Voorraadcontrole: wat het is en hoe is het te beheren

Een van de belangrijkste factoren die de concurrentiekracht van een bedrijf direct beïnvloed, is de implementatie van efficiënte en kosteneffectieve processen. Binnen dit kader speelt voorraadbeheer, en in het bijzonder voorraadcontrole, een cruciale rol bij het behalen van deze doelen, aangezien het direct invloed heeft op hoe klanten jouw bedrijf waarnemen.

Neem bijvoorbeeld de teleurstelling van een koper die weken moet wachten omdat het product dat ze online hebben besteld niet op voorraad is. Of stel je voor dat een klant een winkel binnenkomt, vastbesloten om iets te kopen, maar teleurgesteld en met lege handen weer vertrekt omdat het artikel niet beschikbaar is. Deze scenario’s ontstaan vaak door slecht voorraadbeheer, wat niet alleen het klantbeeld van het bedrijf schaadt, maar ook negatieve financiële gevolgen kan hebben. Om deze redenen is voorraadbeheer een essentieel onderdeel van het bedrijfsbeheer.

Wat is voorraadcontrole?

Laten we beginnen met de basis: wat is voorraadcontrole precies? Dit is het proces van het beheren, monitoren en verifiëren van de voorraad die jouw bedrijf heeft. Het primaire doel van voorraadcontrole is ervoor te zorgen dat het bedrijf op elk moment kan voldoen aan de klantvraag door producten snel te leveren en de verwachtingen waar te maken.

Het is echter geen gemakkelijke taak om een effectief evenwicht te bereiken tussen uitgaande voorraad (verkoop) en inkomende voorraad (leveranciersbestellingen). Verkoop is in grote mate onvoorspelbaar en direct beïnvloed door consumentengedrag. Ondertussen vereist het beheren van leveranciersbestellingen, hoewel het onder jouw controle valt, zorgvuldige regulering van de frequentie en het volume van bestellingen om zowel tekorten als overvoorraad te voorkomen.

Waarom is voorraadcontrole belangrijk?

Een efficiënt voorraadcontrole is cruciaal voor het behalen van zowel financiële als operationele efficiëntie voor elk bedrijf. Effectieve voorraadcontrole gaat niet alleen over het weten hoeveel producten er in het magazijn liggen, maar ook over het begrijpen van hoe de voorraadniveaus zich in de toekomst zullen ontwikkelen en hoe ze verschillende aspecten van het bedrijf beïnvloeden.

Hier zijn de belangrijkste redenen waarom je strikte voorraadcontrole moet implementeren:

• Optimalisatie van voorraden: Gedetailleerd voorraadbeheer helpt bij het identificeren van producten die snel verkopen en producten die langzamer bewegen, zodat je de voorraadniveaus kunt aanpassen om overvoorraad of voorraadtekorten te vermijden.
• Vermijden van verliezen en kosten: Het voorkomt verloren verkopen door voorraadtekorten en verlaagt de kosten die gepaard gaan met het opslaan van overtollige producten.
• Verbeteren van planning en forecasting: Nauwkeurige vraagdata zorgen voor betere projecties, verhoogde nauwkeurigheid van voorspellingen en een betere planning van promoties, terwijl seizoensgebonden veranderingen worden voorzien. Dit draagt bij aan slimmer bedrijfsbeheer.
• Verhogen van operationele efficiëntie: Efficiënt voorraadbeheer zorgt voor een betere benutting van middelen en optimale opslagruimte in het magazijn. Operationele efficiëntie vertaalt zich in tijd- en arbeidsbesparing.
• Verbeteren van de klantbeleving: Het handhaven van een constante beschikbaarheid van producten verbetert de klanttevredenheid en voorkomt frustrerende situaties zoals uitverkochte artikelen.

Beheren van voorraadverliezen

Efficiënte voorraadcontrole vereist strategieën en processen die fouten minimaliseren, middelen optimaliseren en zorgen voor de beschikbaarheid van producten. Hieronder worden belangrijke aspecten van effectief voorraadbeheer uiteengezet om verliezen te voorkomen.

Wat zijn voorraadverliezen?

