Împuterniciți-vă echipa de achiziții pentru a conduce excelența lanțului de aprovizionare

“Un lanț este la fel de puternic ca și veriga sa cea mai slabă.”

Aceasta este o afirmație des folosită în sectorul lanțului de aprovizionare, care este foarte adevărată, chiar dacă este oarecum clișeu. Dacă ne gândim la lanțul de aprovizionare într-un mod extrem de simplificat, acesta ar fi format din trei elemente: furnizorul nostru, compania noastră și clientul.

Cu toate acestea, realitatea este infinit mai complexă. Furnizorii noștri pot fi zeci sau chiar sute și, la rândul lor, depind de furnizorii lor, ca să nu mai vorbim de faptul că, foarte adesea, există companii de servicii logistice care acționează ca intermediari.

Toate etapele care au loc înainte ca produsul să ajungă la compania noastră (cunoscute sub denumirea de gestionare în amonte) vor fi responsabilitatea departamentului de achiziții, care la rândul său va defini strategia de achiziții.

Importanța departamentului de achiziții

Achizițiile joacă un rol foarte important în activitatea unei companii, mai ales dacă luăm în considerare ponderea lor în conturile majorității organizațiilor.

Impactul financiar al achizițiilor publice

În medie – deși se ia în considerare faptul că fiecare caz este diferit – se consideră că achizițiile reprezintă 60% din volumul total al vânzărilor în întreprinderi. Aceasta înseamnă că orice îmbunătățire a eficienței achizițiilor are un impact direct asupra marjei și, prin urmare, asupra rentabilității.

Departamentul de achiziții este responsabil de gestionarea unor volume mari de cheltuieli și investiții, care afectează în mod direct costurile de exploatare. Reducerea costurilor de achiziție nu numai că îmbunătățește marjele, dar poate, de asemenea, elibera capital care poate fi reinvestit în alte domenii strategice, cum ar fi cercetarea și dezvoltarea, extinderea pieței sau îmbunătățirea echipamentelor și a tehnologiei.

Rolul strategic al achizițiilor publice

Pe lângă încercarea de a reduce costurile, rolul departamentului de achiziții a evoluat de la o funcție pur administrativă la una cu o componentă strategică. În prezent, profesioniștii din domeniul achizițiilor nu se concentrează doar pe obținerea unor prețuri și condiții de achiziție mai bune, ci joacă, de asemenea, un rol-cheie în inovare, durabilitate și gestionarea riscurilor.

Această evoluție a fost posibilă printr-o abordare mai analitică și prin adoptarea de tehnologii avansate care permit luarea unor decizii mai bune.

Alinierea achizițiilor cu strategia corporativă

Pentru ca achizițiile să contribuie eficient la succesul afacerii, acestea trebuie să fie aliniate la strategia întreprinderii. Aceasta implică faptul că deciziile de cumpărare ar trebui să fie legate de obiectivele generale ale întreprinderii, cum ar fi intrarea pe noi piețe, îmbunătățirea calității produselor și stabilirea unor niveluri îmbunătățite de servicii sau a unor obiective de durabilitate.

Crearea de valoare prin achiziții publice

Crearea de valoare în domeniul achizițiilor depășește simpla reducere a costurilor. Aceasta implică inovarea, gestionarea calității, dezvoltarea furnizorilor și optimizarea lanțului de aprovizionare pentru a genera un impact pozitiv asupra activității pe termen lung.

Inovare în domeniul achizițiilor publice

Inovarea este esențială pentru crearea de valoare. Achizițiile pot stimula inovarea prin colaborarea strânsă cu furnizorii pentru a dezvolta produse noi, a îmbunătăți produsele existente sau a implementa procese mai eficiente. Această colaborare poate avea ca rezultat articole cu marje mai bune, procese mai eficiente și o satisfacție mai mare a clienților.

Managementul calității

Menținerea unor standarde de înaltă calitate este esențială pentru succesul oricărei întreprinderi. În domeniul achizițiilor, managementul calității implică selectarea furnizorilor care îndeplinesc standardele stabilite, punerea în aplicare a controalelor calității în procesul de achiziție și monitorizarea continuă a performanței furnizorului și a produselor sale.

