Samenwerking in de supply chain: de sleutel tot winstgevendheid in tijden van schaarste 

De optimale balans behalen tussen het gewenste servicelevel en de benodigde voorraadhoogte vraagt van supermarkten en groothandels en om een structurele en bovenal flexibele aanpak. Een onverwachte piek in de vraag van een product of productgroep ligt al snel op de loer. Intensief samenwerken in de supply chain zou hierbij essentieel moeten zijn. Immers, zonder nauwe samenwerking tussen verschillende partijen in de keten, is de kans op stockouts ineens zeer groot. Dit werd bijvoorbeeld in oktober 2024 pijnlijk duidelijk toen op meerdere plekken in het land ineens een enorme run op fleswater uitbrak vanwege een geconstateerde ‘poepbacterie’ in het leidingwater.

Wegens deze geconstateerde E. colibacterie in het kraanwater adviseerde drinkwaterbedrijf Vitens op een vrijdagavond zo’n 70.000 huishoudens in de regio Apeldoorn om water voor gebruik voorlopig eerst enkele minuten te koken of om flessen water in te slaan. Het zorgde nog dezelfde avond, en het weekend dat volgde, voor een stormloop op alle supermarkten in de wijde omgeving. Schappen raakten leeg en supermarkten moesten ineens ‘nee’ verkopen. Nog geen week later volgde dezelfde situatie in de regio van Venray. Supermarkten en levensmiddelenzaken kwamen voor een enorme uitdaging te staan en moesten snel schakelen om toch hun klanten te kunnen bedienen in de daaropvolgende dagen.

Enorme piek verhoogt kans op stockouts

Tegenover regionaal dagblad De Stentor gaf één van de supermarkten aan ineens dagelijks voor 10.000 liter water te bestellen, terwijl dit normaal ongeveer duizend liter per dag is. Een vertienvoudiging van de vraag dus, terwijl de vraag in andere delen van het land minimaal bleef.

Het waterprobleem in Apeldoorn en Venray is een perfect voorbeeld van een plaatselijke piek in de vraag, waardoor grote verschillen in de demand planning van landelijke supermarkten ontstonden. Waar in Apeldoorn en omstreken het fleswater compleet uitverkocht raakte, lagen daarentegen de schappen in de Randstad vol en is de vraag daar een stuk minder. Een verbeterde en flexibele allocatie had de grutters kunnen helpen. Niet alleen belangrijk voor de korte termijn, maar zeker ook voor de lange termijn.

Een verbeterde allocatie helpt supermarkten om tekorten te voorkomen en overtollige voorraad te minimaliseren. Daardoor wordt de kans op derving, hogere opslagkosten en inefficiëntie geminimaliseerd. En daarbij: als je out-of-stock bent, gaan klanten ergens anders shoppen. Er is geen garantie dat die klanten weer bij je terugkomen. Kortom, een juiste allocatie is voor belangrijk voor de continuïteit van jouw bedrijf.

Wat is allocatie?

In de context van de supply chain verwijst allocatie naar het proces van het pushen en verdelen van middelen, producten, of voorraad op de meest efficiënte manier om aan de vraag te voldoen. Het doel van allocatie is ervoor te zorgen dat de juiste producten op het juiste moment en op de juiste plaats beschikbaar zijn, met minimale verspilling van tijd, geld en middelen.

Allocatie kan betrekking hebben op verschillende aspecten binnen de supply chain:

• Voorraadallocatie: De toewijzing van beschikbare voorraad aan verschillende klanten, distributiecentra of winkels, gebaseerd op de vraag, beschikbaarheid en prioriteiten.
• Capaciteitsallocatie: Het toewijzen van productiemiddelen zoals machines, arbeid of opslagruimte aan bepaalde productielijnen of activiteiten.
• Transportallocatie: Het toewijzen van transportmiddelen om producten te verplaatsen, rekening houdend met factoren zoals kosten, afstand, en levertijd.

In essentie gaat allocatie over het maken van tactische keuzes om knelpunten te vermijden en de prestaties van de gehele supply chain te optimaliseren.

