Como fazer o controle de estoque?

A realidade dos nossos dias exige que o processo de controle de estoque tenha alguns cuidados mínimos para garantir um processo eficiente ao tomar decisões estratégicas, táticas e operacionais do negócio com agilidade suficiente. Por muitos anos, o acesso a ferramentas sofisticadas para tratar desses tipos de problemas foi limitado a grandes corporações. No entanto, a explosão tecnológica não só trouxe capacidade para processar mais dados em menos tempo – com a consequente redução do investimento – como também globalizou o acesso a essas tecnologias de informação anteriormente reservadas apenas a alguns.

Desta forma, hoje não é necessário um enorme investimento em hardware e software para aproveitar essas soluções que trazem inovação e adaptabilidade ao modelo de negócio. Mas o que se deve levar em conta ao apostar em uma solução que realmente permita o avançado controle de estoque?

 

O que é o controle de estoque?

O controle de estoque é a prática de gerenciar e rastrear a quantidade de mercadorias que uma empresa possui em estoque. Isso inclui monitorar a entrada e saída de produtos, a fim de garantir que a quantidade de itens no estoque esteja sempre adequada para atender às demandas do negócio. O objetivo é manter o nível de estoque correto, nem muito alto (o que pode levar a custos de armazenamento excessivos), nem muito baixo (o que pode resultar em falta de produtos e perda de vendas). Além disso, o controle de estoque permite o monitoramento da rotatividade de estoque e, em última análise, ajuda a maximizar a eficiência do gerenciamento de estoque e a rentabilidade da empresa.

 

Para que serve o controle de estoque?

O controle de estoque é uma das práticas mais importantes para empresas de todos os tamanhos. É por meio dele que ocorre um gerenciamento eficiente das mercadorias mantidas no estoque, garantindo que os níveis de estoque estejam sempre adequados para atender à demanda do negócio. Além disso, o controle de estoque permite a maximização da eficiência no gerenciamento de estoque e a rentabilidade da empresa. Se você procura soluções para a gestão do estoque, é essencial entender tudo sobre o controle de estoque. Isso inclui conceitos, ferramentas e estratégias para um gerenciamento de estoque eficiente.

Com base no controle de estoque, é possível ter uma visão mais clara das características do seu estoque, aumentar a sua performance, melhorar a sua previsão de demanda, acelerar o atendimento ao cliente e, em última análise, gerar mais lucros para a sua empresa. Aqui na nossa empresa, somos especialistas em ajudar empresas de todos os tamanhos a aprimorar o seu controle de estoque com ferramentas e estratégias de ponta.

Qual a importância do controle de estoque?

O controle de estoque é extremamente importante para empresas de todos os tamanhos. Ele permite que os gestores calculem o giro das mercadorias, otimizem o processo de compras, evitem desperdícios e reduzam custos. Além disso, o controle de estoque permite a integração de diferentes áreas da empresa , o que melhora a eficiência do gerenciamento e permite a previsão mais precisa da demanda. A falta de controle de estoque pode levar a diversos problemas, como estoque insuficiente, excesso de estoque, perda de vendas e uma variedade de custos adicionais.

 

Quais são os métodos de controle de estoque?

Após compreender a importância do controle de estoque para o sucesso empresarial, é fundamental explorar os métodos disponíveis para uma gestão eficiente. Diversos tipos de controle de estoque oferecem abordagens distintas, adaptáveis às necessidades específicas de cada negócio. A escolha do método apropriado pode influenciar diretamente no cálculo do giro das mercadorias, na otimização de processos de compras e na redução de custos.

Método de Inventário Periódico e Perpétuo:

O Inventário Periódico, com contagens físicas regulares, contrasta com o Inventário Perpétuo, que mantém registros em tempo real. Cada abordagem tem suas vantagens, sendo a escolha dependente das demandas operacionais e do nível de precisão desejado.

Just-in-Time (JIT):

A filosofia Just-in-Time visa minimizar estoques mantendo apenas o necessário para atender à demanda. Esta abordagem reduz custos associados ao armazenamento e previne a obsolescência de produtos.

ABC e Classificação de Itens:

A classificação ABC segmenta os produtos em categorias A, B e C com base na importância financeira. Isso permite uma alocação eficiente de recursos, focando a atenção nos itens mais cruciais.

Métodos de Rastreamento (LIFO, FIFO):

LIFO (Last In, First Out) e FIFO (First In, First Out) são estratégias que influenciam a ordem de vendas. Escolher entre elas impacta na gestão de custos e na validade dos produtos.

Ponto de Pedido e Revisão Contínua:

O Ponto de Pedido estabelece um limiar mínimo que, quando atingido, dispara um novo pedido. A Revisão Contínua monitora constantemente os níveis de estoque, automatizando a reposição quando necessário.

Cross-Docking:

Ideal para minimizar custos de armazenagem, o Cross-Docking mantém produtos em trânsito, direcionando-os diretamente aos clientes. Essa estratégia reduz custos associados à manipulação e estocagem.

