Elektronische schaplabels: een stap voorwaarts in de digitalisering van de detailhandel

Digitalisering gaat onstuitbaar vooruit in de detailhandel. Er zijn echter aspecten van de detailhandel die de afgelopen decennia nauwelijks zijn veranderd. Neem bijvoorbeeld de schappen van supermarkten en de labels die de prijzen aangeven. Het gebruikte systeem is waarschijnlijk weinig of niets veranderd in de afgelopen 30 jaar: prijzen worden weergegeven op papieren labels die medewerkers afdrukken en handmatig plaatsen als er een prijswijziging of promotie is. Maar hoewel gedrukte labels in de meeste bedrijven nog steeds het meest gebruikte systeem zijn, zijn er meer innovatieve methoden beschikbaar. We hebben het dan over wat bekend staat als elektronisch of digitaal labelen.

Dit systeem heeft veel voordelen ten opzichte van traditionele systemen, hoewel het ook te maken heeft met veel uitdagingen als het gaat om wijdverspreide toepassing. In dit artikel gaan we dieper in op de voor- en nadelen van elektronische schaplabels, bekijken we enkele voorbeelden van bedrijven die ze al gebruiken en maken we een schatting van de implementatiekosten.

Maar eerst…

Wat is een elektronisch schaplabel?

Een elektronisch schaplabel (ESL), ook bekend als een digitaal label, is een klein digitaal apparaatje dat prijs- en productinformatie op winkelschappen weergeeft ter vervanging van traditionele papieren labels. Het scherm maakt meestal gebruik van energiezuinige elektronische inkt of LCD, waardoor de tekst (prijs, naam, codes) duidelijk en op dezelfde manier wordt weergegeven als op papier, maar direct en op afstand kan worden bijgewerkt.

Elk elektronisch schaplabel is gekoppeld aan een referentie in het computersysteem van de winkel, zodat elke prijswijziging of promotie in de database wordt doorgestuurd naar het label om de weergave automatisch bij te werken. Kortom, het is een technologie waarmee prijsbeheer op het verkooppunt kan worden gedigitaliseerd en die meer flexibiliteit en nauwkeurigheid biedt dan conventionele labelen.

Hoe werkt elektronische labelen?

Elektronische schaplabels zijn relatief eenvoudig te gebruiken. Het apparaat bevat een draadloze communicatiemodule, een radiofrequentie, WiFi of een andere technologie, en een batterij met een lange levensduur die meestal meerdere jaren meegaat.

Ze worden op schappen geïnstalleerd met behulp van speciale rails of beugels en vervangen de traditionele papieren labels die op prijshouders worden geplaatst. De informatie op de labels wordt centraal geregeld en als het personeel op het hoofdkantoor of in de winkel een prijs of productinformatie moet wijzigen, voeren ze de nieuwe gegevens in het ERP-systeem in zodat ze onmiddellijk worden bijgewerkt.

Dit zijn de meest basale functies. Sommige digitale labels bevatten echter extra technologieën zoals indicator-LED’s of NFC/QR-connectiviteit, die geavanceerde functies mogelijk maken, zoals het knipperen van een licht om een product te helpen vinden of de klant in staat stellen een NFC/QR-code te scannen met hun mobiele telefoon om extra informatie over het product te krijgen.

Voordelen van elektronische schaplabels ten opzichte van traditionele systemen

Het belangrijkste voordeel is duidelijk: het systeem is efficiënter. Met de traditionele methode van geprinte papieren labels moeten prijslijsten regelmatig worden bekeken, labels moeten worden gesneden of geperforeerd en het personeel moet door de winkel lopen om ze een voor een te vervangen, vaak buiten kantooruren. Met elektronische labels verloopt het proces echter veel sneller en betrouwbaarder.

1. Op afstand en snel bijwerken

Elektronische labels kunnen centraal en automatisch worden bijgewerkt zonder dat je fysiek door de winkel hoeft te lopen. Het resultaat is een vermindering van de tijd die besteed wordt aan prijswijzigingen met ongeveer 60 procent.

2. Uitsluiten van menselijke fouten

Door het elimineren van handmatige handelingen worden labelfouten geminimaliseerd en kun je er zeker van zijn dat de prijs op het schap altijd overeenkomt met de prijs bij de kassa.

3. Wendbaarheid voor promoties en prijsstrategie

Met digitale labels kunnen prijzen flexibeler worden aangepast en zelfs realtime dynamische prijzen mogelijk maken (hoewel dit een tweesnijdend zwaard kan zijn, zoals we later zullen zien). Een winkelier kan bijvoorbeeld automatisch de prijs van een versproduct verlagen als de houdbaarheidsdatum nadert om de verkoop te stimuleren. Het is ook mogelijk om flitsaanbiedingen of kortingen per tijdslot te lanceren door ze simpelweg in het systeem te programmeren.

