Tedarik Zincirinde Mükemmelliği Sağlamak için Satın Alma Ekibinizi Güçlendirin

“Bir zincir ancak en zayıf halkası kadar güçlüdür.”

Bu, tedarik zinciri sektöründe sıklıkla kullanılan ve biraz klişe olsa da çok doğru olan bir ifadedir. Tedarik zincirini son derece basitleştirilmiş bir şekilde düşünürsek, üç unsurdan oluşur: tedarikçimiz, şirketimiz ve müşteri.

Ancak gerçek çok daha karmaşıktır. Tedarikçilerimizin sayısı onlarca hatta yüzlerce olabilir ve bunlar da kendi tedarikçilerine bağımlıdır; çoğu zaman aracı olarak hareket eden lojistik hizmet şirketlerinin varlığından bahsetmeye bile gerek yok.

Ürün şirketimize ulaşmadan önce gerçekleşen tüm adımlar (yukarı akış yönetimi olarak bilinir) satın alma departmanının sorumluluğunda olacak ve bu departman da satın alma stratejisini belirleyecektir.

Satın alma departmanının önemi

Satın alma, bir şirketin faaliyetlerinde çok önemli bir rol oynar, özellikle de çoğu kuruluşun hesaplarındaki ağırlığını dikkate alırsak.

Satın almanın mali etkisi

Ortalama olarak – her durumun farklı olduğu dikkate alınmakla birlikte – satın almanın şirketlerdeki toplam satış hacminin %60’ını oluşturduğu düşünülmektedir. Bu da satın alma verimliliğindeki herhangi bir iyileştirmenin marj ve dolayısıyla karlılık üzerinde doğrudan bir etkisi olduğu anlamına gelmektedir.

Satın alma departmanı, işletme maliyetlerini doğrudan etkileyen büyük hacimli harcama ve yatırımların yönetiminden sorumludur. Satın alma maliyetlerinin azaltılması yalnızca marjları iyileştirmekle kalmaz, aynı zamanda araştırma ve geliştirme, pazar genişletme veya ekipman ve teknoloji iyileştirmeleri gibi diğer stratejik alanlara yeniden yatırım yapılabilecek sermayeyi de serbest bırakabilir.

Satın almanın stratejik rolü

Satın alma departmanının rolü, maliyetleri düşürmeye çalışmanın ötesinde, tamamen idari bir işlevden stratejik bir bileşene sahip bir işleve dönüşmüştür. Günümüzde satın alma uzmanları yalnızca daha iyi fiyatlar ve tedarik koşulları elde etmeye odaklanmakla kalmıyor, aynı zamanda inovasyon, sürdürülebilirlik ve risk yönetiminde de kilit bir rol oynuyor.

Bu evrim, daha analitik bir yaklaşım ve daha iyi karar vermeyi sağlayan ileri teknolojilerin benimsenmesiyle mümkün olmuştur.

Satın almanın kurumsal strateji ile uyumu

Satın almanın iş başarısına etkin bir şekilde katkıda bulunabilmesi için kurumsal strateji ile uyumlu olması gerekir. Bu, satın alma kararlarının şirketin yeni pazarlara girme, ürün kalitesini artırma ve gelişmiş hizmet seviyeleri veya sürdürülebilirlik hedefleri oluşturma gibi genel hedefleriyle bağlantılı olması gerektiği anlamına gelir.

Satın alma yoluyla değer yaratma

Satın almada değer yaratma, basit maliyet azaltmanın ötesine geçer. Uzun vadede işletme üzerinde olumlu bir etki yaratmak için inovasyon, kalite yönetimi, tedarikçi geliştirme ve tedarik zinciri optimizasyonunu içerir.

Satın almada inovasyon

İnovasyon değer yaratmanın anahtarıdır. Satın alma, yeni ürünler geliştirmek, mevcut ürünleri iyileştirmek veya daha verimli süreçler uygulamak için tedarikçilerle yakın çalışarak inovasyonu teşvik edebilir. Bu işbirliği daha iyi marjlara sahip ürünler, daha verimli süreçler ve daha yüksek müşteri memnuniyeti ile sonuçlanabilir.