Dezvoltarea furnizorilor

Dezvoltarea furnizorilor este o strategie care se concentrează pe îmbunătățirea capacității și eficienței furnizorilor existenți. Aceasta poate implica formare, investiții în tehnologie sau chiar alianțe strategice care consolidează relația și îmbunătățesc competitivitatea ambilor parteneri.

Dezvoltarea furnizorilor nu numai că ajută la asigurarea calității și a aprovizionării, dar poate, de asemenea, să deschidă oportunități pentru inovare comună și acces la noi piețe.

Optimizarea lanțului de aprovizionare

Optimizarea lanțului de aprovizionare este un alt domeniu în care achizițiile pot crea o valoare semnificativă. Aceasta include gestionarea eficientă a stocurilor, reducerea termenelor de livrare și îmbunătățirea coordonării între diferiții actori din lanț. Un lanț de aprovizionare optimizat poate reduce costurile, îmbunătăți satisfacția clienților și crește reziliența lanțului de aprovizionare.

Foaia de parcurs a departamentului de achiziții

Evoluția foii de parcurs a unui departament de achiziții reflectă un proces de maturizare și sofisticare, de la o poziție pasivă și reactivă la o forță strategică și proactivă în cadrul organizației.

Această cale se desfășoară în cinci faze principale, fiecare caracterizată printr-o schimbare semnificativă a modului în care sunt gestionate achizițiile și relațiile cu furnizorii:

Faza 1: Pasiv (toată lumea cumpără)

Departamentul de achiziții nu este decât o activitate descentralizată și neorganizată:

Strategie

În acest stadiu incipient, strategia de achiziții este practic inexistentă. Nevoile interne ale întreprinderii nu sunt clare, iar piața furnizorilor este complet necunoscută. Nu există o abordare strategică a gestionării achizițiilor.

Oameni

Nu există un departament formal de achiziții. În schimb, toți angajații sunt responsabili de achiziționarea bunurilor de care au nevoie, fără nicio formare specifică, cumpărând ceea ce au nevoie fără coordonare sau sprijin centralizat.

Procese

Nu există o grupare a volumelor de achiziții sau procese standardizate. Întreprinderea nu dispune de indicatori sau de un sistem de măsurare a performanței în domeniul achizițiilor, ceea ce duce la o lipsă de control și la o optimizare foarte scăzută.

Furnizori

În ceea ce privește furnizorii, ei sunt cei care gestionează relația. Nu există contracte formale, ci doar comenzi și facturi și nu există o gestionare a panoului de furnizori. Întreprinderea plătește pur și simplu pentru produse, fără alte considerații.

Comunicare

Comunicarea este inexistentă în acest stadiu. Nu există coordonare internă sau externă, ceea ce reflectă lipsa de integrare și de gestionare în domeniul achizițiilor publice.

Faza 2: Achiziționarea

Acesta este momentul în care departamentul de achiziții începe să prindă contur și se stabilesc primele procese formale:

Strategie

Strategia se bazează pe acțiuni departamentale zilnice, deși rămâne informală. Nevoile interne sunt mai bine înțelese, însă cunoașterea pieței furnizorilor rămâne limitată.

Oameni

Este definit un departament de achiziții, deși acesta se află la nivelul cel mai de bază. Competențele sunt axate în principal pe gestionarea tranzacțiilor, cum ar fi gestionarea comenzilor și a facturilor. Managementul este colectiv și nu se pune accentul pe dezvoltarea individuală.

Procese

Procesele încep să prindă contur. Sunt gestionate comenzile, facturile și cererile de rambursare, iar politicile și procesele de bază sunt puse în aplicare. Sistemele și instrumentele de achiziții sunt utilizate, marcând un pas înainte semnificativ.

Furnizori

Relațiile cu furnizorii sunt mai formale, cu un grup de furnizori definit. Achizițiile inițiază relațiile și încep să evalueze furnizorii cheie, deși relația rămâne simplă.

Comunicare

Comunicarea se îmbunătățește în cadrul departamentului, cu accent pe măsurarea tranzacțiilor. Cu toate acestea, comunicarea rămâne internă și nu se extinde la alte părți interesate.

Faza 3: Achiziționarea

Departamentul de achiziții face un pas înainte, adoptând o abordare mai strategică și mai orientată către piață:

Strategie

Strategia este formalizată și centralizată în departamentul de achiziții. Nevoile interne sunt bine cunoscute, iar piața furnizorilor este mai bine înțeleasă, ceea ce permite o gestionare mai proactivă.

