Het WK: een heel nieuw spel voor de supply chain planning

De spanning stijgt en de temperatuur loopt op nu de wereld zich opmaakt voor het wereldkampioenschap voetbal: het is eindelijk zover. Als inwoner van Toronto, een van de gaststeden, is de opwinding echt voelbaar, en op ons Slimstock-kantoor in Toronto hebben we eindeloos gediscussieerd over welke vergaderzaal(en) we moeten ombouwen voor onze kijkfeestjes, welke vergaderingen we moeten uitstellen of verplaatsen, en aan welke landen we onze trouw zullen betuigen (een hele uitdaging in een zeer divers kantoor).

Eén ding is zeker: het toernooi is begonnen!

Als experts op het gebied van supply chain-planning zien wij ook de enorme uitdagingen die gepaard gaan met de planning van zo’n groot evenement, waarbij alles perfect op elkaar moet zijn afgestemd om binnen een kort tijdsbestek succesvol te zijn. Veel bedrijven proberen een graantje mee te pikken van de (commerciële) koek door middel van promotieartikelen met merknamen en thema’s; je ziet dan ook een grote verscheidenheid aan merchandise met land- en voetbalmerken opduiken op internet en in winkels. Naast deze merchandise is er natuurlijk ook de logistiek van het evenement zelf: duizenden mensen bezoeken de gaststeden, wat leidt tot een toename van hotelboekingen, het gebruik van het openbaar vervoer en natuurlijk de evenementgerelateerde verkoop van eten en drinken. Producenten en detailhandelaren van eten en drinken zullen waarschijnlijk ook een stijging in de verkoop van bepaalde productcategorieën zien, aangezien miljoenen Canadezen samenkomen voor kijkfeestjes in de achtertuin.

Voorraadplanning voor een evenement

Het grootste deel van de supply chain-planning (en met name de voorraadplanning) voor evenementen is een heel ander verhaal (woordspeling bedoeld) dan de traditionele supply chain-planning voor een standaard retailbedrijf. Enkele verschillen:

1. Het assortiment is vaak sterk op maat samengesteld en alleen tijdens het evenement te verkopen.
2. Het evenement heeft vaste data, dus de klant zal niet wachten.
3. De vraag kan sterk samenhangen met de prestaties van het nationale team, wat moeilijk te voorspellen is.
4. Vanwege een sterke toename van het infrastructuurgebruik moet de voorraad beschikbaar zijn op het moment dat er capaciteit is om te distribueren, niet op het moment dat je van plan bent te verkopen.

Bij het plannen van evenementen zoals het WK veranderen deze onderscheidende factoren de manier waarop je beslissingen neemt en in sommige gevallen lijken ze meer op gokken dan op een traditionele afweging. Hieronder bespreek ik deze ‘gokjes’ en hoe je ze een voor een kunt aanpakken.

Op maat gemaakte assortimenten

Of het nu gaat om kleding, eten en drinken of andere merchandise, deze wordt vaak op maat gemaakt om een bepaald land te steunen, heeft in het algemeen een voetbalthema of maakt deel uit van officieel gelicentieerde merchandise. Deze maatwerkbenadering heeft grote nadelen, aangezien de waarde aanzienlijk daalt zodra het evenement voorbij is. Dit vereist vaak hoge marges om het risico op restvoorraad aan het einde van de levenscyclus te beperken.

Wat merchandise betreft, zien we dat retailers twee verschillende strategieën hanteren:

• Assortimenten die duidelijk aan het evenement zijn gekoppeld en
• Een meer algemeen assortiment met een sterke band met het evenement.

In het eerste geval zien we duidelijk de officiële FIFA-merchandise in hun webwinkel, met een verscheidenheid aan shirts met thema’s rond de gaststeden en het WK 2026. Unieke ontwerpen, gelimiteerde edities, maar een zeer hoog risico op veroudering.

Aan de andere kant zien we mode-iconen zoals Roots en Zara die limited edition-shirts uitbrengen die zijn geïnspireerd op voetbal. Als je hun collecties goed bekijkt, zul je merken dat ze wat algemener van aard zijn en meer gericht zijn op het land waarvoor je supportert. Dit vermindert het risico dat ze snel uit de mode raken, aangezien de shirts ook na het WK nog verkoopbaar en draagbaar blijven. Omdat ze sterk gekoppeld zijn aan emotionele verkopen tijdens het WK, zullen de verkopen dalen en zal hun waarde na het evenement afnemen.

Samenvattend: enerzijds hebben we merchandise die uniek en exclusief is voor het evenement. Vaak een aandenken voor bezoekers van de wedstrijd waarvoor ze bereid zijn flink in de buidel te tasten. Eventuele restvoorraad na afloop van het evenement zal echter verouderd zijn. Aan de andere kant kiezen sommige retailers voor een voorzichtiger aanpak met producten die tijdens het evenement beter verkopen, maar generiek genoeg zijn om daarna nog steeds verkoopbaar te zijn. Vanuit voorraadperspectief is de marge hier je belangrijkste onderscheidende factor. Hoe hoger de marge, hoe meer risico je kunt nemen met de voorraad. Hieronder ga ik hier dieper op in en geef ik enkele voorbeelden van deze besluitvorming.