4. Kostenbesparingen en verhoogde productiviteit

Hoewel de initiële investering hoog is, zijn elektronische schaplabels veel efficiënter dan de traditionele methode. Omdat je niet voortdurend labels hoeft af te drukken en te vervangen, kan het winkelpersoneel zich richten op andere taken, zoals klantenservice of het aanvullen van de voorraad. Dit verbetert de algehele winkelproductiviteit. Bovendien dalen de papier- en materiaalkosten, wat ook bijdraagt aan de duurzaamheid van het bedrijf.

Uitdagingen bij het invoeren van elektronische schaplabels

Ondanks de voordelen gaat de invoering van elektronische labels gepaard met uitdagingen en er zijn belangrijke obstakels die bedrijven moeten overwinnen om de invoering te voltooien.

Hoge initiële investering

Dit is ongetwijfeld het grootste obstakel. Elk apparaat kost tussen € 5, – en € 6, – en als je bedenkt dat een middelgrote supermarkt er duizenden nodig heeft, komen de implementatiekosten op tienduizenden ponden. Mercadona schatte dat het implementeren van elektronische labels per winkel ongeveer € 100.000 zou kosten, wat ondanks de bovengenoemde voordelen een aanzienlijke barrière is.

Onzeker rendement op investering

Hiermee samenhangend zijn sommige ketens voorzichtig geweest omdat het tijdpad voor ROI nog onduidelijk is. Jarenlang stond het enthousiasme voor deze technologie in contrast met de beperkte toepassing ervan, juist vanwege het gebrek aan bewijs van tastbaar rendement in vergelijking met de hoge kosten.

Het gebrek aan gedocumenteerde succesverhalen heeft veel retailers huiverig gemaakt voor deze technologie, hoewel, zoals we later zullen zien, er al een aanzienlijk aantal bedrijven is dat deze technologie gebruikt.

Technologische integratie en systeemaanpassing

Het implementeren van elektronische schaplabels is niet alleen een kwestie van ze in de schappen hangen, maar ook van ze integreren met de systemen van het bedrijf. ESL’s moeten worden verbonden met prijsbeheersoftware, zodat veranderingen worden weergegeven en er kan aangepaste ontwikkeling nodig zijn om deze integratie uit te voeren. Dit alles vereist IT-inspanningen en technische tests om ervoor te zorgen dat het systeem foutloos werkt. In dit opzicht is de traditionele methode van prijsbeheer duidelijk eenvoudiger.

Onderhoud en technische aspecten

Hoewel elektronische labels weinig dagelijks onderhoud vergen, moet er wel rekening worden gehouden met zaken als de levensduur van de batterijen (normaal gesproken ongeveer 5 jaar, waarna ze moeten worden vervangen, of opgeladen als het vaste batterijen zijn) en incidentenbeheer (mogelijke desynchronisatie of storingen).

Daarnaast moet er een protocol worden opgesteld om te controleren of alle labels operationeel en up-to-date zijn, hoewel het waar is dat veel systemen waarschuwingen versturen in het geval van een incident. In elk geval is het een nieuw technologisch element in de winkel dat moet worden beheerd.

Aan de andere kant kunnen bepaalde afdelingen specifieke uitdagingen met zich meebrengen. In omgevingen met extreme temperaturen (diepvriesproducten) zijn er bijvoorbeeld speciale labels nodig die bestand zijn tegen de kou, of in vochtige ruimtes (viswinkels) moeten ze worden beschermd tegen condensatie. Dit zijn technische details die de winkelier moet afstemmen met de leverancier van het systeem.

Prijsstrategie en klantperceptie

Hoewel de technologie dynamische prijzen mogelijk maakt, vrezen veel supermarkten dat constante veranderingen (bijv. prijsvariaties gedurende de dag) wantrouwen bij klanten kan opwekken, omdat consumenten waarde hechten aan transparantie en prijsstabiliteit.

Hoewel het haalbaar is om bijvoorbeeld de prijs van een bakje vlees geleidelijk te verlagen naarmate de avond nadert (om het te verkopen voordat het verloopt), moet dit tactvol gebeuren en goed worden gecommuniceerd.

Invoering van digitale labels in Spanje

Hoewel elektronische labels in opkomst zijn als een transformerende technologie in de detailhandel, is de toepassing ervan in Spanje beperkt gebleven tot proefprojecten of gedeeltelijke implementaties. Laten we eens kijken naar enkele mijlpalen en opmerkelijke gevallen op de Spaanse markt:

Condis, een baanbrekend proefproject

De supermarktketen Condis was een pionier in Spanje en lanceerde in 2018 een piloottest in een pas geopende winkel aan de Rambla de Badal in Barcelona, en in een andere winkel in Madrid. Het gebruik van deze technologie is echter nog niet verder verspreid in de winkels van de supermarktketen die is opgericht door de familie Condal.

Bon Preu digitaliseert prijzen in al zijn winkels

De Catalaanse detailhandelsgroep (Bonpreu/Esclat) kondigde in maart 2023 aan dat het elektronische schaplabels zou gaan implementeren in al zijn winkels. Het is een van de eerste Spaanse ketens die zich inzet voor grootschalige invoering.

