Un ghid complet pentru gestionarea obsolescenței

Începe noul an și organizația dvs. este hotărâtă să se angajeze într-un produs extrem de inovator, care are potențialul de a deveni în scurt timp punctul de referință în segmentul său. Departamentul de vânzări prezice un succes răsunător, iar echipa de achiziții, urmând această predicție, nu vrea să rateze ocazia. Ea joacă la sigur și umple depozitele pentru a se proteja împotriva blocajelor de aprovizionare care ar reduce vânzările. Cu toate acestea, piața reacționează într-un mod neașteptat. Vânzările nu ating cifrele așteptate și, în curând, aceste produse încep să adune praf pe rafturi.

Ceea ce părea o strategie ambițioasă se dovedește a fi o greșeală costisitoare

Acesta este un caz clasic de gestionare deficitară a riscului de obsolescență. Să știi când să oprești repopularea, să gestionezi așteptările și să te adaptezi rapid la fluctuațiile cererii este esențial pentru a evita suprastocarea care duce la apariția articolelor învechite.

În acest articol, veți afla principiile de bază pentru a recunoaște comportamentul de declin al produselor noastre și pentru a ști astfel cum să opriți aprovizionarea cu anumite articole la timp, înainte ca acestea să devină învechite.

Ce este gestionarea obsolescenței?

Gestionarea obsolescenței este o abordare strategică care permite întreprinderilor să minimizeze pierderile cauzate de produsele care nu mai sunt relevante pe piață. Aceasta implică recunoașterea modelelor de scădere a cererii, anticiparea posibilelor surplusuri și adaptarea deciziilor de achiziție la ciclul de viață al produselor individuale.

De asemenea, este vorba despre luarea unor decizii în cunoștință de cauză cu privire la produsele care trebuie păstrate în stoc și cele care trebuie gestionate în funcție de necesități, acordând prioritate flexibilității și rentabilității. Utilizând instrumente precum legea Pareto și strategii precum cantitatea economică ordonată (EOQ), scopul este de a optimiza investițiile în stocuri și de a evita costurile asociate stocării excesive, cum ar fi păstrarea inutilă a stocurilor și lichidările forțate. Toate aceste subiecte vor fi analizate în detaliu mai târziu în acest articol.

Care sunt principalele cauze ale obsolescenței stocurilor?

Obsolescența stocurilor poate fi cauzată de o serie de motive, inclusiv

Excesul de stocuri

Achiziționarea unor cantități mari dintr-un produs fără a avea o cerere garantată poate crea stocuri inutile.

Modificări ale cererii de pe piață

Apariția de noi concurenți, schimbarea preferințelor consumatorilor sau inovațiile tehnologice pot face ca produsele existente să își piardă din atractivitate.

Previziuni inexacte

O estimare necorespunzătoare a cererii poate duce la stocuri excesive, ceea ce are un impact negativ asupra eficienței operaționale.

Gestionarea inadecvată a ciclului de viață al produsului

Dacă strategiile de achiziții nu sunt adaptate la stadiul de viață al unui produs – introducere, maturitate sau declin – crește riscul acumulării de stocuri învechite.

Constrângeri din partea furnizorilor

Cantitățile minime de comandă ridicate sau termenele lungi de livrare pot forța companiile să dețină niveluri mai ridicate de stocuri, crescând riscul ca anumite produse să devină caduce înainte de a fi vândute.

Tendințe sezoniere sau de modă

Produsele a căror cerere depinde foarte mult de sezoane sau de tendințe trecătoare necesită o gestionare precisă pentru a evita surplusurile atunci când perioada lor de popularitate se încheie.

Să vedem acum cum putem gestiona eficient obsolescența în organizația noastră.

Principii de achiziție pentru gestionarea obsolescenței

Cele trei întrebări pe care trebuie să ni le punem pentru a ne planifica eficient achizițiile și pentru a evita obsolescența stocurilor noastre sunt următoarele:

Ce avem în stoc?

