Siamo tutti d’accordo sul fatto che consensus forecast siano migliori?

Le previsioni sono di ogni tipo e dimensione. Si dividono in diverse categorie (giornaliere, settimanali, mensili, trimestrali, annuali), usano diverse unità di misura (valuta, righe d’ordine, unità, scatole, pallet) e provengono da fonti diverse (vendite, marketing, supply chain…). Possono essere basate sui dati, possono essere un copia-incolla dell’anno scorso, possono basarsi su intuizioni o, peggio ancora, possono basarsi sulla speranza.

Ogni tipo di previsione ha i suoi pro e contro. Tuttavia, c’è un tipo di previsione che le supera tutte: la consensus forecast. L’unica previsione che ha tutti i vantaggi e nessun pregiudizio.

In questo blog definiremo cosa costituisce una consensus forecast, chi dovresti coinvolgere e, soprattutto: cosa dovrebbe essere incluso nella tua previsione e cosa no.

Cos’è una consensus forecast?

Una consensus forecast è “la” previsione concordata da più reparti e parti interessate.

Perché “la” previsione? Perché non esiste una definizione universalmente accettata che indichi se si tratti di una previsione in dollari (ad esempio, il fatturato), di una previsione in unità o a quale livello venga elaborata. Questo può dipendere dal contesto aziendale, da come sei organizzato e da ciò che è importante per raggiungere i tuoi obiettivi strategici.

Una consensus forecast può essere creata a diversi livelli:

• Per i dirigenti, una consensus forecast può essere una previsione dei ricavi aggiornata annualmente, utilizzata per supportare le decisioni relative agli investimenti in infrastrutture e all’espansione del team.
• Per i direttori, la consensus forecast può aiutarli a guidare i team
• Per la pianificazione della domanda, può trattarsi di una previsione a livello di unità da fornire alla pianificazione dell’offerta.

Una consensus forecast viene sempre rivista non solo da più persone, ma da persone provenienti da reparti diversi.

Chi può contribuire alla consensus forecast?

Diversi reparti dovrebbero esaminare o fornire dati per creare la consensus forecast; la loro influenza può variare a seconda della tempistica della previsione stessa. I principali attori sono:

1. Il C-Suite

I dirigenti di alto livello devono approvare la previsione elaborata. Sono anche i fornitori dei dati relativi ai piani strategici, che potrebbero riguardare l’apertura di nuove sedi, piani di espansione delle categorie o persino fusioni e acquisizioni.

2. Gestione dei prodotti

La gestione dei prodotti o delle categorie (o i merchandiser) fornisce dati chiave sull’assortimento. Sono nella posizione migliore per individuare le tendenze a livello di categoria, sanno quali articoli saranno ritirati e quali saranno introdotti, e conoscono meglio di chiunque altro le tendenze dei prezzi sia tra i fornitori che nei mercati di vendita. Possono anche dare consigli sulla cannibalizzazione e sugli effetti halo.

3. Vendite

Il contributo dei team di vendita è fondamentale, poiché rappresentano la voce del cliente. Insieme alla gestione dei prodotti, sanno quali prodotti sono popolari, quali clienti potrebbero essere acquisiti e quali relazioni con i clienti potrebbero essere a rischio. Queste informazioni sono preziose per adeguare le previsioni dove serve.

Una nota importante: i team di vendita tendono spesso a fornire previsioni più alte di quanto sia realistico. Il loro contributo dovrebbe limitarsi alle informazioni davvero significative (ad esempio, quelle che hanno un forte impatto su ciò che venderai). Ne parleremo meglio più avanti.

4. Marketing

I piani di marketing dei prodotti hanno un impatto significativo su come si forma la domanda. I team di marketing dovrebbero quindi informare con largo anticipo i team di pianificazione sui loro piani di marketing. Nel lungo periodo, bastano dei piani di massima. Ma nel breve e medio termine, devono fornire i loro piani promozionali effettivi e le altre campagne che stanno portando avanti.

5. Finanza

I team finanziari sono una delle principali forze trainanti delle previsioni di fatturato a livello aziendale; ne hanno bisogno per pianificare il flusso di cassa e garantire che l’azienda possa continuare a pagare dipendenti e fornitori. Spesso creano una propria versione delle previsioni che tiene conto della crescita organica, dell’inflazione e di eventi di grande impatto come fusioni e acquisizioni o l’apertura di nuove sedi.

Non servono molti dettagli per questo, ma il loro contributo alle previsioni di consenso è prezioso. Le previsioni finanziarie sono una linea guida rispetto alla quale tutte le altre previsioni dovrebbero essere confrontabili. Non devono corrispondere esattamente (né in termini di dollari né di unità), ma dovrebbero essere allineate nella direzione generale e rientrare in un margine accettabile l’una rispetto all’altra.

