Planificarea nu mai este un subiect limitat la departamentele tehnice. Acesta a fost unul dintre mesajele-cheie ale lui Laís Roupinha, Country Manager la Slimstock Brazilia, în cadrul S&OP Experience, un eveniment care a reunit lideri din lanțul de aprovizionare, planificare și finanțe în perioada 18-19 martie la São Paulo.

Abordând subiectul Planificarea integrată a afacerii (IBP) , Laís a subliniat faptul că multe companii funcționează încă după un model parțial funcțional, în care planificarea este limitată la vânzări, achiziții și aprovizionare și, prin urmare, nu reușesc să valorifice întregul potențial al procesului. Potrivit acesteia, este necesară o abordare mai holistică, cu sponsorizare la nivel de conducere, roluri clare, guvernanță solidă și comunicare în toate domeniile de activitate.

“IBP trebuie să înceteze să mai fie un proces tehnic și să devină unul strategic, conectat la ambiția companiei. Dacă CEO-ul nu se află în sală, dacă datele nu sunt de calitate, dacă deciziile sunt luate în continuare izolat, nu facem cu adevărat IBP”, a declarat ea.

 

Ce este IBP și de ce este importantă pentru afacerea dumneavoastră

În practică, planificarea integrată a activității este o evoluție a S&OP. În timp ce S&OP urmărește să echilibreze cererea și oferta, IBP conectează această planificare tactică la deciziile strategice ale companiei.

Și totul începe cu o schimbare de mentalitate: planificarea nu este o întâlnire lunară, ci un proces decizional pe termen mediu și lung cu un impact direct asupra rezultatelor promise pieței.

Principalele beneficii ale unei abordări structurate a IBP

Companiile care implementează IBP structurat sunt capabile să:

  • Să reducă decalajul dintre rezultatele planificate și cele executate.
  • Să ia decizii bazate pe scenarii și date integrate.
  • Să se asigure că toate domeniile – vânzări, aprovizionare, marketing, finanțe, inovare – vorbesc aceeași limbă.

Dar, pentru ca acest lucru să se întâmple, este esențial să se elimine silozurile și să se asigure că planificarea este condusă de o persoană care răspunde direct de afaceri. Potrivit Laís, doar o treime dintre companii au un executiv de nivel C care prezidează reuniunile de planificare și mai puțin de 20% utilizează o analiză aprofundată a scenariilor pentru a ghida luarea deciziilor.

Granularitate, aliniere și guvernanță: pilonii unui IBP eficient

Unul dintre punctele centrale ale prezentării a fost necesitatea de a ajusta nivelul de granularitate în cadrul procesului.

Discuțiile despre SKU în cadrul reuniunilor executive adaugă puțină valoare. De aceea, fiecare nivel de planificare – strategic, tactic și operațional – trebuie să lucreze cu nivelul de detaliu adecvat, folosind unități de măsură semnificative pentru fiecare domeniu implicat: volum, marjă, venituri, tone/oră și așa mai departe.

Laís a subliniat, de asemenea, importanța unui proces cu:

  • Guvernanță clară: roluri definite (RACI sau RAPID), obiective comune și o cadență structurată.
  • Aliniere de la un capăt la altul: integrare în toate departamentele, de la planificarea portofoliului la execuția în aprovizionare.
  • Calitatea datelor și sisteme adecvate: nu este vorba doar de a avea sisteme robuste, ci și de a se asigura că datele sunt fiabile și că resursele tehnologice corespund ponderii deciziilor.

 

Pornind de la zero: cum să implementați IBP cu consecvență

Pentru companiile aflate încă în stadii incipiente, Slimstock recomandă să se bazeze pe principiile managementului schimbării. În loc să se miște prea repede, accentul ar trebui pus pe organizarea de întâlniri regulate, asigurarea unei comunicări coerente și menținerea integrității procesului.

Etapele recomandate pentru o implementare de succes includ:

  • O întâlnire executivă cu liderii de nivel C ca punct de plecare.
  • Evaluarea calității datelor de intrare pe departamente.
  • Selectarea persoanelor-cheie pentru proiect, respectând în același timp volumul lor de muncă (nu mai mult de 10% creștere).
  • Alinierea completă a comunicării: întreaga echipă trebuie să vorbească aceeași limbă cu privire la ce este IBP și ce va oferi.

Comunicarea, de fapt, merită o atenție specială: trebuie să fie clară, consecventă și pe mai multe canale – de la lideri la membrii echipei, de la egal la egal și chiar cu furnizorii și clienții externi, atunci când este relevant.

Complet integrat vs. parțial integrat: impactul asupra rezultatelor

Un studiu citat de Laís în timpul prezentării a arătat că întreprinderile cu procese complet integrate (modelul IBP) au un decalaj mai mic de 0,5% între problema identificată și soluția implementată – o cifră semnificativă, având în vedere nivelurile de complexitate implicate.

Acest lucru se întâmplă nu pentru că deciziile sunt neapărat “mai corecte”, ci pentru că sunt mai angajate. Atunci când toate departamentele iau parte la definirea scenariilor și a obiectivelor, șansele de aliniere greșită și de refacere sunt mult mai mici.

 

IBP: mai mult decât un proces, un mod de a gândi despre afaceri

În cele din urmă, planificarea integrată trebuie să reflecte ambiția strategică a companiei. Și acest lucru se întâmplă numai atunci când procesul este condus, sponsorizat și întruchipat de liderii de vârf ai organizației. Atunci când vânzările, aprovizionarea, marketingul, finanțele și inovarea lucrează în sincronizare, planul încetează să mai fie doar un document și devine o pârghie reală pentru crearea de valoare.

S&OP + IBP