De la date la strategie: îmbunătățirea S&OP cu informațiile corecte

Datele exacte și oportune pot fi sângele vital care vă alimentează procesul de planificare a vânzărilor și operațiunilor. Asigurarea faptului că echipele din lanțul de aprovizionare, vânzări și operațiuni dispun de datele de care au nevoie, atunci când au nevoie de ele și într-un format standardizat și clar, va permite comunicarea necesară pentru a conduce un proces transformațional de planificare a vânzărilor și operațiunilor.

Procesul de identificare a cerințelor de date pentru S&OP implică determinarea tipurilor de date necesare pentru a sprijini procesul de planificare și de luare a deciziilor. Un prim pas important este să vă asigurați că liderii departamentului de planificare a vânzărilor și operațiunilor sunt aliniați la obiectivele generale ale procesului S&OP, deoarece datele necesare vor fi direct legate de ceea ce trebuie măsurat și îmbunătățit.

Putem începe prin clarificarea scopurilor și obiectivelor specifice ale procesului S&OP. Acestea ar putea include optimizarea nivelului stocurilor, îmbunătățirea acurateței previziunilor, alinierea ofertei la cerere, îmbunătățirea nivelului serviciilor pentru clienți sau îmbunătățirea eficienței operaționale generale și a utilizării resurselor.

În cazul în care echipa de conducere care deține procesul S&OP nu este aliniată, atunci nimeni nu leagă punctele la cel mai înalt nivel și nici nu prezintă organizației o imagine clară a motivului pentru care se colaborează, se aduc îmbunătățiri și se pregătește afacerea pentru viitor. Deși acest lucru poate părea un pas înapoi, a face un moment pentru a articula viziunea strategică și modul în care aceasta se traduce în diverse obiective cu mai multe departamente și a obține sprijinul acestora este ceea ce înseamnă S&OP. Capacitatea de a executa această viziune se va baza pe colaborarea dintre:

echipa de vânzări, ce creștere a vânzărilor este planificată și prin ce canale.

• Echipa lanțului de aprovizionare: cum pot partenerii noștri de aprovizionare să asigure un flux neîntrerupt de bunuri care să crească odată cu creșterea noastră.
• Echipa de operațiuni, cum putem continua să deservim clienții în timp util, în timp ce noi continuăm să creștem.

Acum că avem obiectivele generale ale conducerii împărtășite în cadrul reuniunii S&OP, ne putem concentra asupra datelor care ar putea fi necesare și când. Ne vom ocupa de acestea trecând prin cele trei organizații: Vânzări, Lanțul de aprovizionare și Operațiuni. Deși există și alte echipe implicate în S&OP, acestea vor fi zona de concentrare pentru astăzi.

Vânzări

Deși diferitele industrii ar putea varia ușor cu datele primite, există câteva principii directoare care ar putea ghida echipa dvs. de vânzări:

• În primul rând, cât de multă comunicare din partea clienților dvs. importanți primiți din partea echipei de vânzări și ce tip de informații primim care afectează în cele din urmă planul de cerere?
• În al doilea rând, cunoașterea direcției clientului la un nivel înalt și colaborarea directă cu clientul pentru a obține această perspectivă. Aceștia consideră că societatea rămâne stabilă, crește într-o anumită categorie sau previziunile de vânzări sunt în scădere?

A fi capabil să ai acest tip de discuție la nivel înalt cu clienții tăi ar putea fi mai semnificativ decât a obține pur și simplu o descărcare de date a unei previziuni SKU cu SKU pe care ar putea fi bucuroși să o împărtășească, dar nu sunt dispuși să se angajeze. Prin urmare, acest principiu nu constă doar în a avea date, ci și în a înțelege la un nivel înalt la ce ne putem aștepta la nivel de client. Care sunt categoriile pe care intenționează să le dezvolte? Există articole pe care intenționează să le întrerupă în viitor? Schimbările majore ale cererii pe termen lung vor fi comunicate echipei S&OP, astfel încât lanțul de aprovizionare și operațiunile să poată fi planificate în consecință.