Voorraadverliezen vertegenwoordigen het verschil tussen de theoretische voorraad die geregistreerd is en de werkelijke voorraad die beschikbaar is. Deze afwijkingen kunnen veroorzaakt worden door diefstal, administratieve fouten, schade, vervaldatum of logistieke problemen. Het begrijpen van de oorzaken is essentieel voor het implementeren van corrigerende maatregelen.

Waar kan voorraad verloren gaan?

Voorraad kan op verschillende momenten verloren gaan:

• Opslag: Door diefstal, achteruitgang of verkeerde opslag;
• Vervoer: Verliezen tijdens de distributie door schade, verkeerde routing of diefstal;
• Verkooppunten: Door winkeldiefstal of fouten in het kassasysteem.

Het identificeren van deze kritieke gebieden helpt bij het voorkomen van terugkerende verliezen.

Waar en hoe vind je verloren voorraad?

Om verloren voorraad te lokaliseren, kun je de volgende stappen overwegen:

Bekijk de administratie: Analyseer de afwijkingen tussen systeembestanden en fysieke tellingen;

• Audit de locaties: Inspecteer magazijnen, schappen en ontvangstruimten;
• Monitor logistieke processen: Verifieer transportroutes en bijbehorende documentatie;
• Gebruik technologie: Tools zoals RFID of barcodes kunnen producten in real-time volgen.

Wat zijn periodieke tellingen en hoe moeten ze worden uitgevoerd?

Periodieke tellingen, ook wel cyclustellingen genoemd, omvatten het regelmatig controleren van de fysieke voorraad om deze te vergelijken met de geregistreerde cijfers.

Hier zijn de belangrijkste stappen:

• Bepaal de frequenties: Plan tellingen op basis van de productomzet (dagelijks, wekelijks, maandelijks);
• Kies gebieden: Plan welke zones of categorieën gecontroleerd moeten worden;
• Automatiseer processen: Gebruik technologie, zoals scanners, om resultaten nauwkeurig vast te leggen;
• Analyseer de resultaten: Identificeer inconsistenties en corrigeer systeemfouten.

Naast periodieke tellingen is de nulpunt telling een eenvoudige maar effectieve methode. Dit houdt in dat je de voorraad telt wanneer het systeem nul eenheden in opslag toont. Op dat moment kan een snelle controle eventuele afwijkingen gemakkelijk aan het licht brengen.

Wat zijn voorraadnauwkeurigheidsindexen?

De nauwkeurigheidsindex meet de mate van overeenstemming tussen de geregistreerde en werkelijke voorraad, en weerspiegelt de efficiëntie van voorraadbeheer. Een basisformule is:

Voorraadnauwkeurigheid = (Werkelijke voorraad / geregistreerde voorraad) × 100

Een hoge nauwkeurigheidsindex duidt op effectieve voorraadcontrole, terwijl lage waarden wijzen op fouten die onmiddellijke aandacht vereisen.

Technologie voor voorraadcontrole

Voorraadcontroletools waren traditioneel gericht op het verbeteren van de zichtbaarheid van producten in opslag. Echter, het wordt steeds noodzakelijker om softwareoplossingen te implementeren die snelle en betrouwbare vraagvoorspelling mogelijk maken. Enkele van de meest gebruikte technologieën voor voorraadbeheer zijn:

Beheer- en Planningssystemen

Enterprise Resource Planning (ERP)

Een standaard ERP (Enterprise Resource Planning) systeem centraliseert en automatiseert voorraadbeheer door integratie met andere belangrijke gebieden van het bedrijf, zoals verkoop, inkoop en logistiek.

Bijdragen aan voorraadcontrole:

• Realtime zichtbaarheid: Volgt voorraadniveaus en bewegingen vanaf elke locatie;
• Beperkte geautomatiseerde planning: Faciliteert het aanvullen via bestelpunten, maar laat vraagvoorspelling niet toe.
• Procesintegratie: Coördineert alle inkoop- en magazijntransacties om overschotten of tekorten te vermijden.
• Foutreductie: Elimineert handmatige records en verbetert de nauwkeurigheid;

Spreadsheets (Excel)

Hoewel het een basismethode is, blijft het wijdverspreid in gebruik.