Oameni

Departamentul este organizat în funcție de categorii și furnizori specifici. Negocierile și contractele-cadru devin mai frecvente, iar managementul colectiv și individual sunt consolidate.

Procese

Practicile comerciale devin mai sofisticate. Sunt gestionate cereri de oferte mari, iar panoul de furnizori este optimizat. Departamentul conduce acțiuni de productivitate și începe să gestioneze mai activ calitatea.

Furnizori

Relațiile cu furnizorii devin mai cooperative. Contractele sunt formalizate și panourile sunt optimizate, permițând o relație mai echilibrată și de colaborare între întreprindere și furnizorii săi.

Comunicare

Comunicarea este extinsă la furnizori, iar performanța acestora este măsurată, facilitând un proces decizional mai bun și o mai mare transparență în relații.

Faza 4: Gestionarea resurselor externe

În această fază, departamentul de achiziții este profund integrat în strategia companiei:

Strategie

Departamentul de achiziții participă activ la definirea strategiei companiei, asigurându-se că familiile strategice de produse sunt aliniate la obiectivele corporative. Strategia este elaborată împreună cu conducerea de vârf, ceea ce subliniază importanța departamentului.

Oameni

Departamentul de achiziții face parte din comitetul director, intervenind în deciziile-cheie. Acesta este gestionat în colaborare cu conducerea superioară, iar accentul se pune pe crearea de valoare prin gestionarea furnizorilor și prin captarea inovațiilor.

Procese

Practicile comerciale sunt orientate spre protejarea și optimizarea întregului lanț de aprovizionare. Acestea implică contracte care protejează întreprinderea și aliniază strategiile cu furnizorii, încurajând îmbunătățirea continuă.

Furnizori

Conducerea superioară este implicată în selectarea furnizorilor strategici. Relația cu furnizorii se bazează pe co-management și colaborare pentru dezvoltare reciprocă și inovare.

Comunicare

Comunicarea este extinsă pentru a include conducerea de vârf, acționarii și alte părți interesate. Strategia de comunicare a companiei integrează acum achizițiile, reflectând importanța strategică a acestora.

Faza 5: Integrarea lanțurilor valorice

Etapa finală a foii de parcurs este cea în care departamentul de achiziții își atinge cel mai înalt nivel de integrare și maturitate:

Strategie

În acest moment, achizițiile nu doar sprijină, ci și conduc strategia de afaceri. Lanțurile valorice se suprapun și se integrează, permițând o cooperare deplină în interiorul și în exteriorul întreprinderii.

Oameni

Departamentul de achiziții este pe deplin integrat în conducerea companiei și joacă un rol important în definirea și executarea strategiei corporative. Controlul este partajat cu conducerea de vârf, ceea ce facilitează luarea unor decizii agile și eficiente.

Procese

Procesele ating cel mai înalt nivel de dezvoltare. Întregul lanț valoric este gestionat cu accent pe îmbunătățirea continuă și pe co-managementul cu furnizorii cheie, asigurându-se că întreaga companie este aliniată în crearea de valoare.

Furnizori

Relațiile cu furnizorii se bazează pe o colaborare strategică, care urmărește beneficii pe termen lung. Integrarea cu furnizorii este totală, permițând companiei să se adapteze rapid la cerințele pieței, promovând în același timp inovarea.

Comunicare

Comunicarea se extinde la toate nivelurile, inclusiv la toate părțile interesate relevante. Transparența și colaborarea sunt esențiale în această etapă, asigurându-se că toate părțile sunt aliniate la obiectivele companiei.

Dezvoltări în coordonare cu furnizorii și departamentul de achiziții

După cum s-a arătat la punctul anterior, gestionarea și colaborarea cu furnizorii reprezintă una dintre sarcinile principale ale echipelor de achiziții. Relația dintre o întreprindere și partenerii săi din lanțul de aprovizionare trece prin mai multe niveluri de integrare, fiecare având propria abordare și propriile metode de îmbunătățire a eficienței și de generare a valorii:

Nivelul 0: Necoordonat

La acest nivel, nu există o coordonare semnificativă cu furnizorii. Achizițiile se concentrează pe executarea tranzacțiilor de bază, iar cumpărătorii operează tactic și local. Prioritatea este de a achiziționa produse la cel mai mic cost, fără a lua în considerare optimizările sau parteneriatele pe termen lung.