Imaginați-vă acest lucru pentru o clipă: Vă desfășurați ședința S&OP, iar echipa de vânzări a primit previziunile de la clienții importanți care contribuie la aproximativ 80% din veniturile din vânzări. Unii oameni de vânzări au informații specifice locației SKU, alții au doar cheltuielile prognozate pe regiune. Nimeni nu a venit la reuniunea S&OP știind ce înseamnă cu adevărat prognoza, dacă aceasta înseamnă că afacerile cresc sau scad, ci doar că sunt mândri de informațiile pe care au reușit să le obțină de la conturile lor cheie . Ei se așteaptă ca echipa lanțului de aprovizionare să aducă stocurile la timp pentru datele privind localizarea SKU, iar planificatorii cererii să își dea seama ce înseamnă cheltuielile prognozate pe regiuni pentru planul cererii. Ei nu sunt cu adevărat pregătiți pentru discuțiile S&OP. Deși echipa de vânzări dispune de informații utile, obținerea acestor informații cu luni înainte (parte a planificării pe termen lung pentru S&OP) și existența unui mecanism pentru a determina dacă informațiile sunt fiabile sunt cruciale.

Multe organizații cu care am vorbit spun că primesc previziuni de la clienții lor, iar majoritatea previziunilor, dacă nu chiar aproape toate, nu sunt fiabile. Previziunile se schimbă adesea și, chiar și atunci când rămân neschimbate, ele diferă de ceea ce clientul ajunge să comande. Deși schimbul de informații între clienți poate fi o activitate utilă, dacă clientul nu vede prea multă valoare în acest proces, atunci datele vor fi rareori exacte.

Cum putem îmbunătăți procesul de obținere a unor date mai fiabile, la momentul potrivit și în formatul potrivit? Răspunsul este reprezentat de stimulente. Dacă este adecvat pentru categorie, piață, industrie etc., atunci stimulați-vă clienții cheie să furnizeze din timp organizației dvs. de vânzări date fiabile la nivelurile de planificare corecte.

Câteva exemple reale de stimulente care au încurajat clienții să își comunice nevoile în mod clar, înainte de timp și în formatul potrivit:

Stimulente pentru rata de umplere

Dacă un client-cheie își comunică nevoile sub forma unei comenzi ferme în locul unei previziuni pe care nu o respectă, atunci lanțul dumneavoastră de aprovizionare va garanta o rată de umplere de 99% pentru orice comandă plasată cu 90 de zile înainte. Comenzile nu pot fi modificate în termen de 30 de zile de la data de expediere solicitată.

Reduceri de 3% (sau orice sumă mică cu care organizația dvs. se simte confortabilă)

Acum că văd economii prin aderarea la procesul dvs., este mult mai probabil să vă urmeze sfaturile cu privire la momentul în care să împărtășească informațiile și formatul în sine. Deși acest lucru ar putea părea înfricoșător la început din cauza scăderii veniturilor din vânzări cu 3%, planificarea mai precisă și investiția în inventar din planificarea îmbunătățită vor plăti pentru programul de stimulente.

Stimulând clienții să acționeze într-un mod semnificativ pentru lanțul de aprovizionare și pentru procesul S&OP, reduceți riscul achizițiilor excesive bazate pe previziuni de vânzări pe care clienții nu le respectă. Acum, există mai puține previziuni de analizat și mai puține erori de previziune, ceea ce ar trebui să determine o ușoară scădere a stocurilor. Astfel, organizația dvs. vede mai puține stocuri excedentare și mai mult capital disponibil pentru a investi în domeniile cheie de creștere care vor menține competitivitatea afacerii dvs. pe termen strategic de trei sau mai mulți ani în viitor.

Să trecem acum la scenariul mai bine pregătit în cadrul reuniunii S&OP. Echipele de vânzări au informat că clienții plasează comenzi viitoare ca parte a programului de stimulente și că s-au întâlnit cu conturile lor cheie pentru a înțelege peisajul general viitor al activității viitoare a clienților. Aceștia vă spun ce înseamnă acest lucru la nivel înalt (ce categorii pot crește, este vorba de articole mature sau de lansări de noi produse), iar la nivel detaliat primiți previziuni mai fiabile și comenzi viitoare de vânzări datorită stimulentelor oferite. Acum verificați împreună cu echipa lanțului de aprovizionare dacă există schimbări cu impact care vor cauza probleme în ceea ce privește deservirea creșterii preconizate a clienților.

Planificarea aprovizionării (parte a lanțului de aprovizionare)

Echipa lanțului de aprovizionare este responsabilă de colectarea datelor referitoare la aprovizionare, achiziții, performanța furnizorilor și logistica de intrare.

