Dados precisos e oportunos podem ser vitais para alimentar seu processo de S&OP. Garantir que as equipes de supply chain, de vendas e de operações tenham os dados de que precisam, quando precisam, e em um formato padronizado e claro, permitirá a comunicação necessária para conduzir um processo transformacional de planejamento de vendas e operações.
O processo de identificação dos requisitos de dados para S&OP envolve a determinação dos tipos de dados necessários para apoiar o processo de planejamento e tomada de decisões. Um ótimo primeiro passo é garantir que a liderança do Planejamento de Vendas e Operações esteja alinhada com os objetivos gerais do processo de S&OP, pois os dados necessários estarão diretamente ligados ao que deve ser medido e melhorado.
Podemos começar esclarecendo as metas e os objetivos específicos do processo de S&OP. Isso pode incluir a otimização dos níveis de estoque, a melhoria da precisão da previsão, o alinhamento da oferta com a demanda, a melhoria dos níveis de atendimento ao cliente ou a melhoria da eficiência operacional geral e da utilização de recursos.
Se a equipe de liderança responsável pelo processo de S&OP não estiver alinhada, não haverá ninguém conectando os pontos no nível mais alto nem pintando um quadro claro para a organização sobre o motivo pelo qual você está colaborando, promovendo melhorias e preparando sua empresa para o futuro. Embora isso possa parecer um retrocesso, dedicar um momento para articular a visão estratégica e como ela se traduz em várias metas com vários departamentos e obter a adesão deles é o objetivo do S&OP. A capacidade de executar essa visão dependerá da colaboração entre eles:
- Equipe de vendas: qual crescimento de vendas está planejado e por meio de quais canais;
- Equipe da cadeia de suprimentos: como nossos parceiros de fornecimento podem garantir um fluxo ininterrupto de mercadorias que acompanhe nosso crescimento?
- Equipe de operações: como podemos continuar a atender os clientes em tempo hábil enquanto continuamos a crescer.
Agora que temos metas abrangentes de liderança compartilhadas na reunião de S&OP, podemos nos concentrar nos dados que podem ser necessários e quando. Abordaremos esse assunto trabalhando com as três organizações de Vendas, Cadeia de Suprimentos e Operações. Embora existam outras equipes envolvidas no S&OP, essa será a área de foco de hoje.
Vendas
Embora os dados recebidos possam variar ligeiramente entre diferentes setores, há alguns princípios orientadores que podem guiar sua equipe de vendas:
- Primeiro, quanta comunicação dos seus principais clientes está sendo recebida pela equipe de vendas e que tipo de informação recebemos que, em última instância, afeta o plano de demanda?
- Em segundo lugar, é saber a direção do cliente em um nível mais alto e trabalhar diretamente com ele para obter esse insight. Eles veem a empresa se mantendo estável, crescendo em alguma categoria ou as projeções de vendas estão em queda?
Poder ter esse tipo de discussão de alto nível com seus clientes pode ser mais significativo do que simplesmente obter um despejo de dados de uma previsão de SKU por SKU que eles podem ficar felizes em compartilhar, mas não querem se comprometer. Portanto, esse princípio não é apenas ter dados, mas ter uma compreensão de alto nível do que podemos esperar em nível de cliente. Que categorias eles estão planejando aumentar? Há algum item que eles planejam descontinuar no futuro? Grandes mudanças na demanda a longo prazo serão comunicadas à equipe de S&OP para que a cadeia de suprimentos e as operações possam ser planejadas de acordo.
Imagine isso por um momento: você está realizando sua reunião de S&OP e sua equipe de vendas recebeu previsões de seus clientes importantes que contribuem com aproximadamente 80% da receita de vendas. Alguns vendedores têm informações específicas sobre a localização do SKU, outros têm apenas a previsão de gastos por região. Ninguém chegou à reunião de S&OP sabendo o que a previsão realmente significa, se quer dizer que os negócios estão aumentando ou diminuindo, apenas que eles estão orgulhosos das informações que conseguiram obter de suas contas-chave. Eles esperam que a equipe da cadeia de suprimentos traga o estoque a tempo para os dados de localização de SKUs e que os planejadores de demanda descubram o que os gastos previstos por região significam para o plano de demanda. Eles não estão realmente preparados para as discussões de S&OP. Embora a equipe de vendas tenha algumas informações úteis, é fundamental obter essas informações com meses de antecedência (parte do planejamento de longo prazo para S&OP) e ter um mecanismo para determinar se as informações são confiáveis.
Muitas organizações com as quais conversamos dizem que recebem previsões de seus clientes, e a maioria das previsões, se não quase todas, não é confiável. As previsões mudam com frequência e, mesmo quando permanecem inalteradas, ainda diferem do que o cliente acaba pedindo. Embora o compartilhamento de informações pelos clientes possa ser uma atividade útil, se o cliente não perceber muito valor no processo, os dados raramente serão precisos.