Este important să știm care este sortimentul nostru (decizie strategică) și cum efectuăm achizițiile (decizie tactică). Această decizie tactică este cea care determină ce ar trebui să am în stoc și ce articole ar trebui să procur la comanda fermă a clientului.

Ca parte a strategiei de minimizare a obsolescenței, este esențial să știm când să oprim furnizarea unui produs. Este la fel de important să nu ne ferim să decidem că, în cazul în care sunt îndeplinite anumite reguli, un produs ar trebui să fie gestionat pe bază de comandă.

Și cum luăm această decizie? Unul dintre cele mai utilizate instrumente în acest sens este legea Pareto sau regula 80-20. Această teorie afirmă că există câteva articole care reprezintă o mare parte din vânzări, iar apoi există produsele „long tail” a căror contribuție la profit este mult mai mică. Aceasta înseamnă că, la un moment dat, creșterea gamei nu mai echivalează cu creșterea profitabilității, deoarece veniturile pot fi depășite de costurile de deținere și gestionare a mai multor articole.

Acest lucru nu înseamnă că toate produsele „long tail” ar trebui gestionate la cerere. Știm cu toții că, uneori, clienților noștri trebuie să li se arate o gamă largă de produse, astfel încât să ajungă să cumpere cele mai profitabile produse. Dar de ce este legea lui Pareto atât de importantă pentru gestionarea sortimentului? Pentru că nu ar trebui – sau cel puțin nu ar trebui – să atribuim același nivel obiectiv de servicii unei referințe Super A ca și unui produs cu coadă lungă.

Un nivel ridicat de servicii are un impact foarte mare asupra stocului de siguranță pe care îl vom avea pentru fiecare SKU și, prin urmare, asupra capitalului pe care îl vom investi în fiecare produs.

Cum ne aprovizionăm? Gestionare vs. inventar vs. gestionare vs. comandă

Aceasta este o decizie importantă și strategică atunci când vine vorba de a prelua controlul asupra achizițiilor noastre. Adică, trebuie să decidem ce parte a gamei să stocăm și să așteptăm cererea și ce parte a gamei să așteptăm până când avem comanda fermă a clientului înainte de a transmite comanda către furnizor.

Avantajul stocării este că puteți reacționa în mod flexibil la cererea neprevăzută și vă puteți menține nivelul de serviciu vizat. Și care sunt dezavantajele? Stocarea nu este gratuită și implică, de asemenea, costuri de oportunitate și riscul de obsolescență din cauza volatilității și naturii schimbătoare a cererii.

Alți factori care trebuie luați în considerare atunci când se decide dacă să se stocheze un articol sunt frecvența vânzărilor, marja de profit, dacă există un număr mare de clienți care cumpără acel articol – ceea ce minimizează riscul unei dispariții bruște a cererii – posibilitatea de a returna articolul la furnizor… Toate aceste variabile influențează deciziile privind stocarea.

Când ne aprovizionăm?

Să trecem acum în revistă conceptele a căror definiție trebuie să ne fie clară dacă dorim să realizăm aprovizionarea cu produsele noastre și să o facem cât mai optimă.

Acoperirea produsului

Primul dintre acestea este perioada de acoperire a produsului. Perioada de acoperire este esențială atunci când vorbim despre momentul achiziției, adică atunci când planificăm comenzile pentru o referință. Perioada de acoperire este formată din suma dintre timpul de revizuire internă și timpul de livrare al furnizorului. Combinația dintre timpul de revizuire internă și timpul de livrare rezultă într-un număr de zile.

Perioada de inspecție internă

Perioada de acoperire este formată din două concepte în special. Primul este timpul de verificare internă. Acesta indică frecvența cu care se efectuează o verificare într-un scenariu ideal pentru a determina dacă o referință trebuie să fie achiziționată sau nu.

Termenul de livrare

Iar al doilea este termenul de livrare, care este definit ca timpul care trece din momentul plasării comenzii până când bunurile sunt disponibile pentru vânzare în sistem.