 

Como fazer o controle de estoque

Agora que sabemos quais são os tipos de controle de estoque, vamos ver como ele é feito, Fazer o controle de estoque eficientemente envolve a implementação de boas práticas que ajudam a otimizar os processos e a garantir a precisão das informações. Aqui estão algumas diretrizes importantes:

• Tenha todos os seus dados em um só lugar. A recomendação tradicional sempre foi manter todas as suas informações em um único lugar que, por adequação, era o próprio ERP. No entanto, a realidade é que, de acordo com as dimensões da organização, é possível integrar diferentes sistemas que permitem obter dados “limpos”. Ser capaz de avaliar isso em uma fase anterior é muito valioso para o sucesso de um sistema de gerenciamento de estoque.
• Resultados do começo ao fim. Uma boa solução de gerenciamento permite que você pegue os dados, converta-os, use-os e gere um resultado a ser medido. Isso indica que essa solução realmente cobre um processo de negócios e gera valor.
• Amplas possibilidades de relatórios. A disponibilização de relatórios em diferentes formatos (csv, pdf, xls, etc.) continua a ser uma das características mais valorizadas pelas organizações, pois não só permite que as informações sejam compartilhadas horizontalmente dentro do departamento, como também facilita a compreensão vertical por parte da organização, emitindo relatórios personalizados automaticamente ou a pedido do usuário.
• Painel de controle. Ter controle sobre o que sabemos e, acima de tudo, conhecer os dados no momento certo e no nível de detalhe que realmente importa é essencial. Uma boa ferramenta de gerenciamento de estoque deve nos permitir entender o impacto do que está gerando desvios em nossos resultados sem perder tempo e esforço em outros campos.
• Avaliação gráfica e de dados. Visualizar informações de maneira gráfica será sempre a melhor maneira de expressar uma situação e uma solução. É por isso que a integração dos gráficos com os dados brutos fornece uma grande vantagem para identificar situações e propor soluções.
• Diferentes níveis dentro da estrutura de produto. Os resultados e análises devem ser feitos em diferentes escalas de produto e negócio. Ou seja, o fato de a análise permitir o acesso a uma determinada categoria dentro de uma região específica da estrutura comercial demonstra que há capacidade de tomar decisões e obter as ações corretas.
• Processo padrão. O emprego de procedimentos uniformes economiza tempo e dinheiro, além de facilitar o treinamento em novos recursos que possibilitam a circulação de pessoas dentro da organização. Existem muitas regras comuns de estoque que, quando usadas corretamente, maximizam a eficiência da atividade.
• Simulação de cenários “e se?” (what-if?). Antecipar os impactos que a mudança em uma política de estoque pode ter é uma grande ajuda na tomada de decisões. Atualmente, as organizações não podem se dar ao luxo de gastar dias para atualizar um ERP e ver os resultados no dia seguinte. O cenário atual exige velocidade e flexibilidade.

É importante verificar que nosso sistema de gerenciamento de estoques oferece essas funcionalidades básicas, pois, apesar de sua aparente simplicidade, essas são decisivas para responder ordenadamente a possíveis mudanças. Isso melhorará o planejamento do estoque e dará flexibilidade à execução de ações adequadas para superar a dinâmica do mercado, permitindo assim uma maior rentabilidade do estoque. Automatizar tais práticas com um software robusto é uma vantagem competitiva.

Erros a evitar no controle de estoque

Evitar erros no controle de estoque é crucial para o sucesso operacional e financeiro de uma empresa. Aqui estão alguns erros comuns que devem ser evitados:

• Falta de contagens regulares: Não realizar contagens físicas regulares pode levar a discrepâncias entre os registros do sistema e o estoque real. Isso pode resultar em decisões imprecisas e impactar negativamente na eficiência operacional.
• Desconsiderar a classificação ABC: Ignorar a importância da classificação ABC pode levar a uma alocação inadequada de recursos. Itens críticos podem ser negligenciados, enquanto recursos são desperdiçados em itens de menor relevância financeira.
• Não utilizar tecnologia adequada: Não adotar sistemas de gestão de estoque, códigos de barras ou outras tecnologias pode resultar em erros manuais, atrasos e imprecisões nos registros, comprometendo a eficiência do controle.
• Ignorar políticas de devolução e troca: Não ter políticas claras para devolução e troca pode resultar em mercadorias danificadas ou obsoletas no estoque. Isso afeta a integridade do inventário e pode causar perdas financeiras.
• Não treinar a equipe adequadamente: Uma equipe mal treinada pode cometer erros ao inserir dados, contar estoque ou seguir procedimentos. Treinamento regular é fundamental para garantir a precisão e consistência no controle de estoque.
• Não estabelecer ponto de pedido adequado: Um ponto de pedido mal calculado pode levar a situações de falta ou excesso de estoque. Uma análise inadequada da demanda pode resultar em dificuldades operacionais.
• Não adotar métodos de rastreamento adequados: Escolher o método de rastreamento errado, como não seguir os princípios do FIFO ou LIFO quando apropriado, pode resultar em problemas de validade dos produtos e afetar a lucratividade.
• Falta de integração com outras áreas: Falhar em integrar o controle de estoque com outras áreas, como vendas e finanças, pode levar a decisões desconectadas e a uma visão limitada do desempenho empresarial.
• Não estar preparado para mudanças na demanda: Ignorar mudanças sazonais ou flutuações na demanda pode levar a excesso de estoque não vendido ou falta de produtos quando a demanda aumenta.
• Não monitorar e analisar regularmente: Não revisar regularmente relatórios de desempenho e análises pode resultar em falha ao detectar padrões, tendências ou áreas que precisam de melhoria.
• Falta de backup de dados: Não realizar backups regulares dos dados de controle de estoque pode resultar na perda de informações cruciais em caso de falhas no sistema.
• Não considerar fatores externos: Não levar em conta fatores externos, como mudanças na legislação ou na cadeia de suprimentos, pode afetar a precisão das previsões e a eficácia do controle de estoque.

