Che cos’è il S&OP (Sales and operations planning)? Definizione, obiettivi e 6 passi per una implementazione di successo

Il fatto che viviamo in un mondo in continua evoluzione non è una novità, quello che probabilmente lo è è la velocità del cambiamento. In generale, gli esseri umani non amano molto i cambiamenti, siamo parsimoniosi di energia e i cambiamenti ci costringono a fare uno sforzo, a uscire dalla nostra zona di comfort, dalla nostra zona conosciuta, una zona in cui ci sentiamo anche in forma, capaci e sicuri di noi stessi. Ma in un mondo iperconnesso, non possiamo semplicemente decidere di non cambiare. Bisogna imparare a navigare.

Il cambiamento è sinonimo di complessità, incertezza e imprevedibilità, e le aziende che aspirano all’eccellenza operativa affrontano questi fattori essendo più agili, più veloci, più flessibili e più resilienti.

Oggi più che mai è necessario eccellere in queste qualità se si vuole rimanere competitivi.

Ma cosa c’entra tutto questo con il S&OP? Fondamentalmente, il S&OP ci permette di prepararci, a livello organizzativo, ad affrontare il noto e l’ignoto.

Immaginate la seguente situazione: siete uno chef di un ristorante a 4 stelle Michelin, il vostro compito è quello di gestire il vostro talentuoso team di cucina per offrire il menu più fantastico e gustoso della città. Dovete assicurarvi che il lavoro venga svolto nel modo più efficiente e coordinato possibile, il cibo deve essere della giusta qualità, alla giusta temperatura e al momento giusto. Niente può andare storto, non si può preparare un piatto se la salsa non è pronta e non si può preparare un piatto se non si sa quale accompagnamento si abbina alla portata principale. Il vostro team sarebbe in grado di improvvisare senza un solo ingrediente?

Per ottenere il menu desiderato, il team di cucina avrà bisogno di uno chef, di una squadra coordinata, di una pianificazione precisa degli ingredienti e dell’ordine dei piatti, nonché di una comunicazione chiara su ciò che deve essere fatto e come, il tutto con un obiettivo comune: un menu all’altezza delle aspettative degli ospiti.

Che cos’è il S&OP (Sales and Operations Planning)?

Il S&OP (Sales and Operations Planning) è un processo di pianificazione che allinea la pianificazione strategica alle attività quotidiane a livello operativo.

Attraverso un processo di lavoro strutturato, che si ripete ciclicamente ogni mese, i team comunicano e collaborano tra loro per generare e mantenere un unico piano della domanda per l’intera azienda. In questo modo i team sono sempre organizzati e preparati ai cambiamenti, e possono prendere decisioni in modo rapido e flessibile.

Il S&OP consente di individuare i cambiamenti inattesi, sia a causa di nuove opportunità commerciali, sia perché ciò che si pensava non sarebbe mai accaduto si verifica davvero.

Chi si aspettava la crisi del COVID o la vittoria di un grande progetto del valore di diverse migliaia di euro?

Ma …. Abbiamo davvero bisogno del S&OP?

Le aziende esistono fondamentalmente perché hanno clienti, oltre a prodotti, servizi e persone. Ogni cliente è unico e lo conquistiamo e/o lo manteniamo quando siamo in grado di offrirgli valore, il suo valore. Pragmaticamente, il valore del cliente è ciò che il cliente è disposto a pagare, compresa l’esperienza di acquisto e la qualità della nostra relazione con lui.

Le aziende stabiliscono la loro strategia del valore, ossia decidono strategicamente come approcciare i clienti e quale proposta di valore offrire loro. Ricordate il famoso menu Michelin?

Ma come si fa a rendere efficace questa proposta? Non sono forse le nostre operazioni quotidiane a fornire questo valore?

Il S&OP è uno strumento che ci permette di farlo, migliorando il modo in cui ci relazioniamo con i nostri clienti.

Obiettivi del S&OP

Non c’è viaggio senza scopo e ogni iniziativa aziendale ha uno scopo.

Le aziende che scelgono di adottare un processo di pianificazione S&OP stanno intraprendendo un viaggio di trasformazione con l’obiettivo di guidare la crescita e rimanere competitivi, come minimo.