Acest lucru înseamnă că este foarte posibil ca doi furnizori diferiți pentru aceeași referință să poată însemna două perioade de acoperire diferite. Pentru a înțelege: perioada de acoperire a unui furnizor asiatic este de obicei mai lungă decât perioada de acoperire a unui furnizor local. Prin urmare, o creștere a stocului din Asia înseamnă, în general, că trebuie să preluăm mai mult stoc în depozitele noastre.

Nivelul de aprovizionare

Nivelul de aprovizionare poate fi tratat ca punctul de comandă , care, desigur, trebuie să fie actualizat. Și la ce ar trebui să acord atenție pentru a-l menține la zi? Mai exact, la doi parametri.

Previzionarea perioadei de achiziție

Trebuie să știm care este cererea preconizată pentru perioada de achiziție. Această valoare este 100% dinamică. Aceasta înseamnă că nu sunt de așteptat fluctuații majore pentru un articol cu o cerere foarte stabilă. Cu toate acestea, pentru un articol cu cerere sezonieră , previziunea pentru perioada de acoperire va varia foarte mult în funcție de perioada anului.

Stocul de siguranță

Stocul de siguranță trebuie să fie capabil să acopere fluctuațiile cererii și ofertei. La fel ca previziunile din perioada de acoperire, acesta este 100% dinamic și, prin urmare, trebuie să fie actualizat pentru a profita pe deplin de aplicarea sa.

În acest fel, suma dintre previziunea din perioada de acoperire și stocul de siguranță indică nivelul de aprovizionare al unei referințe la un moment dat și pe baza anumitor condiții de aprovizionare (adică pe baza unui anumit furnizor și a anumitor factori determinanți ai stocului de siguranță și ai nivelului de serviciu, pe care îi vom vedea în continuare).

Cât de mult putem stoca?

Și, bineînțeles, când vine vorba de stocare, nu trebuie să uităm cât de mult dorim să cumpărăm. Stochez în cantități mari? Sau fac stocuri în loturi mici? Ambele opțiuni au avantaje și dezavantaje, dar pentru a găsi punctul optim, ne vom referi la cantitatea optimă de comandă sau EOQ (Economic Order Quantity).

Cantitatea economică de comandă (EOQ)

Graficul EOQ ne arată că, pe măsură ce mărimea lotului de achiziție crește, costurile de exploatare cresc, deoarece trebuie gestionat un nivel mediu mai ridicat al stocurilor. Pe de altă parte, costurile administrative și de comandă scad atunci când cumpăr în loturi mai mari.

Și de ce se întâmplă acest lucru? Imaginați-vă că am decis la 1 ianuarie să cumpărăm tot ce avem nevoie până la 31 decembrie. În acest caz, și pentru a merge până la extrem, persoana care face cumpărăturile ar trebui să fie plătită doar pentru o zi de muncă și ar trebui să plasăm, să primim și să expediem o singură comandă. Desigur, vorbim aici despre un caz extrem. Dar gândiți-vă la ce înseamnă acest lucru pentru un număr mai mare de comenzi, un număr mai mare de recepții, găsirea materialelor, gestionarea facturilor și așa mai departe.

Așadar, unde este punctul optim care optimizează costurile globale? În punctul în care costul de proprietate și costul comenzii se suprapun, minimizând curba costului total, și aici se găsește EOQ.

Prognoza cererii în gestionarea obsolescenței

Luați în considerare acest lucru. Cel mult 10% din SKU-uri sunt stabile, iar fluctuațiile periodice ale cererii lor sunt atât de mici încât instabilitatea lor nu are niciun impact asupra gestionării stocurilor.

Aceasta înseamnă că putem controla doar 10% din SKU-uri? Nicidecum. Ceea ce înseamnă este că doar 10% din SKU-uri nu vor avea probleme dacă stabilesc un punct de reordonare static și uit de ele. Ce se întâmplă cu restul? Acestea au nevoie de un control activ al punctelor lor de reaprovizionare, iar acesta trebuie adaptat în permanență la realitatea lor. Factorii sezonieri, tendințele, neregularitățile… apar în referințele noastre și, prin urmare, trebuie să avem grijă de cantitățile lor de livrare pentru a ne adapta la acestea.