Como podemos trabalhar para melhorar o processo de obtenção de dados mais confiáveis, no momento certo e no formato certo? A resposta é: incentivos. Se for apropriado para a categoria, o mercado, o setor etc., incentive seus principais clientes a fornecer à sua organização de vendas dados confiáveis nos níveis corretos de planejamento com antecedência.
Alguns exemplos reais de incentivos que estimularam os clientes a comunicar suas necessidades claramente com antecedência e no formato correto:
Incentivos de fill rate
Se um cliente importante comunicar suas necessidades como um pedido firme em vez de uma previsão que ele não cumpre, sua cadeia de suprimentos garantirá uma taxa de atendimento de 99% para qualquer pedido feito com 90 dias de antecedência. Os pedidos não podem ser modificados dentro de 30 dias da data de envio solicitada.
Descontos de 3% (ou qualquer valor pequeno com o qual sua organização se sinta confortável)
Agora que eles estão percebendo a economia ao aderir ao seu processo, é muito mais provável que aceitem sua orientação sobre quando compartilhar as informações e o formato em si. Embora isso possa parecer assustador no início, devido à redução da receita de vendas em 3%, o planejamento mais preciso e o investimento em estoque decorrente do planejamento aprimorado pagarão o programa de incentivos.
Ao incentivar os clientes a agirem de forma significativa para sua cadeia de suprimentos e para o processo de S&OP, você diminui o risco de compras excessivas com base em previsões de vendas às quais os clientes não aderem. Agora, há menos previsões a serem analisadas e menos erros de previsão, o que deve causar uma ligeira redução no estoque. Assim, sua organização vê menos excesso de estoque e mais capital disponível para investir nas principais áreas de crescimento que manterão sua empresa competitiva no prazo estratégico de três ou mais anos no futuro.
Agora, o cenário mais bem preparado na reunião de S&OP. As equipes de vendas informaram que os clientes estão fazendo pedidos futuros como parte do programa de incentivos e que se reuniram com suas principais contas para entender o cenário geral dos negócios futuros dos clientes. Eles informam o que isso significa em um nível elevado (quais categorias podem crescer, se são itens maduros ou lançamentos de novos produtos) e, em um nível detalhado, você está recebendo previsões mais confiáveis e pedidos de vendas futuros devido aos incentivos fornecidos. Agora você verifica com a equipe da cadeia de suprimentos se há alguma mudança impactante que causará algum desafio no atendimento ao crescimento esperado dos clientes.
Planejamento de suprimentos (parte da cadeia de suprimentos)
A equipe da cadeia de suprimentos é responsável pela coleta de dados relacionados a sourcing, compras, desempenho do fornecedor e logística de entrada.
- Coletam dados sobre:
- Capacidades do fornecedor.
- Prazos de entrega do fornecedor.
- Métricas de desempenho do fornecedor.
- Custos de transporte.
- Restrições logísticas.
- Fornecem percepções sobre a disponibilidade de matérias-primas, componentes ou produtos acabados na cadeia de suprimentos.
- Colaboram com as equipes de compras e logística para garantir a precisão dos dados e a visibilidade da cadeia de suprimentos.
Para que a sua cadeia de suprimentos entregue as mercadorias certas ao depósito no momento certo, o planejamento de suprimentos precisa dos dados certos. Os planejadores de suprimentos não apenas gerenciam os planos de compras e suprimentos, mas também mantêm o relacionamento com a base de suprimentos. Embora um gerente de sourcing possa ter concedido o negócio de fornecimento de um item ao fornecedor, essa pode ter sido uma conversa única. É a equipe de planejamento de suprimentos que está em constante comunicação com a base de suprimentos para criar relacionamentos saudáveis entre fornecedor e comprador.
Os dados da equipe de planejamento de suprimentos podem ser mais fáceis de coletar do que as projeções das equipes de vendas, pois o ideal é que você tenha mecanismos automatizados para relatar o desempenho do tempo integral (OTIF) e do prazo de entrega. Compreender a capacidade de um fornecedor ao longo do tempo pode não ser tão automatizado, e é nesse ponto que a construção de relacionamentos valerá a pena. Como estamos trabalhando no nível de planejamento de S&OP agora, olhando para seis meses a três anos no futuro, ter um melhor relacionamento com a base de fornecimento levará a melhores informações sobre as considerações futuras de capacidade do fornecedor.
Para obter as informações sobre o fornecedor e inseri-las em um processo de S&OP mais robusto, considere as perguntas abaixo para o planejamento de suprimentos.
- Há alguma mudança impactante na base de suprimentos que causará um desafio para nossos planos de médio e longo prazo?
- Por exemplo, algum fornecedor que esteja correndo risco de falência, desafios contínuos com a qualidade, falta de resposta ou total falta de comunicação
- Há algum fornecedor que esteja muito exposto a uma rota logística desafiadora e talvez a transferência desse item para um fornecedor com desempenho consistentemente alto permita a entrega necessária para impulsionar o crescimento?
- Se você tiver grandes volumes provenientes do mesmo país de origem para o país de destino, talvez seja vantajoso movimentar as mercadorias com seus próprios parceiros de logística.
