O custo invisível da falta de estoque: por que prateleiras vazias são um risco para o varejo

Na gestão da supply chain, as rupturas de estoque são frequentemente vistas como uma realidade inevitável, um subproduto natural da demanda volátil e das rupturas da cadeia de suprimentos. Muitos profissionais do setor aceitam as rupturas como parte dos negócios. Mas será que realmente entendemos o impacto total que elas têm?

Grandes varejistas, como o Walmart, também estão familiarizados com as rupturas de estoque e percebem o impacto notável que elas têm. Em 2014, a empresa perdeu quase US$ 3 bilhões em vendas potenciais devido à falta de estoque. Em vez de simplesmente aceitar essa perda, o Walmart tomou uma atitude. Ao melhorar seus processos de planejamento, a empresa conseguiu reduzir a falta de estoque em 16%, o que significa que menos vendas foram perdidas no ano seguinte.

Mas quantos planejadores dão um passo atrás para realmente avaliar o custo das rupturas de estoque e os fatores que as causam? Reconhecer a falta de estoque não como um custo inevitável do negócio, mas como um desafio solucionável, pode mudar a maneira como os varejistas abordam a gestão de estoque.

A reação do cliente: o que acontece quando o estoque acaba?

Um estudo de Corsten e Gruen revela que os clientes reagem de três maneiras diferentes quando se deparam com uma falta de estoque. Alguns podem substituir o item por um produto semelhante ou esperar até que ele volte ao estoque, respostas que podem ter um impacto limitado sobre a empresa. No entanto, as outras duas reações podem ter consequências graves: parte de seus clientes em potencial abandonará totalmente a compra. E uma parte significativa irá diretamente a um concorrente para comprar o produto na loja dele.

Esses resultados mostram que um cliente pode ser muito menos fiel do que o varejista imagina. Essa reação resulta em uma perda de 100% da margem nessas compras potenciais e prejudica gravemente a confiança do cliente.

O primeiro e mais aparente custo de uma falta de estoque é a oportunidade de receita perdida. Pesquisas mostram que a falta de estoque leva a uma média de 4% de perda de vendas (Corsten & Gruen, 2004). Em 2021, os varejistas de bens de consumo embalados chegaram a perder 7,4% de suas vendas devido a rupturas de estoque.

Além do impacto na receita, a falta de estoque também acarreta custos operacionais. O envio acelerado, os pedidos de última hora e a luta para recuperar a disponibilidade podem se acumular rapidamente, prejudicando as margens. Embora esses custos sejam mensuráveis, o dano intangível à sua marca e à confiança do cliente pode ser ainda mais significativo.

Considerando esses riscos, o custo de evitar rupturas de estoque, por meio de boas práticas de estoque e investimentos proativos, pode valer muito mais a pena do que muitos varejistas supõem.

Armadilhas no planejamento de estoque e como superá-las

As rupturas de estoque geralmente parecem ser causadas por elementos externos, como picos de demanda, rupturas na cadeia de suprimentos ou eventos globais. No entanto, uma análise mais profunda revela que 72% das rupturas de estoque têm origem em problemas gerenciáveis de planejamento (Corsten & Gruen, 2004).

Ao analisar as causas básicas dos problemas de planejamento enfrentados pelas empresas, os motivos escondidos da falta de estoque costumam ser os seguintes:

• Sistemas legados: muitas empresas ainda dependem de sistemas legados desatualizados que foram projetados para processos de planejamento estático. Esses sistemas lutam para se adaptar aos desafios modernos de estoque, dificultando a otimização eficaz dos níveis de estoque;
• Viés humano nos pedidos: quando as decisões de pedidos são influenciadas pelo julgamento pessoal e não pelos dados, isso geralmente leva a desequilíbrios, seja por excesso de estoque, que imobiliza o capital, ou por falta de estoque, que resulta em perda de vendas e clientes insatisfeitos;
• Processo de pedidos descentralizado: quando os gerentes de loja lidam com os pedidos de forma independente, isso toma um tempo valioso que poderia ser gasto no atendimento aos clientes. Além disso, sem processos padronizados e gerenciamento centralizado de dados, as empresas enfrentam inconsistências nos registros de estoque, o que leva a ineficiências em toda a empresa.

Mesmo em sistemas centralizados, as falhas no planejamento de pedidos de compra, como políticas de pedidos estáticos ou baixa qualidade dos dados, podem fazer com que os varejistas não consigam responder às mudanças na demanda de forma eficaz.

Enquanto isso, os 28% restantes de falta de estoque estão ligados a desafios de planejamento da supply chain. Isso pode incluir espaço mal administrado nas prateleiras, lançamentos de produtos mal alinhados ou interrupções externas, fatores que podem ser atenuados com um planejamento proativo e orientado por dados.

 Repensando o planejamento para o mundo de hoje

Para minimizar a falta de estoque, as empresas podem se concentrar em várias áreas importantes que geram impacto imediato:

1. Refine o planejamento de demanda: limpe o histórico de demanda de outliers, classifique os itens para aplicar os métodos de previsão corretos e enriqueça as previsões com inputs externos, quando necessário;
2. Aprimore a previsão com IA: os algoritmos modernos orientados por IA podem melhorar a precisão além das técnicas de previsão convencionais;
3. Adote uma abordagem de pedidos baseada em dados: limitar o viéshumano garante níveis de estoque mais equilibrados e reduz o excesso e a falta de estoque.
4. Foque na gestão de estoque orientado por nível de serviço: em vez de depender de dias fixos de cobertura, os estoques de segurança dinâmicos ajudam a manter o equilíbrio certo entre disponibilidade e eficiência;
5. Centralize o reabastecimento: os processos padronizados aumentam a eficiência, reduzem os erros e liberam os gerentes de loja para se concentrarem nos clientes.

As rupturas de estoque podem ser um desafio familiar para os varejistas, mas estão longe de ser uma realidade inevitável. Ao compreender o verdadeiro custo das rupturas de estoque, não apenas em termos de perda de vendas, mas também em termos de danos de longo prazo à confiança do cliente e ao posicionamento competitivo, as empresas podem começar a vê-las como um problema solucionável em vez de uma consequência inevitável dos negócios.

Ao adotar uma abordagem segmentada e orientada por dados, os varejistas podem alcançar o delicado equilíbrio entre minimizar a falta de estoque e evitar o excesso de estoque.

O resultado? Relacionamentos mais sólidos com os clientes, melhor desempenho financeiro e uma vantagem competitiva no mercado.

Prateleiras vazias não precisam ser uma realidade. Com a estratégia certa, elas podem se tornar uma coisa do passado.