Kalite yönetimi

Yüksek kalite standartlarını korumak her işletmenin başarısı için esastır. Satın almada kalite yönetimi, belirlenmiş standartları karşılayan tedarikçilerin seçilmesini, tedarik sürecinde kalite kontrollerinin uygulanmasını ve tedarikçinin ve ürünlerinin performansının sürekli olarak izlenmesini içerir.

Tedarikçi geliştirme

Tedarikçi geliştirme, mevcut tedarikçilerin kapasitesini ve verimliliğini artırmaya odaklanan bir stratejidir. Bu, eğitim, teknolojiye yatırım ve hatta ilişkiyi güçlendiren ve her iki ortağın rekabet gücünü artıran stratejik ittifakları içerebilir.

Tedarikçi geliştirme sadece kalite ve tedarikin sağlanmasına yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda ortak inovasyon ve yeni pazarlara erişim için fırsatlar da yaratabilir.

Tedarik zinciri optimizasyonu

Tedarik zinciri optimizasyonu, satın almanın önemli değer yaratabileceği bir diğer alandır. Buna verimli envanter yönetimi, teslim sürelerinin azaltılması ve zincirdeki farklı aktörler arasındaki koordinasyonun iyileştirilmesi dahildir. Optimize edilmiş bir tedarik zinciri maliyetleri düşürebilir, müşteri memnuniyetini artırabilir ve tedarik zinciri esnekliğini artırabilir.

Satın alma departmanının yol haritası

Bir satın alma departmanının yol haritasının evrimi, pasif ve reaktif bir duruştan kurum içinde stratejik ve proaktif bir güce doğru bir olgunluk ve gelişmişlik sürecini yansıtır.

Bu yol, her biri satın alma ve tedarikçi ilişkilerinin yönetilme biçiminde önemli bir değişiklikle karakterize edilen beş ana aşamada ortaya çıkmaktadır:

Aşama 1: Pasif (Herkes satın alır)

Satın alma departmanı, merkezi olmayan ve örgütlenmemiş bir faaliyetten biraz daha fazlasıdır:

Strateji

Bu erken aşamada, satın alma stratejisi pratikte mevcut değildir. Şirketin iç ihtiyaçları net değildir ve tedarikçi piyasası tamamen bilinmemektedir. Satın almayı yönetmek için stratejik bir yaklaşım yoktur.

İnsanlar

Resmi bir satın alma departmanı bulunmamaktadır. Bunun yerine, tüm çalışanlar herhangi bir özel eğitim olmaksızın ihtiyaç duydukları malların tedarikinden sorumludur ve koordinasyon veya merkezi destek olmaksızın ihtiyaç duyduklarını satın alırlar.

Süreçler

Satın alma hacimlerinin gruplandırılması veya standartlaştırılmış süreçler bulunmamaktadır. Şirketin satın almada herhangi bir göstergesi veya performans ölçüm sistemi yoktur, bu da kontrol eksikliğine ve çok düşük optimizasyona yol açmaktadır.

Tedarikçiler

Tedarikçilere gelince, ilişkiyi yönetenler onlardır. Resmi sözleşmeler yoktur, sadece siparişler ve faturalar vardır ve tedarikçi paneli yönetimi yoktur. Şirket, daha fazla düşünmeden sadece ürünler için ödeme yapar.

İletişim

Bu aşamada iletişim mevcut değildir. Satın alma alanındaki entegrasyon ve yönetim eksikliğini yansıtan iç veya dış koordinasyon yoktur.

Aşama 2: Satın Alma

Satın alma departmanının şekillenmeye başladığı ve ilk resmi süreçlerin oluşturulduğu yer burasıdır:

Strateji

Strateji, gayri resmi kalmasına rağmen günlük departman faaliyetlerine dayanmaktadır. Kurum içi ihtiyaçlar daha iyi anlaşılmaktadır, ancak tedarikçi piyasasına ilişkin bilgi sınırlı kalmaktadır.