1. Ei colectează date cu privire la:
   • Capacitățile furnizorilor.
   • Termenele de livrare ale furnizorilor.
   • Parametrii de performanță ai furnizorilor
   • Costurile de transport.
   • Constrângeri logistice.
2. Aceștia oferă informații privind disponibilitatea materiilor prime, a componentelor sau a produselor finite în lanțul de aprovizionare.
3. Ei colaborează cu echipele de achiziții și logistică pentru a asigura acuratețea datelor și vizibilitatea lanțului de aprovizionare.

Pentru ca lanțul dvs. de aprovizionare să livreze bunurile potrivite în depozitul dvs. la momentul potrivit, Planificarea aprovizionării are nevoie de datele potrivite. Planificatorii de aprovizionare nu numai că gestionează planurile de achiziții și aprovizionare, ci și mențin relația cu baza de aprovizionare. Deși este posibil ca un manager de aprovizionare să fi atribuit furnizorului afacerea de furnizare a unui articol, aceasta ar fi putut fi o conversație punctuală. Echipa de planificare a aprovizionării este cea care comunică constant cu baza de aprovizionare pentru a construi relații sănătoase între furnizori și cumpărători.

Datele echipei de planificare a aprovizionării pot fi mai ușor de colectat decât proiecțiile echipelor de vânzări, deoarece, în mod ideal, dispuneți de mecanisme automatizate de raportare cu privire la performanța în materie de termene complete (OTIF) și termene de livrare. Înțelegerea capacității unui furnizor de-a lungul timpului poate să nu fie la fel de automatizată, iar aici va da roade construirea de relații. Având în vedere că acum lucrăm la nivelul planificării S&OP, având în vedere o perspectivă de șase luni până la trei ani, o relație mai bună cu baza de aprovizionare va duce la furnizarea de informații mai bune cu privire la capacitatea viitoare a furnizorului.

Pentru a prelua informațiile despre furnizori și a le împleti într-un proces S&OP mai solid, puteți lua în considerare următoarele întrebări pentru planificarea aprovizionării.

• Există schimbări cu impact asupra bazei de aprovizionare care vor reprezenta o provocare pentru planurile noastre pe termen mediu și lung?
  • De exemplu, furnizori care riscă să intre în faliment, care au probleme continue cu calitatea, care nu răspund sau care nu comunică deloc
• Există furnizori care sunt prea expuși unei căi logistice dificile și poate că atribuirea acestui element unui furnizor cu performanțe ridicate constante va permite livrarea necesară pentru a stimula creșterea?
  • Dacă aveți volume mari care vin din aceeași țară de origine în aceeași țară de destinație, atunci poate că mutarea bunurilor cu proprii parteneri logistici ar putea fi benefică.
  • În timp ce acest lucru necesită un timp de pornire inițial, furnizorul ar putea continua să își pună bunurile la dispoziție pentru preluare, iar dumneavoastră puteți deține transportul și să aduceți îmbunătățirile necesare.
• Baza mea actuală de aprovizionare poate face față oricărei introduceri de noi produse care va avea loc peste 12 luni sau trebuie să dezvoltăm relații cu noi furnizori?
  • Pentru un lanț de aprovizionare care își produce propriile produse finite, este posibil să știți despre introducerea unui nou produs cu până la 5 ani înainte de lansarea produsului.
  • În distribuție, timpul ar putea fi mult mai scurt. Cu toate acestea, existența unei baze de aprovizionare bine întreținute, care are capacitatea de a gestiona lansarea de noi produse, va fi esențială pentru planificarea S&OP.
  • Uneori, modalitatea de a genera venituri suplimentare nu constă în vânzarea unui volum mai mare, ci și în vânzarea de articole noi sau complementare.

Acum vă puteți imagina modul în care echipa de planificare a aprovizionării vă ajută să gestionați o parte esențială a lanțului de aprovizionare. Fluxurile neîntrerupte de bunuri de la furnizorii dumneavoastră care ajung în locațiile dumneavoastră în timp util, precum și furnizorii pregătiți să se extindă pentru a vă îndeplini ambițiile de creștere S&OP, vă vor oferi avangarda de care lanțul companiei dumneavoastră are nevoie.

Operațiuni

Când ne gândim la operațiuni, vă puteți imagina echipe care primesc camioane, depozitează stocuri, preiau comenzi și chiar produc articole dacă sunteți producător. Unul dintre obiectivele principale ale oricărei operațiuni este de a putea converti rapid și în siguranță stocurile disponibile în comenzi onorate. Acest lucru creează încredere în clienții dvs. care, odată ce își plasează comenzile, știu că acestea sunt onorate cu retururi minime datorită unei comenzi perfecte. Articolele potrivite și cantitățile corecte au fost livrate la timp și în starea potrivită.

