Qué roles del equipo deben intervenir en la revisión de la demanda

Seamos claros: no tienes una máquina del tiempo ni una bola de cristal para predecir el futuro. Pero a pesar de estas ‘limitaciones’, sigues necesitando una previsión fiable de la demanda futura en la que basar tus operaciones.

La precisión de las previsiones es esencial. Sin embargo, como bien saben los profesionales de la cadena de suministro, que han invertido innumerables horas en la búsqueda de mejores previsiones, no existe tal cosa como una “previsión perfecta” de la demanda.

La precisión de las previsiones suele interpretarse como un valor absoluto. Pero en realidad no se trata de acertar un número, como si jugaras a la lotería. Lo importante es la tendencia que marca una previsión y el margen de error que la acompaña. Para comprenderlo bien, es necesario contar con un proceso que integre distintas perspectivas sobre la demanda futura y facilite una conversación constructiva en torno a estas perspectivas.

Y para mantener un debate enriquecedor, se necesita a las personas adecuadas y una plataforma que facilite esta conversación. Esto es el proceso de revisión de la demanda.

¿Qué es una revisión de la demanda?

La revisión de la demanda es un proceso estructurado dentro del marco de la planificación de ventas y operaciones (S&OP). Centrado en evaluar, validar y alinear las hipótesis, el proceso de revisión de la demanda implica analizar los datos históricos de ventas, las tendencias del mercado, las actividades promocionales y las aportaciones estratégicas de la empresa. El resultado es una previsión de la demanda fiable en la que toda la empresa puede confiar.

Durante el proceso de revisión de la demanda, la previsión pasa de ser una simple proyección a una ‘plataforma’ de toma de decisiones en la que equipos de distintos departamentos, como los de ventas, marketing, finanzas y operaciones, colaboran para comprender los factores que impactan en la demanda y llegan a un consenso sobre la demanda prevista.

¿Cuáles son las ventajas de la revisión de la demanda?

Una buena revisión de la demanda sienta las bases para obtener una previsión más precisa. Por lo tanto, cuanto mejor sea el proceso de revisión de la demanda, más fiables serán las hipótesis sobre la misma. Por eso es fundamental contar con las opiniones de equipos de distintos departamentos.

Las ventajas –comerciales- de establecer una revisión sólida de la demanda tienen un gran alcance:

1. Mayor precisión en las previsiones

Una revisión de la demanda mejorará la precisión al incorporar datos históricos, información de mercado y aportaciones de los equipos de ventas y marketing.

2. Niveles de inventario optimizados

Profundizar en las previsiones de demanda permite comprender y conocer mejor los factores que la impulsan. Al ajustar las decisiones de inventario en función de una imagen más realista de la demanda futura, los equipos de la cadena de suministro pueden garantizar una disponibilidad óptima, al tiempo que minimizan los costes y reducen el riesgo de obsolescencia.

3. Asignación eficiente de recursos

Una mayor alineación con la demanda prevista te permitirá asignar mejor los recursos de tu empresa para equilibrar la oferta y la demanda. Ya sea optimizando la inversión en capital circulante, dando prioridad a los productos estratégicamente importantes o sorteando las limitaciones de salida, el resultado será un funcionamiento más eficiente.

4. Toma de decisiones estratégicas

Las previsiones precisas de la demanda permiten tomar decisiones informadas para aprovechar las oportunidades del mercado y sortear los riesgos emergentes.

¿Qué pasos hay que seguir en la revisión de la demanda?

El proceso de revisión de la demanda no consiste en lograr una precisión perfecta. Se trata de generar confianza sobre una hipótesis de demanda.

Por lo general, el proceso de revisión de la demanda sigue una serie de pasos clave. El proceso comienza con la validación de la previsión de referencia, utilizando datos históricos y algoritmos para establecer una base estadística.

A continuación, los equipos multidepartamentales deben colaborar para enriquecer la previsión integrando conocimientos del mercado, promociones, planes de nuevos productos y aportaciones estratégicas, captando lo que las cifras por sí solas no pueden predecir.

La previsión se compara con el presupuesto para identificar las diferencias y desajustes que pueden requerir medidas correctivas. Con esta información, los equipos se preparan para la reunión de revisión de la demanda, consolidando los datos, alineando las hipótesis e identificando los puntos clave de debate.