İnsanlar

En temel düzeyde olmasına rağmen bir satın alma departmanı tanımlanmıştır. Beceriler temel olarak siparişler ve faturalarla ilgilenmek gibi işlem yönetimine odaklanmaktadır. Yönetim kolektiftir ve bireysel gelişime odaklanılmamaktadır.

Süreçler

Süreçler şekillenmeye başlar. Siparişler, faturalar ve talepler yönetilir, temel politikalar ve süreçler uygulanır. Satın alma sistemleri ve araçları kullanılmaya başlanarak önemli bir adım atılmıştır.

Tedarikçiler

Tedarikçi ilişkileri, tanımlanmış bir tedarikçi paneli ile daha resmidir. Satın alma, ilişkileri başlatır ve ilişki basit kalsa da kilit tedarikçileri değerlendirmeye başlar.

İletişim

İletişim, işlemlerin ölçülmesine odaklanarak departman içinde gelişir. Ancak bu iletişim kurum içinde kalmakta ve diğer paydaşları kapsamamaktadır.

Aşama 3: Kaynak Bulma

Satın alma departmanı bir adım öne çıkarak daha stratejik ve pazar odaklı bir yaklaşım benimser:

Strateji

Strateji resmileştirilmiş ve satın alma departmanında merkezileştirilmiştir. İç ihtiyaçlar iyi bilinir ve tedarikçi piyasası daha iyi anlaşılır, bu da daha proaktif bir yönetim sağlar.

İnsanlar

Departman belirli kategoriler ve tedarikçiler etrafında örgütlenir. Müzakereler ve çerçeve sözleşmeler daha yaygın hale gelir ve hem kolektif hem de bireysel yönetim güçlendirilir.

Süreçler

İş uygulamaları daha sofistike hale gelir. Büyük RFX’ler yönetilir ve tedarikçi paneli optimize edilir. Departman verimlilik eylemlerine öncülük eder ve kaliteyi daha aktif bir şekilde yönetmeye başlar.

Tedarikçiler

Tedarikçilerle ilişkiler daha işbirlikçi hale gelir. Sözleşmeler resmileştirilir ve paneller optimize edilerek şirket ile tedarikçileri arasında daha dengeli ve işbirliğine dayalı bir ilişki sağlanır.

İletişim

İletişim tedarikçilere kadar genişletilir ve tedarikçi performansı ölçülerek daha iyi karar alma ve ilişkilerde daha fazla şeffaflık sağlanır.

Aşama 4: Dış kaynakların yönetimi

Bu aşamada, satın alma departmanı şirketin stratejisine derinlemesine entegre edilir:

Strateji

Satın alma, şirketin stratejisinin tanımlanmasına aktif olarak katılır ve stratejik ürün ailelerinin kurumsal hedeflerle uyumlu olmasını sağlar. Strateji, departmanın önemini vurgulayan üst yönetim ile birlikte geliştirilir.

İnsanlar

Satın alma departmanı, önemli kararlara müdahale eden yönlendirme komitesinin bir parçasıdır. Üst yönetimle birlikte yönetilir ve tedarikçi yönetimi ve inovasyon yakalama yoluyla değer yaratmaya odaklanılır.

Süreçler

İş uygulamaları tüm tedarik zincirini korumaya ve optimize etmeye yöneliktir. Şirketi koruyan ve stratejileri tedarikçilerle uyumlu hale getiren, sürekli iyileştirmeyi teşvik eden sözleşmeleri içerir.

Tedarikçiler

Üst yönetim, stratejik tedarikçilerin seçiminde yer alır. Tedarikçilerle olan ilişki, karşılıklı gelişim ve inovasyon için ortak yönetim ve işbirliğine dayanmaktadır.