Consum-proeven in het Middellandse Zeegebied

In 2019 lanceerde de coöperatie Consum een proefprogramma met digitale schaplabels in vijf van haar supermarkten (verspreid over Valencia, Alicante en Tarragona). De aanpak was om ESL te implementeren in alle afdelingen (inclusief verse producten en bakkerij) van deze pilotwinkels om de impact te beoordelen. Daarnaast rustte Consum de labels uit met geavanceerde functies, zoals QR-codes voor toegang tot recepten en productfoto’s.

Eroski en zijn alliantie met VusionGroup

Tegen 2025 heeft Eroski een van de meest beslissende stappen gezet. De Baskische coöperatie kondigde een alliantie aan met het technologiebedrijf VusionGroup om haar winkels te digitaliseren, inclusief de geleidelijke implementatie van slimme elektronische schaplabels in al haar hypermarkten en grote winkels, hoewel de implementatie geleidelijk zal worden uitgevoerd.

Alcampo, de laatste die interesse toont in ESL

Alcampo is gestart met een nationaal proefprogramma voor elektronische labels, te beginnen in de winkel aan de Calle Alcalá in Madrid en uit te breiden naar tien andere lokale winkels onder het merk Mi Alcampo. Het doel is om de tijd die nodig is om prijzen bij te werken drastisch te verminderen, de productiviteit van het personeel te verbeteren en het gebruik van papier te elimineren als onderdeel van het streven naar operationele digitalisering.

Wat kost de implementatie van een digitaal labelsysteem?

Het implementeren van een elektronisch labelsysteem vergt een aanzienlijke investering, waarvan de omvang afhangt van de grootte van het bedrijf en de kenmerken van de gekozen oplossing. De belangrijkste posten waarin de investering wordt uitgesplitst zijn:

• Labels, tussen € 5, – en € 6, – per eenheid: Elke eenheid heeft een prijs die varieert afhankelijk van de leverancier, de grootte van het scherm en de kenmerken (monochroom of kleur, met LED, met NFC, enz.). Om je een idee te geven, de labels die Consum gebruikt kosten tussen € 5, – en € 6, – per eenheid in het standaardformaat (zwart-wit met een scherm van ~2,7 inch).
• Infrastructuur en software: Naast de labels zijn er antennes of basisstations nodig om het signaal naar de ESL’s in de winkel te sturen. Het aantal hangt af van de oppervlakte. Een kleine winkel heeft misschien 1 of 2 antennes nodig, een grote hypermarkt heeft er meerdere nodig, verspreid over het gebied.

Daarnaast levert de ESL-leverancier meestal software die integreert met het ERP van de winkelier. De kosten van dit platform kunnen een eenmalige licentie zijn of een SaaS-abonnement, afhankelijk van het bedrijfsmodel. In totaal kunnen de infrastructuur plus software oplopen tot enkele duizenden of tienduizenden euro’s.

• Onderhoud en vernieuwing: Elektronische schaplabels werken met batterijen die lang meegaan (meestal ongeveer 5 jaar). Na deze periode moeten de batterijen worden vervangen of moet de ESL worden vervangen als ze niet oplaadbaar zijn. Het is raadzaam om deze kosten mee te nemen in toekomstige budgetten. Sommige labels kunnen ook beschadigd raken en moeten worden vervangen (als een klant er bijvoorbeeld per ongeluk een breekt). Deze onderhoudskosten zijn lager dan de initiële investering, maar ze bestaan wel.

Aan de andere kant is er de technische ondersteuning: soms gecontracteerd met de leverancier, die zorgt voor software-updates en hulp als er onderdelen defect raken. Dit vertaalt zich meestal in jaarlijkse onderhoudskosten (een percentage van de investering, zoals bij elk computersysteem).

Conclusie: Een hoge initiële investering die vraagt om een analyse per geval

Als we met dit alles rekening houden en een ruwe schatting maken, kan de investering oplopen tot ongeveer € 85.000 per winkel (hoewel dit cijfer sterk varieert afhankelijk van de vestiging waar de technologie wordt geïmplementeerd), zoals we aan het begin van het artikel zagen.

De uitdaging is dus om de terugverdientijd te verkorten door gebruik te maken van de technologie. Waar komt de terugverdientijd vandaan? Voornamelijk uit lagere arbeids- en bedrijfskosten (minder uren die werknemers besteden aan prijsbeheer, minder fouten die tot verliezen kunnen leiden, enz.

Bedrijven moeten daarom een strenge kosten-batenanalyse uitvoeren om de ROI te garanderen. In veel gevallen kost in de praktijk papier weliswaar minder, maar bespaart het digitale systeem tijd en biedt het betrouwbaarheid die zich op de lange termijn terugbetaalt. Daarnaast kan de investeringsbeslissing ook worden ingegeven door strategische factoren: modernisering van het imago van de winkel, voorbereiding op de toekomst (dynamische prijsstelling, omnichannel retailing), etc., die verder gaan dan financiële berekeningen.