Een handige gids voor het maken van een goed bevoorradingsplan

Stap 2: Bepaal de juiste strategie 

Een voorraadstrategie draait om twee belangrijke vragen: wanneer moet er worden besteld en hoeveel moet er worden besteld? Deze strategie hangt grotendeels af van hoe urgent en/of belangrijk elk artikel is. 

Om dure voorraadtekorten te voorkomen, worden A-artikelen (producten met hoge prioriteit) meestal vaker besteld dan C-artikelen, zoals gedefinieerd in de ABC-classificatie. Voor elke categorie moet een evenwicht worden gevonden tussen de beoogde serviceniveaus en de voorraadkosten. 

Stap 3: Stel de parameters in 

De gekozen strategie moet worden vertaald naar de juiste parameterinstellingen binnen je voorraadbeheersysteem. Belangrijke vragen zijn onder meer: 

• Hoe moet er rekening worden gehouden met serviceniveaus? 
• Moeten inkoopcycli vaste of variabele intervallen volgen? 
• Hoe moeten bestelhoeveelheden worden berekend? 

Deze parameters zorgen voor consistentie en nauwkeurigheid in inkoopprocessen. 

Stap 4: Focus op A-artikelen 

Zodra de parameters zijn vastgesteld, moeten planners hun aandacht richten op de meest cruciale producten. Gezien het belang van A-items is het essentieel om de verkoopprognoses nauwlettend in de gaten te houden en schommelingen in de vraag te volgen. Zijn er plotselinge pieken? Moeten de schattingen worden aangepast in het licht van nieuwe marktinformatie of aankomende promoties?  Zodra het leveringsplan is vastgesteld, kunnen bepaalde tools de strategie verder verfijnen en optimaliseren. Hieronder geven we een aantal manieren waarop je bedrijf zijn activiteiten naar een hoger niveau kan tillen.

Hoe het bevoorradingsplan te optimaliseren 

Veel bedrijven hebben in hun streven naar unieke waardeproposities een uitgebreid assortiment met duizenden SKU’s ontwikkeld. Hoewel dit klanten meer keuze biedt, brengt het ook aanzienlijke uitdagingen op het gebied van beheer met zich mee. Met zulke uitgebreide assortimenten investeren veel bedrijven aanzienlijke middelen in het beheer van duizenden artikelen die weinig bijdragen aan de totale winst, maar wel een aanzienlijke waarde hebben voor de eindklant. Hoe kunnen bedrijven met dit in gedachten de waarde van hun assortiment maximaliseren zonder afbreuk te doen aan hun vermogen om aan de behoeften van de klant te voldoen? 

Het leveringsplan verfijnen 

Het optimaliseren van een leveringsplan gaat niet alleen over het efficiënt beheren van de best presterende productlijnen. Om de winstgevendheid te maximaliseren, moeten voorraadbeslissingen zorgvuldig worden genomen, met name voor artikelen die de minste waarde toevoegen.  Maar hoe kun je er zonder volledig inzicht in het assortiment zeker van zijn dat je de juiste keuzes maakt?  Een artikel met een lage omzet lijkt misschien verspilde magazijnruimte, maar voor bepaalde klanten kan het juist de reden zijn waarom ze voor jouw bedrijf kiezen. Omgekeerd, als een product minimale opbrengsten oplevert, is het dan echt de moeite waard om te investeren om het constant beschikbaar te houden? 

Het beheer van artikelen met een lage waarde vereist een evenwicht tussen serviceniveaus en gecontroleerde voorraadinvesteringen. Om dit effectief te doen, moeten bedrijven duidelijk inzicht hebben in hoe elk artikel bijdraagt aan de bedrijfsdoelstellingen. Door artikelen te classificeren op basis van strategisch belang, kan een meer op maat gemaakte managementaanpak worden gehanteerd.

Definitie van een longtail-artikel 

De longtail verwijst naar artikelen die de minste waarde toevoegen aan het assortiment, meestal de onderste 5% van de omzet. 
Voor veel bedrijven is het een uitdaging om deze artikelen te identificeren. Een goed ontworpen ABC-analyse biedt echter de duidelijkheid die nodig is om ze te lokaliseren. Hoewel het uitvoeren van een ABC-analyse waardevolle inzichten in het assortiment oplevert, is het essentieel dat de analyseparameters nauw aansluiten bij de algemene bedrijfsdoelstellingen van de organisatie. 