Un lucru care pare la fel de evident precum faptul că aprovizionarea cu referințe sezoniere nu poate fi aceeași pe tot parcursul anului… din păcate, nu este întotdeauna așa. Și în timpul unei părți a anului avem un surplus, iar în timpul altei părți rămânem fără.

Prin urmare, cererea pentru un produs se schimbă de-a lungul ciclului său de viață. Prin urmare, întreprinderea trebuie să se adapteze la această realitate pentru a profita la maximum de gestionarea sa operațională.

Consecințele negestionării acestor stocuri într-un mod agil pot merge în două direcții: epuizarea stocurilor și suprastocarea. În acest articol, ne vom referi la cea de-a doua ipoteză, deoarece are un impact direct asupra obsolescenței.

Definiția a ceea ce este în exces și ceea ce nu este variază foarte mult de la o companie la alta. Dacă nu vă este clar acest lucru în compania dumneavoastră, ar trebui să luați în considerare această notă: Vorbim despre stocuri excedentare atunci când avem stocuri care acoperă mai mult de două perioade de acoperire, plus stocul de siguranță.

Nu vă alarmați dacă nu ați mai făcut niciodată acest lucru și rezultatul care apare este greoi… important este că știți punctul de plecare și că acesta este corect.

Reguli de livrare în funcție de ciclul de viață al produsului

Să vedem acum cum să adaptăm referințelor reguli de livrare ușor de aplicat, în funcție de stadiul ciclului de viață în care se află. Pe parcursul ciclului său de viață, cererea pentru un produs se schimbă, la fel și nevoia de livrări.

Introducere sau introducere treptată

Ce ar fi ideal atunci când se introduce o referință pe piață (phase-in)? Ei bine, să nu existe niciun stoc. Nu uitați, încă nu știm cum se va comporta referința pe piață sau cum va funcționa, așa că o vom introduce la cerere ori de câte ori este posibil. Acest lucru este ideal deoarece riscul pe care ni-l asumăm în acest fel este foarte scăzut, deoarece stocul este încă deținut de furnizor.

Ce se întâmplă dacă nu este posibil să efectuăm această gestionare inițială la cerere? Trebuie să încercăm să minimizăm impactul inițial asupra activității noastre. Prin urmare, dacă nu putem gestiona referința la cerere, vom încerca să convingem furnizorul să ne ofere cât mai multă flexibilitate posibil (indiferent dacă referința funcționează bine sau rău pe piață) și să minimizăm astfel riscul de obsolescență. Recomandarea noastră în acest caz este să căutăm un furnizor local care poate oferi această flexibilitate și care nu ne obligă la cantități minime de achiziție excesiv de mari.

Odată ce noua referință are o anumită stabilitate a cererii, dar nu poate fi considerată încă un produs matur, riscul de obsolescență începe să fie diminuat. În acest moment, lista noastră de priorități în materie de achiziții se poate schimba. În acest moment, începem să ne îngrijorăm mai puțin cu privire la cantitățile mai mari de achiziții, atâta timp cât acestea se traduc printr-un preț de achiziție mai bun.

Astfel, odată ce faza de risc a fost gestionată, pot fi explorate noi canale de aprovizionare care să permită reducerea prețului de achiziție al produsului. În practică, pot fi acceptate termene de livrare mai lungi și loturi de achiziție mai mari, deoarece stabilitatea cererii face posibil acest lucru, permițându-vă să beneficiați de condiții de achiziție mai favorabile.

Articole mature versus stoc

Faza „maturitate versus stoc” este faza de optimizare. Este faza în care ne asumăm cel mai mic risc și, prin urmare, putem lua în considerare atât optimizarea costului de referință, cât și maximizarea serviciului pentru client.

