Keune klantverhaal

Onder kappers is Keune een befaamd merk. De professionele shampoo’s, conditioners en andere haarproducten worden in Nederland geproduceerd en verkocht aan kapsalons in meer dan tachtig landen. Naast het eigen assortiment, ontwikkelt en produceert het bedrijf ook private label-cosmetica. Het doet dit voor grote retailmerken als Rituals, Gisou en Bleach London, onder de naam Keune Beauty Solutions.

Supply chain onder druk

Keune is al meer dan honderd jaar actief, maar groeit momenteel harder dan ooit. Dat zet veel druk op de productie- en voorraadfaciliteiten, vertelt director supply chain planning Mika Huits. “In vier jaar tijd is de omzet bijna verdubbeld en is de vraag ook grilliger geworden. Wanneer een product bijvoorbeeld door een influencer op TikTok wordt opgepikt, kan de vraag ineens exploderen. Dan moeten we razendsnel schakelen en kijken wat er qua productiecapaciteit en beschikbaarheid van grondstoffen bij toeleveranciers nog mogelijk is.”

Met de IT-middelen die Keune tot voor kort gebruikte, was dat snel schakelen bijna niet mogelijk. Voor de productie- en voorraadplanning werkten zijn teams met zelfgebouwde spreadsheets, met ingewikkelde formules erin. Dat maakte de organisatie volgens Huits foutgevoelig en bovendien moeilijk schaalbaar. “Planners moesten alles controleren waardoor bijvoorbeeld alleen al het aanmaken van een replenishment-order uren duurde. Als je op die manier werkt en je groeit zoals wij, moet je continu extra planners aannemen.”

Meer dan alleen software

Om de planningsorganisatie slagvaardiger en schaalbaar te maken, ging Keune op zoek naar nieuwe supply chain software. Na een uitgebreid selectietraject viel de keuze op Slimstock. “Niet alleen vanwege de software”, benadrukt Huits. “Maar vooral omdat Slimstock een partij is die meedenkt met je groeiambities. We zochten geen leverancier die alleen software neerzet en dan vertrekt, maar een partner die je helpt om verder te ontwikkelen, met consultants die je een spiegel voorhouden en je kritisch bevragen.”

Van reactief naar proactief

Inmiddels is de software live en ziet Huits al veel verbetering, zoals in het benutten van de schaarse productiecapaciteit. “Slim4 maakt een lange termijn-productieplan, rekening houdend met optimale seriegroottes, waarmee onze productieplanners maanden van tevoren kunnen zien waar de pieken en dalen ontstaan. Ze kunnen dan tijdig maatregelen nemen zoals productie naar voren halen of orders extern onderbrengen. Vroeger zagen we problemen pas als ze er al waren. Nu kunnen we hierop anticiperen en de productiebelasting veel beter spreiden.”

Ook de voorraden zijn fors gedaald, over de hele keten met 12% en in sommige magazijnen zelfs fors meer. Dat komt doordat planners meer grip hebben op de toekomstige vraag, stelt Huits. “Slim4 laat niet alleen betrouwbaardere forecasts zien, maar zorgt er ook voor dat een planner zich kan focussen op de artikelen die op dat moment aandacht nodig hebben. Bijvoorbeeld omdat ze minder goed verkopen dan verwacht, of juist veel beter? Vroeger met Excel moest een planner soms wel duizend artikelen tegelijk bekijken, nu wijst Slim4 direct de vijftien items aan die aandacht vragen. Dat inzicht hadden we vroeger niet, waardoor we voor de zekerheid voor ieder product maar wat extra voorraad neerlegden.”

Betere forecasts, betere samenwerking

Volgens Huits is het grootste voordeel van de nieuwe oplossing dat Keune effectiever met supply chain partners kan samenwerken. “Van sommige klanten en distributeurs ontvingen we altijd al forecasts, nu met Slim4 kunnen we die ook analyseren en toetsen. Zien we grote afwijkingen of zijn de aangeleverde forecasts notoir onbetrouwbaar, dan koppelen we dat terug. In plaats van achteraf met klanten over leverproblemen te moeten discussiëren, voeren we nu inhoudelijke gesprekken over hoe we samen de supply chain kunnen verbeteren. Dat is een enorme vooruitgang.”

Bij sommige klanten heeft die samenwerking zelfs tot nieuwe planningsconcepten geleid, zoals bij Bleach London waarvoor Keune nu niet meer op order maar op voorraad produceert. “Dankzij Slim4 hebben we nu voldoende inzicht in de vraag waardoor we dit aandurven. Dit geeft ons de vrijheid om bijvoorbeeld orders naar voren te halen of grotere series te draaien, waardoor we de fabriek nog efficiënter kunnen benutten. Uiteraard zonder dat dit ten koste gaat van de afgesproken servicelevels, want die zijn heilig.”

Onderbouwde keuzes voor netwerkuitbreiding

De software blijkt ook van waarde bij een toepassing waar Huits vooraf niet eens aan had gedacht: het doorrekenen van netwerkscenario’s. “Ons netwerk bestaat momenteel uit zeven distributiecentra en we overwegen verdere uitbreiding in Europa. Samen met een consultant van Slimstock brengen we in kaart wat nieuwe locaties betekenen voor servicelevels, voorraadkosten en interne transportstromen. Dat helpt ons om beter onderbouwde beslissingen te nemen.”

Volgens Huits heeft de initiële implementatie al veel opgeleverd, maar zit er nog veel meer potentie in de samenwerking met Slimstock. Momenteel implementeert Keune de nieuwe Business Intelligence-module, die meer inzicht geeft in financiële prestaties en productrendementen. Het meest kijkt hij echter uit naar de nieuwe productiescheduler die Slimstock ontwikkelt. “Als we straks ook de detailplanning van onze fabrieken in Slim4 kunnen onderbrengen, zou dat ideaal zijn. Dan hebben we alles in één pakket en kunnen we nóg meer afscheid nemen van Excel.”

Klaar voor volgende groeifase

Met deze implementatie heeft Keune Haircosmetics een schaalbaar fundament gelegd voor verdere groei. Meer orders, een groter assortiment, extra productielijnen en nieuwe magazijnen leiden niet langer automatisch tot extra werk op de planningsafdeling. “Het grootste deel van de orders wordt automatisch gegenereerd, waardoor planners zich kunnen richten op de uitzonderingen. In plaats van handmatig orders controleren en brandjes blussen, hebben ze nu tijd voor analyse en samenwerking. Dat maakt het werk ook een stuk leuker.”

De supply chain van Keune is efficiënter, schaalbaarder en beter voorspelbaar geworden, terwijl planners meer ruimte hebben gekregen voor analyse en samenwerking. Huits: “Met Slimstock hebben we niet alleen software, maar ook een partner met de kennis en expertise om de volgende stappen in onze ontwikkeling te zetten.”