- Embora isso demande um certo tempo inicial, o fornecedor pode continuar a disponibilizar suas mercadorias para coleta, e você pode se apropriar do transporte e promover as melhorias conforme necessário.
- Minha base de suprimentos atual pode lidar com qualquer um dos lançamentos de novos produtos que estão a mais de 12 meses de distância ou precisamos desenvolver relacionamentos com novos fornecedores?
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- Para uma cadeia de suprimentos que fabrica seus próprios produtos acabados, você pode saber sobre o lançamento de um novo produto até 5 anos antes do lançamento do produto.
- Na distribuição, o tempo pode ser muito menor. No entanto, ter uma base de suprimentos bem mantida e com capacidade para lidar com o lançamento de novos produtos será fundamental para o seu planejamento de S&OP.
- Às vezes, a maneira de gerar receita adicional não é vender mais volume, mas também vender itens novos ou complementares.
Agora você pode imaginar como a sua equipe de planejamento de suprimentos ajuda a gerenciar uma parte essencial da sua cadeia de suprimentos. Fluxos ininterruptos de mercadorias de seus fornecedores que chegam aos seus locais em tempo hábil e fornecedores prontos para escalar para atender às suas ambições de crescimento de S&OP lhe darão a vantagem de que a cadeia da sua empresa precisa.
Operações
Quando pensamos em operações, podemos imaginar equipes recebendo caminhões, armazenando estoques, escolhendo pedidos e até mesmo produzindo itens, se você for um fabricante. Um dos principais objetivos de qualquer operação é poder converter com rapidez e segurança o estoque disponível em pedidos atendidos. Isso gera confiança em seus clientes, que, quando fazem seus pedidos, sabem que eles serão atendidos com o mínimo de devoluções devido a um pedido perfeito. Os itens certos e as quantidades corretas foram entregues no prazo e nas condições corretas.
Para que a operação seja eficaz, é necessário que haja alguma agilidade e eficiência na maneira como a força de trabalho administra o estoque. Isso está ligado ao S&OP usando o exemplo a seguir: Aaequipe que representa a organização de vendas na reunião de S&OP informa ao grupo que as metas de crescimento de vendas são aumentar as vendas em 20% ano a ano nos próximos 3 anos para os itens mais vendidos por meio da aquisição de novos clientes. O novo cliente espera uma excelente disponibilidade do produto e o atendimento do pedido no mesmo dia. Se você espera aumentar as vendas por volume (não aumentando os preços, mas aumentando o número total de pedidos que recebe), então sua equipe de operações precisa ser mais eficiente ou terá de aumentar sua equipe. Obter excelentes equipes de operações leva tempo. Os armazéns podem ser enormes (milhões de metros quadrados para empresas da Fortune 100) e o treinamento de seu pessoal em seu processo e equipamento pode levar tempo. Para garantir que nossa força de trabalho e nossa pegada logística atendam às metas de crescimento do S&OP, é fundamental que tenhamos dados que mostrem não apenas o aumento nas quantidades de vendas, mas também quantos paletes seriam recebidos semanalmente e a capacidade futura geral do depósito para armazenar os itens. Se o planejamento de S&OP não levar em conta esses pontos de dados, você poderá acabar tendo um aumento nas vendas com uma equipe de operações sobrecarregada e um armazém abarrotado de estoque, causando assim problemas reais de segurança.
Quanto ao aspecto da segurança, trata-se de minimizar o risco de danificar o próprio produto e minimizar o risco potencial para a própria força de trabalho. Mercadorias danificadas por contratempos operacionais reduzem diretamente seus lucros, pois esses danos ocorrem enquanto você tem a propriedade das mercadorias. Minimizar os danos faz com que a operação funcione com mais tranquilidade e mantém os lucros onde deveriam estar, ou seja, sendo usados para metas de crescimento futuro em vez de pagar pelo palete de novos itens que você derramou na doca de recebimento.
Ao pensar sobre os dados de operações e sua função no processo de S&OP, lembre-se de que sua operação pode ser um gargalo para o crescimento e, portanto, você deve estar ciente das implicações operacionais para o crescimento da empresa. Estocar os itens certos é apenas parte da batalha. Garantir a vitória no seu setor ou mercado também está na sua capacidade de movimentar as mercadorias pelos armazéns de forma rápida, confiável, segura e escalonável.
Conclusão
Vendas, operações e planejamento podem ter seu próprio conjunto exclusivo de desafios em S&OP. Garantir que as metas de todos estejam vinculadas à visão estratégica da empresa causará um enorme impulso na condução de melhorias e no planejamento futuro. Ter os dados certos, entender por que você precisa deles e seu impacto na empresa garantirá que ela seja lucrativa por muitos anos.
O S&OP, em sua essência, é a obtenção de dados significativos e o compartilhamento de metas futuras para a empresa. À medida que a coleta de dados de S&OP e o uso desses dados se tornarem uma prática mais madura, os desafios que costumavam estar no horizonte começarão a ser resolvidos antes mesmo de ocorrer um impacto sobre os clientes e a lucratividade.
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