Corona stellt Lieferketten und Bedarfsplanung auf den Kopf, nun steht das Weihnachtsgeschäft bevor

Slimstock gibt nützliche Tipps, was Supply-Chain-Mitarbeiter bei der Bestandsoptimierung zum Jahresendgeschäft beachten sollten

Bereits im April hat das Dortmunder Software-Haus Slimstock, Experte für die Bestandoptimierung in Unternehmen, eine kostenlose Business-Hotline eingerichtet, um die negativen Auswirkungen von Covid-19 auf Lagerbestände möglichst gering zu halten. Im Fokus stehen dabei mehr Transparenz, die Überprüfung der Lieferketten und vor allem die Optimierung der Prognosen, um schnellere und effizientere Entscheidungen zu treffen. Sein Know-how zieht Slimstock dabei aus seiner professionellen und tiefgreifenden Bestandsoptimierungslösung Slim4 und der über 25 Jahre Branchenerfahrung.

Die Erfahrungen aus dem Lockdown und andauernde Schwierigkeiten zur Prognose von Verbrauch, Nachfrage und nötigen Beständen stellen Unternehmen nach wie vor vor große Herausforderungen. Auch eine mögliche zweite Welle der Pandemie und damit verbundene Einschränkungen beunruhigen die Branche weiterhin. Das bevorstehende Weihnachts- bzw. Jahresendgeschäft ist aufgrund wirtschaftlicher Einbußen, die Unternehmen durch die Corona-Krise erleben, in diesem Jahr wichtiger denn je. Um dem sogenannten Bullwhip-Effekt – also die Auswirkungen von Ungenauigkeiten bei der Schätzung der Nachfrage in mehrstufigen Lieferketten, wenn Schwankungen im Auftragsvolumen auftreten – vorzubeugen, bedarf es professionellem Know-how und einer tiefgreifenden Analyse zur Bestandsoptimierung.

„Gerade jetzt ist es besonders wichtig, drastische Bestandsentscheidungen viel schneller als bisher zu treffen, um die Lieferfähigkeit zu garantieren oder zu hohe Lagerbestände auf Dauer zu vermeiden“, so Eelco Wever, Geschäftsführer von Slimstock in Deutschland. „Hierzu stehen verschiedene Tools zur Verfügung. Allen voran eine aktuelle ABC-Analyse, die sicher und schnell einen Überblick gibt, welche Artikel Unternehmen besonders beachten müssen. Auch kann eine Analyse schnell zeigen, welche A-Kunden versorgt werden müssen, damit diese nicht zur Konkurrenz wechseln“, so Eelco Wever weiter.

Slimstock hält daher für interessierte Unternehmen Tipps und Informationen bereit, die in der Krise helfen, Prognosen anzupassen und effiziente Bestandsentscheidungen zu treffen – gerade mit Blick auf das bevorstehende Jahresendgeschäft.

Tipps für bessere Prognosen in unsicheren Zeiten

1. Analysen anpassen

Slimstock rät betroffenen Unternehmen dazu, im ersten Schritt festzustellen, welche Artikel am wichtigsten sind, welche Waren knapp werden können und ob A-Kunden betroffen sind. Zudem stellen sich Fragen wie: Wann verlieren die Unternehmen den größten Umsatz und die höchsten Margen? Oder welche Artikel werden tatsächlich viel mehr verkauft und bieten zusätzliche Verkaufsmöglichkeiten? Andererseits sollten die Supply-Chain-Experten und Einkäufer schauen, welche Artikel weniger verkauft werden und zu einem Risiko von Überbeständen führen.

Eine fortschrittliche Bestandsoptimierungslösung wie Slim4 bietet hier dank diverser Berechnungsszenarien und Anpassungsmöglichkeiten schnelle und effektive Hilfe. Denn es werden nicht nur wie üblich historische Verkaufsmuster analysiert und saisonale Trends bestimmt. Jeder Artikel wird auf Grundlage seiner Verkaufsfrequenz und Absatzmenge klassifiziert, damit die jeweils passenden statistischen Methoden vollautomatisch umgesetzt werden können. Jede Verbrauchsklasse hat eigene statistische Berechnungsmodelle, die samt geeigneter Formeln in der Lösung von Slimstock hinterlegt sind. Dies verhindert die Verwendung falscher Methoden für einzelne Artikel. Ein häufiges Problem, wenn Unternehmen nur eine Formel als Berechnungsgrundlage nutzen. Slim4 stellt sicher, dass jeder Artikel immer in der richtigen Art und Weise berechnet wird.

Darüber hinaus berechnet Slim4 monatlich, oder in kürzeren Intervallen, eine neue Prognose und gibt einen fortschreitenden, dynamischen Einblick in die zu erwartenden zukünftigen Verbräuche. Slim4 prüft dabei den letzten Verkauf im Vergleich zur Prognose und identifiziert Ausnahmen. Der Anwender erhält sofort die notwendigen Informationen über Artikel, bei denen eingegriffen werden sollte, um mögliche Engpässe oder Fehlkäufe zu verhindern.

2. VIPs ausmachen statt Konkurrenz zu beliefern

Nachdem die „knappen“ Artikel identifiziert sind, sollte sichergestellt werden, dass diese Artikel nur an die wichtigen A-Kunden und nicht an C-Kunden verkauft werden. Noch wichtiger ist es – und dies ist in den letzten 6 Monaten oft geschehen – diese Waren nicht an Konkurrenten zu liefern. Das klingt einfach, aber es ist unter Umständen sehr aufwändig, dies schnell in den turbulenten Zeiten umzusetzen. Alle Abteilungen müssen benachrichtigt werden und entsprechend handeln. Verkäufer sollten wissen, was sie verkaufen dürfen, Anbieter müssen bestimmte Artikel aus dem Online-Shop entfernen und Filialinhaber Regale umplanen, wenn Produkte entfernt werden. Eine Herausforderung, insbesondere wenn das Jahresendgeschäft vor der Tür steht. Normalerweise treffen verschiedene Abteilungen diese Art von Entscheidungen, aber jetzt ist es an der Zeit, schnell zu handeln.

