Global Wine Operations klantverhaal

Met een voorraad van meer dan tien miljoen flessen wijn is Global Wine Operations één van de grotere wijntoeleveranciers van Nederland. Het beheren van de voorraad was zeer tijdrovend en de afhankelijkheid van inkopers maakte het bedrijf kwetsbaar voor verloop van personeel. Door de implementatie van Slim4 is het planningsproces efficiënter gemaakt en kunnen inkopers meer waarde toevoegen. “Slim4 heeft ons voorraadbeheer datagedreven gemaakt”, vertellen Stefan Snel en Sylvia Noomen.

Behalve fysieke warehousing- en transportactiviteiten, neemt Global Wine Operations voor zijn klanten ook de inkoop en het voorraadbeheer uit handen. “We zijn een logistieke dienstverlener en zusterbedrijf van Delta Wines, waar diverse importeurs en handelsbedrijven onder vallen”, vertelt supply chain manager Stefan Snel. “In opdracht van hen leveren we aan supermarktketens, slijterijen, foodgroups en lokale wijnwinkels en doen dat voornamelijk uit voorraad. In die voorraad zit ons eigen werkkapitaal, dus is het de uitdaging om er zo min mogelijk van te hebben en tegelijkertijd de gewenste servicegraad te realiseren.” 

Voorraadbeheer in de knel

Het aansturen van de supply chain verliep op zich prima maar begon naarmate het bedrijf groeide, wel wat te knellen, herinnert manager logistic buying Sylvia Noomen zich. “We hadden steeds meer inkopers nodig om van al die verschillende wijnsoorten op tijd de juiste inkooporders te plaatsen. Het gaat om 5.000 verschillende soorten wijn, afkomstig van 400 toeleveranciers, waarvoor allemaal verschillende regeltjes gelden. We moeten rekening houden met seizoens- en trendgevoeligheid van wijnen, met afspraken over servicelevels en daarnaast met de vele promoties. Die planningsrestricties zaten allemaal in de hoofden van onze inkopers waardoor we ook kwetsbaar werden. Vooral jonge mensen blijven niet meer hun hele leven bij één bedrijf werken en gaan na een paar jaar weer eens wat anders doen. Als er bij ons inkopers uit dienst gingen, hadden we een probleem.” 

Dezelfde taal spreken

Het ERP-systeem waar Global Wine Operations mee werkt, bood nauwelijks ondersteuning op het gebied van voorraad en dus werd er veel met Excel gewerkt. Dit was erg arbeidsintensief omdat inkopers twee keer per week de hele lijst moesten doornemen om te zien welke wijn ze moesten bestellen. Om het voorraadbeheer efficiënter te maken en minder afhankelijk te zijn van mensen, ging het bedrijf op zoek naar een geschikte add-on op het ERP. Die bleek geen enkel IT-bedrijf te kunnen leveren. Stefan Snel: “Toen zijn we in contact gekomen met Slimstock en kwam alles in een stroomversnelling. We waren positief verrast door de taal die ze spraken. De mensen van Slimstock spreken niet louter IT-taal maar hebben het over vakinhoudelijke zaken zoals ‘servicelevels’, ‘werkkapitaal’ en ‘seizoenspatronen’; precies de termen die bij ons ook over de tafel gaan. Dit gaf gelijk een klik.” 

Vijftig promotie-acties tegelijk

Slim4 bleek de perfecte oplossing voor het efficiënter maken van het planningsproces. Noomen: “Alleen al de promotieplanner in Slim4 bespaart ons zeeën van tijd. Vaak lopen er wel veertig tot vijftig promoties tegelijk die onze inkopers voorheen allemaal handmatig bij moesten houden. Met Slim4 kunnen we in één keer de promotiekalender uploaden en wordt voor iedere promotie automatisch de juiste voorraad op- en afgebouwd. Hetzelfde gebeurt met seizoenspatronen en trends. Echt ideaal.”   

Door de efficiencywinst op de planningsafdeling zal de investering in Slim4 spoedig zijn terugverdiend, verwacht Snel. Zo hoeft hij, als het bedrijf verder groeit in de toekomst, geen extra inkopers aan te nemen. Maar de echte winst zit in de extra waarde die de bestaande inkopers kunnen toevoegen, nu ze hun handen vrij hebben. “Ze kunnen voorraadanalyses maken en traceren waar in het verleden voorraadissues zijn ontstaan. Voorheen leidde een te hoge voorraad nog wel eens tot verhitte discussies tussen inkoop en verkoop over wiens schuld dat was. Met Slim4 hebben we de emotie eruit gehaald en kunnen onszelf op basis van data continu verbeteren.” 

Optimale bestelhoeveelheden

Noomen ziet nog veel meer verbetermogelijkheden waar inkopers zich nu op kunnen storten: slimmer samenwerken met toeleveranciers, verhogen van de leverbetrouwbaarheid en betere beslisregels voor het wel of niet op voorraad leggen van een wijnsoort. “Maar ook in het operationele bestelproces kunnen we veel kosten besparen. Slim4 berekent optimale bestelhoeveelheden op basis van handling- en transportkosten en maakt inzichtelijk wat het kost als je hiervan afwijkt. Als een kleine bestelling tot relatief hoge transportkosten leidt, kan een inkoper deze wellicht beter wat uitstellen. Dit gaat uiteraard in overleg met commercie, maar wel op basis van data.” 

Werklast eerlijk verdeeld

Global Wine Operations is nu een half jaar live met Slim4 en heeft de productiviteit van de planningsafdeling flink omhoog zien gaan. “Als manager heb ik ook beter zicht op de werklast van mijn inkopers gekregen”, stelt Noomen tot slot. “In mijn dashboard zie ik precies hoeveel excepties ze nog moeten afhandelen. Heeft de een meer werk dan de ander, dan kan ik hierin schuiven zodat het eerlijker is verdeeld. Het was zeker niet de belangrijkste reden waarom we Slim4 hebben aangeschaft, maar het is wel grappig dat ook dit proces nu datagedreven is gemaakt. In het verleden trokken medewerkers bij mij aan de bel om te zeggen dat ze te druk waren, nu is het andersom en zijn we die situatie voor. Ook hier is de emotie eruit.”