Vaste eventdata

Aangezien de evenementdata vastliggen, is te laat komen geen optie. Dit betekent vaak dat de voorraad al vroeg moet worden opgebouwd om de doorstroming tijdens het evenement te waarborgen. Een groot deel van de voorraad die voor evenementen zoals het WK wordt ingekocht, is specifiek voor dat evenement bestemd en loopt 100% het risico niet verkocht te worden – een veel hoger risico dan in een typische sell-through-business, waar zelfs producten die te laat binnenkomen nog steeds verkocht kunnen worden.

Dit maakt tijdige planning nog belangrijker, en er worden vaak bewust aanzienlijke tijdsbuffers ingebouwd. Toch kunnen er fouten worden gemaakt. Zara heeft onlangs een Curaçao-shirt uitgebracht dat niet alleen de verkeerde kleuren had, maar waarin ook de naam van het land verkeerd was gespeld. Laten we hopen dat hun supply chain flexibel genoeg is om dit te herstellen, maar Zara’s eerste afschrijving is een feit.

Goede prestaties betekenen goede verkoopcijfers (en andersom?)

We hopen allemaal dat onze favoriete teams het goed zullen doen op het WK, maar garanties zijn er niet in het leven, en zeker niet bij toernooien. Als het gaat om prognoses voor het WK, zal elk evenement- of landgebonden product veel meer of juist veel minder verkopen, afhankelijk van de prestaties van dat land. Dit geldt niet alleen voor merchandise, maar ook voor eten en drinken, aangezien slechte prestaties waarschijnlijk het aantal kijkfeestjes zullen doen afnemen: de verkoop van barbecue, tv en bier daalt hierdoor.

Dit betekent dat voorspellers voor een uitdaging staan, en dat geldt ook voor voorraadplanners. Vaak gaat het hier niet om het maken van een prognose, maar om het nemen van een gok op de voorraad. Als je weet dat de vraag voor het product tussen de 1.000 en 2.000 stuks kan liggen, worden de marge en de waarschijnlijkheid de doorslaggevende factoren. Laten we een paar voorbeelden bekijken van hoe strategieën kunnen verschillen op basis van de marge van een product:

Laten we vier eenvoudige scenario’s modelleren. We nemen twee verschillende producten met een marge van 80% respectievelijk 60%. De beslissing die we moeten nemen, is hoeveel voorraad we moeten inkopen; de scenario’s zijn dus een lage voorraad (1.250 stuks) of een hoge voorraad (2.000 stuks). In dit voorbeeld gaan we ervan uit dat de kans dat we slechts 500 stuks verkopen 10% is, dat we 1.000 stuks verkopen 50%, dat we 1.500 stuks verkopen 25% en dat we 2.000 stuks verkopen 15%. Onze voorraadbeslissing zal dus mogelijk een limiet stellen aan wat we kunnen verkopen. Ons doel is het maximaliseren van de verwachte winst van het scenario, die wordt bepaald door de verkoopkans te vermenigvuldigen met de winst in dat verkoopscenario (bijvoorbeeld: 10% x een winst van $10.000 levert een verwachte winst van $1.000 op). Als we alle verwachte winsten bij elkaar optellen, krijgen we de verwachte winst voor onze marge-/voorraadscenario’s.

Als we kijken naar de verwachte winst per scenario, zien we dat het in scenario’s met een hoge marge beter is om voor meer voorraad te kiezen, terwijl het in een scenario met een lagere marge loont om conservatiever te zijn. Nu moet je nog de waarschijnlijkheid van de vraag binnen je organisatie bepalen, maar zodra je dat hebt gedaan, is het beslissingsmodel vrij eenvoudig.

Plannen op basis van capaciteit in plaats van omzet

Hoe dichter de voorraad fysiek bij het evenement komt, hoe meer aandacht er moet worden besteed aan gedetailleerde planning. Stel dat je verantwoordelijk bent voor de planning van de voetbalshirts van de deelnemende landen. Je zult waarschijnlijk grote bulkbestellingen plaatsen, deze tegelijkertijd (of per leverancier) naar alle landen verzenden en ze dichter bij de locaties opslaan. Dit detail is echter niet voldoende voor de dag van het evenement. In dit geval moeten we natuurlijk de prognose voor de evenementdag kennen, maar we moeten ook weten wanneer we de capaciteit hebben om de shirts in de stad waar het evenement plaatsvindt te plaatsen, en ervoor zorgen dat ze de uren of de avond ervoor naar de locatie worden gebracht. Deze kloof tussen de wedstrijddag en het verzenden en opslaan van merchandise is iets waar je rekening mee moet houden. Alleen het voorspellen van de verkoop is niet voldoende, en je zou kunnen stellen dat het gedetailleerde voorraadplan belangrijker is dan een exact juiste voorspelling.

Dat gezegd hebbende:

Wat er ook gebeurt, het WK wordt een geweldig evenement, waar velen van zullen genieten en waar ze dol op zullen zijn, en dat nog jarenlang voor mooie herinneringen zal zorgen. Voor bedrijven die rekenen op hoge omzetten worden het drukke tijden, maar maak je geen zorgen: als jij de voorraad niet hebt, heeft je concurrent die wel. En wij, de consumenten: wij zullen alles kopen wat we tegenkomen om onze favoriete landen te steunen.