Inhaltsverzeichnis
Inhaltsverzeichnis- Ein praktischer Leitfaden für die Erstellung eines effizienten Versorgunsplans
- Was ist ein Versorgungsplan?
- Die Bedeutung eines Versorgungsplans
- Entwicklung eines funktionierenden Versorgungsplans
- So optimieren Sie Ihren Versorgungsplan
- Reduzierung der Lagerbestände für eine effektive Versorgungsplanung
- Fazit
Überblick
Die Gestaltung eines effizienten Versorgungsplans erfolgt in einem vierstufigen Prozess: Zunächst werden Bestände mithilfe einer ABC-Analyse priorisiert, anschließend wird für jede Kategorie eine passende Dispositions- bzw. Bestellstrategie definiert. Darauf aufbauend werden präzise Systemparameter festgelegt, bevor sich das Management gezielt auf hochpriorisierte A-Artikel konzentriert, um Lieferrisiken (Stockouts) zu vermeiden und Überbestände zu reduzieren.
Planer, Einkäufer und Beschaffungsanalysten stehen in der Praxis oft vor Herausforderungen in der Beschaffungsplanung. Doch was steckt dahinter?
In diesem Artikel geben wir Ihnen einen umfassenden und verständlichen Überblick darüber, was überhaupt ein Versorgungsplan ist, wie man diesen effektiv verwaltet, warum er wichtig ist und wie man ihn am besten richtig umsetzt.
Was ist ein Versorgungsplan?
Im Grunde genommen umfasst ein Versorgungsplan alle Maßnahmen, die die benötigte Menge an Beständen, Waren oder Dienstleistungen voraussehen, um deren Verfügbarkeit sicherzustellen und einen reibungslosen Ablauf von Produktion oder Vertrieb zu gewährleisten. Allerdings ist es oft viel komplexer als das.
An dieser Stelle ist es wichtig klarzustellen, dass ein Versorgungsplan und eine Bedarfsplanung nicht dasselbe sind. Ein Versorgungsplan bezieht sich auf Vertriebskanäle, Lagerbestandsrichtlinien und den Produktlebenszyklus, während die Bedarfsplanung sich hauptsächlich auf Prognosen und alles, was damit zusammenhängt, konzentriert.
Außerdem unterscheiden sich die Planungshorizonte für die Versorgungs- und die Bedarfsplanung oft ziemlich stark. Im Allgemeinen ist die Versorgungsplanung eher operativer Natur und befasst sich mit kurz- bis mittelfristigen Bedürfnissen, sei es für ein Distributionszentrum, ein Geschäft oder eine Filiale.
Die Bedarfsplanung hingegen erstreckt sich in der Regel über einen längeren Zeitraum und legt häufig die Verkaufspläne für die nächsten 12 Monate (oder länger) fest.
Ein wesentlicher Unterschied liegt in ihren Zielen: Die Bedarfsplanung zielt darauf ab, ein Umsatzbudget zu erreichen, während ein Versorgungsplan darauf abzielt, Lagerengpässe an allen Standorten zu vermeiden.
Die Bedeutung eines Versorgungsplans
Ein gut strukturierter Versorgungsplan bietet zahlreiche Vorteile und macht es für Unternehmen unerlässlich, einen klaren Rahmen für dessen Umsetzung zu schaffen.
Ein solider Versorgungsplan ermöglicht:
- Verbesserte Kommunikation innerhalb des Unternehmens und mehr Proaktivität, wodurch eine strategische Perspektive entsteht, die Notfälle und kostspielige Dringlichkeitskäufe reduziert.
- Reduzierte Lagerbestände durch besseres Ressourcen- und Betriebskapitalmanagement. Außerdem wird die Lieferstrategie mit taktischen und operativen Prozessen abgestimmt.
Entwicklung eines funktionierenden Versorgungsplans
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, einen Versorgungsplan zu entwickeln, aber einige bewährte Taktiken können zum Erfolg beitragen.
Der erste Schritt besteht darin, das Produktsortiment zu analysieren und die für die Kunden wichtigsten Artikel zu identifizieren, um sie zu priorisieren und die geeignete Strategie festzulegen. Anschließend sollten klare Geschäftsregeln festgelegt werden, um sicherzustellen, dass der Versorgungsplan mit den allgemeinen Unternehmenszielen übereinstimmt.
Eine der Hauptursachen für Veralterung, Überbestände und reaktives „Feuerlöschen” ist, dass Einkäufer und Planer sich oft auf die falschen Produkte konzentrieren. Eine sorgfältig durchgeführte ABC-Analyse kann helfen, dieses Problem zu lösen.
Mit den folgenden vier Schritten können Sie einen korrekten und effektiven Versorgungsplan erstellen:
Schritt 1: Führen Sie eine ABC-Analyse durch
Bei einer ABC-Analyse werden alle Lagerartikel nach ihrem Beitrag zum Gesamtumsatz klassifiziert: nach Bruttomarge, Einstandspreis, Umsatz oder einer anderen relevanten Kennzahl.
