Makro verhoogt reactiesnelheid en efficiency door centrale voorraadaansturing

Zelfbedieningsgroothandel Makro had een decentrale supply chain-organisatie waarbij iedere vestiging zijn eigen bestellingen plaatste. Dit kostte medewerkers veel tijd en leidde tot vertraging in doorlooptijden. Door de invoering van een gecentraliseerde voorraadfunctie met Slim4 als backbone is het bestelproces sneller en efficiënter geworden. “We hebben een responsieve bevoorradingsketen gecreëerd”, vertelt chief supply chain Tony Webster. Hij legt uit hoe dit tijdens de coronacrisis goed van pas kwam en hoe Slimstock hierbij heeft geholpen.

Food- en non food-groothandel Makro heeft in Nederland zeventien vestigingen die zijn ingericht als zelfbedieningswinkels. Acht daarvan fungeren tevens als ‘food service hub’ waar online bestellingen worden geconsolideerd, samengesteld en verzonden. De doelgroep bestaat uit ondernemers uit de horeca en ook andere sectoren, die naar de Makro komen om met name hun zakelijke inkopen te doen. “Als je het vergelijkt met de consumentenmarkt hebben wij met grillige vraagpatronen te maken”, stelt Webster. “Als restaurants hun menukaart veranderen hebben ze van de ene op de andere dag hele andere ingrediënten nodig. Bij een seizoenswitch, het weer opengaan na een lockdown of een groot evenement kan één klant op een specifieke vestiging zomaar ineens een significant deel van je voorraad weghalen.”

“Ik zie Slimstock veel meer als een partner dan als softwareleverancier”

Tony Webster, chief supply chain bij Makro

Versnipperd voorraadbeheer

Tony Webster heeft tijdens zijn carrière bij diverse retailbedrijven hoge supply chain-functies vervuld. Toen hij twee jaar geleden bij Makro Nederland kwam, viel het hem op dat de aansturing van de goederenstromen nogal versnipperd was georganiseerd. “Iedere vestiging deed zijn eigen voorraadbeheer en iedere besteller deed het op zijn eigen manier. Gemiddeld werd een artikel twee keer in de week opnieuw bijbesteld, dus dit kostte lokale medewerkers ontzettend veel tijd. En niet iedereen was er even goed in, wat je terugzag in de beschikbaarheidscijfers. Die waren voor sommige vestigingen te laag. Mensen hadden geen zicht op hoeveel er nog precies op voorraad lag en wat er nog in de pijplijn zat. Omdat ze zo druk waren werden de schapvoorraden ook niet netjes geteld.”

Flinke efficiencyslag

Om de supply chain toekomstbestendig te maken, besloot Webster het roer om te gooien en het voorraadbeheer van zowel de DC’s, de hubs als de zelfbedieningsvestigingen vanuit één centrale ‘control tower’ te doen. Slim4 werd geselecteerd als de onderliggende tool voor het aansturen en optimaliseren van de voorraadniveaus. “Ik kende Slimstock vanuit vorige functies en ik wist dat hun software voor een flinke efficiencyslag zou kunnen zorgen. Niet alleen op de lokale vestigingen maar ook op de centrale inkoopafdeling, waar tot dan toe alles nog vanuit Excel werd gepland. Door het centraliseren van de winkelreplenishment hebben we ons centrale planningsteam met een paar mensen uitgebreid, maar dat weegt niet op tegen al die lokale medewerkers die er voorheen druk mee waren.” Het aantal SKU’s dat een planner nu beheert, met Slim4, ligt maar liefst een factor 34 (!) hoger ten opzichte van voor de implementatie.

Sneller reageren

Maar behalve efficiency leverde de nieuwe supply chain-structuur nog iets belangrijkers op. “We kunnen nu veel sneller reageren op veranderingen in de vraag”, vertelt zijn collega Kees Zwaan, manager replenishment supply chain. “Als er voorheen een grote order werd geplaatst in een lokale vestiging, werd dat met vertraging doorgegeven aan het centraal DC. Inkoop werd er dan een paar dagen later op hun beurt opnieuw door verrast. Nu we met Slim4 de hele ketenvoorraad integraal aansturen, is onze reactiesnelheid veel groter geworden. Bij een onverwachte piek in de vraag genereert het systeem direct een extra replenishmentorder voor de betreffende vestiging en wordt indien nodig ook direct de centrale voorraad aangevuld. Hiermee voorkomen we dat we nee moeten verkopen en houden we de beschikbaarheid op orde.”

