Wer spielt welche Rolle in Ihrer Bedarfsanalyse?

Ein Spickzettel für einen kooperativeren Bedarfsplanungsprozess

Seien wir ehrlich: Sie haben keine Zeitmaschine und auch keine Kristallkugel, um die Zukunft vorherzusagen. Dennoch benötigen Sie einen zuverlässigen Überblick über die zukünftige Nachfrage, um Ihren gesamten Betrieb zu steuern.

Forecast Accuracy ist von entscheidender Bedeutung. Wie jedoch Generationen von Supply-Chain-Führungskräften, die unzählige Stunden in die Suche nach besseren Prognosen investiert haben, bestätigen können, gibt es keine „perfekte“ Nachfrageprognose.

Die Prognosegenauigkeit wird oft als etwas Absolutes betrachtet. Eine zuverlässige Prognose zu erstellen, bedeutet jedoch nicht, ein einziges Ergebnis zu erzielen. Es geht vielmehr um die Richtung und die Bandbreite des Fehlers. Um dies zu verstehen, benötigen Sie einen Prozess, der verschiedene Perspektiven für die zukünftige Nachfrage zusammenführt, um eine angemessene Diskussion zu ermöglichen.

Für eine gute Diskussion brauchen Sie die richtigen Leute und eine Plattform für offene Gespräche. Hier kommt der Bedarfsüberprüfungsprozess ins Spiel.

Was ist eine Bedarfsüberprüfung?

Die Bedarfsüberprüfung ist ein strukturierter Prozess innerhalb des Rahmens für die Sales & Operations Planung (S&OP). Der Prozess der Bedarfsüberprüfung konzentriert sich auf die Bewertung, Validierung und Abstimmung der Annahmen und umfasst die Analyse historischer Verkaufsdaten, Markttrends, Werbeaktivitäten und strategischer Geschäftsinformationen. Das Ergebnis ist eine zuverlässige Bedarfsprognose, auf die sich das gesamte Unternehmen verlassen kann.

Während des Bedarfsüberprüfungsprozesses wird die Prognose von einer einfachen Projektion zu einer Entscheidungsplattform, auf der funktionsübergreifende Teams wie Sales, Marketing, Finanzen und Betrieb zusammenarbeiten, um die Nachfragefaktoren zu verstehen, Lücken zu identifizieren und einen Konsens über die erwartete Nachfrage zu erzielen.

Was sind die Vorteile einer Bedarfsüberprüfung?

Eine gute Bedarfsüberprüfung schafft die Grundlage für eine genauere Bedarfsprognose. Je besser also Ihr Bedarfsüberprüfungsprozess ist, desto zuverlässiger sollten Ihre Bedarfsannahmen werden. Aus diesem Grund ist es entscheidend, Stimmen aus verschiedenen funktionsübergreifenden Teams einzubeziehen.

Die geschäftlichen Vorteile einer soliden Bedarfsüberprüfung sind jedoch weitreichend:

1. Verbesserte Prognosegenauigkeit

Eine Bedarfsanalyse erhöht die Genauigkeit, indem sie historische Daten, Marktinformationen und Input von Ihren Vertriebs- und Marketingteams einbezieht.

2. Optimierte Lagerbestände

Die eingehende Untersuchung von Nachfrageprognosen führt zu einem besseren Verständnis und Bewusstsein für die Nachfragefaktoren. Durch die Anpassung von Lagerbestandsentscheidungen an ein realistischeres Bild der zukünftigen Nachfrage können Supply-Chain-Teams eine optimale Verfügbarkeit sicherstellen und gleichzeitig die Kosten minimieren und das Risiko der Veralterung verringern.

3. Effiziente Ressourcenzuweisung

Durch eine bessere Abstimmung auf die erwartete Nachfrage können Sie die Ihnen zur Verfügung stehenden Ressourcen besser zuweisen, um Angebot und Nachfrage in Einklang zu bringen. Ob dies nun die Optimierung Ihrer Betriebskapitalinvestitionen, die Priorisierung strategisch wichtiger Produkte oder die Bewältigung von Ausgangsbeschränkungen bedeutet – das Ergebnis ist ein effizienterer Betrieb.

4. Strategische Entscheidungsfindung

Genaue Nachfrageprognosen ermöglichen fundierte Entscheidungen, um Marktchancen zu nutzen und aufkommende Risiken zu bewältigen.

Welche Schritte umfasst die Bedarfsüberprüfung?

Bei der Bedarfsüberprüfung geht es nicht darum, absolute Präzision zu erreichen. Es geht darum, Vertrauen in Ihre Nachfrageannahmen aufzubauen.

Üblicherweise umfasst der Prozess der Nachfrageüberprüfung folgende wichtige Schritte: Zunächst wird die Basisprognose validiert, wobei historische Daten und Algorithmen verwendet werden, um eine statistische Grundlage zu schaffen.

Anschließend müssen funktionsübergreifende Teams zusammenarbeiten, um die Prognose durch die Integration von Marktkenntnissen, Werbeaktionen, neuen Produktplänen und strategischen Inputs zu ergänzen und so das zu erfassen, was die Zahlen allein nicht vorhersagen können.

Die Prognose wird mit dem Budget verglichen, um Lücken und Abweichungen zu identifizieren, die möglicherweise Korrekturmaßnahmen oder eine Eskalation erfordern. Mit diesen Erkenntnissen bereiten sich die Teams auf das Meeting zur Bedarfsüberprüfung vor, konsolidieren Daten, stimmen Annahmen ab und identifizieren wichtige Diskussionspunkte.

