Hoogvliet klantverhaal

Een supermarkt wil zich profileren met volle schappen, verse producten, scherpe prijzen en goede service. “Voor mijn team zijn schapbeschikbaarheid en derving de belangrijkste KPI’s,” vertelt manager supply chain Jan van Rijn. “Klanten willen niet misgrijpen en wij willen uiteraard zoveel mogelijk verkopen. De uitdaging in foodretail is echter dat veel producten beperkt houdbaar zijn.” Volgens zijn collega Saskia van Trierum, manager improvement , neemt de druk op die houdbaarheid alleen maar toe. “Derving drukt op de marge, leidt tot voedselverspilling en ook vanuit de CSRD-wetgeving worden hier steeds strengere eisen aan gesteld.”

Inzicht in voorraad

Hoogvliet heeft 77 winkels die worden beleverd vanuit één centraal distributiecentrum. Om de balans tussen beschikbaarheid en derving goed te kunnen sturen, is inzicht nodig. Hoe vaak grijpt een klant mis? Hoe vaak gaat iets over de datum? “Voor ons dc kenden we die cijfers, maar hoe hoog die in de individuele winkels waren, dat wisten we maar beperkt,” zegt Van Rijn. Afdelingsmanagers binnen de filialen waren zelf verantwoordelijk voor hun voorraad en plaatsten ook zelf de bestellingen. Dat deden ze met veel kennis van zaken, maar zonder softwarematige ondersteuning. Met een bestelboek in de hand maakten managers een ronde langs de schappen en bestelden bij wat nodig was.

Winkelreplenishment

Om vanuit het servicecentrum meer grip te krijgen op de ketenvoorraad, besloot Hoogvliet een centraal winkelreplenishmentsysteem te implementeren. De keuze viel op het supply chain platform van Slimstock. “Dat lag misschien voor de hand, omdat we Slim4 ook al voor ons dc gebruiken, maar we hebben ook andere systemen overwogen,” vertelt Van Rijn. “Daarnaast hadden we een systeem nodig om onze winkelvoorraden te tellen en te registreren. Slimstock werkt daarvoor samen met een partnerbedrijf: Colleqtive. Van andere retailers die ermee werken, hoorden we positieve geluiden. Winkelmedewerkers roemden vooral het gebruikersgemak. Uiteindelijk hebben wij ook voor deze combinatie gekozen.”

Verhuizing vlekkeloos verlopen

“Concurrenten hadden echt moeten uitblinken in functionaliteit om Slimstock te overtreffen,” erkent Van Trierum. “We zijn namelijk bijzonder te spreken over de manier waarop zij ons destijds hebben ondersteund bij de verhuizing naar het nieuwe dc in Bleiswijk.” Tijdens die operatie moest het volledige assortiment gefaseerd worden overgezet van het oude naar het nieuwe distributiecentrum, terwijl de winkels gewoon openbleven en meerdere keren per dag bevoorraad moesten worden. Om dit gecontroleerd te laten verlopen, werd in Slim4 een masterplan opgesteld, waarin per winkel-productcombinatie de optimale verhuisdatum werd gepland. “Die verhuizing is vlekkeloos verlopen en dat is in belangrijke mate te danken aan de samenwerking met het team van Slimstock.”

Beschikbaarheid 2%-punt gestegen

Ook de implementatie van het winkelordersysteem verliep soepel, vindt Arjen de Swart, die als coördinator improvement nauw bij het traject betrokken was. “De eerste pilot, in een winkel in Zoetermeer, leverde al snel resultaat op. Het totaal van alle besteladviezen die uit Slim4 kwamen, waren van hogere kwaliteit dan die van de winkelmedewerkers. De schapbeschikbaarheid, die we vanaf dat moment voor het eerst realtime konden volgen, steeg binnen enkele weken al met twee procentpunt. Inmiddels zijn alle winkels live en zien we ook een positief effect op de derving. Die is al met vijf procent gedaald.”

Vertrouwen in Slim4

Waar winkelmedewerkers eerst zelf de bestellingen plaatsten, hoeven ze die nu alleen nog te controleren. Dat blijft wel nodig, benadrukt Van Rijn. “Er zijn veel variabelen die invloed hebben op de verkopen, die ook heel lokaal kunnen zijn. Denk aan plotseling heel mooi weer of een braderie voor de deur.” Nu het systeem een tijdje draait, blijkt dat slechts 2% van de adviezen nog handmatig wordt aangepast. Dat valt hem enorm mee. “Zeker in de beginfase hadden we een hoger percentage verwacht. Het laat zien dat afdelingsmanagers al veel vertrouwen hebben in de nauwkeurigheid van Slim4.”

Promoties netjes afbouwen

Volgens De Swart is het logisch dat Slim4 tot betere bestellingen komt. “Het systeem maakt forecasts van de dagelijkse vraag op product-winkelniveau en anticipeert in zijn besteladvies op mogelijke derving. Dat is vrijwel onmogelijk om als winkelmedewerker allemaal uit je hoofd te doen. Ook het inladen voor promoties verloopt nauwkeuriger. De eerste aflevering wordt afgestemd op de verwachte verkopen en de beschikbare geplande displayruimte in de winkel. Die staan er vanaf dag één perfect bij en aan het eind van de actie worden de bestellingen weer netjes afgebouwd. Filiaalmanagers merken dat ze beter uitkomen met hun voorraad.”

Volumes over week verdelen

Nu Hoogvliet met Slim4 de hele keten aanstuurt, is voor manager improvement Van Trierum een langgekoesterde wens in vervulling gegaan. “We kunnen naast beschikbaarheid en derving nu ook andere prestatie-indicatoren verbeteren.” Ze noemt als voorbeeld het efficiënter benutten van logistieke capaciteit. “Voorheen hadden we regelmatig piekbelastingen in ons dc. Nu de bestellingen centraal worden gecoördineerd, kunnen we de volumes beter over de week verdelen. Dat is gunstig voor de beladingsgraad van vrachtauto’s, maar ook voor de winkels. Die kunnen hierop anticiperen met hun winkelpersoneel. Het scheelt namelijk nogal of er op een dag een vrachtauto meer of minder moet worden gelost. Dankzij de centrale aansturing kunnen al deze processen nu gericht en systematisch worden geoptimaliseerd.”

Enorm waardevolle partner

De drang om continu te verbeteren is precies wat Hoogvliet ook herkent en waardeert in ‘partnerbedrijf’ Slimstock. “De meeste softwarebedrijven wachten tot hun klanten aangeven welke features ze missen. Bij Slimstock is het juist andersom: zij lopen voorop en bepalen hun eigen roadmap”, zegt Van Trierum “Binnenkort hebben we een informatiebijeenkomst over hun nieuwe waste management-module. Ik heb daar al een voorproefje van gezien en je merkt meteen: zij begrijpen het spanningsveld tussen beschikbaarheid en derving als geen ander. Die voorsprong in kennis en visie maakt hen voor ons een enorm waardevolle partner.”