6. Operations

Il ruolo del reparto operativo nelle previsioni di consenso è limitato. Si occupa soprattutto di segnalare i vincoli, ma non dispone di informazioni rilevanti da includere nelle previsioni.

Dovrebbero conoscere la previsione una volta pronta, che dovrebbe essere tradotta nelle unità di misura per loro rilevanti (ad esempio, quante righe d’ordine spediremo il mese prossimo), e dovrebbero valutarne la fattibilità; tuttavia, il loro contributo alle previsioni dovrebbe essere trascurabile.

7. Pianificazione della domanda

La pianificazione della supply chain, e in particolare la pianificazione della domanda, sono i responsabili e i custodi della consensus forecast. Il loro contributo si riduce a piani di domanda basati sui dati (ad esempio, una previsione generata statisticamente o tramite machine learning) e alla garanzia che tutti gli arricchimenti forniti dagli altri reparti vengano incorporati.

Cosa dovrebbe includere la tua consensus forecast?

Quando si crea una consensus forecast, è importante progettare bene il processo e coinvolgere le persone giuste al momento giusto. Questo può variare a seconda del periodo di tempo per cui stai facendo la previsione. È anche importante stabilire delle linee guida per assicurarti che si basi su presupposti corretti.

“Ipotesi” è la parola chiave in questo contesto.

A differenza di una previsione puramente statistica (o basata sui dati), la consensus forecast include delle ipotesi. Le ipotesi, nel contesto delle previsioni, sono la consapevolezza di eventi che potrebbero verificarsi e che, se si verificassero, avrebbero un impatto sulla domanda.

Inoltre, si tratta di scommesse su eventi che potrebbero verificarsi ma che non sono ancora certi; il guadagno derivante da queste scommesse deve superare il rischio associato all’aumento della previsione e, di conseguenza, delle scorte.

Le ipotesi sono diverse dai presupposti, poiché è necessario un certo grado di evidenza per giustificarne l’inclusione nella previsione. I presupposti non dovrebbero avere spazio in una consensus forecast, mentre le ipotesi che offrono un ritorno sufficientemente elevato dovrebbero esservi incluse.

Le ipotesi supportate da prove ragionevoli e con un potenziale di guadagno sufficientemente elevato assumono un aspetto diverso nel breve e medio termine rispetto al lungo termine. In genere, più ci si avvicina al momento in cui la previsione si concretizza, più è opportuno fornire previsioni dettagliate. Ci piace sempre seguire alcune regole empiriche:

Consensus forecast a lungo termine

Crea un piano annuale o trimestrale che includa solo eventi di grande impatto, come l’apertura di nuove sedi, l’introduzione di nuove categorie di prodotti, fusioni e acquisizioni o altre forme di espansione aziendale su larga scala. Oltre a questo, includi le tendenze macroeconomiche come l’inflazione e la crescita demografica.

Questo esercizio non dovrebbe coinvolgere tutti i reparti. I dirigenti e il reparto finanziario sono le parti interessate più importanti in questo caso. La previsione a lungo termine dovrebbe basarsi sul fatturato totale, che include le promozioni passate e altri eventi di grande impatto come un unico dato. I dettagli non sono importanti.

Consensus forecast a breve e medio termine

A breve e medio termine, dovresti includere i piani promozionali, i nuovi clienti da acquisire, le tendenze del settore e del mercato, ma anche gli eventi che possono influire negativamente sulla domanda, come la perdita di clienti e il calo di popolarità dei prodotti.

Se operi in un settore che vende tramite piattaforme di e-commerce, dovresti integrare nella tua consensus forecast i dati relativi ai risultati delle pagine di ricerca, ai clic, ecc. forniti dai team di marketing. La previsione dovrebbe essere basata sul livello delle unità (di vendita) e può essere convertita in dollari per confrontarla con la consensus forecast a lungo termine come verifica di plausibilità. Vendite, marketing e supply chain sono i soggetti più importanti per questa previsione, che dovrebbe essere aggiornata settimanalmente o mensilmente.

Considerazioni finali

Nessuna previsione è perfetta. Ogni metodo di previsione comporta un certo grado di incertezza, distorsione o limitazione. Il punto di forza della consensus forecast sta nella sua capacità di combinare approfondimenti basati sui dati con le conoscenze aziendali provenienti da tutta l’organizzazione.

Quando è supportata dai giusti stakeholder, si basa su ipotesi fondate su dati concreti ed è in linea con l’orizzonte di pianificazione appropriato, una consensus forecast crea un’unica versione della realtà su cui tutti possono lavorare.

Ed è proprio questo che la rende la previsione più preziosa di tutte.