Schließlich führen wir die Bedarfsüberprüfung durch. An diesem Punkt des Prozesses validieren funktionsübergreifende Stakeholder Annahmen, lösen Unstimmigkeiten und einigen sich auf einen gemeinsamen Bedarfsplan, um eine einheitliche Sicht auf den zukünftigen Bedarf zu schaffen, die Lieferketten-, Finanz- und Strategieentscheidungen vorantreibt.

Was sind die wichtigsten Rollen und Verantwortlichkeiten bei der Bedarfsüberprüfung?

Erfolgreiche Bedarfsüberprüfungen sind auf die Beiträge der richtigen Stakeholder angewiesen. Sales, Marketing, Finanzen und Supply-Chain sollten ebenso mit am Tisch sitzen wie Produkt- und Handelsteams, sofern erforderlich.

Es sollte nicht um „Sales vs. Marketing” gehen. Oder um irgendetwas, das an Konkurrenz erinnert. Dieser Prozess soll allen im Unternehmen helfen. Jede Gruppe bietet eine andere Perspektive: Sales und Marketing bringen den Kunden- und Marktkontext ein, die Finanzabteilung sorgt dafür, dass der Plan auf Zielen basiert, und die Supply-Chain stellt sicher, dass er operativ realistisch ist. Gemeinsam formen sie eine gemeinsame Sicht auf die zukünftige Nachfrage, die bessere Entscheidungen und eine reibungslose Umsetzung unterstützt:

Sales -Team

Funktion:

• Bedarfsprognosen und Kundeneinblicke.

Aufgaben:

• Analyse historischer Verkaufsdaten, Markttrends und Kundenfeedback zur Prognose der zukünftigen Nachfrage.
• Beiträge zu Preisstrategien, Produktwerbung und Verkaufszielen leisten.

Operations-Team

Funktion:

• Kapazitätsplanung und Produktionsplanung.

Aufgaben

• Bewertung der Produktionskapazitäten und Kapazitätsbeschränkungen, um die Realisierbarkeit der prognostizierten Nachfrage zu ermitteln.
• Entwicklung von Produktionsplänen, Zeitplänen und Strategien zur Ressourcenzuteilung, um diese an die Umsatzprognosen anzupassen.

Supply-Chain-Team

Funktion:

• Bestandsmanagement und Logistik.

Aufgaben

• Überwachung der Lagerbestände zur Abstimmung mit den Nachfrageprognosen.
• Koordination mit Lieferanten, um eine pünktliche Lieferung von Rohstoffen und Komponenten sicherzustellen.
• Optimierung der Logistikabläufe, um die Kundennachfrage zu erfüllen und gleichzeitig Kosten und Vorlaufzeiten zu minimieren.

Managementteam

Funktion:

• Entscheidungsfindung und Abstimmung.

Aufgaben

• Überwachung und Steuerung des gesamten S&OP-Prozesses.
• Treffen strategischer Entscheidungen auf Grundlage der Erkenntnisse und Empfehlungen verschiedener Stakeholder.
• Sicherstellung der Abstimmung zwischen Bedarfsprognosen, Betriebsplänen, Finanzzielen und allgemeinen Geschäftszielen.

Finanzteam

Funktion:

• Finanzanalyse und Ressourcenzuweisung.

Aufgaben

• Durchführung von Finanzanalysen zur prognostizierten Nachfrage, um Umsatzprognosen, Kostenschätzungen und Rentabilitätsanalysen zu erstellen.
• Mitwirkung bei Entscheidungen zur Ressourcenallokation, Budgetierung und Finanzzielen.

Fazit: Abschließende Gedanken zur Bedarfsüberprüfung

Anstatt einem Bereich Vorteile zu verschaffen, sorgt ein gut geführter Demand-Review-Prozess dafür, dass die Absatzprognosen strategisch mit den übergeordneten Unternehmenszielen abgestimmt sind. Das macht die Bedarfsüberprüfung so wichtig für Ihren Erfolg.

Sie analysieren verschiedene Elemente, validieren Prognosen und gewährleisten die Zusammenarbeit mit wichtigen Bereichen und Stakeholdern. Letztendlich sollte Ihr Prozess zur Überprüfung der Nachfrage ein tieferes Verständnis Ihrer Marktdynamik und Ihrer operativen Kapazitäten schaffen.

Die Bedeutung einer unternehmensweit abgestimmten Absatzplanung lässt sich kaum überschätzen. Besonders, wenn man bedenkt, welche Auswirkungen dies auf wichtige Aspekte Ihrer Geschäftsleistung hat. Faktoren wie Kundenzufriedenheit und Bestandsmanagement sind also keine Nebensächlichkeit.

Nur die Starken setzen sich durchtreffen oft die besten Entscheidungen. Diese Entscheidungen basieren auf strategischem Denken, und werden auf der Grundlage fundierter Bedarfsüberprüfungen getroffen.

Die Erkenntnisse, die Sie bei Ihren Bedarfsüberprüfungen gewinnen, sind von unschätzbarem Wert. Sie erkennen neue Nachfragemuster und Markttrends und helfen Ihrem Unternehmen, neue Chancen zu nutzen und die Risiken der Marktvolatilität zu mindern.

Letztendlich sollte Ihr Bedarfsüberprüfungsprozess die Schnittstelle zwischen Strategie und Umsetzung innerhalb von S&OP verkörpern.