In particolare, alcuni degli obiettivi principali della pianificazione S&OP potrebbero essere i seguenti:

1. Integrare la pianificazione a lungo termine nei processi aziendali.
2. Allineare domanda e offerta
3. Bilanciare la domanda prevista con la capacità di reazione dell’azienda.
4. Migliorare l’accuratezza delle nostre previsioni di vendita (accuratezza delle previsioni) e il modo in cui le miglioriamo (valore aggiunto delle previsioni).
5. Migliorare la comunicazione e la collaborazione all’interno e all’esterno dell’organizzazione.

In sostanza, il S&OP consente ai team di:

1. Ridurre al minimo i rischi
2. Massimizzare le opportunità commerciali
3. Prendere decisioni agili basate sulla redditività piuttosto che sul volume.

L’obiettivo finale è creare un unico piano della domanda che catturi gli obiettivi strategici dell’azienda e lo trasformi in un piano operativamente perseguibile che ci permetta di gestire le nostre operazioni quotidiane in modo sostenibile.

Come implementare un processo di pianificazione S&OP

Un processo di pianificazione S&OP consiste in riunioni cicliche e strutturate, formate da team multidisciplinari di diverse funzioni aziendali: vendite, marketing, operazioni e finanza.

Ogni riunione segue un ordine del giorno predefinito e ha un obiettivo allineato ai risultati attesi del processo S&OP. Per raggiungere i risultati, abbiamo delle leve o dei driver e utilizziamo degli indicatori chiave di performance per misurare e valutare i progressi verso gli obiettivi.

Ad esempio, in una riunione con i responsabili di prodotto, il nostro obiettivo sarebbe quello di ridurre il rischio di obsolescenza al momento del lancio di nuovi prodotti l’anno prossimo. Le nostre leve per raggiungere questo obiettivo sarebbero migliorare la conoscenza del segmento di clienti a cui ci rivolgiamo e migliorare la gestione dell’introduzione dei canali. Gli indicatori chiave di performance che preferiamo potrebbero essere la percentuale di inserimenti di successo nel canale o la percentuale di overstocking dei nuovi prodotti. Con la misurazione e il monitoraggio mensile, possiamo verificare i risultati delle nostre azioni e applicare misure correttive, se necessario.

Le riunioni S&OP seguono due flussi paralleli

Una serve per raccogliere e preparare le informazioni necessarie, l’altra per convalidarle, al fine di rivedere le informazioni raccolte in precedenza, ottimizzare il piano della domanda, risolvere gli eventuali conflitti emersi e decidere quali decisioni debbano essere escalation.

Affinché il processo S&OP funzioni, è necessaria una grande perseveranza e impegno nelle riunioni di pianificazione. Un modo per garantirlo è stabilire alcune regole d’oro. Ad esempio, arrivare preparati, partecipare e condividere le informazioni. Un atteggiamento positivo, l’apertura mentale e la collaborazione contribuiscono a rendere le riunioni efficaci, a raggiungere accordi e a ottenere risultati alla fine della sessione.

Il processo S&OP è mensile e ben strutturato. Questo comporta due vantaggi principali: i team hanno un processo di lavoro chiaro e strutturato e ogni ciclo mensile consente di perfezionare e migliorare il processo. La pratica rende perfetti!

Le 6 fasi dell’implementazione di un processo S&OP

Queste sono le fasi del processo che vengono svolte mensilmente:

1. Raccolta dei dati

Raccogliere e consolidare i dati rilevanti, compresi i dati storici delle vendite, le tendenze del mercato e la capacità produttiva.

2. Revisione della gestione dei prodotti

Valutazione e allineamento del catalogo dei prodotti, dei nuovi lanci e dei cicli di vita con le previsioni della domanda e le capacità di produzione/approvvigionamento.

3. Esame della domanda

Analisi dei modelli di comportamento dei clienti, delle tendenze di mercato e delle previsioni di vendita a livello globale per ottimizzare le risorse e i livelli di stock.

4. Analisi delle scorte e degli approvvigionamenti

Esame dei livelli delle scorte, delle prestazioni dei fornitori e della loro capacità per garantire l’efficienza della catena di approvvigionamento.

