Hoe te beginnen met het maken van een CSRD-rapport: het belang van de dubbele materialiteitsbeoordeling

Het opstellen van een uitgebreid en impactvol duurzaamheidsrapport volgens de Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) is geen gemakkelijke taak. Voor bedrijven die hun eerste rapport in 2025 willen indienen, moet de voorbereiding minstens twee jaar vóór de inleverdatum beginnen. De meeste inspanningen worden niet geleverd in het financiële jaar dat het rapport dekt, maar in de jaren voorafgaand aan en volgend op dat jaar, vooral tijdens de voorbereidingsfase en bij het samenstellen van het rapport zelf.

In dit tweede deel van onze CSRD-serie, nemen we je mee door de essentiële dubbele materialiteitsbeoordeling, die vóór het begin van het financiële jaar uitgevoerd moet worden. Deze cruciale stap helpt jou bepalen welke duurzaamheidsthema’s relevant zijn voor jouw bedrijf en welke gerapporteerd moeten worden.

Het jaar vooraf: Voorbereiding is cruciaal

Het proces van een CSRD-rapportage is een aanzienlijke onderneming en er is veel voor te bereiden. De Europese Sustainability Reporting Standard (ESRS) biedt het gedetailleerde kader voor wat bedrijven moeten rapporteren. Op het eerste gezicht beslaat dit document bijna 300 pagina’s aan richtlijnen en het bevat meer dan 80 openbaarmakingsvereisten over een breed scala aan duurzaamheidsthema’s. Ter illustratie: dit komt neer op meer dan 1.100 individuele gegevenspunten die in overweging moeten worden genomen. Laat je echter niet overweldigen door de hoeveelheid gegevens. Het goede nieuws is dat niet elk bedrijf over elk van deze gegevenspunten hoeft te rapporteren. De sleutel tot het beperken van de rapportage ligt in je dubbele materialiteitsbeoordeling.

Wat is een dubbele materialiteitsanalyse?

De dubbele materialiteitsbeoordeling is de eerste cruciale stap in het CSRD-rapportageproces. Het helpt je te beslissen welke ESG-thema’s van materieel belang zijn voor jouw bedrijf en dus openbaar gemaakt moeten worden. In wezen moet je zowel de inside-out als de outside-in perspectieven beoordelen:

• Inside-out: Heeft jouw bedrijf een materiële impact op het milieu of de samenleving?
• Outside-in: Hebben milieufactoren of sociale factoren een materiële impact op jouw bedrijf?

Deze dubbele benadering vormt de basis van het concept “dubbele materialiteit”.

Voorbeeld: Begrip van dubbele materialiteit

Om te illustreren hoe de dubbele materialiteitsbeoordeling werkt, kunnen we een voorbeeld schetsen. Stel je voor dat je een sinaasappelteler in Spanje bent. Je gebruikt pesticiden, die een negatieve impact kunnen hebben op de biodiversiteit en ecosystemen (ESRS E4). Dit is een voorbeeld van een inside-out impact – de invloed van je activiteiten op het milieu.

Je hebt echter ook te maken met uitdagingen door klimaatverandering. De regio waarin je boert wordt steeds warmer en langdurige droogtes beïnvloeden jouw oogsten. Dit is een outside-in impact, aangezien klimaatverandering je bedrijfsvoering beïnvloedt (ESRS E1). Beide impacts, zowel die welke jij creëert als die je ondervindt, zijn van materieel belang en moeten worden beoordeeld als onderdeel van je dubbele materialiteitsanalyse.

Stappen voor het uitvoeren van de dubbele materialiteitsbeoordeling

• Onderzoek bestaande media en rapporten: Begin met het verzamelen van informatie van externe bronnen zoals nieuwsmedia, industrieverslagen of openbare verklaringen over jouw bedrijf en de relevante duurzaamheidsthema’s. Dit helpt je potentiële materiële kwesties, risico’s en kansen te identificeren.
• Betrek stakeholders: Stakeholderbetrokkenheid is een cruciaal onderdeel van de dubbele materialiteitsbeoordeling. Deze stap houdt in dat je gesprekken voert met verschillende stakeholders, zowel intern als extern, zoals medewerkers, management, aandeelhouders, klanten, leveranciers, regelgevers en lokale gemeenschappen. Door deze gesprekken kun je identificeren wat stakeholders als materiële impacts van je bedrijf beschouwen.
• Bepaal impacten, risico’s en kansen (IRO’s): Op basis van jouw onderzoek en feedback van stakeholders, beoordeel je de reikwijdte en schaal van elke geïdentificeerde impact, risico of kans. Sommige kwesties kunnen een groter effect hebben dan andere, dus het is belangrijk om elke kwestie te evalueren in termen van de potentiële impact op je bedrijf en duurzaamheidsprestaties.
• Stel drempels voor materialiteit in: Niet alle geïdentificeerde IRO’s zijn significant genoeg om over te rapporteren. Je moet drempels stellen om te bepalen welke kwesties van materieel belang zijn voor je bedrijf. Alleen de IRO’s die de drempels overschrijden, moeten worden opgenomen in je uiteindelijke rapport.
• Documenteer en verantwoording: Het is essentieel om gedurende het proces alles te documenteren: je onderzoek, de gebruikte criteria, de gesprekken met stakeholders en de toegepaste drempels. Deze documentatie dient als bewijs wanneer je je bevindingen aan auditors of regelgevers presenteert.

De voordelen van dubbele materialiteit

Het grootste voordeel van het uitvoeren van een dubbele materialiteitsbeoordeling is dat het je in staat stelt je te concentreren op wat het belangrijkst is. Als een bepaald onderwerp niet materieel blijkt te zijn, hoef je het niet op te nemen in je rapport. Dit vermindert het aantal gegevenspunten dat je moet bijhouden en rapporteren, wat mogelijk een groot deel van de 1.100 gegevenspunten in de ESRS uitsluit.

Door je te concentreren op materiële kwesties, zal je duurzaamheidsrapport relevanter, beknopter en geloofwaardiger zijn, waardoor je de CSRD-vereisten kunt naleven en tegelijkertijd de meest impactvolle aspecten van je duurzaamheidsinspanningen kunt benadrukken.

Conclusie: Zet jezelf op het pad naar succes

De dubbele materialiteitsbeoordeling is de basis van je CSRD-rapport en het is essentieel om het goed te doen. Door vroeg te beginnen en je processen zorgvuldig te documenteren, zorg je ervoor dat je duurzaamheidsrapport zowel nauwkeurig als in overeenstemming met de CSRD-richtlijnen is. In het volgende deel van deze serie zullen we de praktische stappen voor het samenstellen van je rapport onderzoeken en hoe je je gegevens verzamelinspanningen kunt afstemmen op de uiteindelijke openbaarmakingen.

Vergeet niet: de sleutel tot een succesvol CSRD-rapport ligt in de voorbereiding. Begin vroeg, betrek stakeholders en focus op wat echt belangrijk is voor jouw bedrijf en haar stakeholders.