Los desafíos al gestionar el inventario con Excel

En el mundo empresarial de hoy, una administración precisa y eficiente del inventario es vital para el éxito continuo. Mientras que Microsoft Excel ha sido ampliamente utilizado como una herramienta de gestión, es crucial entender sus limitaciones en el contexto de una gestión de inventario más avanzada y eficaz. En nuestro post sobre cómo las plataformas de planificación basadas en IA descubríamos los últimos avances de la inteligencia artificial frente a Excel. En este artículo, exploramos a fondo las limitaciones y desafíos inherentes al uso exclusivo de Excel en la gestión de inventario, y destacamos la importancia de considerar soluciones más especializadas y avanzadas.

A medida que las empresas crecen y el inventario y la complejidad aumentan, Excel deja de ayudar y, en cambio, hace que la vida de los Planificadores sea más difícil. Peor aún, la ineficiencia de realizar un pedido con una hoja de cálculo le está costando dinero por exceso de existencias y pérdida de tiempo a muchas compañías.

Casi el 90% de las hojas de cálculo tienen errores. Por lo tanto, si bien las hojas de cálculo pueden parecer la alternativa “gratuita y más fácil” al software de gestión de pedidos, son todo lo contrario.

Elegir usar un sistema integrado como Slim4 de Slimstock significa equiparse con las herramientas que necesitas para simplificar tu vida al mismo tiempo que aumentas la productividad y las ganancias. El ROI típico para los clientes de Slimstock es de 6 a 12 meses después de la implementación. Entonces, a pensando ¿Cuánto más complicado será una hoja de cálculo de pedidos dentro de 1 año?

A continuación te dejamos 5 errores al gestionar el inventario con Excel:

Errores de fórmulas: Un costoso desafío

Aunque Excel es popular por su simplicidad, su uso en la gestión de inventario conlleva un riesgo sustancial de errores. La manipulación manual de fórmulas puede conducir a inexactitudes, lo que a su vez puede afectar negativamente la toma de decisiones estratégicas. Estos errores pueden resultar en costos financieros significativos, lo cual es particularmente crítico en operaciones de inventario a gran escala.

A diferencia de Excel, obtener resultados precisos de Slim4 no depende de ingresar correctamente los datos y la fórmula. Con Slim4, las matemáticas se manejan en el back-end por ti, lo que garantiza resultados precisos. Los sistemas de gestión de pedidos también están diseñados para actualizaciones sin problemas y migración de datos. ¿Funcionará igual la ultima versión de Office? ¿Y las celdas ocultas que olvidaste copiar correctamente en un nuevo libro de trabajo? ¿Tener que preocuparse por problemas como este es realmente mejor que simplemente evitarlos por completo?

JP Morgan Chase, empresa financiera creada el año 1799,  una vez atribuyó una equivocación que les costó $ 6 mil millones por errores cometidos en Excel. Si bien los errores con la hoja de cálculo pueden no ser suficientes para financiar una misión lunar, definitivamente se van sumando (no muy diferente a las cajas de inventario no vendidas en la esquina de su almacén que se ordenaron accidentalmente debido a un error de la hoja de cálculo).

Limitaciones en la escalabilidad y complejidad de hacer inventario en Excel

A medida que una empresa crece, el volumen y la complejidad del inventario también aumentan. Excel puede volverse insuficiente para gestionar una gran cantidad de datos y transacciones, lo que puede afectar la eficiencia y la velocidad de procesamiento. Una solución especializada, como Slim4, está diseñada para manejar la escalabilidad y la complejidad de la gestión de inventario en crecimiento, asegurando un rendimiento óptimo.

Incluso si detectas los errores que tienen las 90% de las hojas de cálculo, ¿cómo sabes de dónde provienen? Debido a que solo se necesita un error para arruinar un libro de trabajo completo, incluso los esfuerzos para garantizar obstinadamente el uso responsable se pueden deshacer rápidamente. La base de este problema es que Excel simplemente no fue diseñado como una pieza de software colaborativa, por lo que tratar de usarlo como tal siempre generará dificultades. Incluso si es posible desarrollar e implementar un sistema de cambios documentados, el tiempo que pasa administrándolo puede sin duda ser mejor gastado en otro lugar.

Falta de colaboración y control de versiones

La colaboración entre equipos y departamentos es esencial en la gestión de inventario. Excel carece de capacidades robustas de colaboración en tiempo real y control de versiones, lo que puede resultar en problemas de comunicación y errores debido a la falta de visibilidad sobre los cambios realizados. Un sistema integrado, como Slim4, proporciona un entorno colaborativo más efectivo y un registro transparente de modificaciones.

Generación de Informes Ineficiente

Si existe algún beneficio al usar hojas de cálculo para tareas complejas de pedidos e inventario, podría ser la breve sensación de logro que se obtiene al sacar información útil a partir de una grilla de datos tan difícil de manejar. Esa es una escasa recompensa y el tiempo dedicado a limpiar y validar los datos antes de convertirlos en gráficos es tiempo que no podrá recuperar.

La generación de informes en Excel a menudo requiere una considerable inversión de tiempo para transformar datos en información útil. Slim4, en cambio, automatiza la generación de informes y ofrece análisis avanzados de manera más eficiente. Esto permite a los gestores acceder a información valiosa de manera rápida y precisa, optimizando la toma de decisiones basada en datos.

El gran problema de controlar tu inventario con Excel: riesgo de dependencia en individuos clave

Si tu empresa hace pedidos de compra con Excel, es probable que alguien en tu oficina sea el encargado de la hoja de cálculo. Es la persona a quien le dicen cuándo deben actualizarse los datos, y por lo tanto la contraseña es un secreto muy bien guardado. Todos saben que no es un buen sistema, pero lo habéis hecho funcionar durante los últimos 3 años, y no va a cambiar ahora. Pero, ¿qué sucede si el encargado renuncia, o es despedido, o simplemente cambia de posición dentro de la empresa?

La gestión de inventario con Excel puede llevar a una dependencia excesiva en individuos clave que mantienen las hojas de cálculo. La pérdida de estos empleados o su incapacidad para mantener el sistema pueden resultar en interrupciones significativas y pérdida de conocimiento. Utilizar una solución como Slim4 ayuda a mitigar este riesgo al proporcionar acceso y control a múltiples usuarios con niveles de autorización apropiados.

Optando por soluciones avanzadas de gestión de inventario

Si bien Excel ha sido una herramienta útil en muchos aspectos, su aplicación en la gestión de inventario tiene limitaciones que pueden afectar la eficiencia y la rentabilidad. Para enfrentar los desafíos de una gestión de inventario efectiva y escalable, es esencial considerar soluciones especializadas, como Slim4. Al hacerlo, las empresas pueden optimizar sus operaciones, reducir costos y tomar decisiones informadas basadas en datos precisos y actualizados. La inversión en una solución de gestión de inventario adecuada es una inversión en la prosperidad a largo plazo de la empresa. ¿Te gustaría saber más sobre nuestro software? No dudes en solicitar una demo gratuita con uno de nuestros expertos.