İletişim

İletişim, üst yönetimi, hissedarları ve diğer paydaşları kapsayacak şekilde genişletilmiştir. Şirketin iletişim stratejisi artık stratejik önemini yansıtacak şekilde satın almayı da kapsamaktadır.

Aşama 5: Değer zincirlerinin entegrasyonu

Yol haritasının son aşaması, satın alma departmanının en yüksek entegrasyon ve olgunluk seviyesine ulaştığı yerdir:

Strateji

Bu noktada satın alma, iş stratejisini sadece desteklemekle kalmaz, aynı zamanda yönlendirir. Değer zincirleri örtüşür ve bütünleşir, şirket içinde ve dışında tam bir işbirliği sağlar.

İnsanlar

Satın alma departmanı şirket yönetimine tamamen entegre edilmiştir ve kurumsal stratejinin tanımlanması ve yürütülmesinde önemli bir rol oynamaktadır. Kontrol üst yönetimle paylaşılır, bu da çevik ve etkili karar almayı kolaylaştırır.

Süreçler

Süreçler en yüksek gelişim seviyesine ulaşır. Tüm değer zinciri, sürekli iyileştirmeye ve kilit tedarikçilerle ortak yönetime odaklanarak yönetilir ve tüm şirketin değer yaratma konusunda uyumlu olması sağlanır.

Tedarikçiler

Tedarikçilerle ilişkiler, uzun vadeli faydalar gözeten stratejik işbirliğine dayanmaktadır. Tedarikçilerle entegrasyon tamdır ve şirketin pazar taleplerine hızla uyum sağlamasına olanak tanırken aynı zamanda inovasyonu da teşvik eder.

İletişim

İletişim, ilgili tüm paydaşlar da dahil olmak üzere her seviyeye yayılır. Şeffaflık ve işbirliği bu aşamada kilit öneme sahiptir ve tüm tarafların şirketin hedefleriyle uyumlu olmasını sağlar.

Tedarikçiler ve satın alma departmanı ile koordinasyon içinde geliştirmeler

Bir önceki maddede gösterildiği gibi, tedarikçileri yönetmek ve onlarla işbirliği yapmak satın alma ekiplerinin ana görevlerinden biridir. Bir şirket ile tedarik zinciri ortakları arasındaki ilişki, her biri verimliliği artırmak ve değer üretmek için kendi yaklaşım ve yöntemlerine sahip olan çeşitli entegrasyon seviyeleri boyunca ilerler:

Seviye 0: Koordinasyonsuz

Bu seviyede, tedarikçilerle önemli bir koordinasyon yoktur. Satın alma temel işlemlerin yürütülmesine odaklanır ve alıcılar taktiksel ve yerel olarak faaliyet gösterir. Öncelik, optimizasyonları veya uzun vadeli ortaklıkları dikkate almaksızın ürünleri en düşük maliyetle tedarik etmektir.

Seviye 1: Tedarik yönetimi

Burada odak noktası, süreç entegrasyonuna vurgu yaparak daha dahili hale gelir. Faaliyetler arasında fiyat pazarlığı, hacim konsolidasyonu ve tedarikçi rasyonalizasyonu yer alır. Stratejik alıcılar süreçleri yönetmeye, şirket içi verimliliği artırmaya ve maliyetleri düşürmeye başlar.

Seviye 2: Süreç yönetimi

Bu seviyede şirket, süreç yönetimi, kalite optimizasyonu ve toplam sahip olma maliyeti (TCO) analizi yoluyla verimliliğe odaklanmaktadır. Daha iyi kaynak yönetimi için miktarları optimize etmek ve israfı azaltmak amacıyla talep yönetimi de uygulanmaktadır.

Seviye 3: Talep yönetimi

Odak noktası genişler ve sadece daha iyi satın almak için değil, aynı zamanda üretkenliği ve satışları artırmak için ürün yeniden spesifikasyonu ve inovasyon konusunda tedarikçilerle işbirliği başlar.

