errori manuali. Applicazioni chiave includono:

• Controlli rapidi dell’inventario
• Tracciamento in tempo reale dei beni
• Riduzione delle perdite dovute a errori o furti.

Codici a barre e scanner

Sebbene sia una tecnologia più tradizionale, i codici a barre rimangono uno strumento fondamentale per la maggior parte delle aziende. Vengono utilizzati per identificare i prodotti e registrare i movimenti nel sistema. Rispetto all’RFID, i codici a barre offrono vantaggi come costi più contenuti e una maggiore facilità di implementazione.

Conclusione

Il controllo dello stock non riguarda solo il mantenimento di un inventario bilanciato, ma anche la garanzia di precisione e tracciabilità per prevenire perdite. Identificare le cause delle discrepanze, adottare tecnologie come RFID o WMS e condurre regolari conteggi delle scorte sono pratiche chiave per ottimizzare la gestione.

Inoltre, metriche come l’indice di precisione aiutano a misurare e migliorare l’efficienza del sistema. Un approccio proattivo e meticoloso garantisce non solo la disponibilità dei prodotti, ma anche operazioni più redditizie in linea con le aspettative dei clienti. Ciò posiziona l’inventario come un asset strategico per il successo aziendale.