Impact corona

De verhoogde responsiviteit van de supply chain kwam het bedrijf vooral tijdens de Covid 19-pandemie van pas, vult Webster aan. “Corona had, en heeft helaas nog steeds, een enorme impact op onze sector. Als de horeca in lockdown gaat, valt een deel van onze vraag in één keer volledig weg. In het begin van de crisis, toen tijdelijk ook particulieren bij ons boodschappen mochten doen, leidde dat tot behoorlijk chaotische taferelen.” Toch kon zijn organisatie hier telkens snel en adequaat op reageren doordat Slim4 automatisch de juiste bestellingen plaatst en schaarse voorraad op basis van business rules optimaal aan locaties toewijst. Zwaan: “Er zijn natuurlijk altijd uitzonderingen of zaken die direct aandacht nodig hebben, maar daarvoor hebben planners nu ook de tijd. Slim4 geeft hen notificaties van taken die op dat moment de hoogste prioriteit moeten krijgen.”

Slimmere schappen

Nu Slim4 een tijdje draait, begint de nieuwe planningsstructuur op allerlei niveaus zijn vruchten af te werpen. De (like-for-like) ketenvoorraad is afgenomen, lokale medewerkers kunnen zich volledig op hun verkooptaak richten en stock-outs in de winkel komen nog zelden voor. Dit laatste is belangrijk voor de klanttevredenheid. Zwaan: “We hebben Slim4 inmiddels zo ingericht dat ook het fysieke replenishmentproces zelf efficiënter verloopt. Het systeem houdt rekening met de beschikbare schapruimtes. Als leveringen direct in z’n geheel in de schappen kunnen worden geplaatst, en niet tijdelijk in één of andere buffervoorraad, scheelt dat een heleboel handelingen. Op basis van de inzichten die Slim4 biedt, gaan we nu ook kijken hoe we de schapruimtes in de winkels slimmer kunnen indelen. Dan halen we meer rendement uit onze opslagruimte en kan de efficiency nóg verder omhoog.”

Anticiperen op schaarste

Webster kijkt tevreden terug op wat hij tot nu toe bij Makro heeft gerealiseerd en is zeer te spreken over de samenwerking met Slimstock. Hij noemt de constructieve opstelling van de consultants en de energie waarmee ze het voorraadbeheerproces telkens nóg beter proberen te maken. “Sinds de livegang hebben we samen met hen telkens nieuwe procesverbeteringen doorgevoerd. Het optimaliseren van de bestelgroottes is er daar één van, maar we gaan nu bijvoorbeeld ook kijken hoe we beter kunnen anticiperen op de schaarste aan personeel. Slim4 zal worden ingezet om de werklast uit te balanceren door orders zo slim mogelijk over de week te spreiden.”

Slimstock als partner

Een laatste punt dat hij niet onbenoemd wil laten, is dat Slimstock er actief voor heeft gezorgd dat de supply chain-planners en -inkopers van Makro beter hun werk kunnen doen. “Ik zie Slimstock veel meer als een partner van Makro dan alleen een softwareleverancier. Ze helpen planners hun dagelijkse taken en werkprocessen te organiseren en als het moet kunnen ze ook zelf bijspringen. Sommige consultants ben ik als collega’s gaan beschouwen. Laatst kwamen er bij ons in korte tijd drie vacatures voor ‘replenishment planners’ vrij en hadden we een acuut probleem. Toen ik dit aan Slimstock liet weten, werden er direct een aantal consultants vrijgemaakt om tijdelijk op interim-basis deze functies te vervullen. Zoiets vind ik klasse. Dat laat zien dat ze niet alleen software willen verkopen, maar dat ze ons echt willen helpen.”

Meer info over voorraadoptimalisatie in food

Relevante artikelen

Dijkgraaf-Reinders

Dijkgraaf-Reinders in Apeldoorn levert een compleet assortiment food- en non-foodartikelen aan restaurants, cafetaria’s, scholen en zorginstellingen. Het moet zich onderscheiden…

Het succesverhaal

Goodlife Foods

Het assortiment is voor een deel ‘private label’ maar bevat ook eigen merken als Beckers, Mexicano’s en Bicky. “We leveren voornamelijk uit voorraad aan zowel retailers als horecagroothandels.”

Lees het verhaal

Samenwerken in food

Supply chain management in de foodsector betekent vechten tegen onzekerheid, zowel aan de vraag- als de aanbodzijde. De oplossing is samenwerken!

Juist nu