Pentru ca operațiunea să fie eficientă, trebuie să existe o anumită agilitate și eficiență în modul în care forța de muncă gestionează inventarul. Acest lucru este legat de S&OP folosind următorul exemplu: Echipa care reprezintă organizația de vânzări în cadrul reuniunii S&OP sfătuiește grupul că obiectivele de creștere a vânzărilor constau în creșterea vânzărilor cu 20% de la an la an în următorii 3 ani pentru articolele cele mai bine vândute prin achiziționarea de noi clienți. Noii clienți se vor aștepta la o disponibilitate excelentă a produselor și la onorarea comenzilor în aceeași zi. Dacă vă așteptați să creșteți vânzările prin volum (nu prin creșterea prețurilor, ci prin creșterea numărului total de comenzi pe care le primiți), atunci echipa dvs. operațională fie trebuie să fie mai eficientă, fie va trebui să vă măriți echipa. Obținerea unor echipe de operațiuni excelente necesită timp. Depozitele pot fi uriașe (peste un milion de metri pătrați pentru companiile Fortune 100), iar instruirea personalului cu privire la procesele și echipamentele dvs. poate lua timp. Pentru a ne asigura că forța noastră de muncă și amprenta logistică ne îndeplinesc obiectivele de creștere S&OP, este esențial să avem date care să arate nu numai creșterea cantităților de vânzări, ci și câți paleți vor fi primiți săptămânal și capacitatea totală viitoare a depozitului de a stoca articolele. În cazul în care planificarea S&OP nu ia în considerare aceste puncte de date, s-ar putea ajunge la o creștere a vânzărilor cu o echipă de operațiuni suprasolicitată și un depozit care este plin de stocuri, provocând astfel probleme reale de siguranță.

În ceea ce privește aspectul siguranței, este vorba despre minimizarea riscului de deteriorare a produsului în sine și minimizarea riscului potențial pentru forța de muncă în sine. Bunurile deteriorate în urma unor incidente operaționale vă reduc direct profiturile, deoarece aceste daune apar în timp ce aveți proprietatea asupra bunurilor. Minimizarea daunelor face ca operațiunea să funcționeze mai ușor și păstrează profiturile acolo unde ar trebui să fie, adică să fie utilizate pentru obiectivele de creștere viitoare, în loc să plătească pentru paleta de articole noi pe care ați vărsat-o pe docul de recepție.

Atunci când vă gândiți la datele privind operațiunile și la rolul acestora în procesul S&OP, amintiți-vă că operațiunile dumneavoastră ar putea fi un gât de sticlă pentru creștere și, prin urmare, trebuie să fiți conștienți de implicațiile operaționale pentru creșterea companiei. Stocarea articolelor potrivite este doar o parte a bătăliei. Asigurarea victoriei în industria sau piața dvs. se regăsește, de asemenea, în capacitatea dvs. de a deplasa bunurile prin depozitele dvs. într-un mod rapid, fiabil, sigur și scalabil.

Concluzie

Vânzările, operațiunile și planificarea pot avea fiecare propriul set unic de provocări în S&OP. Asigurarea faptului că obiectivele fiecăruia sunt legate de viziunea strategică a companiei va genera un impuls extraordinar în direcția îmbunătățirii și a planificării viitoare. Având datele corecte, înțelegând de ce aveți nevoie de ele și impactul lor asupra companiei, vă veți asigura profitabilitatea companiei pentru mulți ani de acum înainte.

În esența sa, S&OP constă în colectarea de date semnificative și împărtășirea obiectivelor viitoare pentru companie. Pe măsură ce colectarea datelor S&OP și utilizarea acestora devin o practică mai matură, provocările care se aflau la orizont vor începe să fie rezolvate înainte ca impactul asupra clienților și profitabilității să apară.

Pentru informații suplimentare privind S&OP, vă rugăm să ne contactați. În plus, pentru mai multe informații cu privire la colectarea datelor pentru S&OP, consultați “Building Blocks of S&OP” de Wesley van Kemenade și Eric van Dijk. Capitolul doi tratează tipurile de date pentru diferite părți ale S&OP, beneficiile colectării și validării datelor și diferite subprocese pentru colectarea datelor.