En un escenario de crisis, los sistemas de información son un elemento crucial para alcanzar los objetivos empresariales. La gestión de inventarios en la distribución farmacéutica es, junto con la reducción del capital circulante, el objetivo en el que se centran la industria en la actualidad. Después de vivir un gran crecimiento por el gasto creciente en Sanidad de los países más desarrollados y de esquivar el inicio de la crisis en 2008, ahora se ve sometido a tensiones en términos de tesorería, bajo una amenaza constante en forma de decretos. En este contexto, la gestión de inventarios se convierte en una prioridad máxima.
Tras invertir en proyectos de automatización de almacenes para aumentar la eficiencia en los procesos logísticos, la distribución se está centrando en la implantación de soluciones que permitan la reducción del capital circulante. Las herramientas de previsión de la demanda y optimización de inventario están representando una revolución al incrementar los niveles de servicio a la vez que reducen el stock, disminuyendo el capital circulante y aumentando la rentabilidad.
La implantación de estas soluciones debe realizarse de manera rigurosa y personalizada, adaptándose a cada empresa. La distribución se caracteriza por la necesidad de ofrecer un nivel de servicio muy elevado, obligando a plantear proyectos orientados a incrementar ese nivel servicio, aumentar las ventas y potenciar la fidelización de sus clientes. Las funcionalidades que ofrecen estas herramientas de previsión de la demanda y optimización de los inventarios deben adaptarse a las particularidades específicas del sector.
ASPECTOS CLAVE EN LA GESTIÓN DE INVENTARIOS DE LA DISTRIBUCIÓN FARMACÉUTICA
¿Demanda o venta?
La principal dificultad en el sector consiste en determinar correctamente la demanda histórica que forma la base de unas buenas previsiones de venta. ¿Los artículos servidos, representan la demanda real de sus clientes? Una rotura de stock en una farmacia transfiere la necesidad a otra, provocando una alteración en la información. Esta distorsión crea un efecto látigo (efecto Bullwhip) que se inicia en el nivel más bajo de la cadena de suministro, el cual se traduce en un aumento de los stocks en las distribuidoras.
Cabe destacar que una buena interpretación de esta información es necesaria para tener unas previsiones que permita la gestión óptima de los inventarios para lograr el nivel de servicio deseado y aumentar el volumen de negocio, reduciendo el stock.
La importancia del ABC
Con la definición correcta de la demanda, obtenemos una información esencial sobre el comportamiento real de los artículos. El análisis de los artículos basado en clasificaciones ABC permite una gestión enfocada a lograr la rentabilidad de los activos, focalizando los esfuerzos en productos con mayor margen y/o rotación.
Tomando como base el principio de Pareto (80-20) se pueden establecer tantas clasificaciones como se deseen utilizando varios criterios. Por los estrechos márgenes con los que trabaja la distribución, se aconseja llevar el análisis a nivel de líneas, permitiendo clasificar cada SKU (combinación artículo – centro) según sus movimientos y establecer el nivel de servicio específico para cada una de ellas.
Almacenes reguladores
La herramienta elegida de previsión de la demanda y optimización de inventarios debe permitir la gestión de los artículos en múltiples almacenes y puntos de venta, con la posible existencia de uno o varios almacenes reguladores. Existe una gran variedad en los artículos farmacéuticos y de parafarmacia. Los artículos de baja rotación o gran volumen, representan un auténtico desafío logístico, donde disponer de uno o varios almacenes reguladores ofrece grandes ventajas.
Estacionalidad, novedades…
Los sistemas de información especializados pueden ser aprovechados para dar aún más valor añadido al negocio. Mediante un funcionamiento desasistido, estos deben permitir una gestión automatizada del surtido, que ayude a determinar qué artículos deben ser susceptibles de ser estocados y cuáles no, basándose en criterios como número de movimientos, margen, criticidad…
Es importante tener en cuenta la estacionalidad de los artículos para asegurar los niveles de stock correctos en cada época del año. La introducción de nuevas referencias es también un reto. Los sistemas de previsión de la demanda y optimización de inventarios, deben permitir aplicar políticas automáticas de introducción de nuevos artículos y medir su desempeño, para determinar los niveles óptimos de stock en cada momento de su ciclo de vida.
Reales decretos
La distribución es un sector muy regulado que en los últimos años ha visto cómo se ha multiplicado la cantidad de nuevos decretos. Aquí, la gestión del inventario es un área afectada. Las herramientas de previsión de la demanda son fundamentales, ya que permiten a los distribuidores reaccionar rápidamente a cambios en la legislación, ajustar sus procedimientos y políticas de inventario.
Ofertas y bonificaciones
El aprovisionamiento, uno de los aspectos fundamentales de la gestión de inventarios en la distribución farmacéutica, presenta peculiaridades. Un ejemplo es la fiabilidad en las entregas de los laboratorios. En algunos casos sus plazos de entrega y niveles de servicio son poco fiables, lo que dificulta la gestión de los inventarios.
La práctica de ofertas y bonificaciones está muy extendida, provocando incrementos de stock. Las herramientas de previsión de la demanda y optimización de inventarios deben permitir evaluar rápidamente estas situaciones para tomar las decisiones más beneficiosas para la empresa.
Si un laboratorio ofrece descuentos y facilidades de pago para cierta familia de artículos a cambio de hacer una compra mayor. ¿Es una buena oportunidad? Depende.
¿Se pueden gestionar y analizar todas estas variables? ¿Existen herramientas que tomen automáticamente las decisiones correctas? Sorprendentemente para muchos, la respuesta es sí.
Otro ejemplo de ello son las bonificaciones. Muchos laboratorios farmacéuticos las ofrecen si el pedido mínimo alcanza una determinada cantidad. Aquí, las herramientas de previsión de la demanda y de optimización de inventarios deben tomar la decisión correcta, basándose en una comparación entre los beneficios de la bonificación y el incremento de los costes de posesión. En la misma línea se presenta uno de los grandes retos de la distribución para conseguir un stock optimizado: una correcta calendarización de los pedidos.
A mayor frecuencia de pedidos, menor stock necesario y pedidos más pequeños. Este aumento de las entradas puede bloquear el proceso de recepción del almacén. Redondear las cantidades producirá un aumento del stock, por lo que el resultado de la ecuación para determinar el menor coste global, debe tener en cuenta el nivel de stock, la cantidad a redondear y los recursos del almacén.
Las entradas en el almacén son un punto crítico y pueden formar un cuello de botella cuando se decide aumentar la frecuencia de los pedidos. Una herramienta de optimización de inventarios debe calcular el lote óptimo de pedidos para equilibrar eficiencia y costes, priorizando los artículos más urgentes sin colapsar el proceso.
En resumen
Teniendo en cuenta la evolución del sector y los retos a los que se enfrenta, la implementación de una herramienta de optimización de inventarios resulta imprescindible para asegurar la rentabilidad.
Estos Sistemas de Información deberían ser capaces de gestionar grandes cantidades de SKU’s y permitir al usuario analizar todo el surtido de artículos de manera ágil y dinámica. Deberían proporcionar a los responsables de aprovisionamiento los KPI’s (indicadores de gestión) necesarios para la toma de decisiones estratégicas. Este tipo de implantaciones y su retorno de la inversión deberían realizarse en pocos meses.