În această fază, articolele sunt perfect adaptate pentru aplicarea EOQ (cantitatea optimă de comandă). Stabilitatea cererii face posibilă maximizarea politicii privind nivelul serviciilor. În această etapă, articolele pot fi optimizate la nivel operațional, atât în ceea ce privește maximizarea nivelului serviciilor, cât și reducerea costurilor de exploatare. Este important să se ia în considerare modelele și tendințele sezoniere. În cele din urmă, este, de asemenea, recomandabil să se automatizeze cât mai mult posibil gestionarea acestor articole, deoarece acest lucru minimizează riscul de obsolescență.

Declinul produselor

Și, în cele din urmă, ajungem la declin. De îndată ce ne dăm seama că cererea pentru un produs urmează o tendință negativă, primul lucru pe care îl vom face este să fim mai puțin agresivi cu nivelul de serviciu țintă stabilit pentru această referință. Această politică de reducere a nivelului de serviciu țintă va avea un impact direct asupra stocului de siguranță. Aceasta înseamnă că vom reduce stocul acestei referințe.

În cazul în care cererea își menține tendința negativă, următorul pas va fi încetinirea aprovizionării și, dacă trebuie plasată o comandă, plasarea acesteia pentru cantități minime. Odată ce achizițiile au fost încetinite, trebuie să ne definim noua strategie. Cum vom vinde unitățile pe care le mai avem în stoc? Sfatul meu în acest moment este să continuăm să creăm o previziune bună a cererii pentru referință. Acest lucru ne va oferi informații cu privire la timpul de acoperire pe care îl avem cu unitățile din stoc.

Pe baza acestei acoperiri, intervalul care se deschide este larg și, după cum am spus, depinde de companie… dar obiectivul este același, și anume acela de a încerca să vindem aceste unități cu cel mai mic discount posibil: Poziționarea lor pe platforma de internet, încurajarea personalului de vânzări din , să le ofere, acordarea de mici reduceri, includerea lor în pachete cu alte produse, introducerea lor în canalul de distribuție sau, în ultimă instanță, chiar vânzarea lor către întreprinderi specializate în acest scop, prin cumpărarea stocurilor excedentare de la întreprinderi.

Riscul de obsolescență în funcție de faza ciclului de viață

Următorul grafic prezintă procentele de risc de obsolescență ale produselor în funcție de etapa ciclului de viață în care se află.

Observați cât de important este să recunoașteți momentul în care un produs trece de la o fază de maturitate la o fază de declin și să puteți schimba modelul de la „în stoc” la „la cerere”. Trebuie să fiți rapizi și să nu vă fie teamă să luați această decizie, deoarece dacă nu o faceți, ultima comandă pe care o lansăm poate ajunge să adune praf în depozit.

Impactul restricțiilor și reglementărilor asupra obsolescenței

Un alt aspect care poate afecta obsolescența sunt restricțiile pe care furnizorul ni le impune uneori pentru a ne livra produsele, precum și condițiile sau unitățile logistice. Odată calculată cerința de livrare, aceasta trebuie de obicei adaptată la anumite condiții logistice. Fie pentru că acestea au fost convenite cu furnizorul, fie din cauza condițiilor intralogistice ale companiei noastre.

Care sunt cele mai frecvente adaptări pe care le întâlnim

Restricții pentru furnizori

Adaptarea la cantitățile minime de achiziție (MPQ), astfel încât, din toate articolele pe care le cumpărăm de la furnizor, să umplem una dintre transporturile acestuia (un camion, un container…) astfel încât comanda să atingă o cantitate minimă pentru a nu plăti costurile de transport. Atenție însă la acest ultim punct, deoarece de multe ori completăm comanda în cantități mari și ceea ce economisim din costurile de transport ajungem să plătim în costuri de transport suplimentare.

De asemenea, atenție la ofertele ocazionale pe care le primim de la furnizori care ne atrag atenția datorită unui preț atractiv, dar care, pe de altă parte, ne cer să cumpărăm cantități excesiv de mari. De fiecare dată când analizăm oferta unui furnizor, trebuie să luăm în considerare acoperirea asociată acceptării ofertei și să ținem cont și de acest criteriu. Și, în sfârșit, tipul de flux de mărfuri: contra stoc, direct, cross-docking și just-in-time.