5. Revisione finanziaria e riunione pre-S&OP

• Valutazione delle prestazioni finanziarie, quali vendite, costi e margini, per garantire che gli obiettivi finanziari siano allineati al piano S&OP.
• Riunione precedente alla riunione esecutiva per rivedere e allineare i dati, le ipotesi precedenti e valutare i possibili scenari per il ciclo S&OP successivo.

6. Riunione esecutiva

Riunione al massimo livello per rivedere il piano complessivo, affrontare le questioni strategiche e prendere decisioni per allineare gli obiettivi operativi a quelli strategici.

Concetti chiave del S&OP

Se siete arrivati fin qui e pensate che il S&OP sia un buon approccio aziendale, è essenziale che prendiate in considerazione i seguenti concetti. Una volta acquisiti, vi permetteranno di sfruttare appieno il potenziale del S&OP.

1. La pianificazione è globale e per volume, non tanto per Planning Mix o SKU.
2. È uno sforzo di collaborazione multidisciplinare e multifunzionale.
3. Unità di misura UOM diverse, per consentire l’inclusione delle diverse realtà e prospettive delle varie funzioni aziendali.
4. Si tratta di un ciclo mensile o quadrimestrale durante il quale i piani vengono rivisti e adattati ai cambiamenti rilevati e/o previsti.
5. Si tratta di un processo decisionale strutturato.

Sfide nell’implementazione del S&OP

L’implementazione della pianificazione S&OP non è priva di sfide. Anche se la maggior parte di essi può essere superata, richiedono comunque tenacia e conoscenza. Il successo del S&OP è una buona comunicazione e la chiave di una buona comunicazione è la ripetizione dei nostri messaggi, attraverso canali diversi e in momenti diversi:

• La sfida principale è coinvolgere, educare e formare i team non solo al processo, ma anche alla nuova direzione.
• Allineare i team interni ed esterni per ottenere un unico piano della domanda. Insistere su una comunicazione chiara ed efficace.
• Dovrete convincere ed entusiasmare.
• Concentratevi su ciò che è importante. Selezionate i “problemi” che hanno un chiaro ritorno e sono una “vittoria rapida”. Questo vi permetterà di iniziare e andare avanti.
• Assicuratevi di avere le risorse giuste, sia umane che tecnologiche.
• Iniziate con poco e costruite una base solida.

Vantaggi della pianificazione S&OP

Le sfide che incontrerete in un processo S&OP sono superate dai notevoli vantaggi. Ecco alcuni chiari esempi:

1. Il S&OP focalizza l’attenzione e stabilisce uno scopo comune in modo che i team possano muoversi verso un obiettivo comune.
2. Integra e allinea gli obiettivi a lungo termine dell’azienda con quelli a breve termine.
3. Riduce i livelli di scorte e il rischio di obsolescenza, migliorando l’utilizzo del capitale circolante.
4. Migliora i livelli di servizio e i tempi di consegna ai clienti.
5. Aumenta la visibilità lungo la catena di fornitura.
6. Migliora la collaborazione e la comunicazione, e quindi l’ambiente di lavoro e la motivazione.

Conclusioni

È fondamentale disporre delle informazioni giuste al momento giusto, quando il nostro ambiente cambia così rapidamente.

I nostri piani possono essere ottimi e perfettamente eseguiti, ma non sono isolati dalla realtà e la realtà cambia molto rapidamente.

Lavorare a due livelli, uno molto granulare a livello di SKU e l’altro a livello globale, ci permette di adattare i nostri piani ai cambiamenti che rileviamo rapidamente e con agilità.

Ciò richiede un nuovo approccio al nostro lavoro: mentre lavorare a livello di SKU richiede calcoli dettagliati e una messa a punto dei vari elementi della previsione su più SKU, lavorare a livello aggregato o di S&OP ci permette di concentrarci su ipotesi, opportunità, valutazione di scenari e rischi. Quest’ultimo livello di S&OP è indubbiamente più agile, anche se richiede un maggiore allineamento tra i decisori aziendali e l’uso di tecnologie adeguate.

Il percorso S&OP può essere difficile. Cercate aiuto quando ne avete bisogno. Chiedete a esperti esterni o interni di portare diverse prospettive di possibili soluzioni al problema, consentendovi di proporre soluzioni creative, pragmatiche, facili o semplicemente non considerate.