ERP Y BEST OF BREED: ESTRATEGIA PARA GESTIONAR LA EMPRESA

Si pudiésemos analizar las reacciones de las personas que han leído el título de este artículo, nos encontraremos básicamente con tres grupos. En el primero, podemos englobar a las personas que no saben de qué puede ir este artículo y su interés se dirija primero a otros titulares de la revista por lo que, probablemente, no hayan llegado hasta este punto.

En un segundo grupo, podemos situar a personas que les pueda despertar interés la unión de las siglas ERP unidas con vs a otros términos y quizá sigan leyendo. Y en un tercer grupo encontramos a los que saben de qué va el artículo porque conocen perfectamente el significado del encabezamiento, en este caso, intentaremos despertar su interés con algún concepto o información que quizás no conozcan.

Pues bien, para todos aquellos que hayan leído hasta aquí, sean del grupo que sean, nuestra intención es transmitir una serie de conceptos e ideas lo más fácilmente posible para que puedan tenerlas en cuenta de cara a valorar, tanto ahora como en el futuro, qué estrategias adoptar respecto a los sistemas de gestión de su empresa.

SITUANDO CONCEPTOS: ERP Y BEST OF BREED

Un ERP (Enterprise Resource Planning) es un sistema cuyo objetivo es alinear, automatizar e integrar procesos de gestión entre todos los departamentos y funciones dentro de una empresa, a través de un sistema único. Los sistemas ERPs están compuestos por una serie de módulos cuyas funcionalidades intentan adaptarse a las distintas necesidades de los diferentes departamentos dentro de una empresa. Por ejemplo, existen módulos de Finanzas, Ventas, Compras y un largo etcétera, dependiendo del proveedor de dicho sistema. En la actualidad, prácticamente todas las empresas disponen de un ERP para la gestión del día a día de la empresa.

En cuanto a Best of Breed, es un término que suele utilizarse en el mundo del software para describir a aquel sistema que podríamos catalogar como la mejor solución para desarrollar una actividad concreta. En definitiva, se trata de software desarrollado por compañías especialistas en áreas o tareas concretas de la gestión de empresas.

Como ejemplos, tenemos los SGAs en el mundo de la gestión de almacenes, los CRMs para la gestión de la relación con los clientes, las soluciones SCM en el apartado de la logística y así un largo etcétera para determinadas áreas de la gestión dentro de la empresa.

En resumen, identificaremos como Best of breed a aquellas herramientas de software catalogadas como las mejores en su área, para obtener un fin o resultados concretos.

EVOLUCIÓN Y ESTRATEGIAS APLICADAS A LA EMPRESA

No viene mal recordar cuál ha sido la evolución de los sistemas de gestión empresarial para determinar, de dónde venimos, donde estamos y hacia dónde vamos. Las estrategias aplicadas por las empresas en términos de sistemas de información, podrían estructurarse hasta 1990, cuando se van desarrollando sistemas que automatizan procesos de manera separada. Por ejemplo, en esta época, aparecen los primeros MRPs.

Otro gran segmento en el tiempo lo podemos considerar hasta 2005, en el que desde el desarrollo de los primeros ERPs hasta el año 2005, las empresas tomaron el rumbo de unificar toda la información en una única plataforma reemplazando el software fragmentado, es el período de efervescencia de los ERPs.

En ellos, las compañías registran sus datos maestros, transacciones, procesos y se intentan desarrollar facetas de diferenciación e innovación, desarrollando lo que el mercado conoce como soluciones ERPs verticales, es decir, desde una base estándar y común, determinadas empresas satélites al fabricante del ERP, modifican el sistema con el objetivo de proporcionar soluciones específicas, para mercados específicos.

LA ESTRATEGIA ACTUAL TIENDE A LA ESPECIALIZACIÓN

En la actualidad, las compañías están avanzando y desarrollando sus sistemas, con el objetivo de innovar y diferenciarse respecto a la competencia. Si bien, siguen manteniendo su ERP como sistema principal, el problema es que, parafraseando al refranero español, en los sistemas empresariales como en la vida, “el que mucho abarca, poco aprieta” y esa es una tendencia que con el paso de los años, está marcando el devenir de los sistemas de gestión empresarial.

Best of breed es un término que suele utilizarse en el mundo del software para describir a aquel sistema que podríamos catalogar como la mejor solución para desarrollar una actividad concreta

En definitiva, la tendencia actual en cuanto a la estrategia a seguir, sería la definida por un sistema principal, normalmente un ERP, en el que se registran datos maestros, transacciones y procesos, dejando la innovación y diferenciación a sistemas Best of Breed.

Esta estrategia no solo tiene sentido, además, parece la evolución natural hacia la innovación. La pregunta clave es, cómo desarrollo esta estrategia y donde aplico la especialización.

REBAJANDO TENSIONES: EL MODELO DE CAPAS DE GARTNER

Cuando de aplicaciones informáticas se trata, normalmente existen tensiones entre los departamentos de TI y los usuarios de dichas aplicaciones. El motivo es claro, el usuario final busca en los sistemas de gestión la solución a diferentes problemáticas, tanto de su día a día como a la hora de tomar decisiones estratégicas, mientras a los departamentos de TI, les interesa estandarizar al máximo las soluciones informáticas y reducir problemáticas y costes.

Gartner define las tres categorías o capas (Registro, Diferenciación e Innovación), para determinar y distinguir dónde ubicar las distintas herramientas dentro de la organización. Si procede, las aplicaciones irán moviéndose entre las capas según su madurez dentro del sistema:

• Sistemas de Registro: esta capa alude a sistemas clásicos donde se registran transacciones básicas. No hay mucho cambio y podríamos relacionarlo con los sistemas más maduros dentro de la organización.
• Sistemas de Diferenciación: son aquellos que son utilizados para procesos y funciones específicas de la empresa. Será necesario adaptarlos a las necesidades de la compañía según se produzcan cambios en la misma.
• Sistemas de Innovación (o capa superior): nuevas herramientas que nos proporcionarán ventajas competitivas, gracias a su implantación en nuestro esquema de sistemas.

Desde el punto de vista de la gestión de las TI, la compañía, basándose en este modelo de capas, deberá reflexionar y analizar en qué posición ubica a las diferentes aplicaciones con las que cuenta y a partir de ahí, valorar qué necesidades existen en los diferentes niveles, ver qué opciones nos ofrece el mercado del software y en base a ello, decidir qué estrategia se debe seguir de cara a determinar, si es mejor comprar nuevas aplicaciones, o adaptar y desarrollar las existentes. La actualidad económica, la evolución tecnológica y el ritmo cambiante de los mercados hacen imprescindible la aplicación de la estrategia del sistema de capas de Gartner en nuestras empresas.

En la actualidad, queda demostrado que las compañías, aunque sean conservadoras, se están decantando, como muestra el cuadro adjunto del estudio realizado por Gartner, por la estrategia de añadir soluciones Best of Breed a sus ERPs.

Como reflexión final y a la vista de los resultados obtenidos, la mejor estrategia para innovar y mejorar competitivamente en términos de sistemas es combinar un ERP que soporte los procesos transaccionales y datos maestros, complementado con las mejores soluciones especialistas del mercado (Best of Breed).

Sin duda y a la vista de todo lo expuesto hasta ahora, debería haber cambiado el título del artículo y en lugar de “ERP vs. Best of Breed”, debería haberlo titulado “ERP + Best of Breed”, sin duda, más positivo y que refleja más fielmente lo que en la actualidad, es una tendencia y una realidad en el mundo de la gestión empresarial.