Restricții interne

Constrângerile interne, cum ar fi dorința de a netezi programul de intrare a comenzilor în centrul nostru logistic și de a evita vârfurile și depresiunile, precum și impactul pe care acest lucru îl are asupra angajaților pe care i-am angajat pentru aceste sarcini.

Indicatori pentru identificarea tendințelor cererii

Să analizăm indicatorii-cheie pe care trebuie să îi urmăriți pentru a recunoaște rapid o scădere a cererii pentru produsele noastre. Ne vom concentra exclusiv pe cele două faze ale gestionării riscurilor: Lansare și Declin.

KPI de luat în considerare în timpul lansării produsului

După cum am văzut deja, recomandăm lansarea articolelor cu furnizori locali ori de câte ori este posibil. Aceștia tind să fie mult mai flexibili și, de obicei, nu necesită cantități minime de achiziție atât de mari. Ce ar trebui să luăm în considerare în această fază a ciclului de viață? Exact acoperirea cantităților de cumpărare pe baza previziunilor actuale pe care le avem și, de asemenea, procentul de clienți pe care îl câștig sau îl pierd în fiecare săptămână pentru această referință. Dacă pierd clienți săptămână de săptămână în faza de lansare… fiți vigilent.

KPI la care trebuie să fiți atenți atunci când acceptați produse

Cealaltă fază de risc este atunci când un produs trece de la maturitate la declin. Este important să continuați să prognozați (săpreziceți) produsele. Doar pentru că avem de-a face cu produse a căror cerere este în declin, nu vom uita să prognozăm cererea pentru aceste produse. Acest lucru este în continuare foarte important. Așadar, ce ar trebui să măsurăm? Vă recomand acești doi indicatori simpli: măsurați numărul de zile fără vânzări și numărul de zile în care am avut rupturi de stoc (atât săptămânal, cât și lunar) și măsurați procentul de pierdere a cererii între săptămâni. Să începem și de aici și să vedem rezultatele.

Pentru aceia dintre dvs. care doresc să meargă mai departe: Ce alți indicatori pot măsura? Liniile de comandă, acoperirea stocului disponibil, diferența dintre cantitățile CMC și cererea reală, masa de rupere, … comportamentul referințelor echivalente, articolele de urmărire, luarea în considerare a ABC, modelele de cerere neregulate … sau articolele pe care le gestionez la cerere și care au un CMC ridicat … printre altele. După cum puteți vedea, există multe aspecte pe care le pot măsura pentru a încerca să minimizez obsolescența produselor.

Concluzie: Ce ar trebui să luăm în considerare pentru a minimiza obsolescența?

Ca un rezumat final… ce altceva ar trebui să luăm în considerare dacă dorim să minimizăm riscul de obsolescență? Următoarele puncte.

• Caracterul sezonier al produsului. Lucrul cu medii nu ar trebui să fie o opțiune dacă doriți să fiți eficienți. Este o mare sursă de obsolescență viitoare.
• Promoțiile. Toate promoțiile planificate trebuie să fie luate în considerare și adăugate la previziunile privind cererea pentru produs ca cerere suplimentară.
• Ciclul de viață al produsului. Nu este același lucru atunci când un produs este în creștere ca atunci când se află într-o fază de maturitate sau când este în declin spre sfârșitul vieții sale.
• Retragerea planificată a produsului. Acest lucru pare evident, dar există cazuri în care nu este atât de evident… dacă știți că veți retrage un produs de pe piață în iunie, nu presupuneți că cererea va continua până la sfârșitul lunii decembrie.
• Stocul de siguranță pe grupe de produse. Aceasta reduce nivelul stocurilor de produse din grupul relevant, permițând o gestionare mai operațională a aprovizionării.
• Opțiunea multi-furnizor. Permite furnizorului să aibă mai multă influență decât noi asupra gestionării anumitor produse.