Nivelul 1: Managementul aprovizionării

Aici, accentul devine mai mult intern, cu accent pe integrarea proceselor. Activitățile includ negocierea prețurilor, consolidarea volumelor și raționalizarea furnizorilor. Cumpărătorii strategici încep să conducă procesele, îmbunătățind eficiența internă și reducând costurile.

Nivelul 2: Managementul proceselor

La acest nivel, compania se concentrează pe productivitate prin gestionarea proceselor, optimizarea calității și analiza costului total de proprietate (TCO). De asemenea, se introduce gestionarea cererii, urmărindu-se optimizarea cantităților și reducerea risipei, ceea ce permite o mai bună gestionare a resurselor.

Nivelul 3: Gestionarea cererii

Accentul se extinde și începe colaborarea cu furnizorii în ceea ce privește respecificarea și inovarea produselor, urmărind nu numai să cumpere mai bine, ci și să îmbunătățească productivitatea și vânzările.

Nivelul 4: Concentrarea pe crearea de valoare

La cel mai avansat nivel, integrarea cu furnizorii se concentrează pe crearea de valoare prin coinovare și proiectare colaborativă. Întreprinderea și furnizorii săi lucrează împreună pentru a genera produse și servicii care oferă o valoare superioară, stimulând competitivitatea și inovarea pe piață.

Evaluarea furnizorilor

Departamentul de achiziții lucrează în strânsă cooperare cu furnizorii, prin urmare succesul strategiei de achiziții depinde în mare măsură de performanța acestor “parteneri” din lanțul de aprovizionare. Acesta este motivul pentru care este important să monitorizăm performanța partenerilor noștri.

Așadar, cum putem măsura valoarea unui furnizor? Vă propunem să vă puneți următoarele întrebări:

Ce procent din cheltuielile totale ale categoriei reprezintă acest furnizor?

Este important să se înțeleagă cât de semnificative sunt cheltuielile cu un furnizor în comparație cu totalul categoriei. Un procent ridicat ar putea indica o relație cheie, care merită o gestionare mai strategică.

Care sunt economiile și potențialul de productivitate cu acest furnizor?

Evaluați dacă furnizorul oferă oportunități de reducere a costurilor sau de îmbunătățire a productivității. Acestea pot include prețuri mai bune, condiții de plată mai flexibile sau inovații care optimizează procesul de producție.

Clienții percep valoarea acestui furnizor?

Luați în considerare dacă furnizorul contribuie în mod semnificativ la diferențierea produsului final care ajunge la client, sporind astfel percepția clientului asupra valorii, care este un activ strategic.

Acest furnizor permite accesul la tehnologii sau inovații de ultimă oră?

Furnizorii care introduc noi tehnologii sau inovații pot oferi un avantaj competitiv semnificativ, menținând compania în fruntea pieței.

Cum ar afecta un eșec sau o întrerupere a activității acestui furnizor satisfacția clienților?

Analizați impactul potențial al unei întreruperi a aprovizionării. Dacă o întrerupere ar putea afecta grav satisfacția clienților, acest furnizor ar trebui gestionat cu o atenție specială.

Care este impactul total al acestui furnizor asupra categoriei?

În cele din urmă, luați în considerare impactul general al furnizorului asupra categoriei. Un furnizor care are un impact ridicat în mai multe domenii-cheie este esențial pentru succesul companiei și ar trebui tratat ca atare.

Concluzii: Funcția de achiziții: o pârghie de eficiență și inovare pentru organizații

După cum se arată în acest articol, departamentul de achiziții a evoluat de la o funcție pur operațională la un rol strategic în cadrul organizațiilor. Ponderea mare a achizițiilor în bugetele întreprinderilor face din departamentul de achiziții o verigă fundamentală în ceea ce privește ajustarea costurilor. Acesta joacă chiar un rol determinant în inovarea întreprinderilor prin colaborarea cu furnizorii și clienții.

În același timp, eficiența lanțului de aprovizionare se bazează, de asemenea, pe un proces de achiziții bine pus la punct și pe o cooperare strânsă cu celelalte verigi ale lanțului de aprovizionare. Prin urmare, eficiența lanțului de aprovizionare al unei organizații și capacitatea sa de a genera valoare adăugată depind în mare măsură de buna funcționare a departamentului de achiziții.