De kunst van het implementeren van S&OP kun je niet uit een boek leren

Veel bedrijven implementeren Sales & Operations Planning (S&OP), maar wat ze zich niet realiseren is dat S&OP veel verder gaat dan processen en systemen. Je hebt te maken met botsende belangen, emoties en mensen met verschillende denkwijzen”, zegt Slimstocks Sales Director Jan Kraaijeveld. In zijn ogen is S&OP iets waar kunst en wetenschap elkaar ontmoeten.

Bedrijven zijn zich er steeds meer van bewust dat hun succes afhangt van de effectiviteit van de supply chain, merkt Jan Kraaijeveld op. “Je kunt prachtige producten aanbieden en de meest flitsende marketingcampagnes opzetten, maar als je vervolgens niet kunt leveren, houdt alles op. En de impact is duidelijk: zonder de juiste voorraad krijgt de omzet een directe klap.

Door de mate van wereldwijde verstoring die we de afgelopen jaren hebben gezien, hebben leidinggevenden ook geleerd dat ze verder vooruit moeten plannen om betrouwbare prestaties te garanderen. De tijd van spoedorders en kortcyclisch denken is voorbij. Bedrijven moeten meer op de lange termijn gaan denken, kijken naar wat komen gaat en een plan maken voor hoe ze aan de vraag gaan voldoen. “

Scenarioplanning

Kraaijeveld vervolgt: “Onze klanten hebben inmiddels hun operationele voorraadbeheer op orde en implementeren S&OP op grote schaal. Een belangrijk onderdeel hiervan is scenarioplanning.

Het koopgedrag van klanten is grilliger geworden, dus prognoses kunnen niet langer alleen worden gebaseerd op historische verkoopgegevens. Bedrijven willen producten lanceren en nieuwe markten betreden. Maar ze moeten zich ook voorbereiden op verstoringen. Binnen S&OP heb je processen en technieken waarmee je de informatie hierover bij elkaar brengt en vertaalt naar de juiste keuzes op managementniveau.”

Beheer van veranderingen

Maar S&OP is veel meer dan het introduceren van processen en systemen, stelt Kraaijeveld. “Mensen bepalen het echte succes, volgens de Sales Director. S&OP gaat over het op één lijn krijgen van sales, productie, financiën, inkoop en alle andere afdelingen. Daar komt wel wat meer bij kijken dan wat er in leerboeken over S&OP staat. Het gaat om verandermanagement, omgaan met emoties, cultuurverschillen overbruggen. Wat S&OP extra uitdagend maakt, is dat elk bedrijf het op zijn eigen manier moet implementeren. Wat in het ene bedrijf goed werkt, kan in een ander bedrijf totaal verkeerd uitpakken. En de valkuil hierbij is dat mensen vervallen in operationele problemen.”

S&OP als kunst

Volgens Kraaijeveld moet S&OP niet alleen als een wetenschap worden beschouwd, maar ook als een ‘kunst’. “De kunst om de menselijke factor in het proces te betrekken. De kunst om partijen op één lijn te krijgen en tot creatieve oplossingen te komen. Wij hebben daar ook veel kennis over die we delen met onze klanten, bijvoorbeeld via trainingen en masterclasses. Ook brengen we klanten graag in contact met andere bedrijven, zodat ze van vakgenoten kunnen leren wat de praktische valkuilen zijn. Goed voorraadbeheer draait om mensen, processen en technologie, en dat geldt helemaal voor S&OP. S&OP is een combinatie van wetenschap en kunst en bij Slimstock willen we beide aspecten zoveel mogelijk faciliteren. Alleen dan kunnen onze klanten beter presteren.”