 

Planilha de controle de estoque: amiga ou inimiga?

Para quase todos os profissionais, o relacionamento com as planilhas começou quando eles estavam na faculdade. Com o tempo, eles se familiarizaram com as complexidades da ferramenta. Como resultado, o Excel é o programa padrão para cada análise necessária. No entanto, muitas empresas confiam demais nessas ferramentas simples. Embora as planilhas sejam fáceis de usar, em muitas situações comerciais, elas simplesmente não têm o poder de processamento e também a estrutura padrão ou a robustez necessária.

Isso é especialmente verdadeiro no gerenciamento da cadeia de fornecimento, onde quase todas as decisões devem ser apoiadas por uma análise efetiva de milhares de linhas de dados.

Para criar uma planilha capaz de gerenciar volumes tão grandes de dados, alguém teria que gastar horas e horas desenvolvendo e refinando uma planilha. Mesmo assim, a planilha final seria indubitavelmente lenta e incômoda: sem mencionar a possibilidade de o arquivo ser danificado!

As planilhas podem ser um problema?

Em muitas empresas, as planilhas usadas para gerenciar o estoque são gerenciadas por uma única pessoa. No entanto, o que acontece quando elas mudam de função ou deixam a empresa? Quem a substitui será capaz de decifrar as fórmulas que foram desenvolvidas ao longo dos anos?

A realidade dessas planilhas é que cada uma é criada completamente sob medida. A conseqüência disso é que as empresas se tornam dependentes de quem criou o documento. Como esse indivíduo pode mudar de empresa ou até mesmo ser vítima de uma fatalidade, a empresa corre o risco de estar perigosamente exposta a um ponto de falha (Single Point of Failure).

Independentemente das mudanças de pessoal, para que um software de controle de estoque seja eficaz, esse deve suportar a continuidade dos dados. Consequentemente, os procedimentos de previsão, planejamento de demanda, alocação e substituição não devem ser apenas sólidos, devem estar também padronizados

Quão confiáveis são as planilhas de cálculo como ferramenta para controle de estoque?

Seja tomando a decisão de fazer um pedido grande com um novo fornecedor ou eliminando um produto, as decisões de gerenciamento de estoque podem ter um impacto de longo alcance nos negócios. Consequentemente, é importante que o conhecimento utilizado para apoiar essas decisões seja confiável. Mas você pode confiar em análises baseadas em planilhas?

Uma vez que um problema menor, como uma entrada de dados ou uma fórmula incorreta, pode ter um impacto profundo no resultado de qualquer análise, as planilhas eletrônicas não são a solução mais robusta.

Além disso, sabendo-se que as planilhas exigem refinamento constante e intervenção humana, é muito fácil perder de vista a versão mais atualizada.

O software de controle de estoque deve fornecer conhecimento confiável. Através do uso de modelos de previsão comprovados e estruturas de dados robustas, uma solução eficaz de controle de estoque minimizará o risco de erros, garantindo que a análise seja consistente. O resultado: conhecimento sólido, no qual as decisões na cadeia de suprimentos podem ser tomadas com confiança.

Então, o que usar no lugar das planilhas?

Com a nossa solução de otimização de estoque, Slim4, as planilhas complicadas serão dispensadas e a organização irá colher os benefícios do verdadeiro software de controle de estoque.

Slim4 é nossa solução de gerenciamento de estoque especialmente projetada para previsão, planejamento de demanda e controle de estoque. Baseado na gestão por exceção, permite que as empresas alcancem um equilíbrio eficiente entre o capital de giro, os custos operacionais e o nível ótimo de serviço.

O Slim4 permite que as empresas realinhem suas operações com as expectativas de seus clientes e eliminem a complexidade do gerenciamento de estoques. Os clientes que substituem planilhas por nossa solução geralmente observam os seguintes benefícios:

• Até 50% de aumento na eficiência
• Previsões automáticas de até 95% do sortimento
• Maior visibilidade e mais controle