Typischerweise werden 80 bis 90 % des Gesamtumsatzes mit nur 10 bis 20 % des Sortiments erzielt. Die Beitragsanalyse nach Gewinnspanne ist zum Beispiel ein guter Ausgangspunkt.
Die endgültige ABC-Analyse sollte stets die für das Unternehmen relevantesten Kriterien verwenden, also solche, die klare und umsetzbare Ergebnisse liefern, um festzulegen, welche Artikel höhere Priorität haben.
Schritt 2: Die passende Strategie festlegen
Eine Bestandsstrategie dreht sich um zwei zentrale Fragen: Wann soll bestellt werden und wie viel soll bestellt werden? Diese Strategie hängt weitgehend davon ab, wie dringend und/oder wichtig jeder Artikel ist.
Um kostspielige Lieferengpässe zu vermeiden, werden A-Artikel (also Produkte mit hoher Priorität) meist häufiger bestellt als C-Artikel, wie in der ABC-Klassifizierung definiert. Für jede Kategorie muss ein Gleichgewicht zwischen den angestrebten Servicelevels und den Lagerkosten gefunden werden.
Schritt 3: Legen Sie die Parameter fest
Die gewählte Strategie muss in die richtigen Parametereinstellungen in Ihrem Bestandsmanagementsystem umgesetzt werden. Wichtige Fragen sind dabei:
- Wie sollten Servicelevels berücksichtigt werden?
- Sollten die Einkaufszyklen festen oder variablen Intervallen folgen?
- Wie sollten die Bestellmengen berechnet werden?
Diese Parameter sorgen für Konsistenz und Genauigkeit in den Beschaffungsprozessen.
Schritt 4: Konzentrieren Sie sich auf A-Artikel
Sobald die Parameter festgelegt sind, sollten sich die Planer auf die wichtigsten Produkte konzentrieren.
Angesichts der Bedeutung von A-Artikeln ist es wichtig, die Umsatzprognosen genau zu beobachten und Nachfrageschwankungen zu verfolgen. Gibt es plötzliche Spitzen? Sollten die Schätzungen angesichts neuer Marktinformationen oder bevorstehender Werbeaktionen angepasst werden?
Sobald der Versorgungsplan festgelegt ist, können bestimmte Tools die Strategie weiter verfeinern und optimieren. Im Folgenden zeigen wir Ihnen einige Möglichkeiten, wie Ihr Unternehmen seine Abläufe auf die nächste Stufe bringen kann.
So optimieren Sie Ihren Versorgungsplan
Viele Unternehmen haben in ihrem Streben nach einzigartigen Wertversprechen ein umfangreiches Sortiment mit Tausenden von SKUs entwickelt. Dies bietet den Kunden zwar eine größere Auswahl, bringt aber auch erhebliche verwaltende Herausforderungen mit sich.
Bei solch umfangreichen Sortimenten investieren viele Unternehmen erhebliche Ressourcen in die Verwaltung von Tausenden Artikeln, die zwar nur wenig zum Gesamtgewinn beitragen, für den Endkunden aber dennoch wichtig sind. Vor diesem Hintergrund stellt sich die Frage: Wie können Unternehmen den Wert ihres Sortiments maximieren, ohne ihre Fähigkeit zu beeinträchtigen, die Kundenbedürfnisse zuverlässig zu bedienen?
Den Versorgungsplan verfeinern
Bei der Optimierung eines Versorgungsplans geht es nicht nur darum, die umsatzstärksten Produktlinien effizient zu verwalten. Um die Rentabilität zu maximieren, müssen Entscheidungen zum Lagerbestand sorgfältig getroffen werden, insbesondere bei Artikeln, die den geringsten Mehrwert bieten.
Aber wie kann man ohne ein umfassendes Sortimentsverständnis sicher sein, dass man die richtigen Entscheidungen trifft?
Ein Artikel mit geringem Umschlagshäufigkeit mag wie verschwendeter Lagerplatz erscheinen, aber für bestimmte Kunden könnte er genau der Grund sein, warum sie sich für Ihr Unternehmen entscheiden. Umgekehrt stellt sich die Frage: Lohnt es sich wirklich, in ein Produkt zu investieren, das nur minimale Erträge bringt, um es ständig verfügbar zu halten?
Das Management von Artikeln mit geringem Wert erfordert einen Ausgleich zwischen Servicelevel und kontrollierten Lagerinvestitionen. Um dies effektiv zu tun, brauchen Unternehmen einen klaren Überblick darüber, wie jeder Artikel zu den Unternehmenszielen beiträgt. Die Klassifizierung von Artikeln nach strategischer Bedeutung ermöglicht einen maßgeschneiderten Managementansatz.
Definition eines Long-Tail-Artikels
Der Begriff „Long Tail” bezieht sich auf Artikel, die den geringsten Wert zum Sortiment beitragen, in der Regel die unteren 5 % des Umsatzes.
Für viele Unternehmen ist es schwierig, diese Artikel zu identifizieren. Eine gut konzipierte ABC-Analyse liefert jedoch die nötige Klarheit, um sie genau zu bestimmen. Eine ABC-Analyse bietet zwar wertvolle Einblicke in das Sortiment, jedoch ist es auch wichtig, dass die Analyseparameter genau auf die allgemeinen Geschäftsziele des Unternehmens abgestimmt sind.
