Digitalisering af HiFi Klubbens lagerstyringsproces frigav tid til indkøberne

Projektets omfang

• Hvem er HiFi Klubben?

HiFi Klubben sælger lyd- og billedprodukter i 90 butikker fordelt over fem lande. De har deres centrallager i Danmark, hvor 98 % af alle deres varer leveres fra. De har 4000 SKU’er og en total omsætning på omkring 1 mia. DKK, og det kan derfor siges, at der ikke bare ryger mange, men rigtig mange varer gennem centrallageret i Danmark.

• Hvad ønskede HiFi Klubben, at få ud af samarbejdet?

HiFi Klubben havde et ønske om at komme væk fra de tunge og krævende Excel-ark. Det var for tidskrævende, der opstod brugerfejl, og de var for afhængige af enkeltpersoner, som havde hænderne dybt nede i disse regneark.

Derudover fik HiFi Klubben også stadig flere leverandører og SKU’er, der skulle holdes overblik over.

• Hvorfor valgte HiFi Klubben Slimstock?

Løsningen blev Slim4, som er et webbaseret forecastsystem, der har en brugervenlig flade, og som gør det muligt, at fordele overblikket og ansvaret over flere personer, så HiFi Klubben ikke længere skulle være afhængig af enkeltpersoner. Derudover har Slim4 mulighed for ABC-kategorisering samt dynamiske beregninger.

Væsentligste resultater

Efter succesfuld implementering oplevede HiFi Klubben:

• Tidsbesparelse for alle indkøbere
• Et bedre overblik og større tro på output fra indkøberne
• Mere præcis salgsforecasting end før.

Udfordring

HiFi Klubbens supply chain-planlægning lå fordelt på 50 % i Excel og 50 % i ERP, inden corona ramte verden i 2020. Alle HiFi Klubbens SKU’er blev gennemgået månedligt af indkøberne. Alene dette var et enormt stort arbejde for HiFi Klubben, som brugte meget tid på dette. Vi minder lige om, at HiFi Klubben har 4000 SKU’er, som på daværende tidspunkt blev varetaget af fire indkøbere.

Der blev taget højde for sæsoner via statiske profiler, og alle SKU’er fik automatisk tildelt den samme lagerprofil.

Som alle i dag ved, udfordrede corona-pandemien supply chains over hele verden, og behovet for at nytænke sin måde at planlægge sin supply chain blev tydelig for erhvervsdrivende verden over.

Og derfor var denne planlægning af supply chain pludselig ikke tilstrækkelig og fleksibel nok, til optimalt at kunne imødekomme den nye hverdag.

De fire indkøbere knoklede derudaf, for at tildele forskellige SKU’er nye, tilpassede profiler, og de statiske sæsonlister skulle pludselig imødekommes på en helt ny måde.

Det tidskrævende arbejde med at gennemgå alle SKU’er månedligt var tidsmæssigt også ved at blive for stor en mundfuld for indkøberne, der skulle omstille og tilpasse sig den nye realitet fra den ene dag til den anden. Der var behov en mere avanceret forecast-løsning, som kunne tage højde for den nye situation, og som kunne komplimentere indkøbernes gode kompetencer.

Hvorfor Slimstock?

Valget faldt på Slimstock, da der var flere fordele ved Slimstocks lageroptimerende softwareløsning Slim4, som imødekom de udfordringer, HiFi Klubben oplevede.

De fordele HiFi Klubben lagde vægt på, da de valgte vores softwareløsning var:

• Kort beregnet ”payback-tid”.
• System med standardfeatures der matchede HiFi Klubbens behov.
• Kun få faciliteter som ikke var relevante.
• Enkel dataudveksling og opsætning.
• God support og kontinuerlig udvikling.
• God kemi med kompetente konsulenter.

Udover Slim4 og HiFi Klubben teknisk passede godt sammen, og Slim4 understøttede de ønsker og behov HiFi Klubben havde for at optimere deres supply chain, var der også en god kemi på det menneskelige niveau. Vores konsulenter er med hele vejen, og ikke kun i en salgsindledende fase. Vi satser på at langvarigt samarbejde, hvor vi gennem god dialog og certificeringer skaber de bedste vilkår for optimering. Dette vægtede HiFi Klubben også højt i deres overvejelser.

Løsningen

Som nævnt blev løsningen for HiFi Klubben softwareløsningen Slim4, som efter succesfuld implementering oplevede:

• Tidsbesparelse for alle indkøbere.
  • Indkøberne havde ikke længere behov for at gennemgå alle SKU’er manuelt, da SKU’erne automatisk bliver tildelt passende profiler i Slim4. De dynamiske lister opdateres løbende, og de fire indkøbere skulle ikke længere stå for denne proces ved hjælp af regneark. Der blev på denne måde frigivet en stor mængde tid.
• Et bedre overblik og større tro på output fra indkøbere.
  • Indkøberne og resten af S&OP-afdelingen har et meget bedre overblik, da alle relevante personer kan få indblik i processen og status på SKU’er. Fordi indkøbernes viden og kompetencer inden for området understøttes og styrkes yderligere af Slim4, møder de en større tro på output oppefra.
• Mere præcis salgsforecasting end før.
  • I og med SKU’er automatisk tildeles relevant liste og status, kan indkøberne i højere grad bestille mere præcist hjem, og på de rette tidspunkter. Indkøberne får et større indblik i behovene, målt op på sæsoner og udsving, end de gjorde, da de sad med regneark og ERP.

Næste skridt for HiFi Klubben 

Næste skridt for HiFi Klubben i deres digitalisering er at implementere Slim4 i forhold til at de også skal have et nyt ERP-system. Hermed er der mulighed for yderligere optimering i planlægningsprocessen.

HiFi Klubben vil også introducere Slim4 til lagerstyring i deres 90 butikker, hvor der skal være fokus på blandt andet sæsonstyring, kampagnestyring og styring/prioritering af lagre i mangelsituationer, hvilket også kommer slutforbrugeren til gode.