NÅR REGNEARK FORHINDRER EFFEKTIV LAGERSTYRING

For at sikre de bedste betingelser for at drive en konkurrencedygtig supply chain skal virksomheder arbejde i systemer, der giver gennemsigtighed i efterspørgsel, lagerniveauer, igangværende arbejde og indkøb. Et forkert skøn af efterspørgslen kan f.eks. føre til tabt salg, hvis de efterspurgte varer ikke er tilgængelige. I modsætning hertil, vil det at skønne en for høj varebeholdning binde unødvendig kapital op i varebeholdningen. Sidstnævnte vil ofte skabe et ikke-attraktivt sortiment, og føre til ekstra omkostninger i forbindelse med forældelse. Lagerstyringssystemer fra Slimstock kan sikre en effektiv styring af varebeholdningen baseret på realtidsdata, og at I undgår en langsommelig, upræcis og ressourcekrævende arbejdsprocedure baseret på en overflod af regneark.

Selvom moderne software er til stede på markedet, ser vi stadig, at hverdagens helte der arbejder med supply chain, baserer den daglige drift på data, der bliver administreret i regneark. Der er ingen tvivl om, at regneark er gode til at behandle data og skabe overblik over driften. Tager vi virksomhedsledelsens briller på, har regnearkene dog deres begrænsninger. For det første er data i regneark statiske og dermed ikke realtidsbaserede. Det betyder, at virksomheder, der bygger deres beslutninger på f.eks. prognoser og indkøb gennem regneark, ikke arbejder med korrekte data, da data i regnearket typisk kun bliver overført én gang om dagen fra ERP-systemet. Når data ikke efter behov opdateres, kan det føre til, at beslutninger tages på det forkerte grundlag (f.eks. det forkerte lagerniveau). For det andet kan det manuelle arbejde i regneark resultere i dataindtastningsfejl, som også kan forårsage forkerte beslutninger. For det tredje kan regnearksløsninger skabe sårbarhed, da det ofte kun er få personer i virksomheden, der rigtigt forstår regnearkenes indhold og struktur. Vi ser ofte en implicit viden i arbejdet med regneark, da processerne ikke er dokumenterede. Der er altså flere gode grunde til at evaluere på den nuværende praksis for hvordan lagerstyringen foregår.

Vi anbefaler at starte med at skabe et overblik over, hvordan arbejdet i virksomheden foregår i dag. Hvilke arbejdsprocesser udføres af hvem, og ved hjælp af hvilke systemer? Hvordan foregår prognoseprocessen? Hvordan foregår købsprocessen? Hvordan foregår planlægningsprocessen? Hvordan foregår processen med at ind- og udfase produkter? Hvordan foregår processen med at sikre lagerniveauerne, for at undgå lagerudbud? Og ikke mindst, hvem ved, hvordan disse processer overvåges og styres? Gennem et sådant overblik kan de forbedringspotentialer, som kan indfries ved optimering af forretningsprocesserne ved hjælp af Slimstocks løsninger identificeres. Sådan et procesfokus kan så igen suppleres med det datakvalitetsniveau (fuldstændighed, entydighed, meningsfuldhed og korrekthed) og den menneskelige adfærd, der understøtter workflowet. Analyserne kan også suppleres med beregninger af det forbedringspotentiale, der er ved at ændre på den eksisterende praksis.

Software, der forbedrer lagerstyringen, bidrager både til øget omsætning via forbedret leveringsydelse og pålidelighed, og til forbedret nettoindtægt via reducerede omkostninger til dyr hastetransport, forældelse og overarbejde.
Vi anbefaler at skabe bevidsthed om, i hvilken grad et nuværende, manuelt indkøbs- og lagerstyringssystem er tilstrækkeligt til at opfylde virksomhedens strategiske mål. Derefter bør praksis evalueres angående automatisering af arbejdsgangen ved hjælp af en dedikeret forecast-og indkøbsoptimerende lagerstyringsløsning. En sådan investering kan hurtigt vise sig at være yderst attraktiv.