Por último, llevamos a cabo la revisión de la demanda. En este punto del proceso, las partes interesadas de diferentes departamentos validan las hipótesis, resuelven las discrepancias y se ponen de acuerdo en un plan de demanda consensuado para crear una visión única y unificada de la demanda futura que sirva de base para tomar decisiones estratégicas, financieras y de la cadena de suministro.

¿Cuáles son los perfiles clave que intervienen en la revisión de la demanda?

El éxito de las revisiones de la demanda depende de la aportación que hagan las distintas partes implicadas. Los equipos de ventas, marketing, finanzas y cadena de suministro deben estar presentes, junto con los equipos de producto y comercial cuando sea necesario.

No debe ser una cuestión de ventas contra marketing. Ni nada que se parezca a una competición. Este proceso tiene como objetivo ayudar a todos los miembros de la empresa. Cada grupo ofrece una perspectiva diferente: ventas y marketing aportan el contexto del cliente y del mercado, finanzas mantiene el plan basado en objetivos y la cadena de suministro garantiza que sea realista desde el punto de vista operativo. Juntos, conforman una visión compartida de la demanda futura que sirve para tomar mejores decisiones y una ejecución fluida:

Equipo de ventas

Función:

• Previsión de la demanda e información de los clientes.

Responsabilidades:

• Analizar los datos históricos de ventas, las tendencias del mercado y los comentarios de los clientes para pronosticar la demanda futura.
• Aportar ideas sobre estrategias de precios, promociones de productos y objetivos de ventas.

Equipo de operaciones

Función:

• Planificación de la capacidad y programación de la producción.

Responsabilidades:

• Evaluar las capacidades de producción y las limitaciones de capacidad para determinar la viabilidad de satisfacer la demanda prevista.
• Desarrollar planes de producción, calendarios y estrategias de asignación de recursos para alinearlos con las previsiones de ventas.

Equipo de cadena de suministro

Función:

• Gestión de inventario y logística.

Responsabilidades:

• Supervisar los niveles de inventario para ajustarlos a las previsiones de demanda.
• Coordinarse con los proveedores para garantizar la entrega puntual de materias primas y componentes.
• Optimizar las operaciones logísticas para satisfacer la demanda de los clientes, minimizando al mismo tiempo los costes y los plazos de entrega.

Equipo directivo

Función:

• Toma de decisiones y alineación de los equipos.

Responsabilidades:

• Supervisar y orientar el proceso general de S&OP.
• Tomar decisiones estratégicas basadas en los conocimientos y recomendaciones de las distintas partes interesadas.
• Garantizar la alineación entre las previsiones de demanda, los planes operativos, los objetivos financieros y los objetivos generales del negocio.

Equipo financiero

Función:

• Análisis financiero y asignación de recursos.

Responsabilidades:

• Realizar análisis financieros sobre la demanda prevista para determinar las previsiones de ingresos, las estimaciones de costes y el análisis de rentabilidad.
• Aportar información para la toma de decisiones sobre la asignación de recursos, la elaboración de presupuestos y los objetivos financieros.

Conclusión: Reflexiones finales sobre la revisión de la demanda

En lugar de beneficiar a un equipo sobre otro, un buen proceso de revisión de la demanda garantiza un alineamiento entre las previsiones de ventas y los objetivos generales de la empresa.

El proceso de revisión debe analizar diversos elementos, validar las previsiones y garantizar la colaboración entre los equipos y las partes interesadas clave. En última instancia, el proceso de revisión de la demanda debe crear una comprensión más profunda de la dinámica de tu mercado y tus capacidades operativas.

No se puede subestimar la importancia de alinear el plan de demanda dentro de la empresa. Especialmente si se tiene en cuenta su impacto en aspectos clave del rendimiento del negocio. Factores como la satisfacción del cliente y la gestión del inventario no son cosas que se puedan tomar a la ligera.

La información que obtendrás en tus revisiones de la demanda será muy valiosa. Detectarás patrones de demanda emergentes y tendencias del mercado, y ayudarás a tu empresa a aprovechar nuevas oportunidades y mitigar las amenazas de la volatilidad del mercado.

En última instancia, tu proceso de revisión de la demanda debe ser el punto de encuentro entre la estrategia y la ejecución dentro de S&OP.