Seviye 4: Değer yaratmaya odaklanın

En ileri düzeyde, tedarikçilerle entegrasyon, ortak inovasyon ve işbirliğine dayalı tasarım yoluyla değer yaratmaya odaklanır. Şirket ve tedarikçileri, üstün değer sunan ürün ve hizmetler üretmek için birlikte çalışarak pazardaki rekabet gücünü ve yenilikçiliği artırır.

Tedarikçi değerlendirmesi

Satın alma departmanı tedarikçilerle yakın işbirliği içinde çalışır, dolayısıyla satın alma stratejisinin başarısı büyük ölçüde tedarik zincirindeki bu ‘ortakların’ performansına bağlıdır. Bu nedenle ortaklarımızın performansını izlemek önemlidir.

Peki bir tedarikçinin değerini nasıl ölçebiliriz? Kendinize aşağıdaki soruları sormanızı öneriyoruz:

Bu tedarikçi toplam kategori harcamalarının yüzde kaçını temsil ediyor?

Bir tedarikçiyle yapılan harcamanın kategori toplamına kıyasla ne kadar önemli olduğunu anlamak önemlidir. Yüksek bir yüzde, daha stratejik bir yönetim gerektiren kilit bir ilişkiye işaret edebilir.

Bu tedarikçi ile tasarruf ve verimlilik potansiyeli nedir?

Tedarikçinin maliyetleri düşürme veya verimliliği artırma fırsatları sunup sunmadığını değerlendirin. Buna daha iyi fiyatlar, daha esnek ödeme koşulları veya üretim sürecini optimize eden yenilikler dahil olabilir.

Müşteriler bu tedarikçinin değerini algılıyor mu?

Tedarikçinin müşteriye ulaşan nihai ürünün farklılaşmasına önemli ölçüde katkıda bulunup bulunmadığını ve böylece müşterinin stratejik bir varlık olan değer algısını geliştirip geliştirmediğini göz önünde bulundurun.

Bu sağlayıcı en son teknolojiye veya yeniliklere erişime izin veriyor mu?

Yeni teknolojiler veya yenilikler sunan tedarikçiler, şirketi pazarın ön saflarında tutarak önemli bir rekabet avantajı sağlayabilir.

Bu tedarikçinin arızalanması veya devre dışı kalması müşteri memnuniyetini nasıl etkiler?

Bir tedarik arızasının potansiyel etkisini analiz edin. Bir kesinti müşteri memnuniyetini ciddi şekilde etkileyebilecekse, bu tedarikçi özel bir dikkatle yönetilmelidir.

Bu tedarikçinin kategori üzerindeki toplam etkisi nedir?

Son olarak, tedarikçinin kategori üzerindeki genel etkisini göz önünde bulundurun. Birkaç kilit alanda yüksek etkiye sahip bir tedarikçi, şirketin başarısı için kritik öneme sahiptir ve bu şekilde ele alınmalıdır.

Sonuç: Satın alma fonksiyonu: kuruluşlar için bir verimlilik ve yenilikçilik kaldıracı

Bu makalede de gösterildiği üzere, satın alma departmanı sadece operasyonel bir işlev olmaktan çıkıp, kuruluşlar içerisinde stratejik bir rol oynamaya başlamıştır. Satın almanın şirket bütçelerindeki büyük ağırlığı, satın alma departmanını maliyet ayarlaması açısından temel bir bağlantı haline getirmektedir. Hatta tedarikçiler ve müşterilerle işbirliği yaparak şirketlerde inovasyon konusunda belirleyici bir rol oynamaktadır.

Aynı zamanda, tedarik zincirinin etkinliği de iyi işleyen bir satın alma sürecine ve tedarik zincirindeki diğer halkalarla yakın işbirliğine dayanır. Bu nedenle, bir kuruluşun tedarik zincirinin verimliliği ve katma değer üretme kabiliyeti büyük ölçüde satın alma departmanının iyi işlemesine bağlıdır.