Optimum siparişin sırları: maliyet, sermaye ve kontrolü nasıl dengeleyebilirsiniz?

Yoğun iş temposunda, stok siparişiyle ilgili küçük kararlar bile kâr marjlarını fark ettirmeden azaltabilir. Bu makale, ne zaman ve ne kadar sipariş verileceği ve bu faktörlerin çoğu insanın fark ettiğinden daha önemli olmasının nedenlerini ve mümkün olan en iyi kararların nasıl alınacağını incelemektedir.

Sipariş miktarları neden önemlidir?

Sipariş miktarları sadece rafları dolu tutmakla ilgili değildir. Verimliliğinizi, depo alanınızı ve nakit akışınızı etkileyebilir. Hemen hemen operasyonunuzun her bölümünü etkileyebilir.

Bunun önemli bir bileşeni Minimum Sipariş Miktarlarıdır (MOQ). MOQ’larınız yüksek olduğunda, daha az sıklıkta sipariş verirsiniz. Bu, “yine stoklarımız tükendi” durumlarının azalmasına ve nakliye ve elleçleme masraflarının düşmesine neden olabilir. Kulağa güzel gelen bu durumun bir dezavantajı da daha fazla envanterinizin olmasıdır. Bu da nakit akışınızı bağlar, deponuzu doldurur ve satamadığınız ürünlerle baş başa kalma olasılığınızı artırır.

Düşük MOQ’lar size daha fazla esneklik sağlar. Talepteki değişikliklere daha hızlı cevap verebilir, ürünleri daha taze tutabilir ve işletme sermayesini serbest bırakabilirsiniz. Ancak, daha fazla sipariş, daha fazla idari iş, daha yüksek nakliye masrafları ve daha fazla hata payı ile uğraşmanız gerekir.

Peki, çözüm nedir? Denge. Çok fazla veya çok az envanterin her ikisi de gizli maliyetler getirir. “Ekonomik sipariş miktarı” olarak da bilinen “doğru” orta yolu bulmak, sizin hedefiniz olmalıdır.

Envanterin arkasındaki maliyetler ve EOQ’nun bunları yönetmenize nasıl yardımcı olduğu

Ne kadar sipariş vereceğinizi belirlemeden önce, envanter tutmanın gerçek maliyetini anlamanız gerekir. Bu sadece ürünlerin fiyatı değil, ürünlerle ilgili her şeydir.

Burada iki büyük maliyet kategorisi söz konusudur:

• Stok bulundurma maliyetleri: Depolama alanı, sigorta, değer kaybı ve ürünlerin modasının geçmesi veya satılamaz hale gelme riski gibi unsurları içerir. Ayrıca sermaye maliyetini de unutmamak gerekir. Sermayeniz stokta bağlıysa, başka alanlarda kullanılamaz. Bu fırsat maliyeti, nakit akışı üzerinde ciddi bir baskı oluşturabilir.
• Sipariş maliyetleri: Her siparişte yapılan idari işler, sevkiyat koordinasyonu, mal kabul ve elleçleme faaliyetleri gibi süreçleri kapsar.

İşte burada EOQ (Ekonomik Sipariş Miktarı) devreye girer. Bu, bu iki maliyet arasında denge sağlamak için tasarlanmış basit ama güçlü bir formüldür. Çok sık sipariş verirseniz, sipariş maliyetleriniz yükselir. Çok fazla sipariş verirseniz, stok tutma maliyetleriniz artar. EOQ, en uygun noktayı, yani toplam stok maliyetini en aza indiren sipariş miktarını bulmanıza yardımcı olur. Ve en iyi yanı da şudur: Yararlı olması için mükemmel olması gerekmez. Girişleriniz tam olarak doğru olmasa bile, EOQ sonucu genellikle optimum toplam maliyete yakın olur. Bu da onu, özellikle belirsizlik veya eksik verilerle uğraşırken, planlama için güvenilir bir temel haline getirir.

Nerede:

• D = Talep
• Co = Sipariş maliyeti
• Ch = Depolama maliyeti
• p = Birim fiyat

EOQ’yu gerçek dünyada işler hale getirmek

EOQ harika bir başlangıç noktası olsa da, tedarik zincirinde çalışmış olan herkes gerçek dünyanın her zaman ders kitaplarındaki gibi işlemediğini bilir. Teoride, her şey maliyetleri en aza indirmekle ilgilidir. Pratikte ise, sizi farklı yönlere çeken kısıtlamalarla sürekli olarak uğraşırsınız.

Öncelikle, tedarikçiler genellikle minimum sipariş miktarları veya hacim indirimleri uygular ve bu da sizi gerçekte ihtiyacınız olandan daha fazla satın almaya zorlar. Ayrıca sezonsallık, raf ömrü sınırlamaları ve yeni çıkan veya üretimden kaldırılmak üzere olan ürünler de vardır. Tüm bunlar, uzun vadeli envanter planlamasını daha karmaşık hale getirir. Buna nakit akışı kısıtlamaları ve sınırlı depo alanı da eklenince, birdenbire o düzgün küçük EOQ rakamına uymak zorlaşır. Dolayısıyla, bu kısıtlamaları yönetmek, formülü uygulamak kadar önemlidir.

Peki, istisnalara boğulmadan tüm bunları nasıl uygulayabilirsiniz? İşte gerçekten kullanabileceğiniz pratik, adım adım bir yaklaşım:

MOQ’larınızla başlayın

Bunların gerçek talep modellerinizle eşleşip eşleşmediğini yakından inceleyin. Uyumsuz minimumlar genellikle nakit akışını engeller veya yavaş hareket eden stoklarla baş başa kalmanıza neden olur.

EOQ’nuzu hesaplayın

Yaklaşık bir tahmin bile hiçbir şey olmamasından iyidir. Ancak, maliyetler ve talep değiştikçe bu tahmini düzenli olarak gözden geçirdiğinizden emin olun.

Kısıtlamaları erken uygulayın

Raf ömrü, tedarikçi kuralları veya depolama sınırları sizi hazırlıksız yakalamasın. Bunları baştan planlamanıza dahil edin.

Dinamik olarak yeniden hesaplayın

Koşullar değişirse, sipariş stratejiniz de değişmelidir. Statik kalmak yerine, güncellenmiş verileri kullanarak yaklaşımınızı değiştirin.

Önce iç transferleri kullanın

Yeni bir sipariş vermeden önce, başka bir lokasyonda fazla stok olup olmadığını kontrol edin. Bu genellikle daha hızlı ve daha uygun maliyetlidir.

Mümkün olduğunda konsolide edin

Sipariş doldurma mantığını kullanarak sevkiyatları birleştirin, lojistik maliyetlerini azaltın ve yarım yük kamyonlardan kaçının.

Sonuç

Sonuç olarak şunu unutmayın: sipariş miktarını optimize etmek, mükemmel matematikten çok dengeyi yönetmekle ilgilidir. EOQ size sağlam bir temel sağlar, ancak esneklik, bağlam ve doğru veriler bunu rekabet avantajına dönüştüren unsurlardır. Bu, karmaşık ve tahmin edilemez dünyada daha akıllı ve hızlı envanter kararları almanıza yardımcı olabilir.