Slim4 unterstützt hier als Servicelevel-getriebenes Prognose- sowie Bestandsmanagementsystem und baut Bestände auf Basis eines vom Management strategisch festgelegten Servicelevels auf, damit die Zufriedenheit der Kunden stets auf hohem Niveau bleibt. Das Servicelevel kann sowohl auf einzelne Artikel, als auch auf eine Gruppe von Artikeln angewendet werden. Das geschieht oft in paralleler Verwendung eines ABC-Moduls.

3. Lieferungen mit Plan B sichern

Bei Unsicherheiten in der Lieferung von begrenzten Artikeln sollten Einkäufer in ständigem Kontakt mit ihren Lieferanten bleiben. Was ist in der Pipeline und wann kann mit der Belieferung gerechnet werden? Es ist existenziell, realistische Liefertermine mit den Lieferanten zu vereinbaren, diese stets zu prüfen und auch sicherzustellen, dass der Transport noch stattfinden kann. Sollte das nicht der Fall sein, muss schnell eine Alternative gefunden und ein Plan B für den Fall einer Nichtlieferbarkeit entwickelt werden. Wenn Lieferanten nicht über ausreichende Produktionskapazitäten verfügen oder aus anderen Gründen nicht liefern können, ist dies möglichst früh zu kommunizieren, insbesondere bei A-Artikeln.

Mit der Berechnung der benötigten Mengen für die nächsten 52 Wochen durch eine fortschrittliche Lösung wie Slim4, erhalten Lieferanten oder die Produktion detaillierte Informationen zur Optimierung ihrer Planung. Ist bei einem Lieferanten häufiger eine Tendenz sichtbar, vereinbarte Lieferzeiten oder -mengen zu über- oder unterschreiten, fließt das in die Bewertung der Qualität eines Lieferanten mit ein. Das übernimmt Slim4 und hat unmittelbaren Einfluss auf den Sicherheitsbestand, sodass Nutzer nicht länger von der schlechten Lieferperformance abhängig sind. Nicht zuletzt lässt sich durch die Nutzung der Simulationsfunktion in Slim4 einfach aufzeigen, welchen Einfluss eine Verlängerung der Lieferzeit auf den Sicherheitsbestand hat. Auf dieser Basis kann der Lieferant beurteilt und bewertet werden.

4. Bestellparameter anpassen

Ein weiterer Punkt ist stets zu beachten: Die Vermeidung von Überbeständen. Eine mangelnde Nachfrage kann plötzlich zu einem Überangebot führen. Die Hauptfrage lautet hier: Bei welchen Artikeln ist dies ein kritisches Problem? Ein zu großer Bestand an langlebigen Artikeln auf Lager ist für die KPIs (Key Performance Indicator) unvorteilhaft. Die handelnden Personen sollten sich in der derzeitigen Situation und in Krisenzeiten generell auf Artikel mit kurzer Haltbarkeit, saisonale Produkte oder Waren mit einem kurzen Lebenszyklus konzentrieren. Bestehende Bestellparameter sollten umgestellt werden, insbesondere wenn sie ausschließlich historisch begründet sind.

Durch eine schnelle Umstellung auf die Strategie Lager/Nichtlager kann eine Menge weiterer Enttäuschungen in der Zukunft vermieden werden. Dabei spielen Trends und Prognosen neben der schnellen Auswertung von Echtzeitdaten eine entscheidende Rolle. Hierbei sollten sich die verantwortlichen Führungskräfte von Profis in Sachen Bestandsprognosen und -optimierung beraten lassen und nicht nur auf die Erfahrung aus historischen Abläufen setzen.

Slim4 berechnet die Verbräuche für die kommenden 12 Monate immer rollierend für jeden Monat aufs Neue – und das vollkommen automatisch. Dies passiert mit einer so hohen Genauigkeit, dass im Normalfall 90 % der Artikel richtig prognostiziert werden. Um auch saisonale Trends aufzuzeigen und einzuberechnen werden gleich mehrere mathematische Techniken verwendet. Saisonale Auswirkungen können bei einzelnen Artikeln und auch für Artikelgruppen nachgewiesen werden und so in Berechnungen einfließen. Dabei greift das System auf eine Historie von bis zu fünf Jahren zurück, um den Verbrauch möglichst genau zu prognostizieren.

Eine Saisonalität ist sehr effektiv, aber auch risikoreich, wenn sich die Saison im Verlauf ändert. So unterstützt die Slimstock-Lösung eine einfache Prüfbarkeit, beispielsweise für Artikel mit Ausnahmenkennzeichnung. Ausnahmen werden dabei aufgrund von beispielsweise starken Nachfrageabweichungen automatisch ermittelt sowie angezeigt. Generell werden Artikel automatisch und kontinuierlich geprüft, die mit Ausnahmen versehen sind. Es zeigt dem Anwender an, welche Artikel heute Aufmerksamkeit benötigen. Dadurch kann der Disponent seine Effizienz deutlich verbessern. Kommt es dennoch vor, dass sich die realisierten Verbräuche stark von den prognostizierten Werten unterscheiden, fordert Slim4 den Benutzer auf, die berechnete Prognose durch neue Informationen zu ergänzen, damit für den nächsten Monat bzw. die nächste Periode ein noch besseres Ergebnis erzielt werden kann.