• Basis tracking en opnames: Mogelijkheid voor handmatig of semi-geautomatiseerd voorraadbeheer met lijsten van invoer, uitvoer en actuele voorraadniveaus;
• Eenvoudige formules en automatisering: Gebruikt functies zoals SOM, VERT.ZOEKEN en draaitabellen om gegevens te analyseren en herbevoorradingsbehoeften te berekenen;
• Toegankelijkheid: Kosteneffectief en algemeen bekend, ideaal voor kleine bedrijven met beperkte voorraden;
• Aanpasbaarheid: Gebruikers kunnen hun eigen indelingen en rapporten ontwerpen om aan specifieke behoeften te voldoen.

Het is het vermelden waard dat, hoewel deze oplossingen specifieke aspecten van voorraadbeheer aanpakken, het behalen van volledige supply chain planning een end-to-end supply chain technologie vereist, zoals bijvoorbeeld het supply chain platform Slim4.

Voorraadcontrolesystemen: Identificeer en volg

Zorg dat alles in jouw magazijn of winkel perfect op elkaar is afgestemd. Dat betekent dat jouw fysieke voorraad overeenkomt met de gegevens in jouw systemen. Dit kan gemakkelijker gemaakt worden met behulp van verschillende technologieën:

Warehouse Management Systems (WMS)

Een Warehouse Management System (WMS) stroomlijnt voorraadcontrole door operationele processen binnen het magazijn te automatiseren en te verbeteren.

Bijdragen aan voorraadcontrole:

• Nauwkeurig realtime beheer: Volgt voorraadinstromen, -uitstromen en bewegingen met precisie;
• Ruimte-optimalisatie: Raadt strategische opslaglocaties aan op basis van omloopsnelheid en productkenmerken;
• Procesautomatisering: Versnelt taken zoals picken, verpakken en herbevoorraden;
• Foutreductie: Verbetert de nauwkeurigheid door gebruik van RFID, scanners of mobiele apparaten;
• Volledige traceerbaarheid: Volgt producten van ontvangst tot verzending.

Meestal integreert het WMS dagelijks met het ERP-systeem om numerieke discrepanties tussen de twee systemen te verzoenen, waardoor de voorraad aan het einde van de dag op één lijn wordt gebracht.

Radiofrequentie Identificatie (RFID)

RFID-technologie maakt gebruik van elektronische tags die radiosignalen uitzenden om producten automatisch te identificeren en te volgen binnen een magazijn. Deze tags kunnen in bulk worden gescand, waardoor inventariscontroles sneller verlopen en handmatige fouten worden geminimaliseerd. Belangrijke toepassingen zijn:

• Snelle voorraadcontroles of tellingen;
• Realtime goederenvolging;
• Vermijden van verliezen door fouten of diefstal.

Barcodes en scanners

Hoewel het meer een traditionele technologie is, blijven barcodes een fundamenteel hulpmiddel voor de meeste bedrijven. Ze worden gebruikt om producten te identificeren en bewegingen binnen het systeem vast te leggen. In vergelijking met RFID bieden barcodes voordelen zoals kosteneffectiviteit en eenvoudiger implementatie.

Conclusie over voorraadcontrole

voorraadcontrole gaat niet alleen over het onderhouden van een gebalanceerde voorraad, maar ook over het waarborgen van nauwkeurigheid en traceerbaarheid om verliezen te voorkomen. Het identificeren van de oorzaken van afwijkingen, het adopteren van technologieën zoals RFID of WMS, en het uitvoeren van regelmatige voorraadtelling zijn belangrijke praktijken voor het optimaliseren van het beheer.

Daarnaast kunnen standaarden zoals de trouwheidsindex helpen bij het meten en verbeteren van de systeemefficiëntie. Een proactieve en zorgvuldige benadering zorgt niet alleen voor productbeschikbaarheid, maar ook voor winstgevendere operaties die in lijn zijn met de verwachtingen van de klant. Dit positioneert voorraad uiteindelijk als een strategisch activum voor zakelijk succes.

Voorraadcontrole tools

In deze context zijn de juiste tools, zoals Slim4, essentieel om voorraadbeheer naar een hoger niveau te tillen. Dit soort software vermindert niet alleen voorraden en verouderingsrisico’s, maar verbetert ook de coördinatie tussen processen, anticipeert op crises en optimaliseert de klantenservice. Door dergelijke technologische oplossingen te implementeren, kunnen problemen vroegtijdig worden opgespoord en opgelost voordat ze een grote impact hebben.