Wijnimporteur LFE brengt voorraadbeheer naar hoger plan

LFE heeft miljoenen flessen wijn op voorraad en moet deze voortdurend kunnen afstemmen op de vraag. Met het softwaresysteem Slim4 en de trainingen van de Slimstock Academy heeft het bedrijf een grote stap vooruit gezet. “We zijn veel efficiënter geworden en zitten dichter op de klant”, zegt director business process management Frank den Hartog. Volgens hem zal hierdoor de voorraadwaarde dalen terwijl de servicegraad juist stijgt.

LFE is een Nederlandse wijnimporteur die over de hele wereld zijn wijn inkoopt. Vanuit zijn DC’s in Utrecht en Maartensdijk bedient het twee markten: retail en out-of-home. “Altijd uit voorraad kunnen leveren en een excellente logistieke dienstverlening, dat is wat klanten van ons verwachten”, vertelt director business process management Frank den Hartog. De grote supermarktketens aan wie LFE levert, hebben regelmatig grote promotie-acties rondom wijn. ”Om daar goed op in te spelen, moet je dicht op de bal zitten. Je moet zorgen dat je pieken in de vraag goed kunt opvangen zonder dat de voorraad teveel oploopt.”

Handmatig bestelproces

LFE beschikte over een forecasttool maar die begon tekort te schieten. Het bestellen verliep grotendeels handmatig en inkopers waren veel tijd kwijt met het beoordelen van de inkoopadviezen. Voor een optimale voorraad was meer nodig is dan alleen een vraagvoorspelling. Het bedrijf besloot daarom een compleet systeem voor voorraadbeheer te implementeren, en koos daarbij na een uitgebreid selectietraject voor Slimstock. “Slim4 is een tool die inkopers en planners in de volle breedte van hun werkproces ondersteunt. Maar wat voor ons mede de doorslag gaf was dat leverancier Slimstock over een eigen opleidingstak beschikt: de Slimstock Academy. Daar kunnen onze mensen zich blijvend ontwikkelen, want juist die kenniscomponent is voor ons erg belangrijk.”

Meer focus

LFE is nog maar een paar maanden live en den Hartog ziet nu al dat er veel meer focus is bij de mensen die ermee werken. “Wat ik persoonlijk heel sterk vind is dat in Slim4 iedereen zijn eigen ‘to do’-scherm heeft waar ze op zien wat voor hen op dat moment prioriteit moet hebben. Ook ontvangen ze hierop alerts als directe actie is geboden, bijvoorbeeld als een klant een order plaatst die veel groter is dan verwacht. Een inkoper kan eenvoudig analyseren wat de consequenties zijn voor de voorraad en indien nodig meteen contact opnemen met de leverancier om tijdig bij te bestellen.”

Segmenteren en prioriteren

Door de trainingen aan de Slimstock Academy en de ondersteuning van de consultants beschikken de mensen van LFE nu over het kennisniveau om zelf de voorraad te blijven optimaliseren. “Wat ik heb geleerd over voorraadbeheer is dat er altijd een klein percentage artikelen is die je niet aan een geautomatiseerd systeem kunt overlaten. Het is de kunst om dát kleine percentage goed in beeld te krijgen. Dit segmenteren en prioriteren van het assortiment hebben we inmiddels aardig onder de knie. We zijn veel efficiënter geworden en zitten dichter op de klant.”

Collaborative forecasting

Den Hartog heeft er alle vertrouwen in dat Slim4 tot lagere voorraadniveaus en een betere servicegraad richting klanten gaat leiden. “We werken nog te kort met de software om dit te kwantificeren, maar ik weet zeker dat dit goed komt. We zullen straks ook intensiever met onze klanten gaan samenwerken en met behulp van ‘collaborative forecasting’ onze service nog verder verbeteren. Een aantal van onze klanten werkt trouwens ook met Slim4 dus dat maakt het delen van supply chain data nog makkelijker. Dan brengen we het voorraadbeheer over de hele keten naar een hoger plan.”