Flexibel inspelen kan alleen dankzij nauwe samenwerking

Het praktijkvoorbeeld van Apeldoorn en Venray is een typisch voorbeeld van voorraadallocatie en dit probleem staat niet op zich. Steeds vaker worden supermarkten overspoeld met een onverwachte vraag. Enkele weken eerder zorgde dezelfde bacterie in de regio van Zevenaar voor hetzelfde probleem, maar ook het ‘hamsteren’ naar toiletpapier in de beginfase van de coronapandemie zal velen nog bekend voorkomen. Het dagelijks inspelen op de juiste gegevens om je voorraad de juiste winkels te pushen op basis van de daadwerkelijke verkopen is dus van werkelijk belang. Een nauwe samenwerking in de keten is hierbij essentieel en onmisbaar. Stel dat Vitens de supermarkten in de omgeving van Apeldoorn op vrijdagmiddag had geïnformeerd over het op handen zijnde probleem, dan konden de demand planners al op vrijdagmiddag de voorraad alloceren om op zaterdag genoeg voorraad aan waterflesjes te hebben. Met andere woorden; een nauwe samenwerking in de supply chain verhoogt de efficiëntie, wendbaarheid en dus ook winstgevendheid van ondernemingen.

Voordelen van samenwerking ten behoeve van allocatie

De allocatie van middelen, zoals grondstoffen, arbeid en productiecapaciteit, vereist dat verschillende schakels in de keten naadloos samenwerken om ervoor te zorgen dat de juiste producten op het juiste moment en tegen de juiste kosten beschikbaar zijn. Hier zijn enkele van de belangrijkste voordelen van samenwerking bij allocatie in de supply chain:

1. Optimalisering van voorraadbeheer

Een goede samenwerking tussen leveranciers, fabrikanten, distributeurs en retailers zorgt ervoor dat de voorraadniveaus optimaal worden beheerd. Dit vermindert overproductie, voorraadtekorten en verspilling. Bijvoorbeeld, door real-time informatie te delen over vraagvoorspellingen en voorraden, kunnen bedrijven snel reageren op veranderingen in de markt en voorkomen dat ze te veel of te weinig voorraad hebben.

2. Verbeterde vraagvoorspelling

Samenwerking zorgt voor een betere uitwisseling van vraaggegevens, wat de nauwkeurigheid van vraagvoorspellingen verhoogt. Als retailers bijvoorbeeld hun verkoopgegevens delen met leveranciers en fabrikanten, kunnen zij hun productiecapaciteit beter afstemmen op de daadwerkelijke vraag, wat leidt tot minder overschotten en tekorten.

3. Efficiënter gebruik van middelen

Door samen te werken, kunnen bedrijven middelen zoals transport, opslag en productiecapaciteit beter benutten. Dit kan leiden tot gedeelde logistieke kosten, zoals het samen consolideren van vrachten om lege ritten te voorkomen, wat zowel kosten bespaart als de ecologische voetafdruk verkleint.

4. Wendbaarheid en Responsiviteit

Een flexibele supply chain is beter in staat om te reageren op verstoringen, zoals veranderingen in vraag, verstoringen van de toeleveringsketen of economische schokken. Door informatie te delen en gezamenlijk plannen te maken, kunnen bedrijven sneller reageren op deze verstoringen en hun allocatie aanpassen om aan de veranderende omstandigheden te voldoen.

5. Risicobeheer

Samenwerking verbetert risicobeheer in de supply chain. Door transparante communicatie over mogelijke knelpunten in de productie of levering kunnen bedrijven vroegtijdig actie ondernemen om problemen op te lossen. Dit kan variëren van het her alloceren van grondstoffen tot het aanpassen van productieplannen om knelpunten te vermijden.

6. Klanttevredenheid

Een efficiënte allocatie door samenwerking zorgt ervoor dat klanten op tijd en tegen de juiste prijs hun producten ontvangen. Klanten grijpen niet mis, wat jouw klanttevredenheid ten goede komt.

7. Innovatie en concurrentievoordeel

Samenwerken bij de allocatie van middelen kan bedrijven helpen om innovaties sneller door te voeren. Gezamenlijke inspanningen voor onderzoek, ontwikkeling en productie kunnen leiden tot innovatieve oplossingen die sneller op de markt kunnen worden gebracht. Bedrijven die hun supply chain efficiënter en flexibeler organiseren, krijgen ook een concurrentievoordeel omdat ze sneller en beter kunnen inspelen op marktkansen.

Conclusie

Samenwerking met als resultaat een juiste en snelle allocatie in de supply chain verbetert de risico’s en verhoogt klanttevredenheid. Het bevordert een beter afgestemde, flexibele en toekomstbestendige keten die kan reageren op veranderingen in de markt en operationele verstoringen. Door samen te werken, maximaliseren bedrijven de waarde van hun middelen, creëren ze een duurzamer bedrijfsmodel en verhogen ze hun winstgevendheid.