Als klanttevredenheid een primaire focus is, zal het categoriseren van artikelen uitsluitend op basis van marge weinig bijdragen aan het bereiken van de doelstellingen van het bedrijf. Hoe je de grenzen van je assortiment definieert, hangt grotendeels af van welke KPI’s het meest cruciaal zijn voor de organisatie. 

 In grote lijnen zijn er twee hoofddoelstellingen die de KPI’s bepalen: 

• Een focus op winstmarges of omzet; of 
• Een focus op klanttevredenheid, gemeten aan de hand van orderregels of transactiegegevens. 

Voorraadniveaus verlagen voor een effectief leveringsplan 

Om het assortiment te verfijnen en betere beslissingen te nemen, kunnen bedrijven drie belangrijke stappen zetten om de voorraad te optimaliseren, de cashflow te verbeteren en de winstgevendheid op lange termijn te maximaliseren.

1. Beslissingen over voorraadbeheer

Bepaalde longtail-artikelen zijn misschien helemaal niet de moeite waard om op voorraad te houden, omdat de marges niet opwegen tegen de investering. Maar als je ze weglaat, kan dat klanten ervan weerhouden om artikelen met een hoge marge te kopen. 
Schroeven en moeren leveren bijvoorbeeld waarschijnlijk geen hoge marges op, maar klanten zullen geen duurdere onderdelen kopen als ze niet alle bijbehorende onderdelen kunnen krijgen. Bovendien is het misschien beter om sommige artikelen die momenteel niet op voorraad zijn, altijd op voorraad te houden, vooral artikelen met lange levertijden of een lage leveringsbetrouwbaarheid. 

Bij het nemen van beslissingen over de voorraad moeten bedrijven rekening houden met een aantal factoren: 

• Welke marge biedt het product? 
• Heeft het invloed op de verkoop van andere artikelen? 
• Zijn er alternatieve producten beschikbaar? 
• Heeft het invloed op de relaties met leveranciers? 
• Is het belangrijk voor belangrijke klanten?

2. Bekijk je voorraadbeleid nog eens

Omdat veel longtail-artikelen vaak een wisselende of onvoorspelbare vraag hebben, kan het lastig zijn om de juiste voorraadniveaus te bepalen. De vereisten voor veiligheidsvoorraad verschillen per artikel, wat betekent dat A-artikelen meestal een grotere veiligheidsvoorraad nodig hebben, omdat voorraadtekorten voor deze producten erg duur kunnen zijn. Het bepalen van de veiligheidsvoorraad voor longtail-artikelen is daarentegen vaak lastiger. 

 Het aanhouden van een te grote veiligheidsvoorraad kan onnodig werkkapitaal vastzetten in traaglopende voorraad die het risico loopt verouderd te raken, terwijl een onvoldoende voorraad de verkoop kan belemmeren en klanten kan teleurstellen. Om deze scenario’s te voorkomen, is het essentieel om ervoor te zorgen dat de voorraadniveaus passend zijn. Om dit te bereiken, moet zorgvuldig rekening worden gehouden met een reeks relevante factoren.

3. Geef prioriteit aan gebieden die aandacht nodig hebben

Een goed uitgevoerde ABC-analyse helpt bij het identificeren van de gebieden van het assortiment die de meeste aandacht vereisen. Met een duidelijk inzicht in welke artikelen de prestaties stimuleren, kunnen bedrijven hun inspanningen richten op de gebieden waar ze de grootste impact hebben. Het optimaliseren van longtail-artikelen kan bijvoorbeeld betekenen dat er opnieuw onderhandeld moet worden over minimale bestelhoeveelheden, dat levertijden moeten worden aangepast of dat er bij nieuwe leveranciers moet worden ingekocht. 

Deze aanpak zorgt niet alleen voor een evenwichtige voorraad, maar maakt ook werkkapitaal vrij voor herbestemming elders.  Door elke categorie die uit de ABC-analyse naar voren komt voortdurend te evalueren, krijgen bedrijven een duidelijker beeld van de algehele prestaties, waardoor ze potentiële probleemgebieden kunnen identificeren en aanpakken voordat ze escaleren. 

Laatste conclusie 

Een goed gestructureerd, datagestuurd leveringsplan is niet alleen een operationele noodzaak, maar ook een strategisch voordeel. Door je te richten op de juiste producten, slimme parameters in te stellen en je aanpak voortdurend te verfijnen, kun je de efficiëntie verbeteren, de klanttevredenheid verhogen en duurzame winstgevendheid stimuleren.