I segreti per un ordine perfetto: come bilanciare costi, capitale e controllo

Anche le scelte più piccole sugli ordini di magazzino possono ridurre leggermente i margini di profitto in contesti di lavoro frenetici. Questo articolo spiega come prendere le decisioni migliori, compreso quando e quanto ordinare e perché questi fattori sono più importanti di quanto la maggior parte delle persone pensi.

Perché le quantità degli ordini sono importanti

Il punto è questo: le quantità degli ordini non servono solo a mantenere gli scaffali pieni. Possono avere un impatto sulla vostra efficienza, sullo spazio di magazzino e sul flusso di cassa. Praticamente su ogni aspetto della vostra attività.

Una componente significativa di questo aspetto è rappresentata dai quantitativi minimi d’ordine (MOQ). Quando i MOQ sono elevati, gli ordini sono meno frequenti. Ciò può comportare un minor numero di situazioni di “esaurimento delle scorte” e spese di spedizione e gestione più contenute. Sembra fantastico, vero? Il problema è che ti ritrovi anche con più scorte. Questo blocca il denaro, ingombra il magazzino e aumenta le probabilità di ritrovarti con merce invendibile.

I MOQ bassi ti danno più flessibilità. Puoi reagire più rapidamente ai cambiamenti della domanda, mantenere le cose più fresche e liberare capitale circolante. Tuttavia, devi anche gestire più ordini, più lavoro amministrativo, spese di spedizione più elevate e più margine di errore.

Allora, qual è la risposta? L’equilibrio. Un inventario eccessivo o insufficiente comporta costi nascosti. Il tuo obiettivo è trovare la giusta via di mezzo, nota anche come “quantità economica di ordine”.

I costi dietro le scorte e come l’EOQ ti aiuta a gestirli

Prima di capire quanto ordinare, devi capire quanto costa effettivamente mantenere le scorte. Non si tratta solo del prezzo dei prodotti, ma di tutto ciò che li circonda.

Ci sono due grandi categorie di costi in gioco:

1. Costi di mantenimento: spazio di stoccaggio, assicurazione, ammortamento e persino il rischio che i tuoi prodotti diventino obsoleti o invendibili. E non dimenticare il costo del capitale. Se i tuoi soldi sono bloccati nelle scorte, non sono disponibili per altre cose. Questo costo opportunità da solo può essere un vero freno al flusso di cassa.
2. Costi di ordinazione: ogni volta che fai un ordine ci sono lavori amministrativi, coordinamento delle spedizioni, ricezione e gestione.

È qui che entra in gioco l’EOQ (Economic Order Quantity, quantità economica di ordine). Si tratta di una formula semplice ma potente, progettata per trovare un equilibrio tra questi due costi. Se ordini troppo spesso, i costi di ordinazione aumentano vertiginosamente. Se ordini troppo, aumentano i costi di stoccaggio. L’EOQ ti aiuta a trovare il punto di equilibrio, ovvero la dimensione dell’ordine che riduce al minimo il costo totale dell’inventario. E qui viene il bello: non deve essere perfetto per essere utile. Anche se i tuoi input non sono precisi, il risultato dell’EOQ tende ad avvicinarsi al costo totale ottimale. Questo lo rende una base affidabile per la pianificazione, soprattutto quando devi destreggiarti tra incertezze o dati imperfetti.

Dove:

• D = Domanda
• Co = Costo dell’ordine
• Ch = Costo di stoccaggio
• p = Prezzo unitario

Far funzionare l’EOQ nel mondo reale

Anche se l’EOQ è un ottimo punto di partenza, chiunque abbia lavorato nella supply chain sa che il mondo reale non sempre funziona come nei libri di testo. In teoria, si tratta di ridurre al minimo i costi. In pratica, ci si trova costantemente a destreggiarsi tra vincoli che spingono in direzioni diverse.

Per cominciare, i fornitori spesso impongono quantità minime d’ordine o sconti sul volume che spingono ad acquistare più del necessario. Poi ci sono la stagionalità, i limiti di durata di conservazione e i prodotti che sono nuovi di zecca o in fase di dismissione. Tutto ciò rende più complicata la pianificazione dell’inventario a lungo termine. Aggiungici i limiti di liquidità e lo spazio limitato in magazzino, e improvvisamente quel bel numero EOQ non è più così facile da rispettare. Gestire questi limiti è quindi importante quanto applicare la formula.

Come applicare tutto questo senza affogare nelle eccezioni? Ecco un approccio pratico e graduale che puoi effettivamente utilizzare:

Inizia con i tuoi MOQ

Controlla attentamente se corrispondono ai tuoi modelli di domanda effettivi. I minimi non allineati spesso bloccano la liquidità o ti lasciano con scorte che si muovono lentamente.

Calcola il tuo EOQ

Anche una stima è meglio di niente. Assicuratevi solo di rivederla regolarmente man mano che i costi e la domanda cambiano.

Applica i vincoli in anticipo

Non farti cogliere alla sprovvista dalla durata di conservazione, dalle regole dei fornitori o dai limiti di stoccaggio. Inseriscili nella tua pianificazione fin dall’inizio.

Ricalcola in modo dinamico

Le cose cambiano, e anche la tua strategia di ordinazione dovrebbe farlo. Usa dati aggiornati per modificare il tuo approccio invece di affidarti a regole statiche.

Usa prima i trasferimenti interni

Prima di fare un nuovo ordine, controlla se un’altra sede ha scorte in eccesso. Spesso è più veloce e conveniente.

Consolida dove possibile

Usa la logica di evasione degli ordini per combinare le spedizioni, ridurre i costi logistici ed evitare camion semivuoti.

Conclusione

Come conclusione finale, ricorda: ottimizzare la quantità degli ordini non è tanto una questione di calcoli matematici perfetti, quanto piuttosto di gestione dei compromessi. L’EOQ ti offre una base stabile, ma sono la flessibilità, il contesto e i dati affidabili a trasformarla in un vantaggio competitivo. Può aiutarti a prendere decisioni più intelligenti e rapide in materia di inventario, che funzionano davvero nel mondo caotico e imprevedibile in cui operiamo tutti.