Wenn die Kundenzufriedenheit im Vordergrund steht, hilft eine reine Kategorisierung der Artikel nach Margen dem Unternehmen kaum dabei, seine Ziele zu erreichen. Wie Sie die Grenzen Ihres Sortiments definieren, hängt weitgehend davon ab, welche KPIs für das Unternehmen am wichtigsten sind.
Im Großen und Ganzen gibt es zwei Hauptziele, die die KPIs prägen:
- Fokus auf Gewinnmargen oder Umsatz oder
- Fokus auf Kundenzufriedenheit, gemessen anhand von Bestellzeilen n oder Transaktionsdaten.
Reduzierung der Lagerbestände für eine effektive Versorgungsplanung
Um das Sortiment zu verfeinern und bessere Entscheidungen zu treffen, können Unternehmen drei wichtige Schritte unternehmen, um den Lagerbestand zu optimieren, den Cashflow zu verbessern und die Long-Tail-Rentabilität zu maximieren.
1. Lagerhaltungsentscheidungen
Bestimmte Long-Tail-Artikel rechtfertigen es unter Umständen überhaupt nicht, auf Lager gehalten zu werden, weil ihre Marge die Investition nicht deckt. Trotzdem kann ihre Streichung dazu führen, dass Kunden im Zweifel auch auf Produkte mit einer hohen Marge verzichten.
Zum Beispiel erzielen Schrauben und Muttern zwar kaum hohe Margen, aber Kunden werden keine teureren Komponenten kaufen, wenn sie nicht alle dazugehörigen Teile erhalten können. Außerdem gibt es Artikel, die bislang nicht gelagert werden, aber aufgrund langer Lieferzeiten oder geringer Lieferantenzuverlässigkeit besser dauerhaft vorrätig sein sollten.
Bei der Entscheidung über die Lagerhaltung sollten Unternehmen verschiedene Faktoren berücksichtigen:
- Welche Marge bietet das Produkt?
- Beeinflusst es den Verkauf anderer Artikel?
- Gibt es alternative Produkte?
- Hat es Auswirkungen auf die Lieferantenbeziehungen?
- Ist es für wichtige Kunden wichtig?
2. Überdenken Sie die Lagerrichtlinien
Da viele Long-Tail-Artikel oft eine schwankende oder unregelmäßige Nachfrage haben, kann es schwierig sein, die richtigen Lagerbestände zu bestimmen. Die Anforderungen an den Sicherheitsbestand hängen von der Wichtigkeit jedes Artikels ab. Dies bedeutet, dass A-Artikel normalerweise einen höheren Sicherheitsbestand brauchen, da Lieferengpässe bei diesen Produkten sehr teuer sein können. Im Gegensatz dazu ist es oft schwieriger, den Sicherheitsbestand für Long-Tail-Artikel zu bestimmen.
Ein übermäßiger Sicherheitsbestand bindet unnötig Betriebskapital in langsam drehenden Artikeln, die zudem das Risiko der Überalterung tragen. Zu wenig Bestand dagegen bremst den Verkauf und führt zu unzufriedenen Kunden. Um dies zu vermeiden, ist es wichtig, sicherzustellen, dass die Lagerbestände angemessen sind. Dafür ist eine sorgfältige Abwägung aller relevanten Faktoren erforderlich.
3. Priorisieren Sie Bereiche, die Aufmerksamkeit erfordern
Eine gut durchgeführte ABC-Analyse hilft dabei, die Bereiche des Sortiments zu identifizieren, die die größte Aufmerksamkeit erfordern. Mit einem klaren Überblick darüber, welche Artikel die Leistung steigern, können Unternehmen ihre Bemühungen dort konzentrieren, wo sie die größte Wirkung erzielen.
Die Optimierung von Long-Tail-Artikeln kann zum Beispiel die Neuverhandlung von Mindestbestellmengen (MOQ), die Anpassung von Lieferzeiten oder die Beschaffung bei neuen Lieferanten beinhalten.
Dieser Ansatz sorgt nicht nur für einen ausgeglichenen Lagerbestand, sondern setzt auch Betriebskapital frei, das anderweitig eingesetzt werden kann.
Durch die kontinuierliche Überprüfung jeder Kategorie, die sich aus der ABC-Analyse ergibt, erhalten Unternehmen ein klareres Bild der Gesamtleistung, sodass sie potenzielle Problembereiche erkennen und beheben können, bevor sie eskalieren.
Fazit
Ein gut strukturierter, datengestützter Versorgungsplan ist nicht nur eine betriebliche Notwendigkeit, sondern auch ein strategischer Vorteil. Indem Sie sich auf die richtigen Produkte konzentrieren, intelligente Parameter festlegen und Ihren Ansatz kontinuierlich verfeinern, können Sie die Effizienz steigern, die Kundenzufriedenheit verbessern und eine nachhaltige Rentabilität erzielen.
